コワーキングスペース予約システム！運営・管理におすすめ5選！

コワーキングスペース経営は少しずつ始められるスモールビジネスとして人気です。
自由な働き方が増えている近年、コワーキングスペースの需要は高まる一方であり、日夜熾烈なサービス競争が繰り広げられています。

こうした競争はこれからも続くと予想されるため、コワーキングスペース経営を成功させるためには、可能な限り業務の効率化を図らなければなりません。
特に、コワーキングスペースの予約管理は煩雑になりやすく、小さなミスがトラブルに発展してしまうリスクもあります。

人力での予約管理は可能な限り避け、予約管理システムを導入することを検討してみるとよいでしょう。

コワーキングスペース予約によくある悩みごと

予約は、お客様がコワーキングスペースのサービスを利用するためのファーストステップです。
予約時にお客様の満足度を満たすことができれば、顧客獲得のチャンスにもつながります。

ここでは、コワーキングスペース運営の予約時に発生しやすい問題や課題を紹介します。
運営者様の予約業務でも以下のことが発生していないか確認してみてください。

予約管理に手間がかかる

コワーキングスペース経営は、空いている会議室やスペースを組織のオフィスとして貸し出すビジネスです。
一定の手続きを踏んで貸し出すだけであるため、一般のサービス業と違い接客の必要が少なくてすむという利点があります。

一方で、コワーキングスペースの予約から受付、貸出終了までの一連の業務は煩雑であり、大きな労力がかかってしまいがちです。

契約期間や用途を明確にしておくのはもちろんのこと、各種問い合わせや予約の変更・キャンセルの対応もしなければなりません。

特に予約管理は大変で、紙台帳やエクセルを用いて予約管理をしていると、入力や顧客情報を探すたびに長い時間がかかってしまいます。

スペースの空き状況が分かりづらい

コワーキングスペースを利用する時間は人によってさまざまです。

使いたいときに自由に使える、という点がコワーキングスペースの長所でもあるため、運営側は利用者の利用時間をきちんと把握しておかなければなりません。

コワーキングスペースの空き状況がしっかり管理ができていないと案内に時間がかかってしまい、予約を希望してきたお客様を長く待たせる結果となってしまいます。

備品や設備の管理が大変

コワーキングスペースには、プリンターやWiFi環境、電話やプロジェクターといった備品の設置が求められます。

備品や設備の充実具合をコワーキングスペース選択の基準としているお客様もたくさんいますので、予約タイミングでの問い合わせにも対応できるよう、自身が管理するコワーキングスペースに備えられている備品は詳細に把握しておきましょう。

管理が不十分で備品の不具合が多いコワーキングスペースでは、お客様の満足度を満たせずに利用者が減る原因になってしまいます。

コワーキングスペースに予約システムを導入する効果

ここでは、コワーキングスペースの煩雑な予約管理をシステム化するメリットを紹介します。
予約システムを導入して予約業務の効率化を図り、トラブル発生のリスクを回避しましょう。

予約業務が効率化できる

予約システムを導入すれば予約の受付が簡単かつ正確に行えます。

コワーキングスペースはお客様によって利用時間・期間が大きく異なるため、管理ミスが起こりやすくトラブル発生時のリスクが高いです。

システム化すれば予約の入力作業を大きく減らせますので、顧客情報の入力間違いや予約の取り間違い、ダブルブッキングなどの人的ミスを回避することができます。

また、顧客情報を一元管理できるシステムを導入すれば、過去の予約履歴やお客様の利用傾向を一目で把握することができるため、コワーキングスペースの経営戦略立案がとても簡単になるでしょう。

さらに、多くの予約システムはネット予約にも対応しているため、電話で予約対応をする手間を削減することにも繋がります。

情報を管理しやすい

予約システムでは、システムに搭載された専用のスケジュール表やカレンダーを利用して予約を管理します。
予約内容の入力や検索をシステムがサポートしてくれるため、空き状況や先のスケジュールを簡単に把握できるでしょう。

機能が充実している予約システムなら、お客様に合わせて予約枠を細かく設定したり、担当者別に画面の表示を分割したりすることもできます。
そのほか、備品や設備のチェックも同じシステム内で可能です。

経営戦略に利用できる

予約システムに顧客情報管理機能がついていれば、過去にサービスを利用されたお客様の情報を参照して経営戦略の立案に役立てることができます。
自動分析にも対応しているため、専門的な知識がなくとも分析が可能です。

コワーキングスペースの予約受付に欲しい予約システムの機能や選び方

ひとえに予約システムとはいっても、予約システムによって機能や用途は様々です。
ここでは、コワーキングスペースの経営に必要な機能について紹介します。

予約機能が充実している

たくさんの機能を搭載している予約システムの方が対応の幅は広いですが、本命の予約機能が弱くては業務の効率化が果たせません。

コワーキングスペースの運営では予約の把握や管理の難しさが特に課題であるため、予約機能が特に充実している予約システムを選ぶようにしましょう。

お客様が自分で予約するタイプのシステムである場合は、レイアウトがカレンダーやタイムスケジュールタイプの物を選ぶと、お客様が直感的に操作できるのでおすすめです。

予約枠の変更や設定の自由度が高い予約システムを選んでおくと、お客様の要望や急な予約にもスムーズに対応できるようになります。

顧客情報が管理できる

お客様の情報を収集し管理することはとても大切です。
顧客情報がしっかりと管理できていれば、予約対応のみならず、突発的なキャンセルや問い合わせにも柔軟な対応ができるようになります。

また、細かな顧客情報は経営戦略の立案にも利用可能です。
一からデータ収集を始める時間や余裕のない方でも、予約システムを用いてデータを分析することによって、手軽に経営戦略を考えられるようになることでしょう。

シンプルで使いやすい操作性

シンプルな操作性の予約システムを導入することができれば、その分システム操作の習熟にかかる負担を軽減することができます。

他の業務に影響を与えることなくシステム化を始められるよう、予約枠やスペース間の設定や変更が容易にできるシステムを選択しましょう。

コワーキングスペースの予約システムおすすめ5選

これからシステム化を始めようと考えている方や小規模経営者の方の場合は、予約機能の対応幅や導入にかかるコストに注目して選ぶとよいでしょう。
導入の手間やコストを最小限に抑えることによって、予約業務の効率化をより早く実感できます。

ここではコワーキングスペース運営の予約管理におすすめなシステムを紹介します。

ResKa

ResKaは、従来の予約システムが抱える問題点を改善して使いやすさをとことん追求した予約システムです。
予約と顧客情報管理に特化しており導入にかかるコストが少なくすむため、小規模なワークスペース運営を行っている方にイチオシといえます。

予約と顧客情報が一度に管理でき、画面のレイアウトや予定表のカスタマイズが自由自在であるほか、コワーキングスペースに会員登録したお客様の利用状況や前回来店情報も即座に参照が可能です。

タッチパネルによる直観的な操作に対応しているため、基本的な操作を素早くマスターすることができるでしょう。

また、きめ細かな情報管理が可能で、記録した情報は次回来店の特典やお知らせ、集客に活用できます。
個人情報は世界最高レベルのセキュリティを有するAWSで管理されるので、機密性も抜群です。

オンライン化を進めるための第一歩として予約業務をシステム化したい方や、予約業務を他のタスクと切り分けて特化して管理したい方などにおすすめできる予約システムといえます。

詳しくは以下のページもご参照下さい。

RESERVA

RESERVAには、カード決済機能など、コワーキングスペース向けの予約システムが用意されています。

また、スマートロック連携が備わっているのでコワーキングスペースの入退室自動管理が可能になるほか、お客様への事前アンケート機能もあり、要望や評価を知ることができます。
もちろん、そうして蓄積した統計からスペースの改善や満足度の向上、集客に必要な経営戦略を立案することも可能です。

無料プランから始められるので、手軽にオンライン予約を始めたい方におすすめといえるでしょう。

詳しくは以下のページもご参照下さい。

リザエン

リザエンの予約システムには、コワーキングスペース運営に必須ともいえる備品の管理機能や、予約受付を自動化することのできるサポート機能が搭載されています。

リザエンはお客様の満足度を第一に考えた予約システムです。
予約の取りやすさや利用しやすさ、予約忘れ防止対策まで、細やかなサービスが可能であるため、お客様主体の予約形態を取りたい方におすすめです。

詳しくは以下のページもご参照下さい。

SelectType

SelectTypeは、時間単位予約とコース予約ができるテンプレートや、予約の受付時に備品レンタルが選択できる機能などが備わっている予約システムです。

ホームページ作成機能や予約カレンダー上に画像を掲載する機能もあるため、コワーキングスペースの施設案内やサービスのPRにも使うことができます。

また、SelectTypeには、無料プランを含んだ7つものプランが用意されているため、導入コストを柔軟に調整可能です。
コストとの兼ね合いを考えつつ、システム化の幅を広げたいという方におすすめといえるでしょう。

詳しくは以下のページもご参照下さい。

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVEは2010年からサービスを提供している予約システムの老舗企業で、15年以上に及ぶ予約管理サービスの中で4,000件を超えるシステムに携わってきました。

予約システムの導入前には多数の実績から得たノウハウを駆使して、課題の洗い出しから運用の方向性提案までを行ってくれます。

予約機能や管理機能が充実しているのはもちろんのこと、予約サイトでアクセス地図の登録や特定メニューのURL作成が可能であるなど、プラスアルファの機能性にも優れています。

休日・祝日設定や備品の在庫管理機能など、他社には少ない機能がある点も特徴です。

詳しくは以下のページもご参照下さい。

まとめ

社内のシステム化を推し進める場合は、新規導入したシステムを使いこなすまでに時間や労力を要するため、それが業務上の負担になってしまう場合が多くあります。

同時並行してたくさんの業務をシステム化することは非効率であるため、まずはコワーキングスペース運営において課題である予約業務を、予約システムに一任してしまうのはいかがでしょう。

その際には、機能性よりも予約機能の性能に重点を置くと良いです。
どのサービスを取り入れるか迷う方は、今回紹介したシステムを参考に検討してみてください。