【体験教室向け！】予約から管理までラクになる！おすすめ予約システム5選

教室運営者にとって、予約管理にかかる手間やコストは大きな悩みのひとつ。
とくに体験教室では、入会・契約に結び付けるために、予約のしやすさや体験教室当日の細やかな対応が必須です。

そのようなお悩みを解消するためには、予約から顧客管理までを効率的に行える予約システムを導入しましょう。

今回は、予約管理業務でありがちなお悩みやシステム導入のメリットについて触れ、おすすめの予約システムを紹介していきます。

予約システムとはどんな機能？

予約システムとは、予約対応とその周辺業務を自動化できるシステムのことです。

24時間365日いつでも予約受付が可能で、予約情報やリマインド通知の送信も自動で行うことができるため効率的に業務を進められます。

システムによってはデータ分析にも対応しているため、データをもとに経営戦略の立案を行いたいという方にもおすすめです。

体験教室の予約でよくあるお悩み

ここでは、体験教室の予約管理でよくあるお悩みをまとめました。

お悩み1：電話や対面予約に時間を取られる

電話や対面での予約対応は煩雑になりやすいため、それらを手動で行っていると非常に多くの時間や人員を取られてしまいます。
体験教室の場合、初めて予約する人も多いため予約の際に確認すべきことも多くなりがちです。

お客様に対してリマインドやお礼メールを都度手動で送信しているようなケースでは、更に作業量が増加してしまうため、予約システムの導入なしでは業務に支障が出てしまいかねません。

お悩み2：体験予約の顧客管理が大変

電話や対面で受付をした際には、顧客情報を用紙やPCに記録する業務が発生します。

体験教室の場合、他の生徒の予約とは別で管理する方が当日の運営がしやすくなり、細やかな対応もできるため、管理方法を変えている教室もあるでしょう。

しかし、手動での予約管理を行っていると、記入漏れや認識違いなどでトラブルが発生するリスクが高くなりますし、どうしても慎重にならざるをえないため、業務上の負担がとても大きくなってしまうのです。

お悩み3：場合ごとの予約や管理が難しい

複数の体験教室を同時開催している場合などは、コースやジャンル別の予約にも対応しなければなりません。

コースやジャンルが多いほど、予約時の時間や人数の調整が複雑になりがち。

システムを使わない予約管理は煩雑になりやすいため、ダブルブッキングや予約希望者がいるにもかかわらず定員割れを引き起こすなどのミスが発生しやすくなってしまいます。

体験教室で予約システムを導入するメリットとは？

ここでは体験教室で予約システムを導入するメリットをお伝えします。

メリット1：顧客がいつでも予約できる

予約システムなら、基本的にネット上で24時間365日の予約受付が可能です。

ネット上での予約は気軽かつ時間的制約を受けずに行えるため、電話や対面予約と比べて、予約に対する心理的なハードルを下げることができます。

それによって、顧客が予約を諦めてしまうことによって生まれる機会損失を最小限に抑えられるでしょう。

メリット2：予約受付の手間が省ける

電話や対面といった従来の受付方法では、それぞれの窓口でスタッフが対応する必要があるため、予約件数が増えてくると他の業務が圧迫されることになってしまいかねません。

予約システムの導入によって煩雑な予約業務を自動化することで、作業を効率的に進めることができるようになるでしょう。

また、ヒューマンエラーによるミスやトラブルをなくすことができるというメリットもあります。

体験教室だけでなく、普段のレッスン予約管理にも予約システムはとても便利。
以下のコラムでは各スクール・レッスンにおすすめの予約システムを紹介しています。

メリット3：予約実績を分析でき、今後に活かせる

予約システムによっては、予約実績や顧客情報を分析・比較できるツールが搭載されていることがあります。

曜日や時間帯、性別や年齢などのデータをもとに経営戦略を立案できるため、新たな体験キャンペーンを打ち出したり、訴求するターゲットを選定したりと、集客に繋がるイベントを企画することが可能となるのです。

体験教室の予約受付に欲しい機能や選び方とは？

予約システムと一括りにいっても、さまざまな種類や機能があります。
ここでは体験教室の予約受付に導入したい機能やその選び方をお伝えします。

顧客リストの管理機能

予約システムに顧客リストを作成・管理する機能が備わっていれば、顧客の予約したコースやプログラム、支払い状況といった情報を一元管理することが可能となるため、迅速な対応ができるようになります。

また、顧客の氏名や連絡先、予約履歴などをデータベースに保存することで、顧客の情報を簡単に検索したり、顧客に適した固有のサービスを提供したりすることが可能となるでしょう。

体験教室で収集した情報を基にして、より集客に繋がるようなレッスン内容を考えることにも繋げられます。

操作しやすいシンプルな設計

体験教室の予約システムは、多くの人々が利用する重要なものです。

操作が複雑だったりわかりにくかったりした場合、途中で予約を諦めてしまったり、別の体験教室を利用してしまったりするかもしれません。

予約のしやすさは顧客の満足度にも深く関わってくるため、操作しやすいシンプルな設計の予約システムを導入するようにしましょう。

予約システムの利用料は負担にならないか

予約システムの利用形態や運用プランには沢山の種類があります。

高額なものほど高機能ですが、機能性を重視しすぎるあまり高額なプランを契約した結果、運用資金が底をついてしまっては元も子もありません。

そのため、最低限どのような機能が必要で、いくらの利用料なら長く使い続けられるかを検討し、システムやプランを選択する必要があるでしょう。

体験教室が使いやすいおすすめの予約システム5選！

ここでは体験教室が使いやすいおすすめの予約システムを5つご紹介します。
予約システムの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。

AIR リザーブ

Airリザーブはネット予約だけでなく、電話予約や直接訪問での予約も一括で管理できる、対応幅の広い予約システムです。

見やすく全体を見渡しやすいカレンダー画面に全ての予約が自動反映されるため、ミスを防ぎながら予約業務の負荷を大幅に軽減できます。

シンプルでわかりやすい画面は誰でも簡単に操作ができるメリットもあります。

有料プランだけでなく、フリープランもあるので、まずは試してみて機能が充実したプランに変更したいという方にもおすすめです。

RESKA（レスカ）

ResKaは、基本となる予約受付とその周辺業務に関係する機能が非常に充実している点が魅力の予約システムです。

複数店舗での予約にも対応している上に個別のデータ記録も思いのままであるため、「各教室のカリキュラムや値段設定が違うために正確な記録を取ることができない」といったお悩みもばっちりフォローすることができます。

また、顧客の利用傾向をもとに売上の予測や客層の変化をしっかりと分析・解析できるなど、情報記録システムも非常に優秀です。

ResKaを導入すれば、時期やトレンドに合わせた最適な運営を行うことが可能となるでしょう。

ResKaは、1ヶ月間の無料トライアルコースが利用できます。
期間中でも機能制限がないため、使用感が気になる方はまずは気軽にお試しから始めてみてください。

RESERVA RESERVATION（レゼルバリザベーション）

RESERVA Reservationは、オンラインレッスンを運営している方におすすめの予約システム。

ZOOM連携機能とオンライン決済機能を使えばスムーズなオンライン体験教室の運営が可能となり、さらにマーケティングリサーチ機能で体験教室の満足度調査を実施すれば今後の集客力アップが期待できます。

全部で5つのプランが用意されているため、コスト面でも機能面でも、あなたの教室運営に最適なシステム導入を実現することができるでしょう。

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