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おすすめの会議室予約システム【前編】

会議室の利用状況を動的に管理し、どの部屋がいつまで空いているかを情報として共有できる予約システム。大企業はもちろんのこと、中小企業にとっても必須のツールであり、ビジネスシーンでは業務効率化に役立つ強い味方となっています。ここでは幅広い業態の企業におすすめできる便利な会議室予約システムを御紹介していきますので、ぜひとも参考になさってください。

touch-mee

オーソドックスな会議室予約システムとして早い段階から普及が進んでいるtouch-mee。専用の端末やパネルが一切必要なく、付属のNFCシートを各部屋に取り付け、専用アプリと連動させることでスケジュール情報を一元的に管理することができます。NFCシートは初期段階で10枚付属され、その後も1枚単位で追加することができます。

PCへのアプリインストールはもちろんのこと、スマートフォンなどの携帯端末にも入退室情報がリアルタイムで配信され、社員全員で共有できるシステムになっています。月額の利用料金も数千円単位でおさえることができ、資金的なリソースの少ない中小企業にとっても導入しやすいリーズナブルなシステムと言えます。

入退室情報の管理もNFCシートにタッチするだけで完了しますので手順も覚えやすく、なおかつ最小限の時間的コストで活用できるシステムとして今後も普及が進むだろうと見られています。

SmartRooms(スマートルームズ)

株式会社内田洋行が開発したSmartRooms(スマートルームズ)は、従来のシステムにおいて指摘されていた弱点をカバーし、さらに機能の充実および拡充を実現した近未来志向の会議室予約システムです。専用シートにタッチした時点で入退室情報が連動している端末やサーバーに転送され、「いまこの瞬間にどの部屋が空室になっているか」、「次の利用予約までにどれだけのインターバルがあるか」など、オフィスの効率的な運用に必要不可欠な情報を社員全員で動的に共有することができます。

入退室情報の配信だけでなく、部屋の予約時間をそれ以降の利用状況次第で自動的に延長してくれる自動延長システム、予約時間の終了を音で知らせてくれるアラームシステムなど、より利便性の高い機能が充実していますので、導入するだけでオフィスの稼働状況を格段に効率化することができます。

desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ)

グループウェアが開発した「desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ)」。会議室の入退室情報管理だけでなく、社内ワークフローの可視化や顧客台帳のネットワーク上での共有など、クラウドサーバーとの連携を視野に入れた業務全体の効率化を視野に入れたシステムを提供しています。トータルで24種類のアプリケーションをパッケージ化し、管理責任者クラスから一般社員まで、最小限のステップで活用できるように設計されているため、中小企業にとっても利用しやすい業務効率ツールと言えるでしょう。

各アプリのインターフェースも使いやすさを最優先した設計になっており、アクセス権限の管理など複雑な処理もわかりやすいかたちで整理されています。充実の機能面が評価され、流通や運送など幅広い業種で導入が進んでおり、顧客満足度の高いおすすめのシステムとなっています。

まとめ

幅広い企業におすすめの会議室予約システムを具体的に御紹介してきましたが、皆さんの業態に合った管理ツールはございましたでしょうか。業態、オフィス環境、社員規模など細かい要素によって選ぶべきシステムが変わってきますので、導入前にそれぞれのメリットとデメリットを比較したうえで、後悔のない選択をしましょう。