会社説明会におすすめの予約システム！得られるメリットも紹介

「予約管理に時間がかかる」「通常の業務に支障が出てしまう」など説明会を開催するにあたり、このような悩みを抱える企業も多いでしょう。

一度に予約する人数も多い説明会ではスタッフの人手も必要となり、通常業務に支障をきたすことも少なくありません。

本コラムでは説明会において抱えやすい悩みや、予約システムを導入することで得られるメリットについて解説しています。

業務効率化のためにも、ぜひ参考にしてみてください。

会社説明会において企業が抱えやすい悩み

多くの応募者が集まる会社説明会は、いかに効率良くかつ正確に応募者対応や予約受付をできるかが重要となります。

予約管理に手間取ってしまうと、多くのトラブルを引き起こしかねません。

企業に興味を持った応募者が嫌な思いをしないように、課題を見つけ改善していくことが大切です。

まずは会社説明会において企業が抱えやすい悩みを紹介します。

受付方法が煩雑で対応できない

会社説明会を開催するにあたり複数の窓口を用意したことでせっかく応募者が増えたとしても、対応が追いつかないことがあります。

それぞれの受付窓口でスタッフが対応しなければならないため、通常業務が滞ってしまうのも悩みのひとつです。

対応する受付方法が増えるほど、管理が煩雑化しトラブルが増える可能性も高くなります。

時間や人材を確保できない

会社説明会を1年中行う企業は少ないため、一般業務と並行して受付業務を行わなければなりません。

大企業であれば採用担当者を複数人雇用することも容易ですが、中小企業では一般社員が一次面接や受付の対応をするケースもあるでしょう。

通常業務も疎かにできないため、時間や人材を確保できないことに悩む企業も少なくありません。

説明会の応募者に対して早いレスポンスができず、機会ロスに繋がることも懸念されます。

応募者が集まらない

予約方法を電話受付に限定してしまったり、対応に追われてしまい早いレスポンスができなかったりすることは機会ロスを発生させてしまう理由のひとつです。

説明会に応募しやすい環境を作る必要はありますが、対応する人材や時間を確保できずに頭を悩ませてしまう企業も少なくないでしょう。

このような企業の悩みを解決に導くのが予約システムです。

予約ミスが発生してしまう

電話予約による聞き間違いや、予約受付時の処理を間違えることで応募者が希望した日時とは異なる予約を入れてしまうなどのミスが発生するケースがあります。

一般業務と並行して会社説明会などの受付を行う状況もあるため、業務に慣れていないスタッフが担当することもミスを引き起こす原因のひとつです。

予約ミスは大きなトラブルに発展したり、応募者を逃したりすることがあります。

応募や内定を辞退されてしまう

会社説明会や採用説明会は企業の魅力をアピールするための大切な機会です。

しかし、予約ミスや早いレスポンスができないこと、リマインドメールが追いつかないことで応募者を確保できないケースも発生します。

業務が円滑に回らないという印象を持たれてしまうと、応募や内定辞退にも繋がりかねません。

内定者の事態はこれまで費やした時間や費用を考えると、非常に大きな痛手です。

予約システムを導入し業務を効率化することで、内定者に対するフォローアップの時間も確保できるようになります。

会社説明会で予約システムを利用するメリット

会社説明会を開催するにあたり生じてしまう課題は、運営に大きな影響を与えます。
課題をそのまま放置してしまうと、内定者辞退や応募者が集まらないなどの問題を引き起こしかねません。

トラブルを防ぐためにも、予約システムを導入することがおすすめです。

導入することで得られるメリットを紹介します。

予約の管理がしやすくなる

複数のスタッフ、複数の窓口で予約を受け付けていると対応する数も増えてきます。
現在では求人サイトやエージェント、合同企業説明会なども豊富にあり、会社のアピールもしやすくなってきました。

応募者人数の確保はできますが、その分予約管理が難しくなるのが現実です。

しかし、予約システムの種類によっては既存ホームページと連携できたり、LINEと連携できたりするため予約管理の手間の軽減が期待できます。

予約の管理がしやすくなると、ケアレスミスも減らせるでしょう。

24時間予約の受付ができる

電話予約での対応に限定してしまうと、受付時間も限られてしまいます。

また、最近は「電話は苦手」と感じる方も多くいるため、オンライン上でのやり取りや予約受付は必須です。

受付時間が限られたり手軽に予約できなかったりする状況は企業側にとって機会ロスを引き起こす原因となります。

土日祝日も予約を受け付けられる状態は、企業側にとっても応募者側にとってもメリットとなるはずです。

応募者側が予約しやすい

予約システムを導入することは応募者側にとってもメリットがあります。

時間や曜日を気にせずにオンラインで予約できるようになるため、都合の良いタイミングで申し込みが可能です。

応募者が通勤中や通学中に予約できる手軽さは魅力的だと言えるでしょう。
手軽に予約できる環境は、会社説明会の応募者を増やすことにも繋がります。

コストを削減できる

コストは金銭的なことだけではありません。

予約システムを利用することで予約管理の手間を軽減できれば、会社説明会を開催する際に関わるスタッフの人数を減らせます。

説明会での人員コストを少しでも削減できれば、通常業務の負担も軽くなるでしょう。

応募者や内定者のフォローを手厚くできる

応募者の対応に追われてしまい、やり取りが流れ作業のようになってしまうことも出てくるかもしれません。

しかし、満足な対応ができないと、せっかく縁があった優秀な応募者や内定者も他に流れてしまいます。

予約システムを導入することは予約対応や業務の効率化に繋げられます。
自社スタッフの業務に余裕が生まれると、その分応募者や内定者に対してのフォローを手厚くすることも可能です。

手厚いサポートは会社説明会の時点で他企業との差別化に繋げられます。

会社説明会で役立つ予約システムの機能

予約システム自体も種類豊富ですが、システムに搭載されている機能も豊富です。

当社が運営する説明会に合った機能が搭載されているかも選ぶときの大切なポイントとなります。

特に次のような機能が搭載されていると、業務の効率化に繋がります。

多デバイスに対応

予約システムによっては多デバイスに対応しているものがあります。
専用のデバイスのみだと、会社にいるときしか予約確認ができません。

外出する機会が多い採用業務を担うスタッフにとって、多デバイスに対応していることは業務の効率化に繋がります。

外出先でも予約確認ができるようになるため、スムーズな対応や対策をしやすくなります。

操作性の高さ

操作性の高さも予約システムを選ぶときの大切なポイントです。
便利な機能が搭載されていたとしても、操作や管理が難しいと覚えるまでに時間がかかってしまいます。

通常業務と並行して予約システムを操作しなければならないスタッフにとって、大きな負担となりかねません。

業務の効率化を目指すためにも操作性の高さを求める必要があります。

高いセキュリティ機能

予約管理をする際には、多くの個人情報を扱うことになります。

企業の信頼を損なわないためにも、高いセキュリティが確保されている予約システムを選ぶ必要があります。

個人情報が流出してしまうことは、企業にとって大きな損失です。
扱っている情報が暗号化されていたり、アクセス権限を限定できたりとセキュリティ対策にはさまざまなものがあります。

リマインドメール機能

予約システムの中には予約受付時の確認メールや、説明会の前にリマインドメールを送る機能が搭載されています。
予約されていることが確認できれば、応募者側は安心するでしょう。

また、リマインドメールを受け取ることで応募者がうっかり忘れてしまうことも防げます。

メール機能は自動配信が可能なため、企業側が負担を感じることなくフォローアップできるようになります。

多言語表示機能

世界に目を向けている企業も少なくないでしょう。

海外からも応募者を受け入れている企業は、多言語表示機能が搭載されている予約システムがあると予約受付の際に役立ちます。

応募者側も安心して予約できる環境を整えられます。
対応している言語については、事前に確認しておくことが大切です。

会社説明会でおすすめの予約システム5選

どんなに実績数を重ねている人気予約システムであっても、実際に活用しないと業務の効率化に繋がりません。

続いて会社説明会に導入したいと考えている企業に向けておすすめの予約システムを紹介します。
それぞれ得意としているポイントや強みがあるため、自社に合ったものを見つけましょう。

ResKa

操作が簡単であるResKaは企業側にとっても、応募者側にとってもストレスなく利用できるのが魅力です。
直観的に操作ができるため、だれでも短期期間で使いこなせるようになるでしょう。

あらゆるデバイスで予約確認できることで、使い慣れた機器で予約管理や顧客管理を行うとさらなる業務の効率化も目指せます。

予約から応募者管理もワンストップで行える点もResKaの強みです。
応募者のデータを把握したい企業にとっても強い味方となるでしょう。

ResKaは高いセキュリティを保持しているため、個人情報の管理も安心して行えます。

1か月無料で使用し、使いやすさを確認してみてください。

リザエン

セキュリティに強みがあるリザエンは説明会の際に便利な機能を組み合わせられる予約システムです。

自治体からも見つめられるセキュリティの高さですが、オプションでさらに強化もできます。

一番カスタマイズ性が高いプランでは、予約の制限がないほか、自由にオプションを追加できます。
「使わない機能も入っているけど仕方ない」ということがありません。
機能には、例えばキャンセル待ちや多言語表示が説明会にあると便利でしょう。

初期段階における説明会では他社の説明会を優先してキャンセルする方もみられますが、キャンセル待ち機能があれば、効率よく応募者を募ることができます。

また、多言語表示にも対応できれば、海外からの応募を受け入れる際にも便利です。

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVEは相談実績1万件以上、利用業者200種を誇る予約システム。

専門スタッフが導入から実際の運用までサポートするため、初めて予約システムを導入する際にも安心して利用できます。

システムを使いこなすことに自信がない場合には、どの程度までサポートを受けられるかの確認が肝心です。

また、パソコンから小まめに説明会や面接参加者に連絡するのも一苦労という方もいらっしゃるでしょう。
ChoiceRESERVEは、予約完了時や予約前にメールを自動送信する機能も搭載されています。
自動で手厚いフォローができる点もメリットです。

EIPrO（エイプロ）

説明会や選考への参加者をなかなか集められないと悩む企業におすすめの予約システムがEIPrOです。

EIPrO はSEO対策にも対応しています。
応募者を増やすための対策や、より企業のニーズにマッチした応募者へのアプローチを効果的にできるでしょう。

リマインドメールも搭載されています点も無断キャンセルを防ぎ、説明会の空席を減らすことにつながります。

オンライン説明会にも対応できますので、リモートワークに対応している企業であれば、例えば会社から離れた地域にも募集をかけることでより広範囲で人材を探せます。

STORES予約

規模の大きな説明会をする企業におすすめなのがSTORES予約です。

最大で100人まで同時受付が可能のため、広い会場を借りて説明会を開きたいという場合にぴったりです。
LINEとの連携ができることから手軽に予約できる環境を整えられ、説明会参加者へのアプローチもしやすいと言えます。
人数が多くなると大変なのが、無断キャンセルの対応。
自動のリマインド設定も搭載されているため、企業側が負担を感じることなく応募者へのフォローも可能です。

導入するまでの流れについて動画で説明を行っているため、初めて予約システムを活用する企業でも安心して利用できます。

予約システムは会社説明会の必須ツール

多くの応募者が殺到することが考えられる会社説明会は予約管理を効率的に行う必要があります。

しかし、通常業務と並行して予約管理を行う企業も多いため、時間や人材を確保できなかったりケアレスミスが発生したりと課題も生まれてしまうケースも少なくありません。

さまざまな企業の課題を解決に導くのが予約システムです。
業務の効率化ができると時間に余裕が生まれ、通常業務もスムーズに行えるようになります。

会社説明会において課題を抱えている企業は、予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。