この記事をシェアする

Googleカレンダーは予約システムとして使える?

クラウドサーバー上でまとまった人数のスケジュールや予約情報が管理できるGoogleカレンダーを活用すれば、手帳やメモ帳などの紙媒体がなくても効率的な情報共有および解析が可能になります。Googleカレンダーを予約システムとして利用する場合のメリットと注意点についてまとめましたので、新たな予約システムの導入を検討している企業の方はぜひとも参考になさってください。

Googleカレンダーの予約枠機能を使い方

「予約システムは便利そうだけど、わざわざちゃんとしたシステムをゼロからつくる余裕はない」という方のために、ここではGoogleカレンダーを利用した予約システムの作り方についてお伝えしていきます。カレンダーに標準搭載されている「予約枠機能」を使うことで、ウェブ上で顧客の予約情報を視覚的に管理することができます。

予約枠機能では時間単位で枠を設定することができ、3時間や4時間などのブロック単位で指定したり、30分ごとに予約枠を細かく設定したりといった、柔軟性のある予約システムを構築することができます。作成したシートのURLを公開することで実際に予約を受け付けることが可能になり、顧客から寄せられた予約情報は店舗側にメールとしてフィードバックされる仕組みになっています。

きめ細かい時間枠の設定はできませんが、簡易的な予約システムとしては充分な機能をそなえていると言えます。

予約システムとしてのGoogleカレンダーの問題点

簡易的な予約システムとしては申し分のないレベルに達しているGoogleですが、最初から予約システムに特化したかたちで開発されたわけではないため、本格的な運用にあたってはいくつかの問題点や注意点があります。具体的な問題点としてはまず、「詳細な予約情報が管理しにくい」という点が挙げられます。システムで用意された予約枠が確保されると、その時点で該当の予約枠はロックされた状態になり、他のユーザーが予約できないようになってしまいます。

したがって、たとえば宴会場など定員が2名以上の会場など、複数回の予約を受け付けたいような場合は不向きといえます。会議室など、予約枠があらかじめ限定されている場合は有用な予約システムとして機能します。アカウントを取得していなければシートにアクセスできないため、ユーザー層があらかじめ限定されてしまうというデメリットもあります。

Googleカレンダーを使うなら他の予約システムと連携させた方が良い

他のスケジュール管理アプリなどと連携させることで、Googleカレンダーの弱点を補完することができ、より完璧な予約システムとしてカスタマイズすることができます。Googleカレンダーと手軽に連携させられる便利な管理ツールとして「coubic(クービック)」があります。具体的な連携手順はいたってシンプル。Googleとcoubic双方のアカウントを取得し、coubicの管理画面から「Googleアカウントと連携」を選択し、事前に取得したアカウントでログインすれば相互連携が完了します。

カレンダーの予約情報を店舗スタッフなど複数人で共有したい場合は、coubicのメニューから共有したい予約情報を選択し、「メンバーと共有する」というメニューを選択すればOKです。アクセス権限の設定なども画面上で簡単に行えますので、予約システムとして活用する際にはぜひとも外部システムとの連携を検討しましょう。

まとめ

アカウントがあれば無料で利用できるGoogleカレンダー。予約枠機能を上手に活用することで来店予約などを受け付けられるようになり、集まった予約データは複数のアカウントで共有することができます。外部システムと連携させることでカレンダーの弱点を補うことができ、より利便性の高いシステムとして活用することが可能になります。