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Web予約システムを比較するときのポイント

クリニックやスクールといった、予約が必要なサービスでは従来のアナログで予約する方法では無くwebサービスを使った予約システムが主流になりつつあります。とは言っても初めて導入するに当たってどの点を確認すれば良いのか分からない事もあります。多くのメーカーがサービスを提供しているので、失敗しない為にも比較ポイントを抑えておきたいものです。費用や使いやすさはもちろんですが、ユーザー側の立場になり比較するのも良い方法です。

無料プラン、お試し期間があるか

ぶっつけ本番で予約システムを導入する企業はほとんどといって良いほどいません。一般的には資料を配布していたりデモ画面を確認したりして、サービスに合ったシステムなのかを比較します。

数あるプランの中には無料プラン、あるいは無料期間を設けているものもあります。予約システムを初めて導入する場合は、まず無料プランのみを使ってみましょう。その上でシステムに慣れ、且つどの様な機能が必要なのかを確認します。ケースによっては無料プランで事足りる場合もあります。使っていく内に機能を追加したいという場合は有償プランにアップグレードすると良いです。

この場合無料プラン=品質が良くないと思われていますが、それは誤りです。無料でも予約、問診だけでは無く定休日入力などの基本機能を兼ね備えているシステムもあります。自分に合ったシステムが見つからない場合は、複数のシステムを導入して使ってみるのも賢い手段です。

有償プランに関してはアクセス解析やAIが予約時間などを自動集計してくれるなど、無料よりも便利な機能があります。もちろん無料期間内で利用したくないと感じたらすぐに解約しても問題ありません。

同じ業界での実績があるか

自分が身を置いている業界でどの程度使われているかも、予約システムを選択するに当たって注意したいポイントになります。

新規で使うシステムが使いやすいのは良い事ですが、管理をしていると時にデータを本社など他のところへ送信しなければなりません。そうなった時にフォーマットが合わずにエラーが生じたり、手間がかかったりするケースもあります。その事から同業界でどのくらい導入されているのかを確認してみましょう。

また同業界で多く導入されている予約システムは、その業界用にある程度カスタマイズされているのでとにかくスムーズに導入出来る事が多いです。仮に使い勝手が良くないと感じた場合、その業界の知識があるサポートセンターがあれば心強いです。電話・メールでのサポートがメインですが、中にはリモートサポートといって遠隔操作で操作を行ってトラブル解決してくれるところもあります。

予約システムを提供している企業のwebに実績が掲載されているので、比較の際はチェックしてみると良いです。

予約管理の画面はわかりやすいか

予約システムはPCや他のデバイスを使って予約を行うのですが、これらのデータを保存していて、その管理をする画面を管理画面と呼びます。運営はその管理画面をアクセスして予約状況やキャンセル待ちなど様々な情報を得ます。その管理画面の操作性が悪いと業務効率が下がるだけでは無く凡ミスが発生するリスクもあります。

近年の予約システムは比較的操作性が良く、分かりやすいデザインになっています。しかしアクセス解析や実績など細かな部分はクセが出やすいので、ある程度慣れが必要です。管理画面を比較する場合は会員データの表示・管理方法、または予約画面の編集やテンプレートの数などをチェックすると良いです。もしくはマニュアルやガイドの充実さに重きを置くのも良いです。

他にもエラーメールの管理、メルマガの自動送信などオプションの管理画面がどうなっているのかを確認しながら、導入検討すると大きな失敗はありません。仮に分かりにくかったり、操作が難しかったりする場合もサポートが充実していれば問題ありません。メールや電話、チャットや遠隔操作など自社に合ったサポートが受けられるかを相談して下さい。もちろんメンテナンスの必要性や、その頻度を確認する事も忘れないで下さい。

予約画面はわかりやすく作られているか

アナタが運営側ではなくユーザーだと仮定します。初めて予約システムのwebにアクセスした時に、予約しにくいと感じたらリピーターになりますか?ほとんどの方はノーと答えるでしょう。

ユーザーは提供されているサービスに魅力を感じ、予約の為にアクセスしたにも関わらずそこでストップしてしまうととてももったいないです。予約システムを導入して顧客が減ったと嘆く企業は、この点を見誤っている可能性があります。運営側が操作しやすい、管理しやすいのも良いですが顧客がいなければ商売は成り立ちませんのでその点は忘れずに比較して下さい。

ちなみにユーザーの目線というのは単に自分がユーザーの気持ちになって使い勝手を判断するだけではありません。まず提供しているサービスを利用しているユーザーの年齢、男女比、予約の多い時間帯を分析します。高齢者が多いのであればweb以外にも別の予約方法を構築する、若い世代が多い場合はPCやタブレット以外にもスマホ対応にすると良いです。

レイアウトも大切なポイントなので、配置されているグラフィックや表示される速度、情報量にも着目します。これらを踏まえた上でユーザーの目線で操作比較してみましょう。一般的なユーザーが求めている機能は予約・キャンセルだけでは無くキャンセル待ち確認や営業時間・臨時休業確認が当てはまります。

比較的柔軟にカスタマイズできるか

企業に合わせてシステム自体をカスタマイズすれば、よりニーズにあった予約システムになります。システムにはいくつかのグレードがあり、初心者向けのタイプであればテンプレートが豊富な分カスタマイズ性は低いです。とは言ってもテンプレートを変更するだけでも、十分なケースもありますしデザインを一変したいという場合もあるのでこれらを比較していくと良いです。

web予約システムの中にはサイト作成をした事が無い方にも優しいつくりになっているので、サイト・予約システムが一気に作れる事で注目を集めています。このシステムがあればネットショップ機能だったりクーポン機能だったり様々な機能があるので知識が無くても利用しやすい様です。

もう一つのシステムは正反対のシステムで細部までカスタマイズが出来るので自由度が高いです。ユーザーが閲覧する予約画面だけでは無く管理画面もカスタマイズ出来るので、独自のサービスを提供している企業にぴったりのwebシステムです。

但し業界や提供しているサービスによって、カスタマイズ有無は全く違います。資料請求はもちろんですが、実際に操作を試して比較しないと思わぬ失敗をする事もあるので注意して下さい。

まとめ

様々な企業がリリースしている予約システムは、どれも個性的で機能的なものばかりです。その中から自社やサービスにあったwebシステムを選択するには無料プランの有無だったり同業界での実績だったり、様々な比較ポイントがあります。

ユーザー・運営側の立場になりカスタマイズ性や操作性を比較していくのも良いです。その為には自社ではどんな機能が必要なのか?あるいはユーザーから求められているものをどんなサービスなのか?を十分に計画する必要があります。