セミナー経営がより効率的になる！予約システムの機能と選び方

セミナーの集客でお悩みではありませんか？
受講者の拡大と予約受付の省力化に大いに貢献するのが予約システムです。

導入することで、セミナー実施に関わる業務全般の改善・効率化にもつながり、様々な悩みを解消します。

このコラムでは、予約業務をはじめとしたセミナー実施時に起こりやすい問題を、予約システムがどう解決できるのかを徹底解説。
特にセミナーを行う業者に適した予約システムも、5つ厳選してご紹介します。

セミナー開講の際によくあるお悩み

セミナーを成功させるには、開講当日までの講師やスタッフなど実施する側の準備と並行し、受講者の募集が大きなカギを握ります。

しかし、集客にあたってはいくつかの困りごとがつきものです。

• 事前予約と当日受付に労力が割かれる
• 聞き間違い・入力間違いなどのミスが起こる
• 受講者情報の管理に慎重さが問われる
• 集客を事業拡大につなげられない

セミナーの予約にまつわるお悩みを解説しますので、当てはまるものをチェックしてみましょう。

事前予約と当日受付に労力が割かれる

セミナーを開講するには、受講者を募集する必要があります。

事前申込や問い合わせへの対応、予約内容の変更やキャンセルへの対応など、開講までに様々な対応が発生するため手間がかかります。

また、セミナー当日は出欠席の把握でかなりマンパワーが必要です。

コースや定員が設定されたセミナーを同時開講する場合は、それぞれのスケジュールを管理したり、定員漏れがないよう受講者を調整したりもしなければなりません。

セミナー当日は準備と進行、受講者への対応などでどうしても忙しくなります。
万が一のトラブルにも備えて当日の人員には余裕を持っておきたいものです。

予約業務と受付業務だけに人手が取られてしまう事態は、なるべく避けなければなりません。

聞き間違い・入力間違いなどのミスが起こる

電話や対面による受講予約では、受講者氏名や連絡先の聞き間違いが起こることがあります。
さらに、Excelなどで受講者名簿を管理する場合、入力時にタイプミスや記入箇所の間違いが起こりがち。

誤った情報を入力してしまうと、登録漏れやダブルブッキングなどのトラブルも発生する恐れが生じます。

ミスを防ぐには入力したスタッフと別のスタッフによるダブルチェックが有効ですが、単純に2倍の労力がかかることになり非効率的だと言えます。

人手が限られている場合、間違いを予防するための手間は時間のロスに繋がります。

受講者情報の管理に慎重さが問われる

セミナーの予約受付では氏名や連絡先など一般的な個人情報に加え、金融情報を預かることも少なくありません。
万一にでも漏洩したり紛失したりしてしまったら、会社の信用にもかかわる問題にもなります。

セミナー受講者の情報は次に活かせる大切な資源のため、必要な情報は集めるべきです。

例えば、終了後に追ってセミナーの要点や解説のメールを送ることもできますし、アンケートを依頼したりすれば回答を次回以降の改善点として活用できます。
元に次回のセミナー案内を送れば、受講率のアップも期待できるでしょう。

このように重要な受講者情報だけに、セキュリティ面での不安は解消しておきたいものです。

集客を事業拡大につなげられない

セミナーは多くの人が集まる、PRなどには絶好の機会と言えます。
講演内容への注力はもちろんですが、自社のメイン事業へ誘引することもぜひ考えたいところです。

しかし、そのためにはメイン事業の資料作成などの準備が必要で、セミナーの準備と同時進行で行わなければなりません。
セミナーの予約業務にマンパワーを取られていると、自社事業のアピールのために割ける人的・時間的余裕が削られてしまいます。

事業拡大を図るためには、手間は可能な限り省き、経営戦略を考える時間に回すべきです。

セミナーの予約管理に予約システムがもたらす効果

セミナーに予約システムを活用することは、予約受付の省力化をはじめ様々な効果をもたらします。

• 予約業務と受付業務の負担が軽減する
• ダブルブッキングなどの人的ミスが防げる
• 受講申込の利便性がアップし無断欠席も減る
• 受講者情報のセキュアな管理ができる
• 複数開講や備品管理もスムーズになる
• 受講者データを活用したマーケティングができる

予約システムのセミナー全般にわたる好影響を確認してみましょう。

予約業務と受付業務の負担が軽減する

予約内容はシステム画面から受講者が自分で入力するので、セミナーを実施する側では予約業務の手間がほぼなくなります。

予約の変更やキャンセルも多くのシステムでは受講者の手で行えるため、スタッフの作業量が激減し、マンパワーを他の業務に振り分けることが可能です。

また、セミナー当日の受付業務も、既にシステムに保存された申込情報と来場者本人を照会するだけの簡単な作業となります。

個人を特定できるデータをパソコンやタブレットなどの画面上で検索して呼び出せば、受講者数が多くてもスピーディに確認できます。

Excelや紙台帳で受付確認するのに比べて、対応する時間はグンと短縮できるでしょう。

ダブルブッキングなどの人的ミスが防げる

人の手を介した作業はミスの温床です。
予約システムでは、予約内容の入力は受講者自身で行うため、セミナー実施側の手は基本的に介在しません。

誤入力が起こる可能性が減り、セミナーを行う側の責任による入力ミスは根本的に発生しないことになります。

ダブルブッキングや重複登録は予約システム自体が受け付けないので、チェックにかかる人的コストも削減できます。

受講申込の利便性がアップし無断欠席も減る

受講者は24時間いつでも、パソコンだけでなくスマホやタブレットからも申し込めるので、格段に予約がしやすくなります。

電話が苦手な方、忙しくて営業時間内に電話をできない方も利用しやすく、受講者数の増加が期待できます。
また、キャンセルの受付もスマホからできると、利用者も連絡しやすいです。

また、予約システムによっては受講者に開講前にメールを自動送信するリマインダー機能があります。
予約したことを覚えていなかった方の欠席防止につながり、キャンセルを忘れていた方には欠席連絡を促す効果が期待できます。

キャンセル対応が円滑にできることで、キャンセル待ちの方に案内ができるため、収益の面でもプラスです。

受講者情報のセキュアな管理ができる

予約システムは情報の暗号化など様々な方法でセキュリティ対策を施しています。
システムに保存された受講者データは何重にも守られ、第三者のシステムへの侵入、データの盗用や改ざんを防止。

受講者からは信用を得られ、セミナー実施側も安心して受講者情報の活用ができます。

複数開講や備品管理もスムーズになる

セミナーを複数行う場合でも、一目で予約情報が確認できます。
受講者は自分の都合に最適なコマをすぐに探し出せるうえ、内容が異なるセミナーの場合は利用者にアピールするきっかけにもなるでしょう。

加えて、予約システムはスケジュールを組む際にも役立ちます。
使用する備品や配布資料などの情報も登録しておけば、在庫管理もシステム上で行うことが可能です。

受講者データを活用したマーケティングができる

受講者の個人情報はマーケティングデータの宝庫です。

どのセミナーに集客が高かったか、性別や年齢などどんな属性の受講者が多かったかなど、当日の出席動向も含めて予約システムに記録が残せます。

データを分析することで、今後のセミナー内容の改善だけでなく、自社のメイン事業に誘引するための最適なアプローチもわかってきます。

コスト＆タイムパフォーマンスのよいマーケティングが実現できます。

セミナーの予約管理に欲しい予約システムの機能と選び方

予約システムは機能や使い勝手など、システム提供業者によって特徴が異なるもの。
セミナーに適した予約システムという観点から、システム選定に関して以下の4点のチェックポイントが挙げられます。

• シンプルで直感的に操作できるか
• 予約状況と受講者情報が一元管理できるか
• 高度なセキュリティを確保できるか
• コストと機能のバランスがとれているか

機能の豊富さだけに目を奪われず、自社セミナーに適しているのはどのシステムかを見極めましょう。

シンプルで直感的に操作できるか

予約画面が見にくかったり、操作が複雑だったりすると、それだけで受講者を逃す原因になるかねません。

また、セミナーのスタッフにとっても、わかりづらいシステムは使用のためのトレーニング期間を要するなど時間・コスト面で負担になります。

シンプルでわかりやすいデザイン性、誰でも直感的に使える操作性を兼ね備えていることは、予約システム選択の第一条件と言えるでしょう。

予約状況と受講者情報が一元管理できるか

受講者から問い合わせがあった場合、予約状況と受講者情報を照らし合わせ迅速に対応することが求められます。

予約管理と記録管理を一元的に行えていれば、パソコンやスマホ、タブレットで即座に情報を呼び出し、的確に応じることができます。

まだ申込していない方には即座に予約を促すアプローチができ、受講日時のコマの変更やキャンセルもスムーズに受け付けられます。

高度なセキュリティを確保できるか

氏名や連絡先に加え口座情報やクレジットカード情報など、セミナー開講時には非常に機微な個人データを取り扱うケースがあります。

こうした情報を流出のリスクから守るには、高度なセキュリティが欠かせません。
実績のあるセキュリティ対策が施された予約システムを選びましょう。

コストと機能のバランスがとれているか

予約システムには、予約機能とそれに付随するいくつかの機能に絞ったものから、豊富な機能を盛り込んだものまで、多くのタイプがあります。

当然ながら多機能なシステムは、それだけ導入コストもランニングコストも高額になりがちです。
スタッフが使いこなせない機能、不要な機能のためにコストがかかるのでは本末転倒といえます。

システム提供業者によっては無料試用期間を設定している会社もあるので、実際に使用して必要な機能かどうか見定めてみるのもよいでしょう。

セミナーの予約管理に適した予約システム5選

特にセミナーの予約業務と受講者管理に向いている予約システムを、5つご紹介します。

• 直感的な使いやすさを求めるなら…ResKa
• ホームページと予約サイトを連動させたいなら…ChoiceRESERVE
• オンライン決済やクーポン発行など多機能を求めるなら…RESERVA
• 他システムとの連携を考えるなら…Airリザーブ
• 画面テンプレートで手軽に利用を始めたいなら…SELECT TYPE

自社の状況にふさわしいのはどのシステムか、ぜひ比較してみてください。

ResKa

ResKa（レスカ）は株式会社MareSpera（マレスペラ）が提供する、セミナーをはじめ様々な業種に対応した予約システム。

2018年からサービス開始された比較的新しい予約システムで、従来の類似システムにあったいろいろな問題点を改善しているのが特長です。

受講者にもセミナーのスタッフ誰にでも、システムの使いやすさを第一に考えたい方に特におすすめです。
直感的でわかりやすいデザインで、主な操作はマウスやタッチパネルだけでできる簡単さ。

記録画面は項目やレイアウトを独自にカスタマイズできるので、年齢層など受講者の属性ごとに必要なデータをすぐに参照できます。

CSV形式で他のシステムの顧客データを移行できるので、これまで開講したセミナーの受講者の情報を取り込むことも可能です。

サーバには世界標準とも言えるAWSを使用しているので、高度なセキュリティも確保されています。
機能制限がない無料お試し版が1か月間使用できるので、使い心地を確認したうえで本格導入することが可能です。

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）は株式会社リザーブリンクが提供する予約システム。

既存ホームページと予約サイトを連動させたい方に特におすすめです。

個別に発行されるURLをホームページとリンクさせるだけで予約サイトと接続完了。
埋め込みの場合でも、ホームページへの埋め込み用タグを発行してHTMLソースに貼り付けるだけです。

ホームページがない場合にも予約用ホームページとして、HTMLなどの専門知識がなくても必要な情報を入力していくだけでページが開設できます。

ドメイン取得など開設に必要な手続きもサポートされるので安心。
複数のセミナーを開催する場合も同時に管理でき、それぞれの管理者ID発行や細かな権限設定ができます。

管理画面へのアクセスを固定IPアドレスに限定できるなど、高度なセキュリティも確保されています。

RESERVA

RESERVA（レゼルバ）は株式会社コントロールテクノロジーが提供する予約システム。

多機能な予約システムをお求めの方に、特におすすめのサービスです。

独自の事前クレジットカード決済方法「レゼルバペイメント」を搭載しているので、セミナー当日の金銭管理の手間が軽減されます。

定期的に開講されるセミナーの場合は、無料・割引クーポンを発行したり月額単位など定期課金ができたりなど、便利な機能が豊富。

予約完了時や開講前日のほか、キャンセル待ち受付などのメールが自動配信され、無断欠席などの防止に役立ちます。

さらに、GoogleカレンダーやLINE、アフィリエイターとの連携ができるなど、フリープランでも44種類もの機能が用意されています。

Airリザーブ

Airリザーブは情報産業で知られるリクルートが提供している予約システム。
大手であることの安心感もさることながら、リクルートの展開する様々なサービスとリンクできることが特長です。

他システムとの連携をお考えの方には特におすすめです。

例えば、POSシステムの「Airレジ」と連携すれば受講者情報と会計情報を簡単に紐付け可能。
さらに、決済システム「Airペイ」と連携することで、交通系ICカードなども使えるキャッシュレス決済が実現します。

また、受講者の情報だけでなく、スタッフや備品、資料の在庫といったリソース情報も同時に管理できます。
管理画面にアクセスできるIPを固定アドレスに限定できるなど、高度なセキュリティ対策も施されているため安心です。

SELECT TYPE

SELECT TYPE（セレクトタイプ）は株式会社セレクトタイプが提供する予約システムです。
あらかじめ用意されている予約ページ作成用のテンプレートは170種類以上。

テンプレートだけで手軽に予約システムの利用を始めたい方に適しています。
希望するイメージに近いテンプレートを選ぶだけで、予約システムの全機能が自動でセットアップ完了します。

定期的にセミナーを開催している場合は回数券・チケット機能が活用でき、予約の促進につなげられるでしょう。

また、一般受講者と別に会員登録を募ることもでき、会員ランク別に予約可能日時や受付期間を限定できるうえ、会員限定のメールマガジンなどが配信できます。

決済はクレジットカード、コンビニ支払い、銀行振込に対応していて、セミナー当日の会計のわずらわしさが軽減できます。

まとめ

セミナーが成功するかどうかは、開講当日はもちろんながら、開講前の準備も大きく関わるもの。

予約システムの導入は予約業務の省力化にとどまらず、セミナーにまつわる業務全般の改善を実現します。
ぜひ貴社に最適な予約システムをお選びください。