クラウド型予約システム徹底比較

予約システムの主な機能と失敗しない選び方は?

公開日:2018.07.05 更新日:2021.11.26

皆さんは予約システムを客側の立場で使ったことがあるでしょうか?

最近では予約システムを導入している企業や店舗が多く見られ、活用している店も少なくありません。
今までの予約方法の面倒なやりとりなどの手間がなくなればストレスも軽減されますよね。

実は、企業や店舗にとっても選び方さえ間違えなければ大きな利益となる可能性の高いシステムで、機能も充実しています。
お客様にとっても企業や店舗にとっても良い方向に向かうような、予約システム選びをするためのポイントをお伝えします。

 

予約システムの主な機能

予約管理機能

予約管理機能は、時間制限なくリアルタイムで予約受付ができるという便利な機能です。
人的なミス(記載ミス、ダブルブッキングなど)を防いで、正確な予約管理をすることが可能となっています。

管理画面では、空き時間や来店時間などが簡単に把握できますので業務の効率化に非常に便利です。

また、予約システムによって違ってきますが、キャンセル待ちに対応や複数店舗の予約管理、コース別や時間割のようにして管理できるものなど、さまざまにありますので最適なものを選びましょう。

顧客管理機能

顧客管理機能とは、顧客の情報(個人情報、来店履歴など)をわかりやすく管理できる機能となっています。
事務の面倒で複雑な仕事を軽減するため、顧客の氏名、年齢、住所などのさまざまな情報を管理することが可能です。

今までの電話やメール、予約フォームなどからの予約方法では顧客のデータを集めてまとめなければいけませんでしたが、この機能を使えば自動でデータを集めて一元管理できるのです。

また、このさまざまな情報をわかりやすく管理することで、来店履歴などと組み合わせて顧客分析に役立てることもできます。
顧客の個人情報はとても慎重に扱わなくてはいけないものなので、人的ミスを防ぐ意味でもとても重要な機能です。

メール送信機能

この機能は、予約が確定された際などに送る確認メールや、リマインドメールを自動的に一斉に送ることのできる機能です。

自分で予約システムを使って予約をしたことがある方ならわかると思いますが、予約ができているのかどうか不安な時に確認メールが来ると安心しますよね。

また、予約日が近くなった時のリマインドメールに助けられた方も少なくないはずです。
そのような場合にとても便利な機能となっています。

その他にも、システムによっては、クーポンやDM、メールマガジンなども送れるようになっています。

顧客分析機能

顧客管理機能で管理された顧客情報を分析する機能です。

サービス内容や利用した日時、年代ごとのリピート率、年齢や職業、単価などを分析し、サービスの向上や業務改善に役立てていきます。
一般的には、CSV形式で書き出しができるものが多いようです。

課題や目標などを考えて活用していくことできれば集客につながる可能性も。
分析された情報は、上手く使っていけば、さまざまな可能性へと繋げていくことができますよね。

外部サービス連携機能

予約システムの中には、外部サービスと連携できる機能がついているものがあります。
例えばSNSです。

昨今では、集客やサービス向上を目的としてSNSがよく利用されています。
幅広い世代から注目してもらったり、サービスを向上させるための情報を集めたりする場合にSNSはとても重要なツールとなります。

そんなSNSと連携させることでさまざまな可能性を広げることができます。

ただし、この機能は全ての予約システムについているとは限りませんので、必要ならばしっかりとチェックするようにしてください。

 

失敗しない予約システムの選び方

必要な機能はついているのか

一言に予約システムと言っても、さまざまな種類があります。

当然、ついている機能も違い活用法もさまざまです。
予約システムを導入する際に大切なことの1つとして、自社にはどのような機能が必要なのかを見極めるということがあります。

むやみやたらに便利機能がついていれば良いというわけではありません。

まずは、自社が何を一番に求めているのかを考えます。
幅広く考えていけば求める機能は際限なく出てきてしまいますが、そこはよく考えて絞っていきましょう。

優先順位を大切にしながら、絞っていくと良いと思います。
導入目的が、予約数の向上なのか、予約対応の負担軽減なのか、集客や販売の促進なのか、もしくはそれ以外なのかによって必要な機能は違います。

もちろん、どれも大切だとは思いますが、機能を選ぶ際には重点的に向上していきたい部分が何なのか考えながら選択していってください。

必要のない便利機能ばかりついていても使いこなせなくて無駄にしてしまう可能性もあります。

機能を無駄にしないためにも機能の取捨選択を慎重に行いましょう。
絶対必要な機能、あったら便利だなと思う機能、必要のない機能をあらかじめ振り分けておいてから選ぶようにすると、失敗は最小限に抑えられるでしょう。

価格面で経営の負担にならないか

予約システムの導入にかかる費用は、導入方法によって大きく違いますが、一般的なツールを使い、一般的な機能を搭載すると相場は80~300万円程だといわれています。

会社ごとに合わせて一から作られるオーダーメイドですと、相場は更に高くなって500~1000万円程です。

自社がどの程度の機能が必要で予算はどのくらいなのかを慎重に考えておかないと、大幅に予算オーバーになってしまい、経営の負担となってしまう危険性があります。

会社の発展のために導入するシステムが経営の負担となってしまっては元も子もありません。

もちろん、初期投資と考えれば必要な投資かもしれません。
しかし、初期投資を取り戻せるほどの利益を出せるかどうかの判断は絶対に間違えないようにしましょう。

事前に無料見積もりや、無料プランがあるもの一定期間無料で使用することのできるシステムなどを最大限に活用してお試ししてみるのも有効な方法の1つではないでしょうか。

もしかしたら無料プランで充分な役割を果たしてくれるかもしれません。
使っていくうちに物足りなさや便利機能の必要を感じてきたら有料のプランに徐々にアップグレードしていくのもおすすめの選択です。

ただし、アップグレードも本当に必要なことなのかどうか慎重に判断してください。

セキュリティ面で不安はないか

予約システムはとても便利な反面、個人情報を扱うため、充分なセキュリティ対策が求められています。

もはやセキュリティ問題は大きな企業や会社だけの問題ではありません。
むしろ、厳重なセキュリティ対策が成されている可能性の大きい大企業よりも、個人や中小企業のほうが狙われる可能性は大きいのではないでしょうか。

自社は小さいから情報漏洩は心配ないとは考えずに、セキュリティ面でもしっかりと対応している予約システムを選んでください。

では、予約システムのどのような点に注目すれば良いのでしょうか。

まずは、SSL対応、ISMS認証、ISMSクラウドセキュリティ認証をチェックしてみてください。

SSLは、情報を守るために暗号化して読み取れなくする方法です。
SSLに対応しているかどうかチェックしてみましょう。

ISMS認証は、情報セキュリティの評価制度です。
この認証が与えられていると、セキュリティ対応が一定以上のレベルであるという認証になります。

ISMSクラウドセキュリティ認証は、クラウド型予約システムのISMS認証でカバーしきれない部分のセキュリティをカバーできているという認証で、この認証を受けているということは、セキュリティ面に置いて信頼の置ける業者であるということです。

 

まとめ

予約システムの予備知識として、主な機能や失敗しない選び方をお伝えしました。

客側の立場としては、予約方法は複数あったほうが便利で、自分に合った予約方法を選択できればストレスにはなりません。
なので、選択肢の1つとしての予約システムの導入は客側にも店側にとっても、大きな魅力ではないでしょうか。

ただ、予約システムを導入したことによって、企業や店舗が損をしてしまっては何の意味もありません。
お客様が喜び集客に繋がる方法と自社が損をしない方法をバランス良く考えて予約システムの導入を検討してみてくださいね。