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会議室を予約システムにするメリットと主な機能

オフィスに会議はつきもの。利便性の高い会議室予約システムを導入することで、会議室の空き状況をその都度確認する手間が省けるため、業務の大幅な効率化につながります。企業が会議室予約システムを導入するメリットとさらに能率的な活用方法について具体的にお伝えしていきます。これからシステムの導入を検討している企業はもちろん、現時点でシステムの見直しを迫られている企業にとってもきっと参考になるはずです。

会議室予約システムが誕生した背景

予約システムそのものは、80年代後半から90年代前半にかけて徐々に開発されてきました。それ以前の国内企業では、オフィスの利用状況を確認する際、すべての予約状況などを元になる台帳に記録し、アナログな方式で管理していくしかありませんでした。しかし、そのような方式ではリアルタイムにオフィスの状況を把握することは難しく、予約ミスやダブルブッキングなどのトラブルがどうしても防げないというデメリットがありました。

オフィスの利用状況を動的に管理し、オフィスをより効率的に活用したい、という企業のニーズを受けて開発されたのが会議室予約システムです。予約システムの導入によりすべての会議室の空き状況をネットワーク上で記録できるようになり、携帯端末からでも予約が行えるなど、より能率的な会議室の活用が可能になったのです。

会議室の予約をシステム化することのメリット

会議室予約システム導入のメリットは、オフィスの空き状況を動的に視覚化できる、ということだけではありません。確かに「オフィスの利用状況の効率的な管理」がシステムのおもな目的ではありますが、シンプルにその機能だけを期待するのであればわざわざ安くないコストをかけなくても、企業独自のネットワークシステムを構築するだけで充分に対応できるはずです。

予約システム導入の本当の目的は、オフィスの利用状況を視覚化することで社員ひとりひとりが先々のスケジュールを把握し、業務プランのスリム化をはかることです。1週間先、1カ月先、1年先のタイムスケジュールを目に見えるかたちで記録し、社員全員で共有することで情報のずれや重複がなくなり、業務へのモチベーションが高まります。予約システムを本格的に導入している企業ほど業務効率が高まるのは、そのあたりに理由があるのです。

会議室予約システムの主な機能

もともとはオフィスの利用状況をネットワーク上で管理し、社員全員で共有する機能以外にはそなえていなかった予約システムですが、最近では目に見えて多機能化が進み、クラウドサーバー上にスケジュールデータの転送や、携帯端末から24時間いつでも自由にブッキングできるなど、従来型にはなかった便利機能が急速に充実しています。ただ、いくら機能面での充実を推し進めたとしても、その機能を充分に使いこなせないようではまったく意味がありません。

「大がかりなシステムは大企業専用のもので、中小企業には関係ない」とよく誤解されているようですが、むしろ中小企業にこそ情報共有システムが必要であり、少人数で情報をつねに共有できるシステムをつくっておくことが業績アップの早道であり、社員ひとりひとりのモチベーションを高めるポイントでもあるのです。

まとめ

90年代前半頃から本格的に開発されはじめた会議室予約システム。その利便性と機能拡充の柔軟性から大企業を中心に急速に普及し、現在ではクラウドサーバーとの連携などのオプションが充実し、オフィスの利用状況をより効率的に管理できるようになっています。