クラウド型予約システム徹底比較

予約システムの作り方|おすすめの方法を紹介

今の時代、予約システムは旅行サイトやイベントサイトなど、幅広い業種で必須となっています。予約システムの利便性によって顧客満足度や利益率、リピーター獲得率が大きく変わってきますので注意が必要です。

この記事では、企業にとって必須となっている予約システムの作り方や運用手順、既存システムの改善方法などについて掘り下げていきます。

予約システムの必要性

インターネット環境が本格的に普及するまで、企業の予約受付といえば電話、FAXしかありませんでした。いずれも、まとまった予約を一度に受け付ける方式には向いていませんし、人為的ミスも増えてしまいます。

インターネット環境が普及した今では、ウェブサイトを通じた予約システムが主流となり、電話やFAXを使わなくても予約を処理できるようになったため、企業にとっての利便性もかなり向上しました。

予約受付時間を限定されない

予約システム導入にはいくつかのメリットがありますが、最も大きなメリットは、予約受付時間を限定されないことです。

電話またはメールでの予約は営業時間限定となりますが、予約システムであれば業務時間外でも、休日であっても予約を受け付けることが可能になります。

また、「日中に働いていて予約する時間がない」という潜在的な顧客を引き付けるための優れた方法でもありますので、その意味でもメリットが大きいと言えるでしょう。

ユーザーがリアルタイムで予約の空き状況を確認できる

予約システムを導入するもうひとつのメリットは、ユーザーがリアルタイムで予約の空き状況を確認できることです。

会社・店舗側に予約状況を問い合わせることなく、利用者の都合に合わせて予約枠や時間帯を確保できるため、利用のハードルを下げる効果が期待できます。

予約業務の簡略化

予約業務の簡略化もメリットのひとつです。予約システムを導入する場合、電話や電子メールでユーザーと逐一やりとりしたり、表計算ソフトのファイルや予約台帳に記録したりする必要はありません。

さらに、予約完了メールやリマインダーメールをユーザーに自動的に送信できる予約システムもあります。人的リソースを最小限におさえ、予約業務を大幅に合理化できるのは、予約システムを導入することの大きなメリットです。

顧客情報も含めた管理を自動化

予約システムの導入のポイントは、ユーザーの予約情報だけでなく、顧客情報も含めた管理を自動化できることです。ユーザーのタイプミスを完全に排除することは困難ですが、少なくとも目に見える予約ミスは排除できます。顧客情報にリンクされた使用履歴を活用し、マーケティングに活用することも可能です。

予約ミスの代表例であるダブルブッキングは、アナログの予約管理で発生しがちな問題です。予約システムを導入し、適切に運用していくことで、ダブルブッキングのリスクをゼロに減らすことができます。

予約方式の違い

予約方式についても触れておきましょう。予約システムを導入した予約方式には基本的に、「空き時間に予約する」と「予約枠を予約する」の2つがあります。ふたつの予約方式には違いがありますが、どちらの予約システムが適しているかは、業種やビジネスモデルによって異なります。

空き時間に予約する

「空き時間」を設定して予約を受け付けている業界に最適な予約システムです。

クリニックや美容院など、基本的にマンツーマンのサービスを提供する業界に最適と言えます。この種の予約システムでは、個々のサービスメニューの時間と金額を自動的に変更したり、キャンセルした場合に空き時間に反映したりする機能が必要になる場合があります。

予約枠を予約する

企業側が「開始・終了時間」と「定員」を設定する業界に最適な予約システムです。

説明会など、基本的に1対多のサービスを提供する業界や、ホテルや旅館など、部屋数制限やチェックイン・チェックアウト時間のある業界に最適と言えます。

このタイプの予約システムは予約枠を管理するため、一般的に機能が比較的シンプルであり、「フレキシブルに予約する」方式の予約システムに比べて構築費用を削減できる場合が多いと言われています。

予約システムに必要な機能

クレジットカード決済機能

予約システムにクレジットカード決済機能が搭載されている場合は、予約と同時にサービス利用料を前払いすることができます。

クレジットと後払いのどちらかを選択できれば、幅広いユーザーニーズに応え、顧客満足度の向上およびリピーター率上昇に結びつけることも可能になります。

クレジットカード決済機能は、近年問題となっている「当日キャンセル」への対策としても有効です。キャンセルされると多額の被害が発生する業界(ホテル、旅行業、飲食業など)の場合は、前払いによる予約システムを導入することをお勧めします。

予約システムの作り方

企業がゼロから予約システムを構築する方法としては、「自社開発」、「外注」、「クラウドシステムの利用」の3つの作り方があります。それぞれについて深掘りしていきましょう。

自社開発

自社開発によるシステム導入のメリットはまず、構築にかかるトータルコストを削減できることです。

外注の場合は別途人件費や手数料、ライセンス費用などが上乗せされますが、完全に自社リソースを利用するのであれば、その分のコストをカットすることができるので、はるかに低いコストで予約システムを構築することができます。

開発過程の簡略化も大きなポイントのひとつです。自社開発であれば社内のリソースによってすべてをまかなえるため、全体のコミュニケーションを円滑に進めることができますし、仕様書のミスによる大幅な開発の遅れを防ぐことにもつながります。

自社開発のデメリットは、人的リソースの確保が難しくなるということです。

予約システム構築には専門的な知識やノウハウが必須であり、そのための専門エンジニアを養成しなくてはいけません。規模の小さい企業などは、自社開発によってかえって人的リソースが取られ、それ以外の業務に支障が出てしまうこともあり得ます。

外注

アウトソーシングによる予約システム構築のメリットは、クオリティが保たれるということです。

エンジニアというプロフェッショナルにシステム構築を委託することができるため、専門的なノウハウを持たない企業でも利便性の高い予約システムを導入することができます。

また、構築だけでなくその後の運用保守も一任することができるため、小規模の企業でも長いスパンで予約システムを運用することができます。

アウトソーシングによる予約システム構築のデメリットは、外部エンジニアとの緊密なコンセンサス確保が不可欠となりますので、やり取りの間にどうしてもインターバルが生じてしまいます。

また、複数の外部エンジニアを間にはさむことである種の伝言ゲームのようになってしまい、仕様書のミスや取りこぼしなどの行き違いが起きやすくなってしまいますので、時間的コストも大きくなってしまいます。

クラウドシステムの利用

最近では、クラウドサービスを経由した予約システムの提供も主流になりつつあります。

これは、言ってみればプラットフォームを統一した予約システムのことで、クラウドシステムにアクセスできる環境さえ整っていればゼロから構築しなくてもシステムを導入できるので、トータルコストを削減することができます。

自作する場合におすすめのツール:SELECTTYPE

SELECTTYPE(セレクトタイプ)」は、日本国内で主流になりつつある予約システム付きウェブサイト作成サービスです。

ホテルの予約システムからカルチャースクール、美容院、保育サービスまで、幅広い業種に対応していますので、旅行業や接客業、サービス業で導入されています。

導入の初期コストも比較的安く、構築から保守管理までのプロセスも簡略化されているため、この種のシステム導入に慣れていない企業にもおすすめです。

もちろん、ユーザビリティも高く、ネット予約そのものに慣れていないユーザーにもとっつきやすい仕様となっているため、新規導入はもちろんのこと、システムの切り換えにもおすすめです。

おすすめの予約システムサービス:ResKa

導入へのハードルを最優先に考えた場合は、「ResKa(レスカ)」がおすすめです。

画面を見ながら直感的に予約できるデザインなので、ResKaを初めて使う方でも時間をかけずに簡単に予約できます。

予約状況の確認がしやすく、管理者の視点で判断しやすいという点が大きなメリットです。

また、データをCSV形式でアップロードすることもできるため、顧客情報を別途表計算ソフトで管理していたとしても、必要に応じて簡単に移行できます。

まとめ

予約システムを導入することで、日々発生する膨大な予約データを一元的に管理することができ、運用保守も簡単に行えるため業務の効率化につながります。

導入にあたっては顧客のユーザビリティも視野に入れたうえで、効率化につながるシステムを見きわめましょう。