【2023年版】予約管理システム比較

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【2023年版】予約管理システム比較:アプリもソフトもおすすめ25選!【有料・無料】

予約管理システムは業務の効率化だけでなく、新規顧客の獲得やリピーター作りといったマーケティングにも欠かせないビジネスツールです。

しかし、種類が多くて選び難いのが難点。そこで今回は、予約管理システムのアプリやソフトを「無料」「条件つき無料」「有料」のカテゴリーに分けてご紹介します。

予約システムとは

予約システムとは、予約の受付・管理を行うシステムで、ホームページはもちろん、電話やFAXからの問い合わせも一元管理することが可能です。24時間365日問い合わせに対応でき、決済機能メール機能顧客管理機能など便利な機能が搭載されており、業務の効率化、顧客のアフタフォロー集客にも活用できます。

予約システムを導入するメリット

  • 業務時間に限らず受付できるので予約の取りこぼしがない
  • いつでも予約が可能なので顧客にとっても便利
  • 予約内容の聞き間違いやダブルブッキングなどのミスを回避できる
  • 予約状況をリアルタイムで確認できる
  • 電話やメールなど異なる方法の予約データを一元化できる
  • 決済に関するトラブルを回避できる
  • 顧客データを集客やアフターフォローに活用できる

予約システムの選び方のポイント

予約システムは、令和時代に欠かせない便利なシステムのひとつとも言えるもの。予約システムを導入することで業務効率化が図れるだけではなく、顧客獲得に効果があることなども導入するメリットとして知られています。

しかし、最近はいろいろな予約システムが登場しているので、どのような特徴を持った予約システムがよいかがわからないと言う方も多いのではないでしょうか?

今回は、気になる予約システムの選び方について解説していきたいと思います。

初めて予約システムを選ぶときのポイント

令和時代になって圧倒的に増加傾向にあるのが、待ち時間の短縮やスケジュール調整に役立つ予約システム。最近は、医療業界、飲食業界、美容業界、販売・修理などのサービスを扱う業界などでも、予約システムを導入するところが広く見られるようになってきています。普段の生活の中でも、予約システムを取り入れている施設に訪れる機会も増えているのではないでしょうか?

予約システムの選び方を知るにあたってまず知っておきたいのは、予約システムを導入するメリット。いろいろあるメリットの中でも高い評価を得ているのは次のポイントです。

  • 電話応対などが減ることによる業務効率化に関する点
  • 新規顧客開拓・リピーター率の向上などのマーケティングに関する点
  • 金銭の取り扱いに関するトラブルが回避できる点

おもな予約システムには、予約管理機能・自動メール送信機能・顧客情報分析機能・外部サービスとの連携機能などのいくつかの機能があります。

予約システムを最大限に活かすためには、業種によって適する予約システムを選ぶことが前提になります。初めて予約システムを導入するときには、提供するサービス内容・業種と予約システムの機能が噛み合っているかどうか、顧客のニーズと合っているかどうかなどのポイントをおさえて、しっかりと役立つ予約システムを導入することが大切になります。

予約システムを乗り換えるときのポイント

すでに予約システムを導入しているけれど、使っていくうちに機能面が不十分に感じるという場合などもありますよね。そんなときにおすすめしたいのが、より使い勝手のよい予約システムに乗り換えること。新しい予約システムを導入するときに検討したいポイントを見ていきたいと思います。

予約システムを見直しするべきときはどういうとき?

既存の予約システムを一度見直すべきタイミング

  • 予約システムが使いづらいという意見を耳にしたとき
  • 金銭を扱う決済を簡略化したいとき
  • セキュリティ面に不安を感じたとき

とくに、ここ数年で予約システムに採用されている技術は目まぐるしく進化していますので、セキュリティ面をバージョンアップするという意味でも、数年ごとに見直しをするのがおすすめです。

また、売上が落ち込んでいるときや伸び悩んでいるときなども、予約システムの見直しが役立つタイミングのひとつ。

顧客情報分析機能を備えた予約システムを導入することで、顧客の年齢層や居住エリアなどのいろいろなデータを取得することができます。予約システムが集めたこれらの顧客情報を効率よく分析し活用することで、今後の業務内容やサービス内容の改善などを計画的におこなうことができます。

最新の便利機能の備わった予約システムの導入は、業務効率化や顧客データ管理のほかにも、長期的な成長を狙う戦略として欠かせない存在になっているのです。

近年は、セキュリティ面の問題が重要となっていますので、予約システムの見直しをするタイミングでもう一度、不正アクセスや情報漏洩の防止を徹底する対策を取っておくのも安心です。

予約システムを乗り換えるときに必ずチェックするべきポイントは?

予約システムを乗り換えるときに特に注意しておきたいのは、検討する予約システムが業種や顧客層のニーズと合っているかどうかを見極めること。

ファッション系・美容系などのビジネスでは、顧客が情報をシェアしやすいSNSを連携させることで新規顧客の獲得数やリピーター率がアップするということも考えられます。

また、医療系・小売系の場合は、これまでの訪問履歴や利用履歴などが一括で見れるようになっていると、定期的に利用しやすくなり、ダイレクトメールなどを送付しなくてもリピーターが確保できるというメリットなどもあります。

そのほか最近は、キャッシュレスで決済を済ませられるサービスが人気となっています。

オンラインで予約から決済まで済ませることで、予約がキャンセルになったときなどの対応も簡単になりますし、決済関連の業務効率化にもつながるというメリットもあります。

予約システムを乗り換えるときは、世間のトレンドをカバーしているかどうかという点にもチェックしておきましょう。

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飲食店や美容室、マッサージ店などの予約制のお店にとって予約の管理やデータの管理というのは非常に大切な問題です。それをより便利に、正確に行い、得たデータをより上手く活用するための助けとなるのがクラウド型の予約システムです。利用する側も、自分の好きなときに24時間いつでも予約をすることが出来るのでお店を選ぶ際に予約フォームがあるかないかは非常に大きなポイントになります。

そんな流れもあって、近年様々な会社がクラウド型の予約システムを提供しています。一見すると同じようなシステムであっても、それぞれに利用できるサービスや機能、費用などの特徴は実に様々です。どのシステムを選ぶかによって、上手く使いこなせるか、データをより上手く活用できるかというのが変わってきます。

自分のお店にはどのようなシステムがあっているのかを見極めて利用するものを選ぶためのヒントとなるように、各システムの特徴を比較してまとめていきます。