説明会に役立つオンライン予約システムとは？おすすめのシステム5選を徹底比較!

公開日:2022.07.29 更新日:2022.08.03

イベントや説明会を開催する際、予約管理の作業はミスのないように徹底したいものです。

確認漏れやダブルブッキング、キャンセル処理のミスなど、できる限り顧客の不満や不安につながるデメリットは避けたいところ。

また予約管理は何かと作業がかさみがちで、スタッフの負担にもなります。

そこで、おすすめなのがオンライン予約システムです。

ここでは予約システムの機能や利用メリット、人気の予約システム5選を比較しながらご紹介します。

1 説明会の予約管理にオンライン予約システムがおすすめな理由
- 1.1 説明会にオンライン予約システムを導入するメリット
- 1.2 説明会にオンライン予約システムを導入するデメリット
2 説明会の予約管理で役立つに機能
3 説明会におすすめのオンライン予約システム5選！
4 まとめ

説明会の予約管理にオンライン予約システムがおすすめな理由

会社説明会や専門分野のセミナー、新商品・サービスのデビュー・イベントなど、参加者の予約管理を徹底するためにオンライン予約システムが役立ちます。

従来の電話予約やメール予約、店舗での予約受付では、ひとつの予約受付シートを複数のスタッフが手入力するため、ダブルブッキングや予約漏れ、キャンセル処理ミスなどのトラブルが起こりがちです。

また、出欠確認や参加費の徴収の有無、説明会実施によるデータ処理など、事務作業が煩雑になり、人手が不足がちな現場は慌ただしくなることもよくあります。

このように、ちょっとした説明会でもスムーズな運営は簡単ではありません。

予約管理で重要なことは、利用者が手軽に予約や申し込みができて、スムーズに説明会へ参加してもらうことです。

なお、主催者側にとっては、キャンセルや参加費の徴収トラブルを回避することも重要になります。

これらの問題を解決してくれるのが、オンライン予約システムです。

説明会にオンライン予約システムを導入するメリット

説明会の開催でオンライン予約システムを利用すれば、予約受付から出欠・費用徴収の状況、参加者アンケートなどによる顧客管理、フィードバックまでをワンストップで対応できます。

予約管理で悩んでいる企業・個人事業主の方は、ぜひオンライン予約システムを検討してみてください。

そこで、オンライン予約システムの利用メリットを事前に確認しておきましょう。

主なメリットは次の４つです。

スマートフォン予約で集客率が上がる
効率的な予約管理で人為的ミスを徹底排除できる
事前決済により当日の受付作業が軽減する
説明会の規模や業種に合わせたプランが選べる

スマートフォン予約で集客率が上がる

スマートフォンやタブレットなど、モバイル端末が普及でインターネットが自在に利用できようになり、今ではネットで予約申し込みを行うケースが非常に増えています。

しかも、夜間の時間帯で説明会の情報を検索し、そのままWEBサイトなどの管理画面で予約申し込みする人が多くなっています。

実際にスマートフォンから予約する比率は、電話やメール予約、店舗予約の総計を大きく上回るとされています。

オンライン予約システムはモバイル端末対応が基本で、24時間いつでも予約申し込みが可能です。

自動メール配信の事前お知らせで、予約忘れの心配もありません。

途中で時間変更やキャンセルも簡単にWEBで行えるため、ユーザーにとって利便性の高い予約方法だと言えます。

つまり、オンライン予約システムの導入で、集客実績が高まるメリットがあるのです。

また、予約システムで顧客データの収集ができ、説明会の後の顧客管理にも役立ちます。

予約者へ自動メール配信で、アンケートの回答や体験レビューのお願いもできますし、次回のセミナーのお知らせや自社広告も配信できます。

なお、説明会の開催データや顧客管理データの分析機能も提供されていますから、マーケティングのツールとしても期待できます。

効率的な予約管理で人為的ミスを徹底排除できる

予約管理でよくあるダブルブッキングや予約漏れ、キャンセル処理のミスを回避し、人為的ミスによる『お客様の取りこぼし』を防ぐ効果が得られます。

Googleカレンダーなどのスケジュール管理アプリと連携して、予約申し込み画面の操作が非常に簡潔になっています。

ユーザーは、予約画面から空き席の確認と申し込みがワンクリックでOKですし、そのまま事前の料金払い（キャッシュレス決済）もできて便利です。

ユーザーの申し込みデータは随時に予約システム上で整理され、残りの座席数やキャンセル待ちなどの情報提供に反映されます。

主催者側は自社パソコンで予約状況や当日の出欠状況などを随時チェックできますし、それらのデータはCSVファイルで出力してマーケティング戦略へとフィードバックすることもできます。

もちろん、これらデータ分別作業はフルオートです。

スタッフが手入力で情報の整理や追記入力をする必要もありません。

事前決済により当日の会計が不要になる

オンライン予約システムでは、クレジットカードなどのオンライン決済で事前支払いをしてもらうことができます。

予約システムで対応可能なオンライン決済は次の通りです。

クレジットカード・デビットカード決済
電子マネー決済
QRコード決済
携帯電話のキャリア決済
コンビニ決済

従来の銀行振り込みや、会場での現地支払いは何かと手間がかかります。

銀行振り込みは参加者にとって面倒ですし、現地支払いは受付が混み合い、スムーズな会場案内ができません。

なお、事前決済によって直前キャンセルが減るというメリットも。

事前支払いに対応することで、結果として出席率アップが見込めます。

説明会の規模や業種に合わせたプランが選べる

オンライン予約システムには、基本的な機能にプラスして、各社独自のさまざまなオプション機能が提供されています。

説明会の規模や業種に合わせてプランを選べば、費用対効果に優れた予約システムの導入が可能です。

なお、機能が充実したプランを無料（初期費用だけでなく月額費用も無料）で提供しているシステムも多数あります。

費用対効果を踏まえ、無駄のない予約管理システムを選びましょう。

説明会にオンライン予約システムを導入するデメリット

このように利便性が高いオンライン予約システムではありますが、導入に関しては次の点に注意してください。

自社に適した予約システムを選ぶのが難しい
予約システムを使いこなすまでの操作・作業にはノウハウと経験が必要

オンライン予約システムは多数リリースされていて、それぞれ機能や使い勝手に特徴があります。

多数ある予約システムの中から、自社のニーズを満たすプランを選ぶことはなかなか困難かもしれません。

まずはランキングサイトなどを参考にして、いくつか候補を立てて比較検討するのがよいでしょう。

また、予約システムの利用に関してもノウハウがあります。

便利な機能がいろいろと用意されていますが、それらを効果的に使いこなすには手間暇がかかります。

そこで、はじめは初期費用がかからない無料プランをいくつかお試ししてみるとよいかもしれません。

説明会の予約管理で役立つに機能

では、具体的なオンライン予約システムの機能について確認しておきましょう。

基本的な機能としては、主に次の7つがあります。

PC・スマートフォン・タブレットに対応し、24時間いつでも予約受付可能

先にも述べましたが、今どきの予約方法はスマートフォンやパソコンによるオンライン予約が主流です。

オンライン予約システムは、基本的にモバイル端末からの予約申し込みができる機能が備わっていますので、今の時流に合った予約管理ができます。

24時間、アプリが自動で予約受付をしてくれますので、予約申し込みにかかる手間が大幅に軽減するでしょう。

キャンセル待ち機能

オンライン予約システムには、キャンセル処理に関する便利な機能が備わっています。

まず、キャンセルによる空席設定が自動で処理される点です。

キャンセルになった時点で、予約者へ確認メールを自動送信し、返金についてもコメントが添えられます。

同時に、キャンセル待ちの方へ自動でお知らせメールを送信することも可能です。

これによって、キャンセルによる空席のリスクを回避します。

リマインドメール機能

説明会への参加を予約した人に、『直前の予約確認』のためのリマインドメールを自動メール配信でする機能があります。

説明会の日時、説明会の内容、持参物のリスト、事前支払いの有無などを、説明会の前にお知らせします。

これによって参加者の出席率が上がりますし、キャンセル対策としても有効です。

アンケート機能

リマインドメールに追加で、参加者へのアンケートを取ることができます。

参加者の個人情報や参加する目的や質問などに回答してもらい、説明会の内容を精査するデータとしても役立ちます。

自由度の高い予約フォームデザイン調整機能

予約申し込み画面を説明会の内容に合わせてカスタマイズができます。

予約フォームのテキストスタイルや背景の設定、クリックボタンの仕様など、各パーツごとにデザイン調整が可能です。

また、カレンダーの予約枠のカラーを指定したり、個人予約だけでなくグループ予約・団体予約の設定を追加したりもできます。

さらに自社のコーポレートカラーをベースにして、自社ロゴを挿入するなどすればオリジナリティの高い予約フォームにできるでしょう。

予約情報・顧客情報をCSVダウンロード

予約状況や出欠のデータ、参加費の支払いデータなど、説明会の開催で得られる情報は予約システムの管理画面から確認ができます。

また、予約申し込みによって登録された顧客データもカルテ式に集約することができます。

これらの情報をすべてCSVファイルに変換して、個別に分析する機能（アクセス解析ツールなど）を備えている予約システムは多くあります。

＊Googleアナリティクスなどのアクセス解析ツールを予約フォームに埋め込めるシステムもある

もちろんCSVファイル化は自動処理ですから、人的な入力ミスを回避した正確なデータが完成します。

メルマガやSNS配信

説明会は自社商品やサービスの販売、契約のために開催することから、参加者の販売、契約につながる行動喚起を促すアフターフォローが重要です。

基本的にオンライン予約システムには自動メール配信機能が備わっていますので、メルマガやSNS配信、自社WEBサイトの紹介も自動設定できます。

説明会におすすめのオンライン予約システム5選！

システム名	初期費用	月額費用	主な機能
Reska	要問い合わせ	月27500円～	予約/顧客情報の一元管理（項目カスタム可）店舗・スタッフごとの予約枠設定タップやドラッグでの簡単操作
SELECTTYPE	無料	フリープラン：無料有料プランあり	メールフォーム（お問い合わせ管理など）会員限定アンケート月謝・月会費の自動徴収（継続課金も可）
ChoiceRESERVE	33000円	PRO:月22000円～ Enterprise:月ASK	モバイル端末対応複数店舗を一括管理 WEB説明会の情報を自動配信
STORES 予約	無料	フリープラン：無料有料プランあり	顧客データの一元管理（会員ステータスなど）専用アプリで自動メール送信クレジット決済（事前決済あり）など
リザエン	22000円	ビジネス版月11000円～	電話予約・来店予約・オンライン予約を代理登録仮予約を受付可能お問い合わせフォーム