クラウド型予約システム徹底比較

予約システムを導入する前にチェックすること

近年では何かサービスを利用する際は予約するのが一般的です。しかし予約可能な時間帯、タイミングは運営側にゆだねられているので「予約したい!」と思っているタイミングでうまく予約が出来ないケースもあります。そこでジワジワと知名度を上げているのが予約システムです。電話やFAXではなくweb経由で予約が出来るので、自分のタイミングで予約が可能です。導入時のメリット・デメリットだけでは無くどんなケースで必要とされているのか?に着目しています。

本当に予約システムが必要か

多くの店舗が導入している予約システムですが、全てのサービスに必要なのでしょうか。答えはケースバイケースで、必ずしもという訳ではありません。

例えばそのサービスを利用する方がスマホやネットを使わない層であれば導入しても意味がありません。高齢者が多いサービスであれば無理してシステム導入しても使われないので、コストの無駄になります。

このシステムを必要としているのは、スマホやweb操作に慣れていて、且つライフスタイルが多様化していて営業時間内に取りこぼしが発生している場合に限ります。また予約システムは単に予約をするだけでは無く管理がしやすくなり、運営側にもメリットがあります。よって顧客の管理システムがうまく機能していない、あるいはアナログな管理方法に頼っていてうまく管理が出来ていない場合は導入すると現状より管理がしやすくなります。

その為にはある程度のPCスキルが必要になるので、事前研修が必要になります。顧客側・運用側どちらもケースバイケースになりますが、システムを使う事によって他の業務を遂行出来たり、時短が期待出来たりします。

予約システムの種類

予約システムにもいくつか種類があり、その種類によって導入すべきシステムが違います。それを知るにはまずシステムのタイプを理解しましょう。

自分の希望した時間に予約が出来るタイプは各クリニックや整体といったメンテナンス関連、またはネイルサロンやトレーニングジムなどの美容系が当てはまります。ホテルや音楽スタジオなども空いている時間に予約を行うタイプのサービスです。このタイプに突出しているクービックは、マルチデバイス対応で様々な端末からアクセスが出来ます。美容室やエステサロンなど小規模ビジネスにも向いている事から人気を得ています。同様のカテゴリから支持されているシステムの中には月々無料にも関わらず、多機能システムです。混雑時間を表記しているので、ユーザーがこれらに配慮してストレス無く予約が可能です。

あらかじめ時間枠が決まっていて、そこに予約するタイプもあります。英会話やヨガなどスクール関連がこのカテゴリに当てはまります。低コストながら、サービス提供・施設予約・イベントと3つのテンプレートから選択が出来る柔軟なシステムもあります。

他にも豊富なプラグインの中からカスタマイズが出来るものもあり、どんな店舗(サービス)にも対応出来る予約システムです。

予約システムに必要な機能

様々なシステムがある中で、どんな機能が注目を集めているのでしょうか。まず必須システムと言えばweb予約です。ネットを通じて予約を行うのですが、そこに混雑時間や営業時間など詳細を掲載しているとストレス無く予約ができます。美容室やネイルサロンなど指名制度を取っているサービスであれば、スタッフ別の予約システムが導入されていると尚良いです。合わせて予約確認だったり、キャンセル機能がwebで出来たりすると良い使い勝手が良いです。

ユーザーにとって便利な機能も良いですが、長く使い続けるには運営側に必要、あるいは便利な機能も必要です。運営側に必要な機能は何といっても管理機能です。予約だけでは無く顧客の情報だったり売上だったり多くの情報を集められるサーチ機能が必要です。どれだけサーバーに保管出来るのか、あるいはクラウドのセキュリティ強化・自動バックアップ機能があると万が一の時も安心です。データ出力機能にいくつか種類があると尚良いです。

他にもキャンセル待ち状況をチェックする機能、またはメルマガ配信機能があると顧客獲得に繋がります。簡単でも良いのでアクセス解析機能があると、ターゲットの絞込みが可能になり、売上アップに繋がりやすいです。

予約システム導入時のメリット

一部のケースを除き、新規顧客の獲得はそのサービスにとって非常に大切なプロセスです。予約システムのメリットは何といってもこれらに貢献してくれる点です。まず従来の予約方法だと営業時間外の問い合わせは全て切り捨てる事になります。webシステムだとこれらを取りこぼさないので新規獲得に貢献します。同時に顧客満足度もアップするのでリピーター獲得にも貢献している事になります。

もう一つは他社との差別化です。同じ様なサービスを提供している企業であれば、便利な方を利用するのが当然です。予約システムは一つでは無いので、ユーザーの目線に立ちより利用しやすい方を選択して下さい。予約状況か可視化されるので管理がしやすくなるだけでは無く、顧客が求めているニーズに応えるきっかけ作りが出来るのも大きなメリットです。

当然そのデータベースはクラウド保存されるので、いつでも検索機能を使えばデータ確認出来るのも予約システムの強みです。紙ベースの資料や管理が減る事でコスト・保管場所の削減にもなります。メルマガやアクセス解析機能が付いている場合は、マーケティングがしやすくなりターゲットの興味を引くサービスを提供出来るのも魅力的です。

予約システム導入時のデメリット

サービスの要である新規顧客開拓に役立つ予約システムにも、デメリットが存在します。導入に当たってコストが発生する点です。中小企業にとってはこのコスト捻出が厳しいケースもあります。

但し、システムのいくつかはIT導入補助金の対象になっているので、うまく制度を使うのも良い方法です。ちなみに導入した後はすぐに実践で利用出来る訳ではありません。スタッフ全員に事前周知・研修が必要なので長いスパンで導入していく必要があります。

どこまでシステムを利用するかによって違いますが遅くても3ヶ月前からの研修が必要です。当然ある程度のITスキルが必要になり、それについていけない方や拒絶反応を起こしてしまう方が離職するリスクもゼロではありません。

予約が入った場合は常時管理画面を確認、更新が必要になるのでアナログで予約を取っていた時よりも忙しいと感じる場合もあります。顧客としては新しいシステムに慣れるまで時間がかかる、ケースによっては使い方に関する問い合わせが増えるので手間が増えるデメリットが考えられます。

マルチデバイスに対応してないシステムであれば、アクセスする端末によってレイアウトが崩れてうまく予約が出来ないリスクもあります。

まとめ

自分のタイミングで予約が出来る予約システムはスマホやタブレットなどデバイス操作に慣れ親しんでいる方にとってはとても便利なサービスです。

混雑時間や営業時間を明記しているのでストレスなく予約が出来て新規顧客確保にも繋がります。しかしこのシステムは必須ではなくサービス利用者の年齢やカテゴリによって導入不要の場合もあります。

導入する場合は種類やカテゴリ、メリット・デメリットを知りサービスにあったシステムを導入して下さい。