必見！民宿施設に便利な予約システム を徹底解説

コロナ禍のなか、徐々にホテルや民宿施設を利用される方も増えてきたのではないでしょうか。

そんな中、家族経営など少数で経営されている民宿や急に利用客が増えた民宿では、予約の受付業務に追われて他の業務をするまでに時間がかかってしまうこともあるはず。

事務作業を減らしたい方や業務を効率的に行ないたいと考えている方にぜひ活用していただきたいシステムをご紹介！

民宿施設に予約システムは必要？

家庭的な温かさやホテルよりもリーズナブルな点から人気のある民宿ですが、民宿施設を運営するにあたって、受付業務の管理をしてくれるような予約システムの導入は必要なのでしょうか？

運営する際の業務内容を考えながら、必要性について見ていきましょう。

24時間受付で集客力UP！

民宿を運営するにあたって、もっとも重要と言える業務のひとつとして受付業務。

受付といっても、お客様からの予約受付業務のほか、キャンセル処理やチェックインからチェックアウトまでのやり取りなど多岐にわたります。

これらの業務を電話やメールでされている場合、予約を完了させるまでにお客様との直接のやり取りが必要になってくるのでどうしても手間と時間がかかってしまうのが現状です。

また、24時間常駐していつでも予約を受け付けることができないため、忙しい時間帯や業務時間外の予約受付を逃してしまうなど集客にも影響が及ぶのではないでしょうか。

そこで予約システムを導入することにより、受付担当が24時間いなくてもお客様はネット上でいつでも気軽に予約をすることが可能。

最近では、電話でのやり取りや時間や手間がかかってしまいそうなやり取りを面倒に感じてしまう人も多いため、こうした手軽さは集客力のアップが見込めます。

しかも、空いている日時も一目でわかるため、顧客側も管理者も分かりやすいです。

現在、受付業務を負担に感じている方や事務作業を減らしたいと考えている方はぜひ、予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

人手不足の解消

民宿の運営は、家族経営や少数での自営業をされている方も多いと思います。

そこであげられる問題の1つが人手不足。

少人数で運営する場合、受付やキャンセル処理、決済のほか顧客データの管理など重要な業務を少人数で行なうには限界があり、繁忙期にはなかなかすべてに手が回らず回転率が悪くなることもあるのではないでしょうか。

そのような時こそ予約システムを活用し、すべての業務を一括することをオススメします。

後ほど記載しますが、予約システムは予約の受付だけでなく、決済処理や顧客データの管理など様々な機能があります。

それらの業務を一括することにより、少人数での運営でも業務を効率的に行なうことができ、事務処理のほとんどを予約システムが行なってくれるので他の業務に集中して取り組むことが可能。

また、予約システムを活用することにより人手不足を気にすることもなくなるので、人件費削減にも繋がるのではないでしょうか。

民宿に必要な予約システムの機能

民宿施設での予約システムの必要性をみていきましたが、具体的には一体どのような予約システムが必要なのでしょうか。

様々な機能があるなかでも、民宿運営において必要な機能や便利なシステムをご紹介します。

自身の運営スタイルにあった機能を探してみてください。

予約管理機能

まず1つ目にご紹介するのが、予約管理機能です。

民宿運営において欠かせない機能の1つですが、宿泊日時や人数の管理のほか、お客様が希望条件を絞って宿の検索ができる機能など、システムによってもさまざまなスタイルの予約方法があります。

なかでも、運営している民宿の個性を十分にアピールできるように、レイアウトを自由自在に扱えるシステムや予約管理機能がオススメ。

お客様が営業時間などを気にせず、いつでもWeb上で予約できる環境を作るためにもぜひ取り入れたい機能です。

顧客管理機能

続いて、顧客管理機能についてご紹介します。

予約の管理と同様に顧客管理も重要な機能の1つ。

顧客管理機能とは、予約すると同時に名前や性別、年齢などの顧客情報を入力してもらい、データとして管理することです。

この機能を導入することによって運営する側で入力する手間を省けるほか入力ミスを減らすことができるので、今よりさらに業務を効率化させたい方は活用しましょう。

また予約されたお客様の情報をもとに、どのプランが人気なのか、どの年齢層がよく利用されているのかなどの傾向を分析することができ、よりお客様の希望に沿った内容に近づけることで集客に繋がります。

決済機能でスムーズに支払いを

民宿に限らず、現在はどんな場面においてもキャッシュレス決済が主流になってきました。

キャッシュレス決済とはクレジットカードや電子マネーのほか最近ではQRコードでの決済など現金以外のお支払い全般のことを言いますが、民宿の場合、ホテルのような受付がないためキャッシュレス決済や事前決済をされているところがほとんどかと思います。

予約システムでは、キャッシュレス決済も同時に導入することができるので、受付での支払い処理の手間がなくスムーズに決済を行なうことが可能。

また、事前決済をすることにより直前のキャンセルを防ぐことが可能なので、予約管理機能と一緒に活用していただきたい機能です。

民宿施設にオススメの予約システム5選！

予約システムの必要性と具体的に必要な予約システムを見ていきました。

それらを踏まえて、民宿施設にオススメの予約システムを5つご紹介します！

システムごとの特徴を押さえながら、数多くの予約システムがあるなかでどれが自身の運営方法にあっているか選んでみてください。

ResKa

はじめにご紹介するのが、「ResKa」です。

ResKaの特徴として、予約と顧客情報の管理が同時に行なえるという点があります。

民宿施設での複数の事務業務を1つにまとめることができるので、少人数経営での繁忙期もスムーズに予約対応や顧客管理が可能。

また、単独店舗だけでなく複数の民宿を運営している場合にもResKaは活用できます。

複数の民宿を経営している方でも、顧客情報の管理機能は店舗ごとにさまざまな設定が可能なので、店舗の環境に合わせて情報管理を行なうことができるのも魅力です。

具体的な機能としては、オリジナルの情報管理シートを作成し、必要な情報のみをピックアップして自由自在に扱えることが可能。

どのようなスタイルで顧客情報の設定をすればよいかわからない場合でも、基本スタイルがすでに設定されているものもあるので初めて導入される方でも簡単に扱うことができます。

予約画面も予約管理をする画面もシンプルでわかりやすく、プランが選びやすい面も初めて導入する人に安心です。

「民宿に必要な予約システムの機能」でご紹介したように、顧客管理機能は運営する際の集客力アップにもつながる重要な機能の1つなので、民宿経営されている方に、ぜひ活用していただきたい予約システム。

1ヶ月無料で試せるので、利用してみるのもオススメです。

Select Type

次にご紹介するのは、「Select Type」です。

こちらの特徴としては、顧客側が宿を探す際に条件を絞って探せるように検索用タグの設定機能があることがあげられます。

使い方として、お客様が予約の際に「朝食付き」や「禁煙・喫煙」などの細かい条件やお部屋のプランを、タグの情報から検索することが可能。

お客様は、宿の希望条件をあらかじめ絞ることができるので、スムーズに予約を行なうことができます。

検索用タグのほかにも、メールマガジンの機能もついており、様々な機能を使いたい方にオススメ。

メルマガの活用方法としては、一度民宿を利用した顧客がリピートしていただけるような、お得な情報や定期的なお知らせなどを発信するなど、新しい情報を取り入れてシャアするような活用方法があります。

またSelect Typeは、選べるプランが豊富なので自身の運営スタイルにあったプラン設定がしやすいのも特徴。

システム導入を初めてされる方は、必要最低限の機能がそろったプランから導入してみるのも良いかもしれません。

ChoiceRESERVE

続いてご紹介するのは、「ChoiceRESERVE」です。

特徴としては、自身がもっているウェブサイトやブログなどの既存のHPと簡単に接続できることがあげられます。

チョイスリザーブでは、アカウントごとに個別のURLが発行されるので、ややこしい設定もなく自身のウェブサイトとリンクするだけで予約サイトと繋げることが可能です。

さらに、予約完了時には完了メールややリマインドメールを自動配信してくれるので、顧客側も予約内容をメールですぐに確認することができ、予定の見落としを防ぐことができます。

また予約システムを導入した際には、パソコンだけでなくスマホやタブレットにも対応しているので、機材を揃える必要なく、利用するモバイルデバイスに最適化された画面でいつでもどこでもシステムを利用することが可能です。

システム導入を難しく感じている方や、今ある機材だけで気軽に始めたい方は、ぜひチェックしてみてください。

Staysee

続いてオススメしたい予約システムは、「Staysee」です。

Stayseeの一番の魅力として、予約システムはシンプルな画面で面倒な手続き等なく気軽にできるところがあげられます。

予約状況の一覧画面において、運営する施設に合わせて自由にレイアウトすることができるので、自身の好みのスタイルで予約システムを設定することが可能です。

また、簡単な手続きでシステムを登録することができるので、導入するまでの手続きを億劫に感じている方はぜひ、無料トライアルなどを活用してからはじめてみてはいかがでしょうか。

さらに、宿泊施設の大きさに応じてリーズナブルな料金で利用することができるので、小規模から大規模の施設まで利用可能です。

さまざまな機能を駆使して予約機能を扱いたいという方より、複数のコンセプトの違う民宿を経営する方にオススメ。

宿シス

最後にオススメする予約システムは、「宿シス」です。

宿シスの魅力は、カスタマイズできる機能が豊富にあることがあげられます。

小中規模の企業を中心に利用されている宿シスですが、予約管理機能はもちろん、外税表示機能やメルマガ配信、空室お知らせサービスなど機能が多岐に渡るので様々な機能を導入してみたいという方にオススメの予約システムです。

多くの機能がありシステムの扱いが難しく感じられそうですが、プランの追加や写真の追加などの操作は簡単にできるように設計されているので、パソコン操作が不慣れな方でも扱いやすくなっているのも魅力。

現在使っている予約システムが物足りないと感じている方は、さまざまな機能が揃っている宿シスを活用してみてはいかがでしょうか。

5つのオススメ予約システムをみていきました。

このほか、規模別に予約システムの導入を検討したい方はこちらもぜひご覧ください！

▼「ホテル規模別のオススメ予約システム10選！」

まとめ

今回は、民宿施設においての予約システムの導入についてご紹介しました。

予約システムは、民宿施設の運営において事務作業の負担を軽減したい方や業務を効率的に行ないたい方に積極的に取り入れていただきたい機能ですが、無料で体験できるプランもあるので、ぜひ活用してみてください！