飲食店向け予約システムのメリットや選び方｜おすすめ5選を紹介

飲食店経営者であれば一度は「予約管理業務の効率化」について考えたことがあるのではないでしょうか？
近年多くの飲食店で業務効率化に向けて導入されているのが「予約管理システム」です。

予約だけでなく幅広い業務が円滑になる一方で、サービスによっては月額料金が発生するため、自社に適したシステムを慎重に選びたいところです。

本記事では、予約システム導入のメリットや失敗しないための選び方について解説しております。

飲食店向け予約システムとは？

予約システムとは、Webや電話で受け付けた予約を自動連携し、一元管理できるシステムのことです。

他にもテーブル管理や顧客情報管理、売上分析など、今まで負担となっていた幅広い作業を効率化することができます。

さまざまな機能や料金プランが存在しますが、なかには無料で使えたりお試しプランが用意されていたりと気軽に始められるシステムも存在します。

紙ベースや手作業管理に負担を感じている店舗には、ぜひとも活用していきたいツールのひとつです。

飲食店の予約でよくある3つのお悩み

ここでは、飲食店の予約対応でよくあるお悩みを3つにまとめました。

お悩み1：接客中や営業時間外の受付ができない

ランチやディナーなど、店舗が混雑する時間帯は目の前の接客に追われ、予約の電話に対応できません。

電話対応に集中すると一時的に人手不足となってしまい、来店客を待たせて不安感や不信感を与えてしまうケースも考えられるでしょう。

さらにランチとディナーの間の仕込み時間はお店にスタッフはいるものの、開店準備で忙しい合間に電話対応をすることが負担になることもあります。

また、営業時間外や定休日などは対応が不可能となるため、予約の取りこぼしが発生してしまいます。

お悩み2：聞き間違いによるミスが起きる

人数や希望日時、メニューなど、予約時に多くの項目を聞く必要があるなかで、どうしても聞き間違いによるミスが発生します。

また予約を受ける際には、お客様のご要望を聞いたうえで他の予約状況と照らし合わせながら慎重に判断する必要があります。

そこでミスをしてしまうと、当日スムーズにご案内できずお客様に迷惑をかけてしまいます。結果的にお店のイメージダウンに繋がり、集客に悪影響が出てしまう恐れもあるでしょう。

お悩み3：キャンセルや変更の対応に追われる

お客様は予約をキャンセルしたり、人数やコースの変更をしたりすることがあるため、その対応に追われることがあります。

特に予約直前のキャンセルや変更が発生した場合は、当日の予約状況や店舗の準備状況を把握し、臨機応変に対応しなくてはなりません。そのため、急なキャンセルや変更はスタッフの大きな負担となってしまいます。

飲食店向け予約システムの主な機能

ここでは、飲食店向け予約システムにおける主な機能についてご紹介します。

予約受付の自動化

Webや電話での予約を自動で受付け、クラウド上にひとまとめに管理できます。
今まで予約受付に注いでいた時間を大幅に削減でき、スケジュール管理や情報共有まで効率的に行えます。

予約確認・リマインド通知

予約が確定すると、お客様に「予約完了メール」を自動送信します。

また予約日直前になると自動的に「リマインドメール」を送信できる設定もあるため、お客様側の時間誤りや無断キャンセル防止に役立ちます。

顧客データの管理

お客様の個人情報だけでなく、来店履歴や注文履歴まで細かな情報をスマートに管理することが可能です。

年齢層、賑わう時間帯、何人での利用が多いかといった情報に基づく傾向を詳細に分析できるので、今後の集客に向けたメニュー開発やシフトの改善に役立ちます。

また、予約時にご要望やアレルギーの有無などをコメントできるよう設定しておけば、スムーズな接客が実現でき顧客満足度向上、リピーターの獲得に繋がります。

データをもとに売上分析

予約情報をもとに売上や来店の傾向などを詳細に分析できます。

情報がわかりやすく可視化できるため、紙ベースやエクセル管理などで集計するよりも課題や改善点が見つけやすくなります。

よって無駄なく効率的にマーケティングに活かすことができ、より良い店舗運営を行えるでしょう。

飲食店に予約システムを導入するメリットは？

ここでは飲食店に予約システムを導入するメリットをお伝えします。

予約の取りこぼしを防止できる

予約システムを導入することで24時間365日、いつでも予約受付が可能になります。

店舗が忙しい時間帯でも予約対応に追われることがないため、接客に専念することができスタッフの負担を軽減させることができます。

営業時間外や定休日などの電話対応が不可能な時間帯でも、自動で予約受付ができるので予約の取りこぼしを防ぐことができ予約増加の可能性も期待できるでしょう。

また、予約確認メールやリマインド機能を使えば、お客様の直前キャンセルや日時誤りを先回りして防止できます。

さらに「キャンセル待ち機能」を活用すれば、急なキャンセルが発生した場合でも瞬時に他のお客様にご案内ができるため、機会損失の減少にも繋がります。

正確な予約管理が実現できる

小さなミスが大きなクレームに発展し、お店の口コミを低下させる要因になるので注意が必要です。

予約システムを活用すれば、お客様自身で希望の日時や要望を指定するため、聞き間違いによるミスを防止できます。

さらに予約データは自動でスケジュールに反映されるので、記入漏れやダブルブッキングでお客様に迷惑をかける心配もなくなるでしょう。

よって、クレーム対応やスタッフの心理的負担を軽減させることができます。

お客様の要望を事前に把握でき、当日スムーズに対応できるため顧客満足度の向上にも繋がります。

売上管理・分析が簡単にできる

予約情報をもとに日別・月別の予約数や来店傾向が集計できるので、売上管理や分析に活用できます。

お客様に人気のメニューや店舗の回転率などは、紙の台帳で分析するには負担が大きく気が遠くなる作業です。

その点システムを使えば簡単に分析ができるため、メニューの開発やキャンペーンなどの施策を練り、より効果的な店舗運営が行えるでしょう。

飲食店向け予約システムの選び方

ここでは、飲食店向け予約システムの選び方についてお伝えします。

自社に適した機能があるか

予約システムには、飲食店をはじめ美容サロンや宿泊施設向けなど、さまざま業種に特化したものが存在。

また同じ業種でも個人事業主と大企業では運用方法に違いがあるため、予約管理システムに必要な機能も異なります。

自社のビジネス運営に必要な機能を考慮し、それに適した機能があるか確認する必要があるでしょう。

誰もが操作しやすい設計か

予約システムを選ぶ際には、誰もが直感的に使える設計になっているかに着目しましょう。

おしゃれさや機能の多さを重視したところで操作がしづらいと、予約の時点でストレスを感じられ離脱されてしまうケースが考えられます。

また、管理する側も機械操作が苦手なスタッフは慣れるまでに時間がかかってしまいます。
そのため、どんな年齢層でも操作がしやすく、シンプルで使いやすいシステムがおすすめです。

システム利用料の負担は大きくないか

便利な予約システムですが、機能を充実させるほどシステム利用料の負担は大きくなります。

なかには無料で利用できるものもありますが、制限が多いため場合によってはオプションを追加する必要が出てくるでしょう。

最終的に利用料が高額になってしまうこともあるため、あらかじめ自社に必要な機能や予算をシミュレーションし選定していくことをおすすめします。

飲食店におすすめの予約システム5選

ここでは、飲食店におすすめの予約システムを5つご紹介します。

TORETA（トレタ）

TORETAの予約台帳の大きな特徴は「使いやすさ」です。
現場の全てのスタッフが操作できるようにと、サービス開始時から徹底的に使いやすさに磨きをかけてきました。

そのためトレーニングにかかる時間をわざわざ確保する必要もなく、間違えたり迷ったりする心配がありません。

またシステムの安定性向上に積極的に投資をしており、システム障害の軽減に努めています。

機械に不慣れなスタッフが多い店舗に大変おすすめで、新しい予約管理スタイルにストレスなく転換できるでしょう。

ResKa(レスカ）

ResKaは、予約と顧客情報の保存をひとつのソフトで行います。
よって作業がスムーズになり、記録ミスの防止、入力時間の削減に繋がります。

PC・スマートフォン・タブレットなどあらゆる端末からアクセスできるため、外出時でも予約のチェックが可能。

また、顧客管理の項目を自由にカスタマイズできるのも便利な特徴のひとつ。
事業者によって必要な顧客情報が異なる点を考慮し、オリジナルの記録シートを自由に作成できます。

ResKaでは、1ヶ月無料で試せるトライアルプランも用意されています。機能制限もないため、まずは無料体験を利用し導入後の様子を体感してみたい飲食店におすすめです。

Table Check（テーブルチェック）

Table Checkは、業界唯一の「ドタキャン・無断キャンセル対策機能」の備わったシステムです。

電話とネットどちらにも対応しており、予約時にクレジットカード情報を取得することで事前決済が可能。

万が一、ドタキャンやキャンセルが発生してしまった場合にも、キャンセル料の請求が確実に行えるため売上の損失回避ができます。

予約管理の効率化とともにドタキャンやキャンセル問題をスムーズに解決したい飲食店におすすめです。

ebica（エビカ）

ebicaの特長は、グルメサイトとの連動機能が備わっている点です。
変更やキャンセルを含むグルメサイト経由の情報を自動で取り込むことができ、お店で転記する必要がありません。

各グルメサイトにログインして予約状況を確認したり、予約台帳に転記したりといった作業が不要となるため、予約管理業務の負荷が大幅に軽減できます。

リアルタイムで空席状況を把握し、グルメサイトからの集客数を自動で最大化できるため複数のグルメサイトを活用している飲食店経営者の方におすすめです。

Restaurant BOARD（レストランボード）

Restaurant BOARDは、接客と集客の両方をサポートする予約台帳アプリです。

無料で利用できるにもかかわらず、Airレジ連携や複数店舗の一括管理、予約集計などさまざまな機能が備わっています。

サポート体制も充実しており、導入時の不明点やトラブルが起きた場合でも電話サポートやメールサポートが利用できるため安心です。

コストを最小限に抑えて、予約管理とともにAirレジの導入を検討中の方におすすめです。

まとめ

今回は業務効率化のツールとして最適な、予約管理システムについてご紹介しました。

飲食店の予約時におけるお悩みを解消できるだけでなく、今まで予約管理に充てていた時間を有効活用しサービスの質の向上を目指すこともできます。

自社とマッチした予約システムでお客様とお店を円滑に繋ぎ、ストレスのない店舗経営を実現させましょう。