効率的なレンタルスペースの運営におすすめの予約システム5選！

レンタルスペース運営はお部屋や場所を提供するビジネス。
時間をかけず簡単に始められる一方で、予約取り間違いのリスクや変更の手間などのデメリットがあります。

予約システムなら手間のかかる予約業務を軽減し、効率的に管理が可能。

今回はレンタルスペースの運営に最適な、予約システムの機能やかかる費用を解説します。
また、無料から始められるものから優良なシステムまでおすすめを紹介するので、ぜひ参考にしてください。

レンタルスペース経営の課題

レンタルスペース経営は簡単に始められ、個人事業主や本業の傍ら、小さく始められるスモールビジネスとして人気があります。
また、一時的な利用はレンタルが主流になりつつある現代社会では、レンタルスペースの貸し出しは需要が高いです。

気軽に始められるレンタルスペース経営ですが、効率的に経営できなければ本来のビジネスの魅力も半減します。

まずはレンタルスペース経営の課題や悩みを解説します。
より効果的に経営するために起こり得る問題を把握しておきましょう。

リピーターが増えない

住居やオフィスなどの賃貸契約とは違い、レンタルスペースは数時間の貸し出しです。
毎日、予約がコンスタントに入るわけではありません。

利用者側にとってもレンタルスペースを頻回に利用しない場合、同じ連らるスペースに依頼することは少ないです。

さらに、数時間の利用ではどのサービス会社が特別だったという印象にもなりにくく、リピーターが増えないのが現状です。

リピーターの確保は売上アップに必須であり、他者との差別化やより印象深い接客など戦略が必要になります。

備品管理が必要

レンタルスペース運営では、直接お客様に接待する頻度が少ないですが、利用者が使った後の設備清掃や、備品補充の管理が必要になります。

時間貸しであれば、1日のうち、次の利用者の予約時間までに部屋の清掃・備品補充をしなければなりません。

そのための時間や備品管理が必要になるので、全く手間をかけず運営することは不可能です。

予約の受付や管理の手間がかかる

レンタルスペース経営で手間がかかる業務が予約受付や管理です。
受付業務では、予約を取るだけでなく、予約の変更やキャンセル、問い合わせなどにも対応しなければなりません。

予約の管理がしっかりできていないと誤った情報を入力したり閲覧してしまったり、問い合わせにもスムーズに対応できません。

誤った情報で予約を取ってしまうと、ダブルブッキングになったり効率的なレンタルサービスの提供ができなかったりします。

競合が多い

レンタルスペース経営は小規模から始められるスモールビジネスとして既に人気です。

利用頻度の少ないものはレンタルが主流になりつつ現代社会では、レンタルスペースも需要が高くなっています。
そのため、小規模から始める場合には特にビジネスが軌道に乗るまで厳しい状態が続くかもしれません。

一方で、利用のしやすさやサービス向上など小さなことでも他社と差別化できるものが見つかれば、利用者の増加も期待できます。

ただ運用するだけでなく、利用者のデータや貸し出し状況から自社の強みを分析し、差別化を図ることが重要です。

予約システムを導入する効果

レンタルスペースを経営する上で、予約業務は必須の業務です。
予約の受付から変更、キャンセルまで、予約業務は手間のかかる作業が多く、いかに効率化するかが重要になります。

予約業務を、スタッフの手間をかけずに効率化するには予約システムの導入が最適です。
小規模経営の店舗では特に人員不足を補うためにも予約業務のシステム化・自動化は必須ですが、その他のメリットについても解説します。

予約受付の手間が減る

予約受付を従来の台帳運営やエクセル管理していると、記入や入力にも手間がかかります。

予約システムを導入すれば、予約から問い合わせまで、多様な業務を自動で行うことが可能。
予約のたびに一件一件対応する必要がなくなり、受付の手間が大幅に削減されます。

特に、他に本業がある場合などはレンタルスペースの運営に時間をかけられません。
予約を自動で受付できれば、本業に携わる時間にも予約を入れられるようになり、より効率的な経営に近づきます。

ダブルブックキングなどのリスク回避

予約システムを用いるメリットのひとつに、予約を把握しやすいという点があります。
予約に特化したシステムなので、他のツールやエクセルを使うより予約を管理しやすいのが特徴です。

予約の管理がしやすいと変更やキャンセルにも迅速に対応でき、間違った予約を入れる心配もありません。
変更時の入力ミスやキャンセルの削除ミスなど、人の手を介する機会が減るだけトラブルのリスクが減ります。

顧客情報管理で差別化を図る

顧客情報が管理できる予約システムであれば、差別化を図ることも可能です。

利用者の情報をもとに、より利用しやすくなるような事業の戦略を立てたり、利用者に特典や限定サービスなどの案内メッセージを送ったりすることで、サービス向上とリピーターの増加が期待できます。

備品の在庫確認も簡単に

油断するとなくなっている備品の管理も、予約システムで管理することができます。
さまざまな情報を記録しておける予約システムなら、スペース別の情報を登録したり備品や設備の状態を記載したりできます。

これまでいちいちスペースごとに在庫確認を行なっていた場合には、システムをチェックするだけで在庫が把握できるようになります。

システム内での管理なら在庫数も一目瞭然です。
目視での確認よりも在庫数の数え間違いや思い違いのミスが減り、備品が足りないトラブルや発注しすぎるミスも防げます。

レンタルスペースの予約に最適な予約システムの機能と選び方

予約システムは多種業に導入されており、予約システム自体も提供しているサービスによってシステ管理できる内容はさまざまです。

その中からレンタルスペースの予約に最適なシステムを選ぶためには、どんな機能が必要か明確にすることが重要です。

ここでは、レンタルスペースの予約受付に取り入れたい機能と選び方を紹介します。

予約と顧客情報管理ができる

予約だけでなく、顧客情報がひとつのシステムで管理できれば複数のツールを使う必要がありません。
予約から顧客情報を迅速に調べられるので、予約の変更を間違ったり、利用者を待たせたりする心配がありません。

また、顧客情報は予約変更や利用後のサービスアピールにも必須です。

一度利用した利用者にリピートしてもらうためにお得な情報や特典をつけたサービスを案内するメッセージを送ったり、定期的にキャンペーンなどを行なって利用してもらう機会を作ったりと、顧客情報に記載されているデータをもとに戦略を練ることができます。

操作性が高い

誰でも使いこなせるシンプルなものなら、システム導入に手間がかかりません。
例えば、タッチパネルで操作できたり、直感的な操作ができたりするシンプルさがあれば、管理する側にとっても、予約する側にとっても操作がしやすいでしょう。

予約システムを導入する場合は多機能や高機能に注目しがちですが、どれだけ早く使いこなせるかも経営のロスを防ぐために重要です。

導入が簡単であれば慣れるのも早くなり、予約システムの効果をより早く感じることができます。

クラウド型なら初期費用を抑えられる

予約システムにはクラウド型とオンプレミス型があります。

クラウド型はサーバを店舗などに設置せず、インターネット上のサーバを利用しているのに対し、オンプレミス型はサーバの設置が必要です。

開発会社に依頼すると一般的に300万円以上かかり、自社で一から開発する場合も30万円程度の初期費用がかかります。
初期費用が高くなるオンプレミス型ですが、通信が安定し、速度が速いメリットもあります。

しかし、現在は手軽に利用できるクラウド型が主流になっています。

クラウド型は、サーバを院内に新たにおく必要がなく、サーバ代としての初期費用を抑えられます。

また、利用料も様々で、必要な機能の種類などからぴったりのものを選べることもメリット。
レンタルスペース経営を初めて始める方や、費用面で不安な方にはクラウド型の方が安心です。

既存予約システムとの連携機能

今まで使っていた予約システムがある場合には、そのデータが簡単に移行できるかも重要です。

今まで別のツールやシステムで保管した顧客情報なども同一のシステムで管理できれば、いくつもシステムやツールを管理する手間が省け、管理や確認がスムーズになります。

予約ポータルなどと契約している場合には、外部と連携できる機能があればより使いやすくなります。

レンタルスペースにおすすめの予約システム

ここまでレンタルスペース経営に必要な予約システムの機能や選び方を解説しました。

個人や少人数で運用する場合こそ、予約や管理の手間を省く予約システムの効果は大きいです。
自社のサービスに必須の機能が分かれば、次は最適な予約システムを選んでいきましょう。

予約システムは用途や企業の規模によって異なり、システムを提供するサービスも多いです。
種類が多すぎて選べない方のために、実際におすすめの予約システムを紹介します。

ResKa

ResKaは予約と顧客情報の管理に特化した予約システムです。
2018年からサービス提供を始め、業界の中でも比較的新しく、「使いやすさ」を重視したシステムになっています。

ResKaの特徴とメリットは以下の通りです。

• 予約と顧客情報が一度に管理できる
• タッチパネルを利用した直観的な操作性
• 顧客情報のレイアウトやスケジュールのカスタマイズも自由自在
• アップロードで他のシステム情報もまとめて管理

機能のシンプルさと高い操作性が特徴で、操作が簡単なので初めて予約システムを導入する方にも安心。

マルチデバイス対応で、場所も対応機器も選ばず管理できます。
必要な機能だけで素早く導入効果をみたい方にもおすすめの予約システムです。

Airリザーブ

Airリザーブの無料プランには、無料とは思えない程の機能が充実しています。
まずは無料で試してみたい方にもおすすめ。
大手リクルート会社のサービスなので使いやすさはもちろん、信頼性も高く安心です。

Airリザーブの特徴とメリットは以下の通りです。

• 電話もネットも予約情報を一元管理
• 直感で操作できるシンプル仕様
• Googleカレンダーと連携できる
• 貸出備品の管理機能で在庫管理もらくらく

リクルートが提供するサービスと提携すれば、会計から決済、予約管理から経営改善まで全てシステム内で行うことができ、煩わしい予約業務が一気にシステム化されスムーズになります。

予約リマインダー機能でキャンセル防止にも対応可能です。

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVEはシステム導入の提案から運用サポートまで手厚く行なってくれるのが特徴です。
予約システム歴15年以上の実績を持つ、実力派サービス。
ITは苦手だけど、やりたいことはたくさんあるという方に特におすすめです。

ChoiceRESERVEの特徴とメリットは以下の通りです。

• 予約管理の専門チームが導入から運用までサポート
• 机や椅子の配置、プロジェクターなどの準備にも対応
• 4,000件を超える導入実績あり
• 予約時にクレジットカード決済が可能

セキリュティへの取り組みもハイレベルで、高い情報セキュリティを確立しています。

圧倒的な信頼と実力で、他業種のシステム導入に携わり、大企業から個人経営の店舗まで幅広く対応可能。高品質でハイレベルなシステム導入が期待できます。

リザエン

リザエンの予約システムは200以上の業種に対応可能で、利用開始後すぐに始められます。

セキリュティとカスタマイズ性の自由度が高く、⾃治体や官公庁にも導入されている厳格なシステム・サーバーです。

リザエンの特徴とメリットは以下の通りです。

• 上場企業やグローバル企業にも携わる20年以上の運用実績
• 専門サポートチームが導入から運用までサポート
• 24時間365日の監視体制と高水準のセキュリティ
• カスタマイズ性が高く個別の設定が可能

高品質なサービスですが低価格プランもあるので、まずは少しずつ利用してみたい場合にも使いたい分だけ選べます。

予約システムで利用したい機能がたくさんある方や、他社では対応できない独自のカスタマイズをしたい方におすすめです。

RESERVA

RESERVAは登録事業者数20万社以上の実績を持つ予約システムです。
プランは5つに細かく設定されているので、使いたい機能があるプランを選んで利用できます。

無料プランでは予約受付・顧客情報管理のほか、多数の機能が制限期間なく0円で利用できます。

RESERVAの特徴とメリットは以下の通りです。

• ネット上で登録、導入3分で予約サイトが作れる
• シンプルな操作性
• オンライン決済が可能
• 自動メール・メルマガ配信

オンライン事業に特化しているため、オンラインで必要な機能が揃っていますので、ネットで全て完結させたい方や、手軽に導入したい方におすすめです。

無料プランでも基本機能に加えて、キャンセル機能やクーポンの発行まで充実した機能が使えます。

まとめ

レンタルスペース経営は、空きスペースを提供して場所を有効活用できるビジネススタイルです。
また、小さく始められるスモールビジネスのため、個人事業主や本業の傍らでの経営にも向きます。

一方で、予約受付や顧客管理、在庫確認など手間がかかるデメリットがあるので、解消する方法のひとつとして、予約システムの導入がおすすめ。

予約システムを導入すれば、予約業務の自動化や顧客管理の効率化につながります。

予約システムを導入する場合には、レンタルスペース経営に適したシステムを取り入れることが重要。
また、これから始めるなら、多機能性のものよりシンプルで使いたい機能だけに限定した方が導入もスムーズです。

今回紹介したおすすめの予約システムは全て初期費用を抑えながら、スムーズに導入できるものです。
まずは使ってみたいという方はぜひ検討してみてください。