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これは使いやすい!と驚かれる予約システムのアイディア

窓口のスタッフによってその企業の印象が違ってくるように、予約システムが使いやすいかどうかで客足が左右されるのが、最近の傾向です。ですから、ぜひ、誰にでも分かりやすくて、デザインも感じがよく、ユーザー側にとってもサービス提供側にとっても、便利で機能的なシステム作り、システム開発をして行きたいものです。そのためには、知っておくポイントがいくつかあります。また、業種や目的によって、使うべき予約システムのスタイルが違います。こうしたことを、このサイトで一緒に抑えて行きましょう。

使いやすい予約管理機能とは

サービス提供側からの立場での使いやすい予約機能は、とにかく管理がしやすいことの一言に尽きます。予約確定からリマインド、当日の事務作業や入出金管理等のうち、どこまでの業務を予約システムに任せるのかは、企業の方針によって違いますが、やり方によっては無人で全てを補えるということが言えます。予約を確定させる機能は、ユーザー側からの入力ミスなどがない限りにおいて、システムに管理させるのが正解です。リマインドについても、自動配信機能等で充分に機能します。当日の事務作業についても、窓口にコンピューターを置いて、タッチパネル式にするとユーザーの出入りをチェックできます。さらに当日の入出金については、クレジットカードの事前決済を入れておけば、当日に現金を扱わずに済みます。これは、サービス提供側にもユーザー側にも、とても大きなメリットです。一番緊張する場面を、省略することができるのですから。以上の流れをイメージしてみて、「ここには人を置いておきたいな」「ここはちゃんとチェックをしなければ」と感じたところに、人員を配置すれば良いのです。つまり、始めにスタッフありきではなく、システムありきで考えることで、サービス提供側が管理しやすい方向が見えてくるということです。

使いやすいユーザー機能とは

ユーザー側目線から使いやすい予約システムを考える場合においては、スマホやタブレットが身近にある人だけを対象とするわけに行かないところが、難しいところで、また勝負のポイントと言えるでしょう。コンピューターに親しんでいない人でも使いやすい予約機能とはどのようなものでしょう?それはズバリ、「紙のスケジュール表」そのものです。使い慣れている紙のスケジュール表が、そのままコンピューターの画面に写し出されるのならば、あとは日付を押して、時間帯を選び、自分の名前やユーザーIDなどを入力すれば、自動的に予約ができるのだということが、直感的に分かりますよね。電話予約よりも確実だし、営業時間にも縛られずに予約が可能、というところに便利さを感じてもらえるような動線作りが重要になってきます。そのためには、使い方のマニュアルも、なるべく親切に細かく作って提供してあげましょう。また、使ってみたいと思われるような、そして積極的にサイトを訪れたくなるようなデザインも是非、スタッフ全員で考えてみてはどうでしょうか?

メール配信機能について

サービス提供側が使いたいメール配信機能は、重要なところでは、ユーザーへの予約確定のお知らせ、キャンセルや日程変更があった場合の確認、直前のリマインド、利用後のお礼、等でしょう。その他に、休業や定休日のお知らせ、キャンペーン等のコマーシャルや、定期的なメールマガジンの配信を必要とするサービス提供者もいることでしょう。これらを電話やダイレクトメールで対応していた時代を考えると、メール配信機能は、その分のマンパワーと人件費を実際のサービス向上に向けることができるため、必須のものと言えるでしょう。

メール配信機能については、セキュリティの質と高ささえ重視していれば、あとは予算と見合わせてどのサービスを選定するかを決定して問題ありません。むしろ、重要なのは、メールの中身と質です。というのは、この情報社会において、一日何百通、何千通ものメールを受け取るという人もいます。いかにキャンセルポリシーなどを書いた大切なメールでも、読み飛ばされたり捨てられることは避けられません。それがトラブルの元になったという例も、よく聞くからです。ですので、ユーザーの印象に残るような書き方が、重要になってくるということです。件名はなるべく短く具体的に。「予約、リマインド、重要」等のキーワードを入れましょう。配信する本文ですが、必ず迷惑メールに入らないような設定をするように促す文章、キャンセルポリシーは必ず書くようにしてください。

その他機能について

予約システムを充実させることで、よりユーザーを増やすためにできることはまだまだあります。例えば、スマホやタブレットを日常的に使用していないユーザーを予約システム利用者として導きたい場合、事情の程度にもよるところではありますが、基本、その人のためだけに電話応対するスタッフを付けるという対応は、あまり良いことではありません。そういうユーザーも「ちょっとスマホを使ってみようかな」と発想転換に導く方向で行く方が、そのユーザーのためにもサービス提供側のためにも良いのです。

例えば、こうしたアイディアはどうでしょうか?コンピューター開発の企業や、携帯電話の企業とのコラボレーションで、サイトをデザインしたりアプリを開発したりする。自社だけで解決できないことも、お互いに協力し合うことで新しいアイディアが広がります。また、協力企業にとっても良い宣伝になります。

チェックすべきポイントをまとめておこう

さて、これまで見てきたのは、予約システムをどのように使い、開発すれば、ユーザー数を伸ばすことに繋がるのか、ということでした。こうしたアイディアを出すためのポイントを、最後にまとめていきましょう。

1.基本的に、スケジュール表形式が一番良い。
2.スマホユーザー、タブレットユーザーでない層が一定数、存在するということを踏まえたシステム作り、システム開発をしよう。
3,予約確認、リマインド、変更確認、は必ず何らかの形で行い、その際に必ずキャンセルポリシーをユーザーに周知できるようにすること。
4.メール配信機能を使う場合は、セキュリティを重視すること。必ず、迷惑メールに自動的に入らない設定にすることを、ユーザーに周知すること。
5,デザインについては、窓口と心得て、「また訪れたい」と思わせるようなデザインにすること。
6.他企業とのコラボレーション、連携を考えてみよう。

是非とも、楽しく機能的な予約システムを開発して、新しい時代を創って行きましょう。

まとめ

以上のように、使いやすい予約システムの開発ということを通して、社会の活性化に繋げて行ければ理想的ですよね。そのためには常にユーザー目線に立った、積極的な姿勢でいることが重要になってきます。システムに予約やその他の管理を任せても、操作を命令するのは結局はサービス提供側の人間ですので、オーナーの方針やアイディアの斬新性が勝負となってきます。