業務効率化と売上アップ！レンタルスペースにおすすめの予約システム5選

「稼働率があがらない」「リピーターを確保できない」レンタルスペースを運営するにあたり、このような悩みを抱えることもあるでしょう。

本コラムではレンタルスペースを運営する際に抱えやすい悩みや、それを解決するためのサポート役となる予約システムについて解説しています。

システムを導入することにより得られるメリットや選び方、おすすめの予約システムについても紹介しているためぜひ参考にしてみてください。

レンタルスペース運営で抱えやすい悩み

ある程度のスペースがあれば、比較的簡単に始められるレンタルスペース運営はスモールビジネスとして注目されています。

しかし、いざ始めてみると、さまざまな悩みに直面することもあるでしょう。
気軽に始められるビジネスではありますが、しっかりと運営できないと収入に影響が出てしまいます。

効率的な運営をするために、悩みを明確にして解決方法を見つけていきましょう。
レンタルスペースで抱えやすい悩みを解説します。

予約管理に手間がかかる

レンタルスペースにおいて、手間がかかる業務のひとつとして挙げられるのが予約管理です。

予約管理は電話やホームページで予約を受け付けるだけではありません。
予約変更やキャンセル対応、予約内容の入力業務などが発生します。

時間単位で予約が入ることが多いレンタルスペースでは予約管理業務は煩雑化するでしょう。

スペースや備品の管理に手間がかかる

レンタルスペースを運営するにあたり、スペースや備品の管理は必要不可欠です。

利用者のニーズにもよりますが、椅子やテーブル、プロジェクターなど、その時々で必要となる備品の種類や数は変わるため、準備を行うのも容易ではありません。

次の利用者が来る前に清掃し必要な備品を準備することも、負担と感じてしまうこともあるでしょう。
業務の一環ともなる備品補充なども手間となってしまいます。

収入が不安定

時間単位でレンタルするため、収入が不安定になりやすいのもレンタルスペース運営において抱えやすい悩みです。

収入が安定するまでは、先行きに不安を抱いてしまうこともあるでしょう。

リピーターの確保や集客ができないという理由から、稼働率があがらないという課題を抱えることも少なくありません。

リピーターが増えない

収入が不安定という悩みからもわかるように、リピーターが増えないことに課題を感じる運営者も少なくありません。

時間単位でのレンタルが主流となるため、利用者側が施設に対してあまり印象を持たないというのが理由のひとつとして挙げられます。

安定した収益を得るために、リピーターを増やすための販促やサービスを考える必要があるでしょう。

競合が多い

オフィスを縮小し、会議などはレンタルスペースを利用する企業も増えてきました。
このような背景から年々需要は高まっている傾向にあり、競合も増えてくるのは当然のことです。

競合の増加も、悩みのひとつとして挙げられます。
競合に打ち勝つためには、他社との差別化を明確にして顧客確保する必要があるでしょう。

しかし、顧客確保は容易なことではありません。
軌道にのるまでは、収入面においても厳しい状態が続いてしまうこともあります。

予約システムを導入するメリット

キャンセルや変更、お問い合わせ対応など予約受付業務だけでも手間がかかります。

予約受付に時間を取られてしまい、ほかの業務に支障が出てしまうこともあるでしょう。
小規模運営でも効率よく業務を行えれば、人員不足のカバーも可能です。

続いて予約システムを導入するメリットを紹介します。

24時間予約できる

収益を安定させるために、レンタルスペースではより多くの予約を取らなければなりません。

予約システムを導入すれば24時間予約が可能となるため、稼働率を上げたいときの心強いサポート役となるでしょう。
ほかのお客様の対応などにより電話が取れずに、予約を取りこぼしてしまうということも防げます。

営業時間外でも予約受付できる環境は、利用者側にとっても便利です。
電話予約するときの待ち時間からも解放されるのは、双方のメリットとなります。

予約管理の効率化

レンタルスペース運営で予約システムを導入することは、予約管理の効率化につながります。

システムを導入すればリアルタイムで予約状況を共有できるため、ダブルブッキングを防いだり確認作業の手間を省けたりとさまざまなメリットをもたらすでしょう。

予約電話の対応や手動入力にあてていた時間も軽減できるため、別業務の質向上につなげられます。

利用状況の可視化ができる機能がついているものを選べば、稼働率のチェックも簡単です。

予約の際に空いている枠が利用者も把握できれば、効率よく予約枠も埋まります。
予約枠が把握しやすい環境を作ることで、機会ロスを軽減できるでしょう。

人為的ミスによるリスク回避

電話予約の場合、聞き間違いや入力不備による人為的ミスは免れません。
しかし、予約システムを導入すれば基本的入力は利用者が行うため、人為的ミスは軽減できるようになります。

予約に特化している機能が導入されているため、予約変更やキャンセルなども対応しやすくなる点もメリットです。
エクセル入力などで管理するよりもスムーズに対応でき、スタッフ間での共有もしやすくなるでしょう。

顧客情報管理がしやすくなる

予約システムでは顧客情報を管理する機能が備わっています。
利用者の情報を把握できれば、利用頻度や利用時期などを明確にすることが可能です。

顧客情報を管理することで、利用時の準備もスムーズに行えるようになるでしょう。
セキュリティ体制が整っているシステムが多いので、必要な情報を安全に管理できます。

集客に繋げられる

予約システムを導入し顧客情報を管理できれば、利用状況のデータ化が可能です。
データを分析することで利用が増える時期や利用者の層、利用頻度の把握ができます。

利用者の声を集めればサービス向上につなげられ、顧客データを活かせれば効果的なマーケティングにつなげられます。

レンタルスペースの利用者の満足度をあげられれば、リピーター確保も期待できるでしょう。

備品管理が簡単になる

利用者が快適に使用できる環境を整える必要があります。

環境を整えるために必要な備品補充も、レンタルスペースにおいて手間がかかる作業のひとつです。

しかし、システム内で備品在庫の確認ができれば、スペースごとにチェックする手間が省けるようになります。
記憶違いや数え間違いなどによる備品発注ミスも軽減できます。

また、時間単位でスケジュールを組めるシステムを利用することで準備にかかるインターバルを設けられるため、余裕をもって準備できるようになるでしょう。

レンタルスペースで導入する予約システムの選び方

レンタルスペースを運営するにあたり、予約システムを導入することはさまざまなメリットをもたらします。
しかし、種類豊富なシステムの中でどの機能が自社にあっているのか悩んでしまうこともあるでしょう。

システムを導入する際には、自社にマッチしたものを見つけることが大切です。
レンタルスペースにおいて予約システムを導入するときの選び方のポイントを紹介します。

操作しやすいもの

予約システムを選ぶときには、企業側にとっても利用者にとっても簡単に操作しやすいものを選びましょう。
利用者の中にはインターネットに苦手意識を持つ人もいます。

複雑なシステムは予約登録の段階で離脱される可能性もあるため、場合によっては機会ロスにつながりかねません。

多機能・高機能を求めるよりは、まずは直感的に操作できるシンプルな機能性であるかが選ぶときのポイントです。

利用者はスマホから予約することもあります。
各デバイスにおいての操作性も選ぶときの判断基準となるでしょう。

必要な機能が揃っているもの

予約システムを選ぶときには、自社がどのような機能を求めているかを明確にしておきましょう。
多機能であっても活用できなければ、コストだけがかさんでしまいます。

自社のレンタルスペースの規模に合っているかも判断基準のひとつです。
規模が大きくなると必要になる機能も多くなりますが、小規模であれば、機能を使いこなせない可能性があります。

全体の業務内容・量と提供したいサービスの質、そして予算のバランスを考えて、機能を選択してください。

予算にあったもの

レンタルスペースにおいて予約システムを選ぶときには予算を明確にし、継続して使用できるものを選びましょう。

無料トライアルは積極的に使用し、予算内でも求めている機能が備わっているのかチェックしておくと安心です。

導入する機能を増やしているうちに高額になってしまったということがないように欲しい機能を明確にしたうえで、透明性のある料金プランが設定されているものを選びましょう。

クラウド型のものを選ぶと、比較的コストは抑えられます。

同業種での利用実績があるもの

予約システムによってそれぞれ特徴が変わります。
人気があるからと言って、自社のレンタルスペースに合うとも限りません。

ホームページに利用実績を明記している企業もあるため、参考にしてみましょう。

同業種での利用実績が多ければ、自社が求めている機能がより多く搭載されている可能性が高いです。
企業が取り入れている機能を参考にできる点も、メリットとして挙げられます。

セキュリティ対策が万全のもの

レンタルスペース運営に限ったことではありませんが、オンラインシステムを利用するにあたりセキュリティ対策がしっかりしているものを選ぶのは重要なポイントです。

クレジット番号や利用者の氏名、住所などシステム内では多くの個人情報を扱います。
利用者の個人情報の漏洩は信用を失ってしまう原因となるため、防がなくてはなりません。

予約システムを選ぶときの優先事項のひとつとして、どのようなセキュリティ対策がとられているのかを確認しましょう。

既存の予約システムと連携できる

すでに自社でホームページを運営している場合もあるでしょう。
活用しているシステムと連携できれば、集客につながるだけではなく予約管理がしやすくなります。

また、予約システムの乗り換えを考えているときには、データ移行ができるものを選べば管理している情報をそのまま使用できます。

レンタルスペースにおすすめの予約システム5選

時間ごとの予約や備品の管理、準備など、レンタルスペースを運営しているとさまざまな業務が発生します。
少人数で運営しているとそれらの業務が負担となってしまうこともあるでしょう。

効率良い業務ができると、質の良いサービス提供や効果的な販促企画に時間を割けるようになります。

ぜひ自社が求めているものとマッチした予約システムを見つけて、業務の効率化を目指しましょう。
レンタルスペースにおすすめの予約システムを紹介します。

ResKa

レンタルスペースに導入する予約システムでおすすめなのがResKaです。
予約管理、顧客情報管理をひとつのソフトで管理できるため業務の効率化につながります。

管理している情報はAWSが管理し定期的にアップデートを行っているため、高いセキュリティレベルを求めている際にもおすすめです。

1回の予約時間も店舗ごとに設定可能。
臨機応変にカスタマイズできるため、予約の間にインターバルを設けたいときにも便利です。

直感的に入力できるシンプルな操作性も特徴となっているため、インターネットが苦手な人でも取り入れやすいでしょう。

RESERVA

初めて予約システムを利用する人でも安心して利用できるように、導入前と導入後のサポート体制を整えているのがRESERVA。
導入前後のサポートをお願いしたい方におすすめです。

予約ページのURLは店舗やメニューごとに専用のものを発行しているため、自社で運営しているホームページとのリンクも簡単に行えます。

予約完了時や利用前のリマインドメールなどの自動送信機能も搭載されているため、レンタルスペースにおいての受付業務の負担も軽減できるでしょう。

ChoiceRESERVE

レンタルスペースのような時間貸しの予約システムを得意としているのがChoiceRESERVEです。

利用者が気軽に、かつ便利に使えるような機能が搭載されています。

時間ごとの予約状況が明確に可視化されているため、都合のつく時間を直感的に予約できるのは利用者にとっても、自社にとってもメリットです。

予約時にはオンライン決済やクレジット決済を導入できるため、受付業務の効率化にもつながります。

STORES 予約

スペースとともに備品予約も同時にできたり、クレジット決済が可能だったりと予約受付業務の効率化を狙えるのがSTORES予約です。

SEO対策や、自社ホームページに予約カレンダーへアクセスできるバナー設置機能なども簡単にできるため集客に悩んでいる方にもおすすめです。

キャンセル待ち機能を設定すれば、空き枠も効率良く埋められるようになるでしょう。
予約件数や予約ページ公開数に合わせて利用プランを選べます。

リザエン

外部システムとの連携を考えている場合におすすめの予約システムがリザエンです。
自社が管理しているデータを一元化させることで、より業務の効率化を目指せます。

予約枠ごとにオプションや入力項目を設定できるため、予約管理の手間やミスを軽減できるでしょう。

SSL暗号化やウイルス対策ソフトの導入などセキュリティ対策に力を入れているのもリザエンの特徴です。

備品管理機能やスマートロック機能、インターバル自動設定など少人数でレンタルスペースを運営しているレンタルスペースの力強いサポート役となります。

最適な予約システムを導入して悩みを解決しよう

比較的始めやすいスモールビジネスとして注目されているレンタルスペース。
各企業においてオフィスの縮小化が進んでいる現在、ますます需要は増えてくるでしょう。

しかし、本記コラムでも紹介しているようにレンタルスペースを運営していると予約と備品の管理や準備、顧客管理などの悩みに直面します。

それらの悩みを解決に導くためのサポート役となるのが予約システムです。
多機能、高機能も大切ですが、まずは自社が求めている機能があり、簡単に操作できるものを選びましょう。

今回紹介した選び方のポイントや、レンタルスペースにおすすめの予約システムをぜひ参考にしてみてください。