音楽教室運営には予約システムがおすすめ！

自分の教室の運営をし、教師として音楽を教えている方は多くいます。
専門的な知識や能力を活かせる仕事はやりがいがありますが、事務作業に追われてしまうことに悩んでいる方もいらっしゃるでしょう。

そこで、事務作業を効率よく行ない、新規顧客を増やすためにぴったりの予約システムについてご紹介します。
予約システムの活用方法についてもご紹介いたしますので、音楽教室を運営されている方はぜひ参考にご覧ください。

 

音楽教室に予約システムがおすすめの理由

様々なジャンル、業態の店舗で予約システムが導入されています。
そして、音楽教室の運営でも予約システムを導入するのがおすすめです。

それはなぜなのでしょうか。
おすすめの理由をご説明します。

指導に集中できる

音楽教室は、小規模の教室から、いくつもの教室を有する大規模の教室まで様々でしょう。
ピアノやギターなどの楽器、歌など内容も豊富で、教室ごとに特色があります。

しかし、音楽教室に共通しているのは教師の仕事だけでなく事務作業にも多くの時間や手間がかかっているということです。
大規模な教室であれば、事務員のスタッフを雇っている場合もあります。

しかし、事務員としてスタッフを雇わずに、経営者である教師が事務作業も担当しているケースも多いでしょう。
教師の悩みとして、もっと自分の専門である音楽指導、そのための準備や練習の時間にあてたいという声をよく聞きます。

予約システムを導入すれば、電話対応や生徒の出欠管理などの時間が減らせるため、本来の仕事に十分な時間をかけることができます。
仕事のモチベーションも上がりますし、それにより生徒の満足度も上がることになります。

場合によっては、これまで雇っていた事務員を減らし、経費削減にもなります。

様々なレッスン、生徒を一括管理できる

音楽教室では、毎週通う生徒さん、スポットで通う生徒さん、体験に訪れる方などがいらっしゃいます。
マンツーマンのクラスもあれば、グループレッスンもあります。

予約システムを使えば、こうした様々なレッスン、クラスの予約がスムーズに行えます。

そして、予約システムは予約、出欠の管理だけでなく、生徒さんごとのカルテも管理できるものが多いです。
これにより、指導計画や生徒ごとの進捗、反応などをメモし、一括管理できます。

今後のレッスンをどう行なっていくべきかを考えるのに役立ちますし、急な代講になった場合でもスムーズに引き継ぎが可能になります。

 

予約システム導入のメリット

予約システムを導入することは、音楽教室にとっても、既存の生徒や新規の生徒にとってもメリットが多いです。
それは、単純に「予約」だけができるシステムではなく、それに伴い様々な機能、活用方法があるからです。

まだ予約システムを使ったことがない方のために、そのメリットを具体的にご紹介します。

欠席や振替の管理がしやすくなる

定期レッスンの場合は、毎回予約してもらうわけではないから、予約システムは必要ないのでは……？とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、定期レッスンだからこそ予約システムを導入するメリットがあります。
予約システムでは、急な欠席や振替もオンラインで24時間いつでも、どこでも連絡や変更ができます。

急用や急病などでレッスンを休みたい生徒は、オンラインであれば、教室の営業時間外でもすぐに連絡できるというメリットがあります。
教師側も電話やメールでの連絡を受け、対応する必要がなくなるので、空いた時間を有効に活用できるようになりますよね。

また、システムにしっかりと記録が残るので、生徒側の連絡忘れ、教師側の聞き逃し、聞き間違いなどのミスも防げるのがメリットです。
日々、レッスンで忙しくしている教師のうっかりミスを防ぎ、スムーズな教室運営ができます。

さらに、キャンセルにより空いた時間が一目でわかるようになるので、体験予約の募集、受け入れもしやすくなります。

新規顧客の獲得

音楽を習いたいと思い、どこで、どんなレッスンが受けられるのかを調べる際にネットを使う方が多いです。
そして、気になる音楽教室を見つけたとしても、体験予約が営業時間内の電話受付だったり、メールで問い合わせる形だったりすると、手間がかかります。

それにより、生徒側は予約を先延ばしにしてしまい、新規顧客を取りこぼしてしまいます。

しかし、予約システムを使ったWEB申し込みだと、音楽教室が気になると思った際にすぐに申し込みするという行動に繋がります。
予約システムだと24時間いつでもすぐに申し込めるからです。

新しいことを始めようとすることは勇気のいることです。
電話で問い合わせるのは苦手だ、という若い方も増えてきています。

WEBの予約システムだと緊張せずに申し込めるうえ、予約の前日などにリマインドメールを送ったり、必要な持ち物を連絡したりすることも予約システムを通じて確認できるので便利です。

 

音楽教室に必要な予約システムの機能

予約システムは様々な業種のお店、スクールなどが利用しています。
そして、予約システムには色々な機能があります。

そこで、音楽教室にとって必要な予約システムの機能をいくつかご紹介します。
自分たちの教室にとっては必要か、どう活用できるのか、イメージしながら考えてみてください。

顧客管理

飲食店のような一度きりの来店ではなく、定期的に繰り返し利用するお客さまが多い音楽教室にとって、顧客管理のできるカルテ機能は重要です。
クリニックや美容サロンなどでも活用されていますが、音楽教室の場合は生徒一人一人の情報として学習歴、生徒の希望、体験レッスン時の様子や反応などを記録することができて便利です。

毎回のレッスンの進捗や反応などを学習記録として残しておけば、今後のレッスン計画が立てやすくなります。
どのようにして、生徒が音楽を楽しみ、上達させていくべきかをしっかりとプランニングすることで、生徒の満足度が上がり、継続して通っていこうというモチベーションにも繋がるでしょう。

体験予約とキャンセル

様々な体験レッスンを提供している音楽教室の場合、クラスごとの特色、時間帯がわかりやすく表示され、お客さまが自分の希望するコースにスムーズに体験予約ができるようなシステムになっていることが望ましいです。

例えば、コース一覧から選んで予約ができたり、カレンダーで曜日や時間から選んで予約できたりする機能があると良いです。
このようなシステムだと、空き時間や空き人数を可視化でき、教師も生徒もすぐに状況を把握できます。

また、体験予約をしたけれど都合が悪くなった、体調が悪くなったという場合もあるでしょう。
キャンセルがシステムでできないと、ドタキャンをされてしまい、音楽教室にとって非常に困りますし、ドタキャンした生徒さんが再来することはないでしょう。

そんな時に、キャンセルもシステムでスムーズにできると、お客さまも連絡を怠らずに、しっかりと次の機会に予約をしてくれるでしょう。
忙しい方でも、簡単に気軽に予約、キャンセルできるシステムだと、入会後も継続しやすいです。

月謝・イベント料金の引き落とし

音楽教室では、毎月月謝を支払ってもらうシステムをとっているところが多いでしょう。
その月謝の引き落としも予約システムに組み込まれていると、管理しやすいです。

クレジットカードや銀行口座での引き落とし、その他オンライン決済などに対応しており、支払日をリマインドしてくれる予約システムだと、支払い忘れも防げます。

また、体験や定期レッスン以外のイベント、単発講座などについても、予約登録と同時に引き落としの手続きが取れると便利です。
予約の時点で料金精算をしておくことで、軽い気持ちでのレッスンキャンセルを防ぐことができます。

さらに、システム上で全ての料金管理ができることで、経理の手間や時間も削減できます。

 

予約システム選びの注意点

便利なので、音楽教室は絶対に予約システムを導入すべきです。
しかし、予約システムは色々な種類のものがありますので、どれを導入するのかを選ぶ際には慎重に行いましょう。

価格の安さ、機能の多さ、といった点に注目しがちですが、それらだけでなく、注意して考えるべきこと、検討すべきことがあります。
自分たちの音楽教室にとって最適な予約システムを見つけましょう。

教室に合ったプランを選ぶ

先ほど、音楽教室にとって特に便利な機能をご紹介しました。
音楽教室の規模や特色によって、必要な機能とそうではないものがあるでしょう。

機能は多ければ多いほどいいと考えてしまいがちですが、多すぎるとかえって使いにくくなります。
自分たちの教室が現在、そして今後に必要な機能はなんなのか、今一度考えてみましょう。

そして、それらの機能と予約システムの料金プランとを比較し、予算に合わせて検討すると良いです。
予約システムは、1つの会社でもいくつもの料金プランを用意しているところが多いです。
そのプラン内容を確認してみましょう。

もし、料金プランが少し高いと感じても、手間や時間、事務員の人件費などを考えると結果的にはコスパが高い場合もあります。
それらの点も考慮して、予算を決めるといいでしょう。

操作のしやすさを確認する

予約システムを比較、検討する際に機能とその説明を読むだけでは不十分です。
なぜなら、実際に使ってみないとその使いやすさがわからないからです。

これまで様々なサイトを利用したり、オンラインで予約をしたりして、わかりにくい、使いにくいと感じたことはありませんか？
もし、お客さまがそのように感じてしまう予約システムを導入してしまったら、操作のしにくさから予約をやめてしまうかもしれません。

自分たち、教室側の管理のしやすさ、操作のしやすさはもちろん、お客さま側の立場になって、操作のしやすさを確認しましょう。

予約システムは、無料で利用体験ができるもの、デモを使ってみることができるものがあります。
実際に使ってみることで、使いやすさや機能がわかるので、お試しできるものはまずは使ってみることをおすすめします。

 

音楽教室におすすめの予約システム

音楽教室におすすめしたい予約システムを具体的にご紹介します。
それぞれ特徴が異なるので、音楽教室の規模や形態、特色などに合わせて選んでみてください。

スクール・レッスンにおすすめの予約システム

音楽教室、レッスンにおすすめの予約システムを2つご紹介します。
様々なスクールで活用できるシステムなので、まずはこちらをチェックしてみてください。

ResKa（レスカ）

教室の規模に合わせて選べるプラン

ReskaはプランA、B、Cの3種類の月謝制プランを提供しています。
スタッフ数に合わせて選べるので、わかりやすいです。

複雑なプラン設定だと選ぶのが難しいですが、RESKAなら教室の規模、スタッフ数で簡単にプランを選べます。
無料のトライアルプランもあるので、気になったらまずは試してみるとよいでしょう。

予約と記録をワンストップで管理

予約管理はもちろんのこと、生徒さんの情報の記録もワンストップで管理できます。
今まで紙で顧客情報を管理していた音楽教室もこれを機にオンラインに切り替えれば、よりスムーズに業務が行えるようになるでしょう。

記録は必要な情報だけをまとめ、写真も記録できます。
多くの生徒さんを抱える音楽教室では、生徒さんの顔と名前を覚えるのが大変ですが、スタッフみんなで活用し、生徒さんとよりよい関係を築いていけるでしょう。

 

EIPrO(エイプロ)

様々な決済方法に対応可能

体験予約の料金、月謝の回収などは予約システムで行えます。

そして、その決済方法が豊富なのが魅力です。
クレジットカード決済、ペイパル、コンビニ決済、銀行振り込みなどから選択できます。
オンラインでの決済だけでなく、教室での現地支払いの設定も可能です。

様々な決済方法を選べることで、音楽教室側は管理がしやすくなりますし、生徒側にとっても便利です。

チケット、クーポンなど会員ごとの利用設定が可能

チケットやクーポンの設定ができます。
チケットを使った予約受付、割引クーポンなどの使用が可能です。
チラシやポスターなどで音楽教室をPRし、予約システムでの予約で割引ができるといった施策をすれば、集客に役立ちます。

また、会員ごとにクーポンの設定もできるので、お誕生日のキャンペーンを実施したり、最近訪れなくなっている生徒さんのスポット利用や、再入会を促したりすることもできます。

 

こちらでもスクール・レッスンにおすすめの予約システムを紹介しております。

オンラインレッスン向けのおすすめ予約システム

昨今、様々な教室がオンライン化しています。
自宅で安心して、気軽にレッスンが受けられるので、おうち時間の充実やスキルアップのために楽器を始める方も増えています。
そんなオンラインレッスン向けのオススメの予約システムをご紹介します。

STORES 予約

オンラインレッスンの設定が簡単

オンライン会議システムのZOOMと連携でき、オンラインレッスンの予約と実施が一貫して行えます。
レッスンごとに生徒さんにメール連絡する手間が省けて、スムーズにオンラインレッスンができます。

また、対面レッスンとオンラインレッスンを併用している音楽教室も便利に活用できます。

無料から簡単に始められる

無料で予約システムの使い勝手を試すことができるフリープランがあります。
初期費用も月額利用料も無料で、月に100件までの予約受付が可能です。

クレジットカード手数料は有料プランと同じ料金です。
規模が小さい音楽教室であれば、まずはフリープランで試してみるといいでしょう。

 

RESERVA Reservation（レゼルバリザベーション）

様々な外部システムと連携

予約システムと外部システムが連携しており、予約システムでまとめて管理できるので便利です。
オンライン会議システムのZOOM、会員向けの連絡や新規顧客向けのPRができるLINE、Googleカレンダーなどと連携できます。

予約するのと同時にZOOMのURL、IDが発行され、通知されます。オンラインで音楽教室を開催している教師にオススメです。

様々な業種に対応

この予約システムは、多くの有名企業などにも採用されています。
様々な業種に対応しており、もちろんスクール・教室にも対応しています。
音楽教室の導入事例も豊富です。

その理由は予約からレッスン、料金の支払いまで一括管理できるからです。

まず、予約時に事前質問が設けられ、学習歴や希望などを聞けます。
レッスンの前には、リマインドメールの送付もできます。
充実した設定、機能があるので、音楽教室運営にぴったりです。

 

こちらでもオンラインレッスンにおすすめの予約システムを紹介しております。

体験教室向けおすすめの予約システム

体験教室、イベントなどの予約におすすめの予約システムをご紹介します。
特別なイベントはもちろんのこと、今後の定期的な音楽教室通いに向けた体験レッスンの予約にも活用できます。

SELECT TYPE（セレクトタイプ）

導入が簡単にできる

業種に合わせたテンプレートがあるので、初めて予約システムの導入をする音楽教室でも簡単にできます。
ガイドに沿って、設定すればよいだけなのですぐに始められます。

無料登録は1分程度ででき、最短1日で予約システムを使い始めることが可能です。

無料のオンラインセミナーで理解を深められる

予約システムの導入に迷っている方、不安がある方のために無料のオンラインセミナーを開催しています。
どのように導入すればよいのか、どんな機能を使っていけばいいのか、教えてくれます。

ITやWEBの知識がなくても、安心して始められるということが理解できるはずです。
手厚いサポートが魅力です。

 

FreeLesson

スクール・教室に特化したサービス

様々な予約システムがある中で、スクール・教室専門の予約システムを提供しています。
月謝制やチケット制、契約内容ごとに設定できるので、単発の体験レッスンから、定期的な通学プランまで幅広くカバーできます。
細かい設定ができるので、自由に効率的にシステム導入ができます。

豊富なサポート体制

スクール・教室専門ということで、教師の時間や手間を減らすためのサポートがあります。
わかりやすく豊富なヘルプはもちろん、メールやチャット、電話、オンライン会議システムZOOMを使ったサポートも整っています。

また、ビジネスプランを申し込みの方は有償の訪問サポートもあります。
何かあった時に安心できるサービスです。

 

こちらでも体験教室向けにおすすめの予約システムを紹介しております。