セミナー・講習会に最適な予約システム！無料・オンラインも紹介

セミナーや講習会の開催には、受付やキャンセル対応、当日のスケジュール管理まで多数の業務が必要です。
小さな講習会でも手間のかかる作業は多く、通常業務に支障が出てしまう恐れもあります。

予約業務を効率化し、セミナー予約の問題点を解決するには予約システムの導入が効果的です。
本記事では講習会やセミナーの予約システム導入メリットや選び方を解説するとともに、おすすめのシステムを紹介します。

講習会やセミナー予約で起こる悩みごと

講習会やセミナー、またはイベントを開催する際は、開催するまでにさまざまな業務が発生します。
受講者一人ひとりの情報管理が必要になるため、管理方法やセキュリティ面の問題も考えなくてはいけません。
よくある悩みを具体的に解説します。

予約・受付業務が多く手間がかかる

講習会を開催するためには、事前申し込みや問い合わせへの電話対応、予約キャンセルや変更の対応などに多くの労力が必要になります。

また、当日の受付では来場・欠席把握を行わなければなりません。
コースや定員が設定されたセミナーや講習会の同時開催では、それぞれのスケジュール管理や定員漏れがないように調整する必要もあります。

当日は準備と進行に忙しい上、参加した受講者の対応も発生することでしょう。
万が一のトラブルも考えて、人員には余裕を持ちたいものです。

セミナーや講習会の開催には、とにかく労力が必要なので、予約・受付業務に人手が取られてしまうことは極力避けなければいけません。

入力ミスなどの人的ミスが起こる作業が多い

予約作業は入力や登録作業がメインの業務です。
誤った情報を入力してしまうと、ダブルブッキングや登録漏れ等のトラブルも発生する恐れがあります。

手作業の入力ミスには他のスタッフによるダブルチェックが有効ですが、そのためには多くの人員を割かなければなりません。
入力・チェック作業を人間が行うのは、非効率と言えるでしょう。
　

顧客情報の管理が難しい

セミナーや講習会の予約には住所、氏名などの個人情報に加え、金融情報を預かる場合も少なくありません。
万が一、情報が漏洩したり紛失したりしてしまったら会社の信用にも関わります。

また、顧客情報は次回の受講につなげる大切な情報です。
開催後に、今回の講習会の要点や解説メールを送ったり、アンケート依頼したりすることができれば、頂いた情報を元に次回のセミナー案内を送れば、受講率を上げられることでしょう。

手動での予約管理は、セキュリティ面が心配です。
万が一に備え、標準のシステムとは別でセキュリティ対策をしなければなりません。

集客を並行して行うことができない

セミナーや講習会を開催してせっかく受講者を集めたのですから、このチャンスを逃さずに自社のメイン事業をPRしていきたいところです。

しかし、日々の業務に加えてセミナーの開催に必要な予約業務をこなしていると、メイン事業の集客に割くことができるほどの時間的余裕がなくなってしまいます。

特に、人の手による予約管理は手間が掛かりがちです。
今以上の事業拡大を図るためにも、可能な限り手間や業務を削減できるようにしましょう。

講習会・セミナー予約をシステム化する導入効果

講習会やセミナーを開催する際に予約システムを導入すれば、それまでの膨大な情報入力や管理が大幅に削減されます。自動化・効率化だけでなく、それに続く効果を紹介します。

予約業務の負担が軽減する

まず、大きな効果としてすぐに実感できるのが、予約業務の大幅な削減です。
講習会の申し込みから予約完了まで一連の作業を自動化できるので、人員を他の業務に回すことができるようになります。

予約の変更やキャンセル対応が自動化できるシステムを導入すれば、さらにスタッフの作業を軽減することも可能です。

また、システムの画面上で予約管理が可能であるため、現在の予約状況が簡単に把握できるでしょう。
手作業ではミスしがちな情報入力も、テンプレートに沿って行えば間違えるリスクを大幅に抑えられます。

もちろん、当日受付もスムーズです。
事前に顧客情報が登録されていれば、受付と本人確認がシステム上ですぐにできます。

検索機能があるので、受講者数が多くても安心です。
エクセルや紙台帳を見比べたり、受講者名簿から探したりする手間がなくなるため、対応する時間をグンと短縮できることでしょう。

受講者も予約しやすく、無断欠席が減る

オンライン予約に対応したシステムなら機会損失を防げます。
受講者にとって使いやすいことは、満足度を上昇させる要因でもあり、外せないポイントです。

24時間のオンライン予約なら、営業時間内に電話できない方や電話が苦手な方も利用しやすく、受講者数の増加が期待できます。

リマインダー機能を利用すれば、無断欠席防止になります。
ついうっかり予定を忘れていたり、キャンセル連絡をし忘れていたりした方も、前日にセミナー開催の案内メールを送ることでキャンセル連絡をしてくれることでしょう。

スケジュールの進行や備品が管理しやすい

予約システムを利用すれば、複数イベントを同時開催する際の進行状態がひと目でわかります。
全体を把握しやすいので、進行の無駄や時間ロスを省くことができるでしょう。

予約枠は、スケジュールを作成する際にも役立ちます。
使用する備品や配布資料などの情報も登録しておけば、在庫管理もシステム上で行えるのです。

人的ミスの軽減で重複登録やダブルブッキング回避

予約システムを導入すれば、業務上のミスを大幅に軽減できます。
人による入力作業を避けることができるため、データの重複登録やダブルブッキングの回避につなげることができるのです。

人の手を介した作業はミスの温床です。
入力作業に予約システムを導入すれば、精度向上やチェックコストの削減が期待できることでしょう。

顧客情報を守る

予約システムはセキュリティ対策が万全です。
安心できるセキュリティを導入すれば、受講者の大切な情報をしっかり守ってくれます。

情報の漏洩や紛失は会社の信用にも関わりますから、これは重要なポイントです。

分析や戦略立案が行える

受講者の個人情報や当日の動向を記録することができるため、顧客情報の分析やデータを用いた戦略立案を行うことができます。

少ない労力で顧客のニーズを最大限に満たすことができるようになるため、コストパフォーマンスの良い運営ができるようになることでしょう。

講習会・セミナー予約に必須！取り入れるべき機能や選び方

予約システムには、様々な機能が搭載されていますが、基本的に多機能なものほど使用料金が高額です。
導入にはコストと手間がかかるため、必要な機能を絞ることでコストダウンを図りましょう。

機能がシンプルなものを導入すれば、予約システムの使用が初めてでも簡単に使いこなすことができます。
ここでは、講習会やセミナーの運営に必須とも言える最低限の機能やその選び方を解説します。

予約状況と顧客情報が一括管理できる

予約状況と顧客情報を一括管理できることは、予約システムを選ぶ上でとても大切です。
予約受付や問い合わせ対応をするためには、現在の予約状況と受講者を照らし合わせなければなりません。

そのため、両方の機能を一括で管理できる予約システムを選ぶようにしましょう。

シンプルで分かりやすい操作性

使いやすいシステムを導入すれば、少ない練習期間でシステムを使いこなすことができます。
早い段階で業務を予約システムに移行できるようになるため、コストカットにも繋げることができるでしょう。

また、優れた操作性はスタッフだけでなく顧客にも良い印象を与えます。
業務の削減や効率化などが目的なのであれば、まずは導入が容易で操作性に優れたシステムにしましょう。

オンライン予約ができる

現代の社会でオンライン予約は必須とも言えます。
オンラインになることで24時間いつでも対応できるため、顧客の依頼ハードルを下げることができます。

予約を電話で受け付けていると対応に時間を取られてしまいますから、オンライン予約の導入はスタッフの負担を軽減することにも繋がります。

浮いたリソースを他の場所に注ぐことができるようになるため、今までよりスムーズに業務をこなせるようになるでしょう。

セキュリティの高さ

受講者の大切な情報を守るためにも、予約システムのセキュリティは重要です。
個人情報はもちろん、クレジットカード情報や口座情報など、預かる情報は決して流出させてはいけません。

情報漏洩は会社の信頼を大きく失墜させます。
たとえどんなに小規模であろうとも、他人の大事な情報を流してしまった事実は変えられません。

コストをかけられない企業では後回しになることの多いセキュリティ面ですが、初めからしっかり対策しておくことで万が一の事態にも備えられます。

無料のサービスは手軽に始められますが、セキュリティに関しては不足していることが多いです。
使用する頻度や顧客情報が多い場合は、必ずセキュリティ面が信頼できるシステムを選びましょう。

講習会・セミナーに最適！おすすめ予約システム5選

この記事では、予約システムを導入するメリットやその選び方について解説してきました。
では、具体的にどのような製品が良いのでしょうか。

ここでは、本記事の内容を踏まえて、おすすめの予約システムを紹介していきます。

ResKa

ResKaは、予約機能と記録機能に特化した予約システムです。
マウスやタッチパネルだけで操作可能であるため、画面を見ながら直感的に作業することができます。

予約機能と記録機能の品質をとことん追求しているため、とても高品質で予約業務の効率化に向いているシステムです。
操作性も良いため使い方に困ることもありません。

優れたセキュリティ性能もありながら、予約管理に関する機能が充実している上、ひとつひとつの機能性が高いので、初めて予約システムを導入する方におすすめのサービスです。

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVEには、イベントやセミナー向けの予約システムが搭載されています。
セミナー向けに作られているため、セミナー開催のための予約、開催、集客、フォローなどまで欲しい機能が揃っています。

専門知識がなくてもホームページ開設ができたり、ホームページへの接続・埋め込みができたりと、非常に多機能なことが特徴です。

ホームページが気になっており、予約サイトとホームページをリンクしたいけどかける時間がない、そんな方にぴったりのサービスです。

RESERVA

RESERVAには、講習会やイベント、セミナーに対応した予約管理システムがあります。
導入はたったの3分、フリープランがあるので気軽にシステム導入を体験することが可能です。

フリープランでも、クレジット決済やカレンダーでの予約形式、クーポン発行など、利用できる機能は41項目もあるので、たくさん機能が欲しい人にはぴったりでしょう。

パソコン、スマホ、タブレットから予約できたり、予約が入れば顧客情報として追加されたりするなど、受講者にも企業側にも使いやすい機能が充実しています。

有料にはなりますが、リマインドメール、メルマガ配信など基本の機能は備わっていて、さらに、集客向けにSEO機能やアフィリエイト機能も備えています。

Airリザーブ

Airリザーブでも、講習会やイベント向けの予約管理システムを提供しており、セミナー向けシステムでは、主に集客の最大化に着目した設定になっています。

24時間受付によるネット予約やキャンセル機能を備え、講習会やセミナーには必須のキャンセル待ち機能も備わっています。
イベントの定員数を超えても、キャンセルが出た時の機会損失を防げます。

また、ホームページ埋め込み機能で、簡単に自社のページに予約カレンダーを埋め込んだり、予約項目を増やしてアンケートを予約時に入力してもらったりと、自社の用途に合わせて幅広いカスタマイズが可能です。

オプションは豊富ですが、必要なものだけ選べばコストを抑えつつ、高いカスタマイズ性と充実度を実現できるシステムです。

SELECT TYPE

SELECT TYPEではさまざまな業種に合わせたテンプレートが用意されています。
イベント・セミナー向けテンプレートでは、予約受付やイベントをスケジュール表示することが可能です。

予約状況やお休み情報もカレンダー上で管理できるので把握しやすく、情報間違いのリスクを大きく下げることができます。

複数イベントの開催や同時開催するセミナーにも対応しており、会員限定の予約フォームや会員ランクによって予約制限を設定したりするなど、独自サービスも豊富に備わっています。

無料から始められるプランもあるので、気になった際には気軽に試してみましょう。

まとめ

講習会やセミナーを開催するためには、事前の予約から変更やキャンセル対応、当日受付、スケジュール管理、事後処理など、運用にかかる業務が多数にあります。

予約業務をシステム化すれば、業務の自動化・効率化が図れると同時にオンライン予約が可能になったり、予約と顧客情報管理がスムーズになったりと、対応の幅を広げることができるでしょう。
受講者にとってもメリットが多いです。

今回紹介したような予約システムなら、予約管理業務に必須の機能が備わっています。
また、フリープランや手厚いサポートもあるため、使いやすく始めやすいです。ぜひ導入の参考にしてみてください。