ゲストハウス予約システムおすすめ5選！効果や欲しい機能も解説

ホテル経営の抱える課題として、スムーズな予約管理やフロント対応ができない、従業員数が足りない、適切な顧客管理ができていない点があります。

宿泊管理のシステム化は、その課題を改善する有効な方法のひとつ。
ただ、システム導入にはインターネットの知識の必要性や料金の問題があり、踏み出せない方も多いです。

本記事では予約システムを導入する効果や必要な機能、ゲストハウスにおすすめのシステムを紹介します。

ゲストハウスによくある予約時の悩みごと

大規模なホテルや旅館と違い比較的小さな宿泊施設であるゲストハウスでは、人員的にもコスト的にも対応できる容量が限られます。
限られた運営の中で、効率的に経営しながら業績を上げていく必要があります。

小さな宿泊施設が持っている問題点の中でも、システム導入により解決できる可能性が高いのが次のような課題です。

• フロントでの予約業務・受付業務が多忙
• 従業員数が足りない
• 顧客リストの管理ができていない

このような問題を抱えている宿泊施設では、効率化による高い効果が期待できます。
問題点がホテル運営にどのように影響しているのか解説します。

フロントでの予約業務・受付業務が多忙

チャックインやチェックアウトに紙の管理簿やエクセルを利用していると、フロントでのやり取りに時間がかかります。
コロナの影響で非対面・非対応接客を始めたホテルも多いです。
そんな中、過度の対面対応はお客様にとってマイナス要素になります。

お客様対応を短縮するには非対面・非対応接触だけではなく、受付業務を最大限スムーズにすることで改善できます。

フロントでの長時間対応は密のリスクが高まり、現代の社会では急速に対処しなければならない問題です。
予約を受ける際にも、アナログ運用では予約状況が見づらくお客様を待たせたり、予約取り間違いをしたりするリスクがあります。
最悪の事態ではダブルブッキングにもなりかねません。

従業員数が足りない

人手が足りていないと、従業員1人に任せられる業務が増える一方です。
集客によりお客様が増えても対応に時間が取れず、宿泊施設の設備や客室清掃の品質低下にもつながる恐れがあります。

お客様への対応はお客様満足度にも影響し、1人あたりの業務が多いほど大切なお客様への対応が疎かになる可能性が高いです。
そのつもりがなくても、心の余裕がないと気づかないうちにお客様に不快を与えていることもあります。

従業員を増やさず膨大な業務を効率化するには、手作業で行っていた事務業務をいかにシステム化するかを考えていく必要があります。

顧客リストの管理ができていない

紙台帳やエクセル運用では、予約と顧客リストを同時に確認できません。
予約変更やキャンセルがあった場合にも対応に時間がかかってしまいます。

また、お客様の顧客情報はリピート率を上げるために貴重なデータです。
一度宿泊したお客様へ定期的なお知らせをしたり、リピート客へのサービス向上に活用したりできます。

他にも、顧客情報を管理していると経営戦略を立てる上でも有効です。
お客様の宿泊傾向や運営の動向が読めないと効果的な対策ができません。

顧客リストは作成するだけでなく、分析や統計を取ることで戦略的な運営につなげられます。

オンライン予約に対応していない

現代の社会では、ホテル業界でもオンライン予約が主流です。
時間のない人や電話のやりとりが苦手な人も多く、そのような人たちに対して機会損失になります。

また、オンライン予約は24時間対応がほとんどです。
自由に予約やキャンセルできるサービスが今後さらに多くなる一方で、電話対応のみの宿泊施設は、よりお客様に予約の不便さを感じさせてしまいます。

他にも、オンライン予約でなければ事前決済はできません。
オンライン決済には、お客様に対しては、非接触・当日支払いが不要というメリットのほか、ホテル側には無断キャンセルの回避につながります。

ゲストハウスに予約システムを導入する効果

現代の社会の流れでは、宿泊施設にも予約システムを導入することが必須になりつつあります。
個人経営のようなゲストハウスでも同様で、事務作業をシステム化することで無駄のない経営につながります。

全体的に運営に回せる資金や労力が少ない宿泊施設で、予約システムを導入する主な効果は以下のものです。

• 予約管理業務の効率化
• 従業員の業務軽減
• より効果的な経営戦略が立てられる

予約システムを導入する効果は複数ありますが、特に改善が必要なこれらの効果について解説します。

予約管理業務の効率化

紙の台帳やエクセルを使った予約で必ず発生する問題点が登録時や変更時の入力ミス。
入力ミスは人の手が介入するほど増えますが、どうしても回避することは難しいです。

予約の取り間違いやダブルブッキングはホテルの信用や評判に大きく影響するもの。
入力作業全般をシステム化することで、修正のたびにかけていた時間や手間が減り、ミスを避けるためのダブルチェックの作業も省けます。

より注意深い確認が必要な作業をシステム化することで、大きな業務削減につながるでしょう。

従業員の業務軽減

入力作業や変更にかかる時間や手間が大幅に削減されることで、従業員の予約や受付業務にかける時間を削減することが可能。
その分の時間は、お客様一人ひとりに丁寧な対応ができる心と時間の余裕となります。

また、業務負担が軽減した分、より行き届いた清掃や衛生状態の確認にも注力することが可能です。
気持ちのよい従業員と宿泊施設と満足されたお客様はリピートする確率も高まります。

従業員の負担を減らすことは、任せられる業務が増えるだけでなく、従業員の心の余裕と宿泊施設への貢献にもつながることが期待できます。

より効果的な経営戦略が立てられる

顧客情報を一括して整理できるシステムなら、蓄積したデータから経営戦略を立てることも可能です。
蓄積したテータには動向を見る他、戦略を立てて結果効率を見るなど、有効活用できます。

他にもお客様への定期的なフォローメールを送ったり、リピート客にはグレードをあげたおもてなしをしたり、顧客満足度を上げるためにも役立ちます。

ゲストハウスの予約システムに取り入れるべき機能

予約システムには多機能が揃った活用幅の広いものから、必要最小限の機能のものまであります。
一概に、高性能のものがいいとはいえず、それぞれ必要な機能を取り入れるべきです。

ゲストハウスは大手のホテルや旅館とは違い、個人や数店舗で経営していることが多いでしょう。
また、宿泊施設のコンセプトや狙うターゲット層によっても提供したい内容は異なります。

システムに必要な機能もそれぞれの宿泊施設で変わるため、欲しい機能に絞れば余分なコストをかけず、導入の手間も軽減できます。

なかでも、ゲストハウスで重視して取り入れたい機能は以下のものです。

• 予約管理機能
• 顧客情報管理機能
• シンプルで使いやすい機能性
• セキュリティの信頼性

これらの機能は、システムごとで内容が異なります。
どういったものが使い勝手がいいのかよく考えて導入しないと、後々使いづらいと失敗にもなりかねません。

それぞれの機能を比較する際に、よりゲストハウスが注目すべき点について解説します。

予約管理機能

予約システムで最も重要な機能です。
予約状況が一目でわかる管理しやすいものを選びましょう。

具体的には、自社のホームページと連携できたり、予約サイトを導入しているホテルではデータを読み込ませたり、外部サイトと連携できるものが扱いやすくなります。

予約数が少ない場合や外部の予約サイトを利用していない宿泊施設では、よりシンプルに操作できるものが導入の手間もかからず始めやすいです。

顧客情報管理機能

予約と同時に顧客情報を一括して管理できるものが便利。
顧客情報を別のツールで管理していると問い合わせやチェックイン時などに不便です。
同じシステムで操作できれば、対応がスムーズになり、お客様を待たせません。

また、顧客データは経営にも重要な情報です。
データとして蓄積されるので、お客様が宿泊する傾向が把握できます。

情報管理は保管だけでなく、分析や統計をとることでリピート率を上げたり経営を見直すヒントになったり有効活用できます。

シンプルで使いやすい機能性

システムが高機能であっても使いこなすのが難しいと、導入から効果を得るまでの時間や労力を費やすことになります。

特に宿泊施設ごとに特徴のあるゲストハウスでは、オリジナルの設定が多くなります。
複雑な機能が盛り込まれているよりも、カスタマイズ性、自由度が高いシステムが使いやすいです。

たとえば、店舗や従業員別の設定変更や、予約枠の調整やレイアウト変更が簡単にできると使いやすく、予約受付がより効率的になります。

セキュリティの信頼性

現在の予約システムの多くはクラウド型が主流。
クラウド型は情報漏洩リスクを気にする方も多いですが、セキュリティ対策しているシステムがほとんどです。

ただ、大切なお客様の情報を扱うため、より信頼できるシステムを選びましょう。
セキュリティの高さは、暗号技術であるSSL化や国際標準と同様のセキュリティを証明する「ISMS認証」を取得しているか、などで判断できます。

ゲストハウスにおすすめの予約管理システム5選を紹介！

近年のコロナ禍でのホテル業界の低迷に伴う改善や従来の経営方針見直しから、その改善方法の1つになる予約システムの需要が高まっています。
需要に伴い、予約システムを提供しているサービスもさらに増えています。

予約システムには、宿泊施設に特化したものや多業界に利用可能なもの、さまざまです。
経営する宿泊施設の規模や利用目的に適したシステムを選ぶ必要がありますが、忙しい経営の中では、システムを比較する時間さえない方も多いです。

「どんなものを選んだらいいか迷う」「簡単なものから取り入れてみたい。」そのような悩みに応えて、今回は、ゲストハウスに特に重要な機能が揃っているおすすめの予約管理システムを紹介します。

ResKa

ResKaは予約情報と顧客情報を一括して管理できる、業界内では比較的新しいサービスです。
他社の欠点を考慮したシステムで、使いやすさを最重要に作られています。

ResKaの主な特徴は以下のものです。

• 予約情報と顧客情報をワンストップで管理できる
• 予約状況の確認が一目でわかる
• 顧客情報のカスタマイズも簡単
• 初めて使う人でも安心の操作性
• 世界最高峰のセキュリティシステムを保持するAWSを採用

予約と顧客情報を同時に登録できるため、入力業務の効率化と入力ミス防止を同時に行えるのが何よりの強み。
他にも、シンプルな操作性の高さが特徴で、顧客情報のカスタマイズや予約枠設定やス従業員間での入力変更も簡単にできます。

グーペ

様々な業種で100,000人以上が登録しているシステムです。
豊富なデザインから最短1日でホームページを完成できるのが特徴で、自社サイトを作って集客したい方におすすめです。

グーペの主な特徴は以下の通りです。

• オンライン予約受付ができる
• SNSや外部サイト連携が豊富
• スマホでもコンテンツの更新が出来る
• 知識が無くても、ホームページ作成から予約まで運用可能
• 必須なセキュリティ対策も標準で備わっている

連携できるSNSや外部サイトが充実し、SEO設定が簡単にできるため、自社ホームページの作成から集客まで行いたい方におすすめです。
低コストから始めやすく、利用者の90％以上が従業員5人以下という、小さな宿泊施設に特化したシステムです。

STAYSEE

宿泊施設の規模に応じた料金設定で、使いやすさを追求した宿泊管理システムです。
「接客」に注力できるように開発され、ホテルから民宿やゲストハウスまで、ホテル業界の幅広い業態で利用されています。

STAYSEEの主な特徴は以下の通りです。

• 客室管理、顧客管理、売上管理が一括できる
• 予約サイトコントローラー連携が可能
• キャッシュレス決済の導入も簡単
• 追加機能で売上分析や清掃アプリも使える
• 1ヶ月無料付きの3プランから選択可能

低コストながら、多機能に優れたシステムです。
外部の予約サイトと連結したり、簡単にキャッシュレス決済を導入できたり現代のホテル運営にマッチしたシステムが利用できます。

追加機能が充実しているので、必要な機能だけ選んで使えるお得なシステムです。

GLOVIA

40年以上の開発実績を持つ富士通の高い技術で作られたシステムです。
システムとしての完成度が高く、経営課題を見据えた提案力、きめ細かなサポート力が魅力です。

GLOVIAの主な特徴は以下の通りです。

• 宿泊予約から顧客情報、売上管理まで一括管理できる
• 予約データの連携機能、タブレット等のスマートデバイス活用が可能
• 非対面非接触のチェックイン、チェックアウト機能
• 専門要員による24時間体制のサポート
• 世界最高水準のセキュリティで管理

機能性・将来性・使いやすさに特化しており、多様化するニーズや将来に備えた最新機能の利用が可能です。
充実した基本機能に加え、多様に選べるオプション機能では業界動向の変化や最新IT技術に応じたバージョンアップ、お客様のニーズに最適化されています。

RESERVA RESERVATION

63,000の事業者、官公庁、公共施設に導入されている実績を持つシステム。
小規模の宿泊施設に特化し、ゲストハウス向けに開発されたシステムがあるのが特徴です。

RESERVA Reservationの主な特徴は以下の通りです。

• クーポン機能で予約新規客や既存顧客のリピートを獲得
• 英語・中国語など5言語対応の予約システム
• 初期費用、月額費用ともに完全無料で始められる
• 10分ほどの設定時間で導入できる
• 最新セキュリティが自動更新

導入が非常に簡単で、永久無料で使えるフリープランがあるのが特徴です。
外国語対応なので、訪日外国人のお客様からの予約も可能なのも魅力。

他にも豊富な機能から必要に応じてグレードアップできます。

まとめ

多数にわたる予約システムから比較検討するのは大変で、意外に時間がかかる作業です。
忙しい経営の傍らでの導入は後回しになりがちがですが、システム化による業務効率への影響は大きく、今後の経営や顧客満足度向上にもつながります。

導入には、運営が軌道に載るまでに費やす時間や労力、利用効果が反映されるまでの期間が必要です。
小さな宿泊施設やそれぞれの特色を持つゲストハウスでは、特に必要な機能だけのシンプルなものが導入も運営もしやすくなります。

導入を迷っている方は今回の記事や紹介した予約システムを参考に、操作性や内容のシンプルなものから導入を検討してみてください。