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自治体におススメしたい予約システム「OpenReaf」とは?

体育館やグランドなど、低価格で利用できる自治体管理の公共施設。しかし、予約のしにくさや、予約が空いている日が分かりにくいことを感じる利用者も少なくはありません。そういった問題を解決するためにOpenReafという予約システムがお勧めです。どういったものなのか、どんな機能があるのか、向き不向きがあるのか。確認してみましょう。

OpenReafとは?

まず、OpenReafはどういった予約システムなのでしょうか。これは公共予約システムで、オープンソースとしてネット上で公開されています。なので、基本的には無料で利用できます。ただし、導入の支援や指導といったサポートは有償になります。施設を利用したい側の意見として、空き状況がわからない、抽選申し込みは面倒、時間内に電話をかけるのが困難と言ったものがありました。

一方、自治体の方でも、毎月の収納管理が大変、利用者を増やしたい、リアルタイムで空き状況を公開したいと言った意見があります。しかし、OpenReafを使う事で、インターネットから予約・取消ができるようになりますし、予約の状況がいつでも見られるようになります。

こうなることで書類の提出もなくなるので、予約が簡略化できます。それは、自治体側にもメリットがあり、業務の効率化と利用者の管理をしやすくまた、空き情報を常に更新していれば利用者増加にも繋がりやすくなります。

OpenReafの機能

OpenReafの機能機能についてご紹介します。1つはよく使う施設の保存です。部活やサークルで利用する場合、同じ施設を何回も利用することも多いはずです。保存ができれば、予約したい時にすぐにその施設を探すことができますので、予約もスムーズに行えます。施設は5件まで保存できます。

2つ目に繰り返し予約ができることです。例えば毎月1回利用している人は数か月分の予約をしたい時に便利な機能です。何回も情報を入力する手間が省けます。

3つ目に抽選申し込みです。抽選は公平に決めなくてはいけませんが、システムにお任せすれば人的操作の可能性を排して選ぶことができます。これらに加え、有償ライセンス版を使えば、さらに便利な機能があり、利用目的を指定しての施設検索や日時や曜日を指定しての検索も可能になります。

OpenReafが向いているものとは?

一番効果的にシステムを使えるのが、1つの組織が複数の施設を同時に扱っている場合であり、複数の施設の管理をする自治体、各地に会議室をもつ企業、また個人でも複数の教室を持ったいる方におすすめです。実際に地方自治体、レンタルスタジオをしている企業、コートをレンタルしている企業での導入の実績があり、とくに自治体での導入例は多いです。

OpenReafではレンタルの料金、1時間当たりの金額や1コート当たりの金額を施設ごと、季節ごとに設定ができ、また、最低利用時間の設定もできます。そして、利用目的によっては準備するために別で部屋を利用しないといけないこともありますが、そのような場合もメインで使う施設と関連付けて予約をすることができます。

まとめ

OpenReafは複数の施設を有し、予約の管理をしなくてはいけない組織にはぴったりの予約システムで、特に体育館やグラウンド、コートなどを複数有し、管理をしている自治体にはお勧めのシステムです。

基本的に無料で利用でき、必要ならばサポートもうけることができるので、パソコンが苦手で導入に心配な人でも利用しやすいです。利用者と運営者にあった不便に感じる点、ニーズをOpenReafで改善し、実現させていきませんか。