クラウド型予約システム徹底比較

説明会に役立つオンライン予約システムとは?おすすめのシステム5選を徹底比較!

公開日:2022.07.29 更新日:2022.08.03
予約システム 説明会

イベントや説明会を開催する際、予約管理の作業はミスのないように徹底したいものです。

確認漏れやダブルブッキング、キャンセル処理のミスなど、できる限り顧客の不満や不安につながるデメリットは避けたいところ。

また予約管理は何かと作業がかさみがちで、スタッフの負担にもなります。

そこで、おすすめなのがオンライン予約システムです。

ここでは予約システムの機能や利用メリット、人気の予約システム5選を比較しながらご紹介します。

説明会の予約管理にオンライン予約システムがおすすめな理由

会社説明会や専門分野のセミナー、新商品・サービスのデビュー・イベントなど、参加者の予約管理を徹底するためにオンライン予約システムが役立ちます。

従来の電話予約やメール予約、店舗での予約受付では、ひとつの予約受付シートを複数のスタッフが手入力するため、ダブルブッキングや予約漏れ、キャンセル処理ミスなどのトラブルが起こりがちです。

また、出欠確認や参加費の徴収の有無、説明会実施によるデータ処理など、事務作業が煩雑になり、人手が不足がちな現場は慌ただしくなることもよくあります。

このように、ちょっとした説明会でもスムーズな運営は簡単ではありません。

予約管理で重要なことは、利用者が手軽に予約や申し込みができて、スムーズに説明会へ参加してもらうことです。

なお、主催者側にとっては、キャンセルや参加費の徴収トラブルを回避することも重要になります。

これらの問題を解決してくれるのが、オンライン予約システムです。

説明会にオンライン予約システムを導入するメリット

説明会の開催でオンライン予約システムを利用すれば、予約受付から出欠・費用徴収の状況、参加者アンケートなどによる顧客管理、フィードバックまでをワンストップで対応できます。

予約管理で悩んでいる企業・個人事業主の方は、ぜひオンライン予約システムを検討してみてください。

そこで、オンライン予約システムの利用メリットを事前に確認しておきましょう。

主なメリットは次の4つです。

  • スマートフォン予約で集客率が上がる
  • 効率的な予約管理で人為的ミスを徹底排除できる
  • 事前決済により当日の受付作業が軽減する
  • 説明会の規模や業種に合わせたプランが選べる

スマートフォン予約で集客率が上がる

スマートフォンやタブレットなど、モバイル端末が普及でインターネットが自在に利用できようになり、今ではネットで予約申し込みを行うケースが非常に増えています。

しかも、夜間の時間帯で説明会の情報を検索し、そのままWEBサイトなどの管理画面で予約申し込みする人が多くなっています。

実際にスマートフォンから予約する比率は、電話やメール予約、店舗予約の総計を大きく上回るとされています。

オンライン予約システムはモバイル端末対応が基本で、24時間いつでも予約申し込みが可能です。

自動メール配信の事前お知らせで、予約忘れの心配もありません。

途中で時間変更やキャンセルも簡単にWEBで行えるため、ユーザーにとって利便性の高い予約方法だと言えます。

つまり、オンライン予約システムの導入で、集客実績が高まるメリットがあるのです。

また、予約システムで顧客データの収集ができ、説明会の後の顧客管理にも役立ちます。

予約者へ自動メール配信で、アンケートの回答や体験レビューのお願いもできますし、次回のセミナーのお知らせや自社広告も配信できます。

なお、説明会の開催データや顧客管理データの分析機能も提供されていますから、マーケティングのツールとしても期待できます。

効率的な予約管理で人為的ミスを徹底排除できる

予約管理でよくあるダブルブッキングや予約漏れ、キャンセル処理のミスを回避し、人為的ミスによる『お客様の取りこぼし』を防ぐ効果が得られます。

Googleカレンダーなどのスケジュール管理アプリと連携して、予約申し込み画面の操作が非常に簡潔になっています。

ユーザーは、予約画面から空き席の確認と申し込みがワンクリックでOKですし、そのまま事前の料金払い(キャッシュレス決済)もできて便利です。

ユーザーの申し込みデータは随時に予約システム上で整理され、残りの座席数やキャンセル待ちなどの情報提供に反映されます。

主催者側は自社パソコンで予約状況や当日の出欠状況などを随時チェックできますし、それらのデータはCSVファイルで出力してマーケティング戦略へとフィードバックすることもできます。

もちろん、これらデータ分別作業はフルオートです。

スタッフが手入力で情報の整理や追記入力をする必要もありません。

事前決済により当日の会計が不要になる

オンライン予約システムでは、クレジットカードなどのオンライン決済で事前支払いをしてもらうことができます。

予約システムで対応可能なオンライン決済は次の通りです。

  • クレジットカード・デビットカード決済
  • 電子マネー決済
  • QRコード決済
  • 携帯電話のキャリア決済
  • コンビニ決済

従来の銀行振り込みや、会場での現地支払いは何かと手間がかかります。

銀行振り込みは参加者にとって面倒ですし、現地支払いは受付が混み合い、スムーズな会場案内ができません。

なお、事前決済によって直前キャンセルが減るというメリットも。

事前支払いに対応することで、結果として出席率アップが見込めます。

説明会の規模や業種に合わせたプランが選べる

オンライン予約システムには、基本的な機能にプラスして、各社独自のさまざまなオプション機能が提供されています。

説明会の規模や業種に合わせてプランを選べば、費用対効果に優れた予約システムの導入が可能です。

なお、機能が充実したプランを無料(初期費用だけでなく月額費用も無料)で提供しているシステムも多数あります。

費用対効果を踏まえ、無駄のない予約管理システムを選びましょう。

説明会にオンライン予約システムを導入するデメリット

このように利便性が高いオンライン予約システムではありますが、導入に関しては次の点に注意してください。

  • 自社に適した予約システムを選ぶのが難しい
  • 予約システムを使いこなすまでの操作・作業にはノウハウと経験が必要

オンライン予約システムは多数リリースされていて、それぞれ機能や使い勝手に特徴があります。

多数ある予約システムの中から、自社のニーズを満たすプランを選ぶことはなかなか困難かもしれません。

まずはランキングサイトなどを参考にして、いくつか候補を立てて比較検討するのがよいでしょう。

また、予約システムの利用に関してもノウハウがあります。

便利な機能がいろいろと用意されていますが、それらを効果的に使いこなすには手間暇がかかります。

そこで、はじめは初期費用がかからない無料プランをいくつかお試ししてみるとよいかもしれません。

説明会の予約管理で役立つに機能

では、具体的なオンライン予約システムの機能について確認しておきましょう。

基本的な機能としては、主に次の7つがあります。

PC・スマートフォン・タブレットに対応し、24時間いつでも予約受付可能

先にも述べましたが、今どきの予約方法はスマートフォンやパソコンによるオンライン予約が主流です。

オンライン予約システムは、基本的にモバイル端末からの予約申し込みができる機能が備わっていますので、今の時流に合った予約管理ができます。

24時間、アプリが自動で予約受付をしてくれますので、予約申し込みにかかる手間が大幅に軽減するでしょう。

キャンセル待ち機能

オンライン予約システムには、キャンセル処理に関する便利な機能が備わっています。

まず、キャンセルによる空席設定が自動で処理される点です。

キャンセルになった時点で、予約者へ確認メールを自動送信し、返金についてもコメントが添えられます。

同時に、キャンセル待ちの方へ自動でお知らせメールを送信することも可能です。

これによって、キャンセルによる空席のリスクを回避します。

リマインドメール機能


説明会への参加を予約した人に、『直前の予約確認』のためのリマインドメールを自動メール配信でする機能があります。

説明会の日時、説明会の内容、持参物のリスト、事前支払いの有無などを、説明会の前にお知らせします。

これによって参加者の出席率が上がりますし、キャンセル対策としても有効です。

アンケート機能

リマインドメールに追加で、参加者へのアンケートを取ることができます。

参加者の個人情報や参加する目的や質問などに回答してもらい、説明会の内容を精査するデータとしても役立ちます。

自由度の高い予約フォームデザイン調整機能

予約申し込み画面を説明会の内容に合わせてカスタマイズができます。

予約フォームのテキストスタイルや背景の設定、クリックボタンの仕様など、各パーツごとにデザイン調整が可能です。

また、カレンダーの予約枠のカラーを指定したり、個人予約だけでなくグループ予約・団体予約の設定を追加したりもできます。

さらに自社のコーポレートカラーをベースにして、自社ロゴを挿入するなどすればオリジナリティの高い予約フォームにできるでしょう。

予約情報・顧客情報をCSVダウンロード

予約状況や出欠のデータ、参加費の支払いデータなど、説明会の開催で得られる情報は予約システムの管理画面から確認ができます。

また、予約申し込みによって登録された顧客データもカルテ式に集約することができます。

これらの情報をすべてCSVファイルに変換して、個別に分析する機能(アクセス解析ツールなど)を備えている予約システムは多くあります。

*Googleアナリティクスなどのアクセス解析ツールを予約フォームに埋め込めるシステムもある

もちろんCSVファイル化は自動処理ですから、人的な入力ミスを回避した正確なデータが完成します。

メルマガやSNS配信

説明会は自社商品やサービスの販売、契約のために開催することから、参加者の販売、契約につながる行動喚起を促すアフターフォローが重要です。

基本的にオンライン予約システムには自動メール配信機能が備わっていますので、メルマガやSNS配信、自社WEBサイトの紹介も自動設定できます。

説明会におすすめのオンライン予約システム5選!

 

システム名 初期費用 月額費用 主な機能
Reska 要問い合わせ 月27500円~ 予約/顧客情報の一元管理(項目カスタム可)

店舗・スタッフごとの予約枠設定

タップやドラッグでの簡単操作

SELECTTYPE 無料 フリープラン:無料

有料プランあり

メールフォーム(お問い合わせ管理など)

会員限定アンケート

月謝・月会費の自動徴収(継続課金も可)

ChoiceRESERVE 33000円 PRO:月22000円~

Enterprise:月ASK

モバイル端末対応

複数店舗を一括管理

WEB説明会の情報を自動配信

STORES 予約 無料 フリープラン:無料

有料プランあり

顧客データの一元管理(会員ステータスなど)

専用アプリで自動メール送信

クレジット決済(事前決済あり)など

リザエン 22000円 ビジネス版

月11000円~

電話予約・来店予約・オンライン予約を代理登録

仮予約を受付可能

お問い合わせフォーム

 

RESKA


ResKa

こちらは説明会をはじめ、イベントやコンサートといった集会の予約管理・顧客管理に適した予約システムです。

予約と顧客管理がワンストップで同時に記録管理できるため、作業効率が非常に高いのが魅力です。

なお、管理項目が自在にカカスタマイズ可能で、それぞれの説明会に応じて仕様変更ができます。

説明会場ごとの予約枠も設定できるので、説明会を複数箇所で同時開催する場合に最適です。

〇おすすめポイント

  • トライアル1カ月コース(無料コース)がある
  • スマートフォンや・タブレットで簡単に予約申し込みできる
  • 予約管理から顧客管理、データ分析までワンストップのオールインワンシステム
  • セキュリティ万全の暗号化データで安心

〇有料プラン

  • PlanA:月額27500円 (スタッフ1~3名)
  • PlanB:月額33000円 (4~10名)
  • PlanC:月額44000円~ (11名以上)

SELECTTYPE

SELECT TYPE

こちらは集客から予約管理・顧客管理、販売促進までをトータル管理できるオンライン予約システムです。

予約やお問い合わせを受け付ける際に、各申し込み者の顧客リストが自動でカルテ式に登録され、自動メール配信などのアフターフォローも一括管理できます。

また、数分で自社ホームページが作成できるサービスもあります。

豊富なテンプレートに自由度の高いデザイン設定で、オリジナリティあふれるホームページが制作できます。
もちろん機能的な予約フォーム・メールフォームを埋め込んで、しっかりした予約管理も可能です。

〇おすすめポイント

  • 予約フォーム埋め込みの自社ホームページが簡単に作成できる
  • Googleカレンダーとの連携や指名予約(講師など)の機能、キャンセル待ち予約の機能でユーザーの利便性が高い
  • SEO設定・アクセス解析・顧客分析・CSVデータ出力で集客や販売促進にもプラス

〇有料プラン

  • ベーシック:月額1650円
  • プロフェッショナル:月額3300円
  • プレミアム:月額11000円

CHOICERESERVE

choicereserveのHP

こちらは他業種に対応するクラウド型の予約システムです。

各企業の予約管理に合わせた最適なパッケージを提案してくれること、予約管理のノウハウや運営方法をアドバイスしてくれることで、未経験でも安心して導入できるオンライン予約システムです。

〇おすすめポイント

  • 予約フォーム埋め込みの自社ホームページが簡単に作成できる
  • 画面がシンプルで操作しやすい機能、ラクラクで予約管理ができる
  • 複数の説明会も一括管理、しかも高水準なセキュリティで安心して使える

〇有料プラン

  • PRO:22000円~
  • Enterprise(大規模タイプ):要お問い合わせ

STORES予約

STORS予約(旧クービック)のHP

こちらは集客・予約管理・顧客管理・決済管理が一括管理できるシンプル操作のオンライン予約システムです。

最大20項目まで設定可能な事前アンケートの自動配信、説明会の後のレビュー・ご意見などの反応チェックも実施できます。

初期費用・月額費用が無料のお試しコースがあるので、これから予約システムを利用してみたい方にはおすすめです。

〇おすすめポイント

  • 予約受付ストップ機能やキャンセル振り替え機能、ZOOM連携サービスなど利用者に便利な機能が満載
  • LINE&インスタグラムとの連携予約でリピーターアップできる
  • SNS配信・コンバーション埋め込みタグ設定・自動DM配信など集客・販売の促進にプラス

〇有料プラン

  • ライト:月額8778円〜
  • スタンダード:月額26378円~
  • プラチナ:月額66000円~

リザエン

予約システム リザエン

こちらは200業種以上のあらゆるビジネスシーンで利用できる、オールラウンド型のオンライン予約システムで、説明会やイベントなどの予約管理において利用価値が高いと評判です。

独自の暗号コードにより、厳重なサーバー管理・情報管理が整っており、セキュリティ面でも信頼できます。

説明会にはイベントタイプが最適で、説明会の応募受付はもちろん、大量の採用面接などの採用活動なども自動で予約管理化できます。

〇おすすめポイント

  • 説明会ごとに異なるプラン、オプション、予約時入力項目が設定できる
  • 予約一覧から指定した項目のデータをCSV出力できる
  • 電話予約、来店予約、インターネット予約を統合して代行管理してもらえる(予約状況はリアルタイムで確認可能)

〇有料プラン

  • ビジネス版:月額11000円 + 各オプション機能3300円 + 決済手数料
  • エンタープライズ版:要お問い合わせ

まとめ

少人数の説明会から何百人・何千人単位の大規模イベントまで、予約の管理は煩雑で何かとトラブルが起こりがちです。

人為的なミスを防ぐという観点からも、正確に効率的に予約管理ができるオンライン予約システムが注目されています。

それぞれの説明会の用途に適した予約システムを選んで、よりスムーズに満足度の高い説明会を開催していきましょう。