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スケジュール管理画面と予約システムを連動させることの効果は?

特にスクールや、レンタルスペース、レンタルスタジオ、一般鉄器なところでは企業の会議室等においては、スケジュール管理と予約管理はイコールと言えます。しかし、予約というものは実は結構手間のかかるものです。なぜかというと、スケジュールを確認して、予約という、2ステップになるからです。そこで、スケジュール管理画面と予約管理システムが一つの画面になれば、1ステップ省略できるだけでなく、誰もが理解しやすくなります。予約システムをもっと便利にしたいと思っているあなたと、このサイトで一緒に検証して行きます。

分かりやすさが一番の予約システム

オンラインでの予約システムにおいて、予約する客側が求めているものは、「直感的に使い方が分かるもの」。この一言に尽きるのではないでしょうか。つまり、予約をしようとしてPCやスマートフォンの画面を開くと、カレンダーが立ち上がり、予約可能かどうかが一目瞭然にわかる。そして、どこかをクリックすれば、予約ができるといった具合に。予約を管理するサービス提供側も、同じことです。何となくでも初見で分かり、使いこなせてしまうものが一番良いのです。

では、直感的に使える予約システムとは、具体的にどのようなものでしょうか?まとめてみると、実際の髪のスケジュール表と同じようなレイアウトで、やりたいことをしようとすると、大体想像通りに動いてくれるものということになります。紙の予約票のデジタル化と同じことで、ユーザー目線に立ったものということになります。逆に、直感的に使いこなしにくい予約システムは、どういうものでしょうか?それは、複雑なものです。時々、「紙のスケジュール表ではあり得ないインターフェース」を取り入れてしまったような予約システムに遭遇することがあります。具体的にどういうことかというと、予約を進めようとして思ったところをクリックしても、素直に思ったような画面に行かない、といったことが起こるのです。その原因は大体の場合、開発者の都合だったりします。このような予約システムでは、使われたソフトのタイプを理解したり、詳しい説明を要します。概念から理解しんければならないので、「ここをチョイと押せば、予約確定画面だな」といった手順が本能的に分かりにくいということになります。

予約の方法にも種類がある

以上のことから、紙のスケジュール表の概念からなるべく離れないような予約システムをデザインすべきだということが分かりました。その上で、予約にもタイプがあることを理解して行きましょう。

予約には大きく分けて、四つのパターンがあります。一つ目は、施設や会議室等の対象物に対して時間枠を決めて予約する「時間タイプ」です。予約の中でも最もポピュラーなものですね。二つ目は、ホテルや旅行の予約等、宿泊を伴う予約、「日付タイプ」です。三つ目は、教室、スクールなどのような、「時間割」タイプです。これは、前者と比べ、工夫とテクニックが必要です。開始時間や担当者、変動する定員数の管理などが発生してくるためです。四つ目は「イベントタイプ」で、セミナーやパーティー、説明会など不定期かつ単発で行われるものです。前者3点と違うところは、予約管理数対象に対して、日付や時間帯を指定して予約枠を作るという点になります。

業種と予約方法

いずれの業種や予約タイプにしても、カレンダータイプの予約システムを取り入れることが一番良い方法だし、ポピュラーな方法だと言えるでしょう。これについて、さらに詳しく見て行きましょう。

「時間タイプ」の業種は、例えば、社内の会議室、レンタルスペース、スタジオ、サロン、病院、飲食店、駐車場等になります。この場合、日付も重要ではありますが、時間枠で設定することが多いため、時間設定が分かりやすいものを選ぶと良いでしょう。「日付タイプ」の業種は、旅行ツーアやホテル等の宿泊予約、レンタカー、定期健康診断などです。予約する対象に、在庫や日程を設定し、予約管理をするため、日付が要です。時間帯はシンプルに設定できるものの方が良さそうです。「時間割タイプ」は、スポーツクラブやお稽古事のスクール、ワークショップになります。何時から何時まで、というコマ割りでの、細かい時間管理が必要なので、パッと見た瞬間に、時間帯と予約状況が分かりやすいデザインのものを選ぶべきです。「イベントタイプ」は、どこの時間に何のイベントが入っているのかが分かりやすくなければいけません。複数の予定が同じ日に入った場合に見やすいよう、スケジュールに余白が多いデザインを選ぶと良いでしょう。

どの予約タイプが設定できるのかを確認しよう

予約システムをスムーズに運用することは、その後の集客にも大きく影響します。ということは、売り上げにも大いに影響があるということです。まず、予約システムは電話やメールで予約するよりも便利で、確実なものでなくてはなりません。そうでなければ、オンライン予約システムの意味は全くなくなってしまいますから。そのために、予約のタイプが四種類あって、それに伴って合う業種があり、選ぶべき予約システムが決まってくるということを知っておくのは、とても重要なことです。

なぜ、以上のようなことを説明したのかというと、予約にもタイプがあるように、予約システムにも色々な種類があるからです。上記の四つの予約タイプ全てに対応できるシステムもあれば、最初に決めた予約タイプを極めるがそれ以外は対応しないもの、最初から予約タイプが分かれているもの等、バラエティに富んでいます。いずれも、予約の対象が何で、どのような予約タイプが合っているのかを見分け、その上でその予約タイプを受け付けている予約システムを選ぶようにしましょう。

無料のもので大丈夫?

予約システムを導入する一番の目的は、予約に関する事務手続きを行う人件費の削減、という点にあるのではないでしょうか。そのような観点から言うと、システム導入自体もできれば低コスでト、さらに無料ででき流のならば理想的ですよね。調べてみると、残念ながら、完全に無料なものは少ないです。低コストなものでは、初期設定が無料で月々、小額のコストがかかり、システム開発のたびに加算されるといったシステムが殆どです。ただし、予約の対象物がそんなに数多くなく、顧客も小規模で行なっていくと言う場合は、無料のオンラインカレンダーを利用してみるのはお勧めしたいところです。例えば、個人で小規模なスクール等を行なっている場合は、その方が手軽で良いのかもしれません。

まとめ

以上のように、客足と売り上げアップのポイントとなる予約システムを作るには、なるべく紙のスケジュール表という概念と離れないことが肝心です。常にユーザーの目線になって、直感的に使いやすいかどうかを考えることが大切なようです。いざ、運用が始まって、思うように進まないといったことが起こらないよう、事前にしっかりと調査を行なっておきたいものです。