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開業するときに予約システムを導入すべきか?

患者にとって待ち時間は大きなストレスとなり、来院者数減少の一因となります。予約制にすることで、患者の利用をうまくコントロールすることができて、患者が満足のいくような十分な治療、来院者数の増加を確保することが期待できます。

ただし、予約システムを導入することで患者の待ち時間に対する不満がすべて解消され、必ずしも良い結果につながるとは限りません。開業時には、メリット・デメリットともにあることを理解しておくことが大切です。

予約制のメリット・デメリット

開業時に予約システムを導入しておくと、クリニックにとっても患者にとっても大きなメリットがあるのは事実です。予約制にしておけば、患者は基本的には時間どおりに来院すればすぐに診察してもらえますし、朝一番に診察券を渡しておくといった手間も省けます。クリニック側としても、事前に来院者数が把握できたり、その患者に応じた準備ができたりと、効率化することもできます。

一方、デメリットとしては、患者が予約時間を守らなかった時に生じてしまいます。前の患者の遅刻によって次の患者の予約時間が守られなくなってしまうと、ただ待たされるよりも大きな不満につながってしまいます。また、気軽に予約やキャンセルができてしまうことで、予約の管理が難しくなってしまうという点もクリニック側のデメリットとして考えられます。

順番制のメリット・デメリット

一方、従来の順番制にもメリット・デメリットがあります。まずメリットとしては、飛び込みでも診察してもらえるという点にあります。予約システムで事前に予約できると予定が立てやすい一方で、時間に縛られてしまうといったマイナス面もあります。その点順番制だと、診察時間内に間に合いさえすれば受診できます。

また、ネット予約をするのが難しい高齢者にとっては、順番性の方が利用しやすいという点もあります。クリニック側としては、予約の有無にとらわれずに、多くの患者を受け入れられるという利点があります。デメリットについて言うと、やはり待ち時間が増える、時間が読めないといった点が挙げられるでしょう。

現代では、「順番を待てない」患者が多いものです。いつも待たされてしまうのでは、他のクリニックを利用しようと離れていってしまう患者が増える恐れがあります。

予約システム導入で患者をうまくコントロールする

予約制、順番制ともにメリット・デメリットがあるものの、やはり予約システムを導入することで得られるメリットが大きいというのは事実です。そのクリニックの特性に合わせてうまく活用して患者をコントロールすることができれば、診察内容の質の向上、患者数の増加といったことが多いに期待できます。

例えば患者数のコントロールということで言えば、予約可能な人数を時間ごとに設定してしまうという方法もあります。患者が少ないと予想される曜日や時間には人数を多めにとる工夫も大切でしょう。

また、午前診療と午後診療のいずれかで予約システムを導入するというのもひとつの方法です。開業時から予約システムを導入していれば、それがそのクリニックの特徴にもなり、クリニックを利用する患者の定着ということにもつながるでしょう。

まとめ

開業時に予約システムを導入するか否か、悩ましい問題ではありますが、後々のクリニックの在り方に大きく影響するポイントとなります。インターネット、PCやスマホが非常に身近な存在になっている今、ますます利便性の高い予約システムの需要は高まっていくことでしょう。

うまく取り入れて患者のコントロールができれば、理想とする診察内容、患者数の確保の実現へとつながります。他院の成功例や導入例などを参考にしながら、検討してみてはいかがでしょうか。