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工場見学の予約をシステム化することのメリット・デメリット

小学校や中学校の授業の一環としてのイメージが強い工場見学。ここ数年は工場見学の分野にも予約システムの導入が進んでおり、PCや携帯端末から手軽に予約が入れられるようになっています。企業側から見た工場見学の予約システムのメリットとデメリット、運用面における注意点について簡潔にまとめました。

予約システムのメリット

企業の工場見学では通常、1回あたりの案内の定員を決め、緻密なタイムスケジュールを組み立てたうえで効率よく予約をこなしていくことがポイントとなります。従来は1件ごとの予約をアナログな方式によって処理し、記録し、蓄積していくというかたちでしたが、サーバーと連携した予約システムを導入することによりまとまった予約データを視覚的に把握できるようになります。特に、予約のタイムテーブルが一覧形式で表示されるタイプの予約システムであれば「何時に何人の予約が入っているか」という情報を自然なかたちで確認でき、なおかつ複数のスタッフで情報を共有できるため、予約のキャンセルや遅延など予期せぬトラブルが生じたとしても短時間で適切な対応を講じることができます。電話予約とウェブ予約双方に対応できる柔軟なシステムを運用することで、幅広い見学ニーズをすくいとることができ、企業のPR効果アップにもつながります。

予約システムのデメリット

便利な点ばかりに思える工場見学の予約システムにもいくつかのデメリットがあり、注意点をふまえて運用しなければかえって運用コストのほうがベネフィットを上まわってしまいます。予約システム導入のわかりやすいデメリットとしては、「運用方法に慣れるまでに時間がかかる」という点が挙げられます。ほとんどのシステムはユーザビリティを最大限に高めるかたちで設計されており、初心者でもポイントさえおさえれば効率的に運用できるようになりますが、それでも、旧来型のシステムを抜本的に見直すとなればやはりそれなりの移行期間が必要になります。また、顧客への周知徹底も必要となり、リピーターへの新システムの説明など、電話対応だけでも相当な時間をとられるケースがめずらしくありません。ただ、それらのデメリットを差し引いてもなおシステムによる予約管理の効率化は企業にとって必須プロセスであり、安定した需要をキープするうえでも怠ってはいけない企業努力といえます。

工場見学に採用する予約システムの条件

企業における顧客データ管理の効率化は今やマスト課題のレベルにまで達していますが、だからといって、目についたシステムを深く吟味することなく導入したのではほとんど意味をなさなくなってしまいます。本当の意味で効率的なシステムにもとめられる条件とは、第一に「顧客にとって使いやすいこと」が挙げられます。予約システムは決して、企業内部でのみ完結するものではなく、予約からアフターフォローまですべてのプロセスがユーザーにとってわかりやすく、そして使いやすいかたちで設計されていなくてはなりません。画面のレイアウトやユーザーインターフェースなどはシステムによって異なっているため、顧客目線に立つことはもちろん、スタッフひとりひとりが無理なく仕様を理解できるシステムであることが業務の効率化、および業績の底上げにつながるのです。

まとめ

システム化とは一見無縁に思える工場見学においても、予約システムの必要性が年々高まっています。予約のタイムスケジュールを一元的に管理し、記録できるウェブ上のシステムをきっちり構築することにより顧客から見た利便性も向上し、ひいては企業のPRや業績アップにつながります。