サロン予約効率化！予約システム導入のメリットや注意点を解説

サロンの予約業務は複雑であるため、各種作業を手動で行なっている場合はスタッフに負担がかかりがちです。

予約業務をシステム化すれば、人的コストの削減やヒューマンエラーの低減につながるほか、営業戦略を立案する際にはシステムによるサポートを受けられるため、お客様満足度の向上が期待できるでしょう。

本記事では、サロンにおすすめの予約システムの主な機能や導入する際の注意点を解説します。

予約システムで利用できる主な機能

予約システムには多様な機能が搭載されています。

その内容は、サービスによっても利用するプランによっても様々です。

ここでは、一般的な予約システムに搭載されている機能の中から、サロンの予約業務に役立つものを紹介します。　

予約機能

一般的な予約システムの予約機能には、予約ページ、予約枠設定機能、予約状況確認機能などがあります。

予約ページでは、お客様が予約したい日時や人数、サービス内容などが入力でき、システムによるサポートを受けることによって24時間いつでも予約対応することができます。

予約枠設定機能は、予約枠の設定を自由に変更できる機能です。

サロンのような、お客様の施術内容やコースによって利用時間・予約内容が異なる予約形式では、予約枠の設定が柔軟に行える必要があります。

予約枠の自由度が高いと変則的な予約にも対応できるようになるため、利用案内がしやすくなるでしょう。

予約状況確認機能では予約の確認ができます。

利用者のみならず、お客様からも画面で予約状況が確認できれば、問い合わせの電話を減らすことができ、待ち時間に対するクレームの減少が期待できるでしょう。

顧客情報管理機能

顧客情報管理機能では、顧客情報や予約履歴を管理できます。

主な機能は、顧客情報の登録や変更機能、顧客情報閲覧機能などです。

個人の氏名、住所、生年月日、性別など、接客に必要な情報が登録でき、システム管理されるのでいつでも簡単に検索できます。

1日に複数のお客様を相手にするサロンでは、その日の全てのお客様の情報を把握しておくことは困難です。

予約システムなら、施術時にすぐにお客様の情報を調べられるため、お客様ごとに適切な対応をすることが可能となるでしょう。

メール自動送信機能

メッセージの自動送信機能では、登録しているお客様宛に予約確認やリマインドメッセージを送れます。

これによって、キャンセル防止やお客様の予約間違いを防ぐことができるのです。

自動で送信してくれるため、余分な予約業務が増える心配もありません。

システムによって送信設定を変更できるので、キャンペーンなどの情報も配信すれば、よりリピーターが獲得できる確率を増やせます。

決済機能

予約システムの決済機能を使えば、オンライン予約でクレジットカードや電子マネーを利用したキャッシュレス決済が可能になります。

事前決済は予約の無断キャンセル防止にも効果的である他、現代ではキャッシュレスを希望するお客様が増えているため、オンライン決済ができることはお客様の満足度向上にもつながります。

外部サービス連携機能

外部サービス連携機能は、すでに自社のホームページやSNSなどで予約をとっている方に便利です。

近年はSNSの発展により、LINEやインスタグラムを通じてお店の情報をお客様に配信しているサロンが多くなってきました。

外部サービスと連携できる予約システムを利用すれば、今までの予約形式を崩すことなく業務のシステム化が可能です。

ただし、連携できる外部サービスはシステムによって異なるため、使いたいシステムに連携機能がついているか、目当ての外部サービスが利用可能かどうか確認する必要があります。

主な外部サービスとしては、LINEやインスタグラムなどのSNS、Googleカレンダーやマップ、ホットペッパービューティーなどです。

サロンの予約業務で起こりがちな課題

ここではサロンの予約業務について、考えられる課題や問題点を解説します。

予約業務で起こっている課題を明確にすることで具体的な対策が取れるため、問題解決に動くことができるでしょう。

作業の複雑・煩雑化

施術内容の提案や希望コース・プランの確認、新規利用者に対する説明など、予約業務の担当者がこなさなければならない業務は多岐にわたります。

小規模経営や個人で運営しているサロンの場合、受付担当のスタッフはいない場合がほとんどです。

電話はお客様の施術中にもかかってくるため、予約対応を行うたびに業務がストップしてしまいかねません。

ヒューマンエラーのリスク

手動での記録はミスの温床です。

予約内容の聞き違いや入力ミス・ブッキングが発生してしまうリスクが高く、状況によってはお客様に大きな迷惑をかけてしまいかねません。

迅速な利用案内をするためには適切な情報管理が為されている必要がありますので、お客様満足度を上げるためにも、予約システムを用いた予約対応を行うことをおすすめします。

予約システム導入によるサロンのメリット

ここでは、サロンに予約システムを導入することによって発生するメリットについて紹介していきます。

24時間対応可能なネット予約

予約システムの大きなメリットに、ネット予約が可能な点が挙げられます。

ネット予約が可能になれば、それまで電話対応やメール返信にかけていた時間を削減することができる上、営業時間外にも予約対応ができるようになります。

スタッフは電話のために施術を中断せずにすむため、お客様を待たせてしまう心配もありません。

予約の変更やキャンセルを自動で受付してくれるシステムなら、予約の完全自動化も実現可能です。

カルテのペーパーレス化

サロンでは、お客様一人ひとりの体調や施術状況を記入するカルテを用意する必要があります。

電子カルテ機能を持つ予約システムを導入すれば、システム内に各種情報を保存できる上、簡単に検索・閲覧することが可能です。

書類の削減によって事務作業を低減することにも繋がりますので、サロンの受付業務におすすめの機能と言えるでしょう。

詳しくは以下のページもご参照下さい。

サロンの予約業務に予約システムを導入する際の注意点

サロンに予約システムを導入する場合、どのようなことに注意してシステムを選べばいいのでしょうか。

ここでは、小規模経営や複数のスタッフがいるサロンを運営されている方に向けて、導入する際に確認すべきことを解説します。

自社で使いこなせるものを選ぶ

予約システムには、特定の用途に特化したものから多機能な万能型まで、様々な種類があります。

それぞれメリットデメリットがありますが、初めて導入する場合や複数のスタッフで使う場合は、なるべくシンプルで操作しやすいものを選ぶと良いでしょう。

対応力の高い多機能な予約システムはたしかに魅力的ですが、その分使いこなすのに手間がかかってしまいます。

操作になれるまでは業務がかえって非効率になってしまいますので、本末転倒にならないよう、きちんと自社で使いこなすことができるシステムを選ぶ事が大切です。

また、シンプルなものほどコストもかかりません。

利用するプラン内容を確認する

予約システムを導入する際には、プランに気をつけましょう。

プラン内容によっては、希望する機能が使えない場合があります。

特に細かくプラン分けされているものやフリープランなど、コストがかからないものは機能が制限されている場合がほとんどです。

申し込む前にサービス内容を確認し、必要な機能が使用できることを確認しましょう。

なお、各サロンごとにおすすめの予約システムに関しては以下で紹介しています。

まとめ

サロンの予約業務は煩雑で、スタッフの労力もかかります。

お客様の満足度向上やヒューマンエラーの低減のためにも、予約システムの導入は必須と言えるでしょう。

予約システムには、予約管理・顧客情報管理が備わっている他、メール自動送信機能や決済機能など役立つ機能がたくさんあります。

サービス内容はシステムやプランによって異なるため、自社の利用範囲や予算を明確にすることが重要です。

初めて導入する場合は、導入の手間が少なくも使いこなすまでの労力もかからないため、シンプルな機能のものがおすすめです。