体験教室にこそぴったり！簡単・便利な予約システム厳選5社

体験教室でいかに集客できるかは、フィットネスやヨガ、各種スクールにとって生命線です。

予約受付を紙やパソコンの既存ソフトで行っていては、マンパワーが削られミスを誘発するだけでなく、見込客を取り逃がすことにもなります。

予約システムの使用はお客様とスタッフ双方の利便性を上げるうえ、顧客データを活用した教室運営のサポートにもなります。

そこで今回、代表的な5社を例に、予約システムの選び方を解説していきます。

あるある！体験教室運営のお悩みあれこれ

体験教室の予約受付を、予約システムを使わず紙で記録する、または市販の表計算ソフトなどを使ってパソコンで管理していると、いろいろな悩みが生まれてきます。

体験希望者への説明や案内が手間取る

体験教室では初めて予約するお客様が中心になるので、氏名や連絡先、体験したいコースの名称や日時など、予約対応時には必須項目が数多く発生します。

コースや日時の案内や必要事項の説明で、1つでも間違うとオーバーブッキングになったり予約の確認が取れなかったりする可能性が出てきます。

結果、お客様が体験できずにクレームの対象となってしまうので、予約を取る作業は慎重にならざるを得ません。

さらに性別や年齢、居住エリアや職業など利用者について詳細なデータを取得したいときは、項目がより複雑になり、対面予約や電話予約では個人情報としてなかなか聞き取りづらいケースも発生します。

利用時間など予約情報の整理が面倒

対面や電話で予約の受付をした際には、お客様の情報を用紙やパソコンの表計算ソフトなどに記録する必要が出てきます。

体験教室の場合は、他の利用者とは分けて管理するほうが運営をしやすく、きめ細やかな対応もできるため、通常の利用者とは管理方法を変えている教室も多いことでしょう。

しかし、手動での予約管理を行っていると記入漏れや認識違いなどでトラブルが発生するリスクが高くなります。

また、管理や記入項目が複雑化するほど、誰にでも任せられなくなりがち。

特定のスタッフだけに大きな負担がかかってしまい、貴重な人員や時間がレッスン以外に割かれてしまうことになります。

コース別などにすると手作業が増える

複数の体験教室を同時に開催している場合は、コース別やジャンル別、または性別や年代別などの予約にも対応することになります。

しかし、きめ細かい場合分けを多くすればするほど、予約時における日時や人数の調整は複雑になりがちです。

こうした予約管理は情報量が多くなり、予約希望者がいるにもかかわらず定員割れになる、または逆にオーバーブッキングやダブルブッキングなどヒューマンエラーによる予約ミスが発生しやすくなります。

クレームの原因になるだけでなく、見込客をみすみす逃してしまう事態につながってしまうでしょう。

手作業でこれらの業務を行うことは、様々なリスクを増やすことにもなりかねません。

なるほど！体験教室に予約システムを導入すべき理由

予約システムを使うメリットは、予約にかかる作業が楽になるだけではありません。
システムの上手な活用が教室の運営をサポートすることにもつながるのです。

予約管理業務が効率化できる

予約システムなら、基本的にパソコンやスマートフォンからネット経由で、24時間365日いつでもどこでも予約受付が可能です。

お客様が自分自身でシステムに入力するので、スタッフによる入力エラーはまずなくなります。

予約した結果は即座にシステムに反映され教室側の責任によるミスが大幅に低減でき、予約にかかわるクレームが激減、お客様対応の時間も大幅に減らせます。

また、ネット経由での予約は時間や場所の制約がなく気軽に行えるので、対面や電話による予約と比べて心理的なハードルを下げることができます。

操作のしやすい予約システムはお客様が面倒だと感じる要因を減らし、予約をあきらめてしまう機会損失を最小限に抑えることが可能。

教室側も、住所や年齢、職業など対面や電話受付では尋ねにくく手間のかかる個人情報も取得しやすくなります。

顧客データの管理・活用が楽になる

予約システムを使えば、入力されたお客様のデータの管理が格段に効率化できるうえ、取得した情報の活用も簡単にできます。

たとえば、ある年齢の体験教室希望者が一定の曜日や時間帯に集中しているようなら、年齢別や時間帯別の特別体験イベントを開催するなど、より集客アップに貢献する企画を打ち出すこともできます。

ほかにも、体験希望者がどの地域に多く住んでいるかを把握できれば、体験教室のフライヤーを配布するエリアをぐっと絞ることができ、大きなコスト削減にもつながります。

どういった層に体験教室がアピールできているのかが簡単に分析でき、より教室運営を盛り立てることができます。

スタッフの作業量が減少できる

予約情報の入力は予約システム上でお客様が自分で行うので、入力作業をスタッフが行う必要は基本的になくなります。

対面予約の場合でも、タブレットやスマートフォンをその場でお客様に渡して入力してもらえば、スタッフにはわずかな説明が必要なだけで手間が大幅減少。

電話予約を受ける場合も、スタッフが電話口で即座にレッスンごとの空き人数の確認ができるので、必要項目をすぐ入力してシステムに反映できます。

基本的にどのスタッフでも直感的に操作できるような予約システムであれば、教室予約にかかる負担は時間面でも人員面でもぐっと低減できます。

予約された顧客データの管理も楽にできるので、人的資源をその分教室運営に集中できます。

ここをチェック！予約システムを選ぶときのポイント

予約システムはついつい高機能なプランを選んでしまいがちですが、利用料金だけかかって使いこなせないようでは元も子もありません。

顧客のデータ管理が簡単

予約システムには予約を受け付ける機能だけでなく、通常は顧客リストを作成・管理する機能も備わっています。

お客様がどの体験教室のコースを予約したか、支払いは済んでいるか、配布したフライヤーに添付のクーポンを利用しているかといった様々な情報を一元管理することが可能。

確認がスムーズにできるので、スピーディな対応ができるようになるでしょう。

また、お客様の氏名や連絡先、予約履歴などを保存したデータベースを活用することで、お客様の情報を簡単に検索したり、個別のお客様に適したサービスを案内したりすることもできます。

たとえば、年代別に難易度を調整した体験教室を実施したり、特定の曜日限定のコースを新設したり、より集客アップにつながるような企画を考えることにもつなげられます。

予約の受付だけでなく顧客のデータ管理も簡単操作で行えるシステムであることが、充実した教室運営のカギを握ります。

直感的に操作できるシンプル設計

操作が難しくわかりにくい予約システムでは、予約の機会を失う可能性があります。

例えば、お客様が途中で操作をあきらめてしまったり、もっと予約しやすいシステムを導入している他の体験教室に乗り換えてしまったりするかもしれません。

予約システムは体験レッスンを希望するお客様だけでなく、スタッフにも利用しやすいものでなければなりません。

基本操作はマウスや画面タッチでできるなど、直感的に操作できるシンプルな予約システムのほうが、高度な機能がある予約システムより、誰でもが使いこなせるといったケースは往々にしてあります。

体験教室の場合でも、基本的にはマウス操作やスマートフォンまたはタブレットのタッチパネル操作だけで完結するといった設計がされたシステムがおすすめです。

機能とシステム利用料のバランスがよい

予約システムの運用プランには、使える機能や使用規模などに合わせてたくさんの種類があります。

高額なものほど使える教室数やスタッフ数も増え利用できる機能も多くなる傾向です。
しかし、多機能であることを重視しすぎて高額なプランを契約した結果、スタッフの誰も使いこなせないのに料金だけかさむといったケースはよくあります。

予約システムによっては、月額プランはベーシックなものを選び、オプションで欲しい機能を追加するといった利用法もできます。

最低限どのような機能が必要かを吟味し、機能とコストのバランスを考えて自社に合ったシステムやプランをチョイスしましょう。

ここがおすすめ！厳選の予約システム業者5社

では、ここでおすすめの予約システム5選をご紹介しましょう。

ResKa

ResKa（レスカ）は株式会社MareSpera（マレスペラ）が提供する予約システムです。

クラウド上に予約情報と既存顧客情報を保存し、どちらも1つのソフトだけで直感的に操作できるので作業がスムーズ、入力の手間や記録のミスが大幅に削減されます。

記録テンプレートを使えば教室ごとに、顧客情報の管理やシステム画面のカスタマイズも簡単にできます。

さらに、情報へのアクセスはiPadやAndroidからもでき、外出先でも予約などがチェック可能。
もちろん、サーバにはAWSを使用しており、万全のセキュリティで個人情報も安心です。

アカウント上限3人の小規模プランから利用できるうえ、1ヶ月間の無料トライアルコースも用意、試用期間でも機能制限はありません。

Airリザーブ

情報システム大手のリクルートが提供する予約システムです。
ネット予約だけでなく対面や電話での予約も一括で管理できます。

見やすく全体を見渡しやすいカレンダー画面にすべての予約情報が自動反映されるので、ミスを防ぎながら予約業務の負荷を大幅に軽減できます。

無料のフリープランから、予約をお客様に知らせるリマインドメール配信やGoogleカレンダーとの連携などの機能があるベーシックプラン、各教室など決められた相手以外からのアクセスを防ぐ固定IPアクセス制御などの機能を利用できるプレミアムプランも選べます。

幅広いチェーン展開をする大規模教室などに主に適したシステムです。

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）は13年間の運用実績がある予約システムです。

予約管理と顧客情報管理の基本的な機能はもちろん、予約お知らせなど予約情報メールの自動配信、ZoomやX（旧Twitter）、Googleカレンダーとの連携などの機能も標準搭載されています。

プランは基本料金にプラスして月間の予約受付件数に応じて従量課金されるベーシックなプランと、サービス内容や規模などに応じて完全カスタマイズされ提供されるエンタープライズプランが用意されています。

基本のプランでもクレジットカード決済やキャンセル待ち、時間帯別料金テンプレートなどのオプション機能が有料で利用できます。

Goope

Goope（グーペ）は情報システム業を展開するGMOグループのGMOペパボが提供する予約システムですが、ホームページ作成・運用をサポートするシステムといった機能に寄っています。

複数のテンプレートが用意されていて教室のホームページが簡単に作れるうえ、更新作業もスマートフォンやタブレットから行えます。

もちろん予約フォームやカレンダー、ショッピングカートもすぐに設置可能。
ホームページ全体へのアクセス数やページごとのアクセス数などの解析機能も標準装備されています。

容量が5GBまでのライトプランと、50 GBまでのスタンダードプランが用意されています。

STORES予約

2012年に創業したSTORES（ストアーズ）が提供する予約システムがSTORES予約です。

プランは月間予約件数200までのスモールから5000件まで対応できるエンタープライズまで4種類あり、さらに無料のフリープランも用意されています。

フリープランでもレッスン予約は月間50件まで受付可能で、予約ページは2つまで公開できます。

予約ページタイプはレッスン・イベントタイプとメニュータイプの2種類が提供されていて、有料プランではスクールタイプも利用できます。

ホームページやブログへ予約ボタンを埋め込むことも可能で、Googleからの予約もできます。
導入前に相談できる窓口もあり、フリープランでも導入した後からチャットによるサポートが受けられます。

まとめ

体験教室にとって予約システムは、ミスを防ぎ作業を効率化できるだけでなく、集客につながる重要なカギといえます。

ご紹介したとおり予約システムには、使える機能や料金に応じて様々なプランがあります。
無料で使えるプランも多くの業者が用意しているので、まず気軽に試してみるのもいいでしょう。

自社に最適な予約システムを活用して、より充実した教室運営を実現させましょう。