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眼科で予約システムを導入・活用する際のポイント

眼科クリニックで予約システムを導入することにはどのようなメリットがあるのでしょう。診察内容や利用者層など、その特徴から考えていきたいと思います。システムを導入することで待ち時間の軽減といったメリットが期待できますが、予約したのにも関わらず待ち時間が発生してしまうと、患者からのクレームにつながるといったデメリットも考えられます。効果的にシステムを導入・活用する際の大切なポイントについてもご紹介していきたいと思います。

眼科の特徴(客層など)

眼科クリニックにおける大きな特徴としては、検査や診察、処置の種類が多いことが挙げられます。患者の受診目的についても、定期健診、視力検査、緊急を要する診察や処置、簡単な手術まで、多岐にわたります。そのため一人の患者にかかる時間の差が激しく、待ち時間が読めずに患者にとって負担が大きくなるケースが多くなります。

また、他の診療科と比べて、一般的に患者数が多いというのも特徴です。診療項目の種類の多さに加えて、患者の年齢層が幅広いということも要因のひとつでしょう。基本的には乳幼児から高齢者までを対象としている場合がほとんどです。

コンタクトレンズ販売店に併設の眼科などでも、日常的に混雑している様子が見られます。そういった環境で予約システムを導入するには、どういったことが大切なのでしょうか。

基本的に順番予約を導入

まず、予約システムには2種類の方法があります。それは、順番予約制と時間予約制です。診療項目が多岐にわたり、患者数が多いという観点で考えると、基本的には眼科クリニックでは前者の利用が適していると言えます。

また、電話予約や院内の受付での予約という方法よりも、オンライン予約のシステムを導入したほうが、そのメリットは大きいと考えられます。患者数が多い中、通常の窓口業務に加えて予約対応に追われていたのでは効率的とは言えません。忙しい中ですと、ミスにもつながりかねません。その点オンライン予約であれば、対応の時間が省けるということや、予約の管理などをシステムに任せるというメリットがあります。

患者にとっても、PCやスマホでいつでもどこでも予約の手続きができるというのは非常に有難いシステムと言えるでしょう。

患者数を平準化する

しかし、必ずしも順番予約制でなければいけないというわけではありません。うまく活用することができれば、時間予約制にすることでさらに効率的に予約システムを利用することも可能です。それは、「患者数の平準化」を図るということです。

患者数の多い眼科クリニックであっても、やはり曜日や時間帯によってその患者数は変動するものです。それを時間予約システムの導入によって、比較的空きの出やすい時間帯には多めに予約患者数を空けておくなどして、患者を誘導していくのです。そして総患者数の一定化を目指すというものです。

そうすることで、患者はその眼科クリニックに「待ち時間が少ない」という印象を抱き満足感を得られますし、患者数がある程度固定化され把握できるということで、業務効率化も期待できるということです。

まとめ

眼科クリニックの特徴という観点から、より効果的な予約システムの導入方法について考えてきました。患者数が多い診療科だからこそ、効果的にシステムを取り入れて、患者の満足度を高めたいものです。スタッフにとっても、予約に関する業務の負担が軽減することで、他の業務に集中することができます。

そのクリニックの特性に合わせて、順番予約制にするのか、時間予約制にするのかといった検討は必要ですが、いずれにせよ、これからの時代、オンライン予約の導入は必須課題となってくるのではないでしょうか。