エステサロンが予約システムを導入するとどのような良い点がある？

エステサロン運営において、予約管理は重要なことです。1人で運営しているサロンだと、施術中は予約の電話を取ることが難しいですし、予約電話を受けている間、施術を中断しなければなりません。2人以上いる場合では、同じ時間に施術者の数以上の予約を入れてしまうというトラブルが起きてしまうことも……。
いずれの場合も、クレームに発展してしまう恐れがあります。そうならないためにも、予約システムを導入することを検討してみてはいかがでしょうか。

 

エステサロンに予約システムはなぜ必要なのか

予約システムとは、予約受付、顧客管理を一括して請け負うシステムですが、従来この作業は、手作業で行っていました。機械操作が苦手なので、手作業の方がよいという人もいますが、本当にそうでしょうか。

エステサロンは、営業時間が決まっており、営業時間外に予約を受けたり、キャンセルを受け付けたりすることができません。予約前日の営業終了後に、急なキャンセルが発生した場合でも、予約当日の営業が始まるまで受けることができません。例えば、営業開始が10時からだとして、10時に予約をしていた人が前日夜に急遽キャンセルしたい場合、予約時間直前にキャンセルすることになります。

もし、前日夜にキャンセルを受け付けることが可能であれば、さらにその時間に予約をしたいというお客さまがいたとしたら、その時間が無駄になることはありませんよね。

逆の場合もあります。2人以上スタッフが在籍している場合、別々のスタッフが同じ時間に予約を受け、施術スタッフの人数以上の数を受けてしまったり、予約の管理表に記入漏れや記入ミスがあったりした場合、予約をしているのに施術が受けられないお客さまがでてきたりしてしまいます。

そのようなことにならないためにも、24時間対応可能で、スタッフがわかりやすく、管理しやすい予約システムが必要になってくるのです。

予約システムがあったらお客さまに起こりえなかったこと

お客さまが、エステサロンの予約をしたいとき、予約システムがないサロンの場合は、営業時間内に予約を入れるしかありませんでした。そのため、来店時に次の予約を入れるか、営業時間内に電話などで予約を入れるしか方法がありませんでした。

そうなると先の予定がわからないので、キャンセルということになると悪いからと足が遠のいてしまい、希望日をいくつか提案したけれど、どの日も予約がいっぱいで予約が取りづらいと思われることがあります。

初めて行くエステサロンは、写真などで確認できるお店の雰囲気や、口コミ評価はもちろんのことですが、予約したい日時に空いているかが重要なポイントになります。予約したい曜日や時間が空いているか、事前に把握できる予約システムは、お客さま側からしてみれば、初めて行くサロンを決めるための重要なチェックポイントになっているのです。

予約システムがあれば、新規顧客を獲得できる機会が大きく広がります。

店舗スタッフの場合

小規模のエステサロンの場合、施術スタッフは、電話応対も兼任しています。施術中に電話が鳴ると手が空いているスタッフがいる場合を除いて、ほとんどの場合、施術中のスタッフが施術の手をとめて、電話応対します。

スタッフが電話に出ている間、お客さまは放置されていることになります。また、どうしても手が放せない施術を行っている場合は、電話が放置されることになります。

お客さまの立場からしたら、放置されることはあまりよい印象ではありません。お店側からしたら、1つ予約を逃したことになります。

電話だけでなく、お店のホームページから直接メールで予約できるという店舗もあるでしょう。この場合は、メールチェックをこまめに行わなければなりませんし、メールでの予約内容を予約シートに書き写すという手間が発生します。複数人で管理している場合は、どこまでチェックできているかすべての人が把握する必要があります。

予約を受け付けることが簡単にでき、予約状況を誰もがわかりやすく、把握しやすいフォーマットで管理できるシステムがあれば便利なのではないでしょうか。

 

エステサロン向け予約システムの機能とは ？

予約システムでは、お客さまからの予約を24時間受け付け、キャンセル可能な機能があるのはもちろん、他にも便利な機能がたくさんあります。

お客さまの立場からすれば、いちいち電話で確認しなくても希望日の希望時間帯に施術可能なのか否かを知ることができることは嬉しい機能です。そしてやむを得ない事情が発生した時に、変更、キャンセルができることもメリットとなります。電話が苦手な人ももちろんいると思いますが、電話で施術を中断させたのではないかなどと気を遣いながら予約や変更、キャンセルなどを伝えるよりも、自分の好きな時間に予約や変更、キャンセルなどを画面でできる方が気が楽なのです。

予約だけでなく、コースが決まっている場合は、決済機能がついていればもっと便利です。事前決済か、当日決済かを選ぶことができれば、初めてのお店で法外な料金を請求されるかもしれないなどと思わなくて済むわけです。

予約直前にお客さまに予約確認のメールを自動で送信することで、お客さま側が予約を忘れてしまうというリスクも減ります。リマインドメールは手動で送るわけではないので、スタッフの負担になることもありません。

来店後に、お礼のメッセージやフォローのメッセージを送れば、イメージアップや再来店につながります。それらのこともシステムの設定だけであとは自動で処理してくれます。

最初は無料のお試し期間がある場合が多いので、どのような機能が使えて、どのようなところが自店舗に適しているのかをチェックしてみるのもよいかもしれません。

エステサロンならではの必要な機能

エステサロン運営において、予約と同じくらい重要なことが、顧客管理です。来店されたお客さまの情報を管理し、リピート率を上げることは需要なことです。

サロン経営で、避けなければいけないことはリピートしたお客さまを、初めてかのように扱うことです。例え頻繁に来られなくても、最低限、前回来店されたときの施術内容や会話内容などを覚えておくことは重要なことです。

といっても毎日多くのお客さまが来店されるので、1人1人記憶することは不可能です。そこで活躍するのが、顧客管理システムです。予約されたお客さまの管理ページがあり、予約内容などは自動で入力されているので、そこに手動で、お客さまの情報や印象、会話の内容などのメモ書きを残しておけば、次回来店時に、そのメモ書きをチェックするだけですみます。ノートなどに記入するとどこに記入したのか分からなくなることもありますので、システム上で管理できれば便利ですよね。

エステサロンでは、複数人施術スタッフがいる場合、予約管理システムで、スタッフの指名ができればお客さまも便利です。当日来店して指名したかったスタッフが、同日急遽来店された新規のお客さま対応していて指名できなかったということになれば、お客さまも、指名スタッフも両方損をすることになります。

また、予め施術メニューが決まっているお客さまは、事前にメニューを選択して、当日は施術を受けるだけという体制を整えておけば、どちらもストレスがありませんし、時間のロスも軽減できます。

予約管理システムでは、これらのことが簡単にできます。ぜひ検討してみてください。

 

外部連携機能の活用

顧客管理は、ノートや個人のメモ書きに記入していて行っているけれど、自社ホームページやSNSなどで予約をしている店舗や、既に他の予約だけできる予約システムを利用しているというエステサロン運営者の方もいるのではないかと思います。

新たに予約システムを導入することによって、システムが2つになって管理できないとなれば本末転倒です。予約システムがそのような外部サイトと連携できる機能があれば便利だとは思いませんか。

実は、外部サイトと連携できる機能があるのです。どのような外部サイトと連携ができ、どのような便利な機能があるのかを解説します。

Googleとの連携でできること

さまざまな便利な機能を持つGoogleを利用しているユーザーは多くいます。その便利なGoogleと連携できるシステムがあればもっと使い勝手がよくなると思いませんか。

例えばGoogleマップは、スマホユーザーにとって欠かせないアプリです。お客さまが予約して、そのシステムからGoogleマップに連動できれば、サロンの場所を検索するのに、いちいちアプリを起動し、住所を入力しなくても済むので便利です。

Googleには、評価を入力するシステムがあり、店舗の口コミなどを投稿できるので、評価やコメントを入力してもらえば宣伝効果もアップします。

Instagramで簡単予約

エステサロンなどの美容に含まれるジャンルでは、多くのインスタグラマーが活躍しています。エステサロンのシステムでは、Instagramと連携できるシステムがあります。

Instagramでサロンを検索して、そこから予約できれば一石二鳥です。Instagramでスタッフページなどを作成し、そこから指名予約できれば便利ですよね。

Instagramであれば、写真を簡単に投稿でき、サロンの雰囲気も伝えやすいので、写真をただホームページに掲載するよりも目にとまる確率は高く、新規顧客獲得につながりやすくなります。

LINEで一斉送信可能

誰もが使用しているといっても過言ではないLINEと連携できる予約システムがあります。LINEと連携することによって、リマインドが一斉に送信できる機能があり、お客さまが予約を忘れにくくなります。

また、クーポンを配信することによって、リピーターを増やすことができます。独自のサイトでクーポン券を配布し、プリントアウトして持参するという面倒な手間を省くことによって、リピート率のアップを狙えます。

ホットペッパービューティーと連携できる予約システム

20代から40代の女性を中心に利用者が多い、ホットペッパービューティーを導入しているエステサロンも多くあるのではないかと思います。

ホットペッパービューティーは、予約システムがあるので、ホットペッパービューティーだけでよいのではないかと考えるオーナーもいるかもしれません。確かにホットペッパービューティーは、よいシステムですが、しかし、それだけではカバーできないこともたくさんあります。

お客さまサイドから見れば充実したシステムですが、ホットペッパービューティーを見ない人にもサロンを知ってもらうためには、より大きく集客できるシステムが必要となります。

しかし、システムを増やせばダブルブッキングなどの心配が出てきます。それらを解消するには、ホットペッパービューティーと連携できるシステムがあればよいのです。

下記のサイトに、ホットペッパービューティーと連携できる予約システムについて詳細が記載されているので、参考にしてみてください。

 

予約システムを選ぶポイント

予約システムを選ぶ際に最も重要なポイントは、セキュリティ対策がしっかりとできているか否かです。お客さまのクレジットカード情報や氏名、年齢など個人情報を管理するわけですから、情報が流出しないようにしっかりと管理しなければなりません。万が一流出してしまうと信用を失い大きな損失になります。

予約システムを選ぶ際は、個人情報の通信暗号化や不正アクセス対策がなされているのかをしっかりとチェックする必要があります。

予約システムの料金体系について

予約システムを導入する際に、無料でお試しができるか否かは大きなポイントになります。まず無料で試してみて、自店舗に合っているかを確かめるとよいでしょう。

いくら名の知れたシステムでも、手軽に使いこなすことができなくては宝の持ち腐れです。試しに使ってみることで、この機能は、必要がない、もっとこんな機能があったらいいのにという要望が出てくると思います。

導入予定のシステムに必要な機能があるのか否か、オプションで付けることができるのかを実際に使ってみて把握することができれば無駄になることはありません。

既存のサービスとの連携はできる？

先程も述べたように、既に自社で導入しているシステムやサービスと連携ができるか否は重要なポイントです。連携できないシステムを導入すると予約管理がバラバラになり、ダブルブッキングなどのトラブルが起きます。予約の連携ができるシステムを選びましょう。

誰にでもわかりやすい操作方法

予約システムを選ぶ際に重要なポイントは、操作方法が誰でも分かりやすいかどうかです。システムは使わなければ意味がありません。導入してみたものの、操作方法が複雑で、便利だと思われる機能を数か月放置するようなことになれば無駄になってしまいます。

分からない操作方法があっても、サポート体制が万全であれば学習することができます。また1人だけ把握していても、すべてのスタッフが使いこなすことができなければ意味がありません。かえって、そのシステムが負担になってしまいます。

複雑な操作方法でなく、誰でも使いこなせる操作方法のシステムであるか否かは重要なポイントです。

 

エステサロンにおすすめの予約システム

エステサロンにおすすめしたい予約システムをいくつかご紹介します。予約システムを選ぶ際に参考にしてみてください。

Reska（レスカ）

現在予約システムにおいて、最も選ばれている予約システムであるReskaは、クラウド型の予約システムです。クラウド型なので、パソコンがなくても、スマホやタブレットで操作可能です。また、複数の端末からアクセスすることもできます。

データがローカルにないので、端末から処理した作業をすべての端末で共有できます。そのため、手動で入力した予約情報が反映されていないというようなことも防げます。

クラウド型なので、インターネット環境は必須ですが、パソコンを置く必要がないので、店舗にパソコンを置くスペースがないエステサロンなどに特におすすめしたい予約システムです。

1ヶ月間の無料トライアルがあります。月額料金は、27,500円からで、使用するアカウント数を増やすと料金は高くなります。

エステサロンに必要な顧客情報をデータ化して管理することができ、操作方法も分かりやすいという定評があります。また複数店舗を経営されていて、店舗ごとに施術コースや料金が異なる場合でも、店舗ごとに細かく設定することが可能です。店舗ごとに管理できるので、各店舗が混雑する時間帯、人気のコース内容など一目で分かるので、複数経営のエステサロン運営者におすすめしたい予約システムです。

STORES予約

STORES予約は、予約管理だけでなく、アンケートのカスタマイズやメルマガの配信、顧客情報CSV一括登録、API連携機能など多くの機能が利用できます。

料金形態は、無料のプランから月額1万円以下、26,378円、66,000円と別れており、料金によって利用できる機能が違います。すべての機能は必要ないので、必要な機能だけ使いたいというエステサロンにおすすめです。SMS配信増加の機能があり、集客に力を入れたい方には特におすすめです。

予約のリマインドメールで、お客さまの予約日間違いや、予約忘れによる当日キャンセルが減ったという実際に導入した店舗からのレビューが多数届いています。導入前相談窓口があるので、必要な機能が分からない方や導入を迷われている方は相談するとよいと思います。

Airリザーブ（エアリザーブ）

Airリザーブは、無料で利用できるプランがあります。予約システムを導入したいけれど、そこまでお金をかけたくないというオーナーにはぴったりです。インターネット予約と従来の電話予約を一括して管理できるので、ダブルブッキングなどのリスクは軽減します。

無料のプランでも予約管理だけでなく、顧客管理もできます。予約時の自動配信メールもできます。無料だから基本的なことしかできないというわけではありません。しかし、1度設定してしまうと時間など後から変更することができないため、設定する前には、十分なシミュレーションを実施しましょう。

ワンモアハンド

ワンモアハンドの大きな強みは、ホットペッパービューティーと連携できることです。主にエステサロンやネイルサロンなどで導入されています。予約管理、顧客管理はもちろんのこと、キャンセル待ち機能があります。

キャンセル待ちの機能があることによって、万が一キャンセルが出たとしても、キャンセル待ちの人に連絡がいくので、予約が埋まりやすくなります。

ホットペッパービューティーだけでなくLINE公式アカウントとも連携が可能なので、クーポンの配布等も行うことができ、新規顧客獲得につながります。

操作方法はシンプルなので、機械が苦手な人でも難なく操作することができます。月額料金は5,478円ですが、1か月の無料体験プランがあるので、導入を迷っている場合は、試しに使ってみるとよいでしょう。

tol（トル）

tolは、スマホアプリです。タブレットもパソコンも必要なく、スマホがあれば簡単に予約サイトを作成することができ、無料で誰でも利用できます。

無料ですが使える機能は充実しており、予約確認メールの自動送信やリマインドメール送信、事前ネット決済などさまざまな機能を備えています。必要事項を入力するだけで簡単にオリジナルの予約サイトが完成します。個人でエステサロンを経営している人におすすめの予約システムです。

 

無料プランでは、カスタマイズすることができませんが、有料のプランでデザインにオリジナリティーが出せるプランや複数管理システムがあります。

Goope（グーペ）

Goopeは、誰でも簡単にスマホで予約サイトを作成できる予約システムです。スマホでもコンテンツの更新ができるので、場所や時間を選ばずに作業ができます。エステサロンの店舗の写真やコースメニューが変更になったときでも、すぐに変更作業ができます。月額料金も低料金でさまざまな機能が利用可能です。

立派なホームページがあっても、内容が現在のものと異なることや、何年も更新されていないホームページでは、意味がありません。その点Goopeは、思い立ったら即時に更新でき、常に新しい情報を提供することができるので、新規顧客獲得につながりやすくなります。

 

まとめ

エステサロンには、24時間、予約管理、顧客管理できる予約システムがあった方がサロン側にもお客さま側にもメリットが多くあります。複数の店舗を構えるような大きなサロンは、月額料金が高くても複数のアカウントで管理できるシステムが、個人経営のエステサロンでは、無料プランがあり、スマホだけでも操作可能なシステムが向いているのではないでしょうか。

いずれにしても、導入前にどのような機能が利用でき、自店舗にどのような機能が必要なのかを調べてから導入することをおすすめします。お客さまにとっても、運営側にとっても快適なサロンのために検討してみてください。