旅館の予約・顧客管理がスムーズに！最適な予約システムを解説

旅館をスムーズに運営するために予約管理は欠かせません。
業務効率が改善されることで、顧客満足度や集客力のアップなど様々なメリットがあります。

このページでは、旅館の予約や顧客管理が便利になる予約システムについて解説していきます。
旅館の運営に適したおすすめのサービスもご紹介していますので、これから予約システムを導入する方や見直しを検討されている方はぜひ参考にしてください。

旅館の予約によくあるお悩み

旅館の運営において予約受付は基本的な業務の1つです。

日常的に行っている業務ではあるものの、多くの旅館で予約受付に関する似たようなお悩みを抱えているケースもあります。
まず始めに、旅館の予約受付についてよくあるお悩みを見ていきましょう。

ミスが発生しやすい

スタッフが電話やメールなどで予約受付を行う場合、聞き間違いや書き間違いは多くの旅館で発生しがちなミスです。

人の手で行っているため、その他の業務と並行していたり人手不足だったりといった様々な理由で、いくら気をつけていてもこのようミスは発生してしまうものです。

日程の変更があった際には、変更のし忘れなどによってダブルブッキングを招くこともあるでしょう。
ダブルブッキングが判明した時点で他の部屋での対応などができればまだ良いですが、繁忙期や小規模旅館の場合は代替えの提案ができず、顧客からの信用を失ってしまいかねません。

スタッフの負担

受付の専任スタッフがいない限り、旅館の運営では予約の受付以外にも様々な業務があります。
予約受付や事務作業に追われることでスタッフの負担が増えてしまい、その結果として顧客対応など他の大切な業務に手が回らないのはもったいないことです。

また、スタッフ不足によって増員が必要となれば、それだけ人件費もかかってきます。
無理のない人員数で、できるだけ効率的に業務を行うのは多くの旅館の運営において大切なポイントと言えるのではないでしょうか。

スタッフの負担を軽減し、余裕のある費用が捻出できれば顧客のおもてなしにもより注力することが可能です。

集客の伸び悩み

旅館の経営では、おもてなしや広報に力を入れているにも関わらず、思うように予約数が増えず、集客に繋がっていないというのもよくあるお悩みの1つです。

集客の伸び悩みの背景には様々な要因が考えられますが、その1つとして顧客が気軽に予約を取れないことが関係していることもあります。

現代におけるライフスタイルの多様化によって、受付時間中に電話をかけられないという方も少なくありません。
また、今では大多数の人が日常的にスマホやパソコンで様々なサービスを利用するようになり、気軽に行えるインターネット予約の需要も高まっています。

そのため、従来のような電話予約だけの受付では自由度が低く、より予約のしやすい旅館に顧客が流れていってしまう可能性もあるでしょう。

ここ最近は訪日外国人も急増しているため、時差の考慮や多言語による対応の有無によって集客数を左右する大きな要因にもなり得ます。

旅館に予約システムを導入することで得られる効果

予約システムの導入は旅館の運営に様々なメリットをもたらします。
ここでは、旅館に予約システムを導入することで得られる具体的な効果をご紹介していきます。

業務効率化につながる

予約システムによって自動的に顧客の予約情報が記録されるので、これまでスタッフによって行われていた作業量が大幅に削減され、業務の効率化につながることが大きなメリットです。

多くの予約システムでは、必要に応じて予約完了時やリマインドための自動送信メールを設定することも可能なので、予約受付以外に必要な顧客サポートにかかる負担も軽減できます。

人の手による業務においてミスはどうしても発生してしまうものではありますが、予約受付の大部分をシステムが行うことによって、聞き間違いや書き間違いによる登録ミス、あるいはダブルブッキングを防ぐことも可能です。

万が一ダブルブッキングが発生してしまったら、対応するスタッフの負担はもちろんのこと、何よりも顧客からの信頼度にも大きく影響することになります。

効率的に、かつミスなく業務を進めていくためにも予約システムの導入は大きな効果を発揮することが期待できます。

機会損失の軽減

旅館で直接予約を承る場合は基本的に営業時間内しか予約を受けられないため、施設の混雑時や営業時間外は電話対応ができないケースが出てくるでしょう。

また、メールによる受付対応に関しても、顧客はいつでも連絡することができるもののスタッフが対応するまでにタイムラグがあるため、気がつかないうちに機会損失となっていることも少なくありません。

予約システムを導入することで24時間素早い対応が可能となり、より多くの顧客獲得につながります。

また、繁忙期や小規模旅館、人気の施設などすぐに予約が埋まってしまう場合は、キャンセル待ちの機能を利用することで、キャンセルが出た場合の空室を効率的に埋めることも可能です。

顧客満足度アップ

予約システムによって顧客はインターネットで簡単に予約が取れるようになるため、顧客のストレスが軽減されるのもメリットです。

予約受付が電話予約のみでは不便に感じる顧客は多いですが、スマホやパソコンなどを使って一目で空室情報を確認ができたり、必要に応じて予約の変更やキャンセルができたりすることで、顧客の負担も減り満足度アップにつながります。

また、システムの活用の仕方によっては顧客データをもとにしたアプローチが可能となり、より顧客に寄り沿ったサービスの提供ができるようになるでしょう。

例えば季節限定の料理やイベント、周辺情報などの魅力ある情報を発信することで、リピート客の獲得につなげることも可能です。

旅館の予約受付にあると便利な予約システムの機能と選び方

次に、旅館の予約受付をする際にあると便利な予約システムの機能と選び方をご紹介。

予約システムの機能は、サービスによって様々な種類があります。

基本的なプランに組み込まれているものもあれば、オプションとして追加できるものもあるので、それぞれの機能をチェックして、必要なサービスかどうかを検討しましょう。

既存予約システムとの連携機能

旅館によっては、既に外部のポータルサイトや予約システムを利用しているというケースも多いのではないでしょうか。
より多くの顧客に情報を広げ、予約数の増加と顧客満足を高めるには様々な予約方法を用意しておくことも効果的です。

しかし、それぞれの予約システムを個別に管理するのはかえって複雑になってしまう場合もあります。

そのため、予約システムを導入する際には既存システムとの連携機能があるかをチェックしておくのがオススメです。
複数の予約システムを利用していても一括で管理できるので、間口を広げつつも効率的に業務を行えます。

複数のデバイスに対応

ここ最近は、パソコンだけでなく、スマホやタブレットなど様々なデバイスから予約を行う方が増えています。
外出先からスマホで気軽に予約ができるようになることで、顧客は急な予約も可能になるでしょう。

逆に、予約を受けるスタッフ側もパソコン以外のデバイスで対応ができることで業務効率がアップします。
外出時でもスマホやタブレットでも予約状況を確認できるようになるので、特に少人数で運営している旅館や経営者にとって便利な機能と言えるでしょう。

このように、複数のデバイスに対応した予約システムは、顧客側、スタッフ側どちらにとってもメリットがある機能です。

顧客管理機能

顧客データの管理・分析機能では、利用者の年齢や性別などの属性を知ることができます。

どのような利用者が多いかなど、顧客の傾向を分析することでより細かいマーケティングに生かすことができるようになります。

また、リピート顧客の好みなどを顧客データに記録しておくことで次回のアプローチやサービスにつなげることも可能です。

複数施設の管理機能

こちらの機能は特に中規模・大規模の旅館向けですが、複数の施設を経営している場合は一括で予約管理ができる機能もあると便利です。

運営している施設全体の予約情報が把握しやすくなることで、営業状況の分析や顧客へのアプローチなど、マーケティング戦略にも活かすことができるでしょう。

旅館にオススメの予約システム

ここでは、旅館にオススメの予約システムをご紹介します。
運営形態や優先したい機能に応じて適したシステムは変わってきますので、それぞれの特徴を確認して使いやすい予約システム選びの参考にしてください。

Reska

Reskaはシンプルなデザインが特徴の予約システムです。

直感的に操作できるので、デバイスに不慣れな方や高齢の方でも比較的簡単に予約ができます。
レイアウトのカスタマイズもできるので、それぞれの旅館のスタイルに合わせたより使いやすい仕様に変えることも可能。

また様々なデバイスからアクセスすることができるので、お客様・スタッフの両者がストレスなく操作できるのもメリットです。

単独店舗だけでなく複数店舗にも対応しているので、中・大規模の旅館の運営や複数の旅館を運営している場合も一括管理ができ、マネジメントにかかる負担を軽減することができるでしょう。

無料お試し版も1ヶ月間利用することができ、特に機能制限がないため使い勝手を試してから本格的に導入できるので安心です。

Staysee

Stayseeは、予約システムの導入が初めてでも簡単な操作で気軽に始められる予約システムです。

予約管理だけでなく、客室の清掃状況を把握できる客室管理や顧客管理などを一元管理することができます。
初期費用が無料で、1ヶ月の無料お試し期間も用意されています。

本格導入後の月額料金も他のシステムと比べて低価格に設定されているため、試しに導入したいという場合や特に小・中規模の旅館運営にオススメです。
複数施設の管理を行えるプランも用意されているので、大規模施設の対応も可能。

また「予約サイトコントローラー連携」機能では、各種予約サイトや旅行代理店からのデータも予約システムに反映することができるため、効率的に管理ができるサービスです。

HOTEL SMART

小規模から大規模旅館まで、幅広く対応した予約システムを提供しているのがxxx（エイジィ）株式会社のHOTEL SMARTです。

オリジナル機能が多数用意されているので、運営方針や好みに合わせてカスタマイズできるのが魅力です。

UX・UIデザインにもこだわりがあり、ブランドイメージに合わせた予約画面の提案や、追加オプションの開発も可能。
美しいだけではなく、操作しやすいデザインとなっていることで、お客様のストレス軽減やミスの防止にもつながります。

初期費用は100,000円から、月額料金は29,800円からと、他のサービスと比較して初期費用が若干高い設定となっていますが、それだけ利用できるサービスが充実しています。

そのため、より快適な予約システムを導入したい方、予約受付以外の管理機能、マーケティングにも力を入れたい方にオススメのシステムと言えるでしょう。

NEHOPS

NEHOPSは、NECが提供するホテル基幹業務システム。
クラウド型のシステムとして最大級のシェアを占めており、特に中規模・大規模の旅館の運営にオススメです。

予約管理をはじめ、顧客管理や売上管理など、旅館の運営に関わるあらゆるシステムを連携させてトータルに対応できるため、部署をこえたスムーズなオペレーションが可能です。

必要な機能だけを選んで利用できるプランもあるので、運営する旅館の形態に合わせてより業務効率がアップする高機能なシステムを構築することができます。

まとめ

今回は旅館の予約システムに特化してご紹介しました。
数多くの予約システムがありますが、サービスを選ぶ際には運営する旅館の規模や運営方針などに合わせて必要な機能が揃ったものを選ぶことが大切です。

初めて導入する場合には、お試し期間などがあるシステムで使い勝手を確認してから適したサービスを見極めるのも良いでしょう。

今回ご紹介したポイントを参考に、旅館運営の業務効率アップや売上向上にお役立ていただけたら幸いです。