おすすめの予約システムの作り方を紹介します

今の時代、予約システムは旅行サイトやイベントサイトなど、幅広い業種で必須となっています。

予約システムの利便性によって顧客満足度や利益率、リピーター獲得率が大きく変わってきますので注意が必要です。

この記事では、企業にとって必須となっている予約システムの作り方や運用手順、既存システムの改善方法などについて掘り下げていきます。

 

予約システムの必要性

インターネット環境が本格的に普及するまで、企業の予約受付といえば電話、FAXしかありませんでした。

いずれも、まとまった予約を一度に受け付ける方式には向いていませんし、人為的ミスも増えてしまいます。

インターネット環境が普及した今では、ウェブサイトを通じた予約システムが主流となり、電話やFAXを使わなくても予約を処理できるようになったため、企業にとっての利便性もかなり向上しました。

予約受付時間を限定されない

予約システム導入にはいくつかのメリットがありますが、最も大きなメリットは、予約受付時間を限定されないことです。

電話またはメールでの予約は営業時間限定となりますが、予約システムであれば業務時間外でも、休日であっても予約を受け付けることが可能になります。

また、「日中に働いていて予約する時間がない」という潜在的な顧客を引き付けるための優れた方法でもありますので、その意味でもメリットが大きいと言えるでしょう。

ユーザーがリアルタイムで予約の空き状況を確認できる

予約システムを導入するもうひとつのメリットは、ユーザーがリアルタイムで予約の空き状況を確認できることです。

会社・店舗側に予約状況を問い合わせることなく、利用者の都合に合わせて予約枠や時間帯を確保できるため、利用のハードルを下げる効果が期待できます。

予約業務の簡略化

予約業務の簡略化もメリットのひとつです。

予約システムを導入する場合、電話や電子メールでユーザーと逐一やりとりしたり、表計算ソフトのファイルや予約台帳に記録したりする必要はありません。

さらに、予約完了メールやリマインダーメールをユーザーに自動的に送信できる予約システムもあります。

人的リソースを最小限におさえ、予約業務を大幅に合理化できるのは、予約システムを導入することの大きなメリットです。

顧客情報も含めた管理を自動化

予約システムの導入のポイントは、ユーザーの予約情報だけでなく、顧客情報も含めた管理を自動化できることです。

ユーザーのタイプミスを完全に排除することは困難ですが、少なくとも目に見える予約ミスは排除できます。

顧客情報にリンクされた使用履歴を活用し、マーケティングに活用することも可能です。

予約ミスの代表例であるダブルブッキングは、アナログの予約管理で発生しがちな問題です。

予約システムを導入し、適切に運用していくことで、ダブルブッキングのリスクをゼロに減らすことができます。

 

予約方式の違い

予約方式についても触れておきましょう。

予約システムを導入した予約方式には基本的に、「空き時間に予約する」と「予約枠を予約する」の2つがあります。

ふたつの予約方式には違いがありますが、どちらの予約システムが適しているかは、業種やビジネスモデルによって異なります。

空き時間に予約する

「空き時間」を設定して予約を受け付けている業界に最適な予約システムです。

クリニックや美容院など、基本的にマンツーマンのサービスを提供する業界に最適と言えます。

この種の予約システムでは、個々のサービスメニューの時間と金額を自動的に変更したり、キャンセルした場合に空き時間に反映したりする機能が必要になる場合があります。

予約枠を予約する

企業側が「開始・終了時間」と「定員」を設定する業界に最適な予約システムです。

説明会など、基本的に1対多のサービスを提供する業界や、ホテルや旅館など、部屋数制限やチェックイン・チェックアウト時間のある業界に最適と言えます。

このタイプの予約システムは予約枠を管理するため、一般的に機能が比較的シンプルであり、「フレキシブルに予約する」方式の予約システムに比べて構築費用を削減できる場合が多いと言われています。

 

予約システムに必要な機能

どのような予約システムを開発するか、もしくはサービスを利用するかを選ぶ際、「予約管理機能」、「顧客管理機能」、「クレジットカード決済機能」の機能があるかないか、特に確認してみてください。

予約管理機能

お客様は、ご自身の空き時間を使って予約するもの。

しかし、その空き時間というのが難しいところです。

通常、人が活動する時間帯に空き時間が作れる人もいれば、そうではない人もいます。

例えば、早朝や深夜にしか空き時間が作れないという人も多いものです。

予約管理機能が実装されている予約システムが24時間機能していると、こうした様々な空き時間に対応することができます。

人が行うと人的負担がかかるものですが、機能が担当してくれるのなら、逆に言えば24時間いつでもお客様の都合に合わせて予約を受け付けられるということでもあります。

加えて、キャンセル待ち機能やリマインドメールなども実装させれば、より柔軟にお客様の予約に対応することもでき、よりグレードの高い予約業務を取り入れることにもつながります。

顧客管理機能

今後のより良い経営を目指すには、今の状況を見つめ直すことが重要です。

例えば、利用するお客様は何を求めているのか、これまでどんな利用方法をしてきたのか、こうした顧客情報の顧みることが未来の経営を広がらせるポイントとなります。

例えば予約の際に書いてもらう予約フォームの情報を生かすのもひとつです。

これらの情報は蓄積されるので、顧客データを分析する機能も予約システムに盛り込まれていれば、利用価値はさらに膨らみます。

過去の利用データも同じです。

顧客の支払い状況や利用方法の傾向を予約システムに連携することで、これまでのデータを集計し、今後の戦略に生かすことも可能となるのです。

クレジットカード決済機能

予約システムにクレジットカード決済機能が搭載されている場合は、予約と同時にサービス利用料を前払いすることができます。

クレジットと後払いのどちらかを選択できれば、幅広いユーザーニーズに応え、顧客満足度の向上およびリピーター率上昇に結びつけることも可能になります。

クレジットカード決済機能は、近年問題となっている「当日キャンセル」への対策としても有効です。

キャンセルされると多額の被害が発生する業界（ホテル、旅行業、飲食業など）の場合は、前払いによる予約システムを導入することをお勧めします。

 

予約システムの作り方

企業がゼロから予約システムを構築する方法としては、「自社開発」、「外注」、「無料で使える予約システムを利用する」「クラウドシステムの利用」の4つの作り方があります。

それぞれについて深掘りしていきましょう。

自社開発

予約システムのおすすめの作り方の1つ目は自社開発です。

自社開発によるシステム導入のメリットはまず、構築にかかるトータルコストを削減できることです。

外注の場合は別途人件費や手数料、ライセンス費用などが上乗せされますが、完全に自社リソースを利用するのであれば、その分のコストをカットすることができるので、はるかに低いコストで予約システムを構築することができます。

開発過程の簡略化も大きなポイントのひとつです。

自社開発であれば社内のリソースによってすべてをまかなえるため、全体のコミュニケーションを円滑に進めることができますし、仕様書のミスによる大幅な開発の遅れを防ぐことにもつながります。

自社開発のデメリットは、人的リソースの確保が難しくなるということです。

予約システム構築には専門的な知識やノウハウが必須であり、そのための専門エンジニアを養成しなくてはいけません。

規模の小さい企業などは、自社開発によってかえって人的リソースが取られ、それ以外の業務に支障が出てしまうこともあり得ます。

外注

予約システムのおすすめの作り方の2つ目は、アウトソーシングです。

アウトソーシングによる予約システム構築のメリットは、クオリティが保たれるということです。

エンジニアというプロフェッショナルにシステム構築を委託することができるため、専門的なノウハウを持たない企業でも利便性の高い予約システムを導入することができます。

また、構築だけでなくその後の運用保守も一任することができるため、小規模の企業でも長いスパンで予約システムを運用することができます。

アウトソーシングによる予約システム構築のデメリットは、外部エンジニアとの緊密なコンセンサス確保が不可欠となりますので、やり取りの間にどうしてもインターバルが生じてしまいます。

また、複数の外部エンジニアを間にはさむことである種の伝言ゲームのようになってしまい、仕様書のミスや取りこぼしなどの行き違いが起きやすくなってしまいますので、時間的コストも大きくなってしまいます。

無料で使える予約システムを利用する

予約システムのおすすめの作り方の3つ目は、無料で使える予約システムを導入することです。

多くの予約システムは、利用初期に無料設定している場合が多いもの。

しかし、長期的に利用することにより費用が発生する場合もあります。

そのなかで、有料になることも考慮して検討することが大切です。

ずっと無料で使えるのか、何らかのオプションの利用から料金が発生するのか、利用前に確認しておきましょう。

またとくに、多くの方が利用するGoogleカレンダーなどの利用を採用すると、利便性も上がりやすくなります。

有料のカレンダーとの連携ではないところが注目です。

Googleカレンダー機能を活用することで、事前の予約状況を把握できるうえに、設定なども可能です。

例えば、この日のこの時間は別の予約を入れたいといった事前の予約をカレンダーに設定すれば、それ以外の空き時間を予約希望者が自身で選んで予約するといったことも可能で、負担軽減も可能となります。

さらにGoogleカレンダーなら、予約時間も細かく設定することもでき、予約のブッキングといったトラブルを回避することも可能です。

 

クラウドシステムの利用

予約システムのおすすめの作り方4つ目はクラウドシステムの利用です。

近年、診療所の予約システムなどでは、クラウドシステムによる予約システムを導入しているところも増えています。

24時間予約が可能である上に、予約の方法も顧客に合わせてチョイスできるというのが魅力的です。

しかもただ単に予約するだけでなく、スタッフを指名したり、時間帯で予約ができたりする場合もあるなど、顧客の使いやすさを採用したシステムが多いという利点があります。

クラウドシステムの利用の際には、予約システムにかかる大規模な容量を自分達で負担しなくてもいいというリスク軽減が望めるため、予約システムだけに既存のシステムの容量が奪われないという点でも多くの企業が採用している理由となっているようです。

ただし、クラウドシステムの利用の際には、そのシステムによって無料の場合と有料の場合があるため、採用の際には要確認です。

 

予約システムを簡単に作成できるツール3選

STORES予約(旧Coubic)

予約システムの作成でおすすめのツールをご紹介しましょう。

まず予約を運営者側が設定できるシステムがSTORES予約です。

簡単な操作で予約できるシステムのため、スマホ、タブレットに不慣れた方でも使いやすいのが魅力です。

事前にこのスケジュールで設定したいと決めてしまえば、あとは顧客が予約時間を選んでシステムを利用することができます。

加えて予約の時間だけでなく、誰に担当してもらうかといったスタッフ指名も予約上で行うことができるシステムです。

業種別のテンプレートも備わっているため、ご自身の環境に合わせて使い方を設定できます。

またZoomとの連携も備わり、メールで通知するなどのケアも搭載され、予約だけでなく重要なミーティングなどを忘れる心配もありません。

もちろん予約だけではありません。

顧客の利用状況をデータ化し、どのタイミングで利用者が何を求めているか、またリマインドメールの自動送信なども実装しているため、今後のデータ活用としての利便性も完備しています。

決済機能も搭載しているため、顧客からのニーズに柔軟に対応することが可能であるという利便性も兼ね備えています。

SELECTTYPE(セレクトタイプ)

「SELECTTYPE」は、日本国内で主流になりつつある予約システム付きウェブサイト作成サービスです。

ホテルの予約システムからカルチャースクール、美容院、保育サービスまで、幅広い業種に対応していますので、旅行業や接客業、サービス業で導入されています。

導入の初期コストも比較的安く、構築から保守管理までのプロセスも簡略化されているため、この種のシステム導入に慣れていない企業にもおすすめです。

もちろん、ユーザビリティも高く、ネット予約そのものに慣れていないユーザーにもとっつきやすい仕様となっているため、新規導入はもちろんのこと、システムの切り換えにもおすすめです。

tol(トル)

忙しくて常にパソコンを確認できないという方におすすめなのがtolです。

例えば、レッスンスケジュールの予約や美容サロンの場合、予約確認専属のスタッフがいない場合は多いもの。

作業の合間に予約状況を確認するなら、パソコンではなく手持ちのスマホでしたいと思う場合もありましょう。

tolはこうしたニーズに対応し、スマホでの確認も可能となっているうえに、予約だけでなく事前決済や、顧客管理などもスマホ1つで完結してしまうのです。

予約の際には、自由に時間を選んで予約ができ、スケジュール調整も可能。

24時間いつでも予約出来るだけでなく、予約後の確認やリマインドメールの自動送信、DMから顧客情報の閲覧に至るまで、指先1つで全ての情報を管理することができます。

コスト面でも安価であるため、個人経営者にも使いやすい魅力があります。

自身のホームページ上に、その状況に合わせてシステムを搭載できるので、ストレスフリーな環境で予約を受け付けることができます。

こうした利便性もありつつ、顧客情報を蓄積する機能や、予約リマインドメールの自動送信も可能であるなど、安心面でも配慮が為されているのです。

運営者側も予約者側にも使いやすさが考慮されています。

 

おすすめの予約システム3選

Reska(レスカ)

「Reska」は、難しい予約システムが苦手という方にも使いやすさを考慮したシステムとなっています。

直感的と表現される予約デザインは、初めて利用する方にもどこを操作すればいいのか、一目瞭然です。

例えば、スマホに不慣れた方が多い利用環境にあるという場合でも安心して導入できるシステムなのです。

システム内では、予約日時だけでなく、誰に担当してもらえるのか、その利用希望日の対応可能なスタッフも盛り込めるため、予約の際に担当を指定できます。

予約状況を確認する運営者側も、その予約が何を求めているのか、すぐに確認できるという点では利用者運営者共に利用しやすいシステムといえましょう。

また顧客情報の管理についても利便性に着目しています。

多くの企業では、これまでの顧客情報をそれぞれの方法でデータ化していることでしょう。

そして、それを新システム導入の際にどのように移行するのか、ここに頭を悩ませるもの。

Reskaでは、例えばエクセルファイルでデータ化しているといった顧客情報でも、移行可能なシステムとなっています。

ですから、データ移行にかかるストレスはゼロということなのです。

Airリザーブ(エアリザーブ)

お客様が皆スマホを持っているわけではないけれど、予約システムをより良くしたいというのなら、Airリザーブがおすすめです。

こちらのシステムは、ネット予約だけでなく、店舗での直接予約から、電話予約にまで対応しています。

そのため、インターネットが不慣れな顧客や、スマホを所持していないといった顧客が多い環境にあったとしても導入しやすいシステムとなっています。

もちろん24時間予約に対応しているので、どんな時間帯でも予約ができるという利便性も兼ね備えています。

これは単に予約するという手続きだけにかかわらず、運営者側も同じ。

予約された状況や利用履歴をどのタイミングでも閲覧確認ができるため、リピーターの満足度を向上させることにもつながります。

予約の方法も、予約者が自分の空いている好きな時間から申し込めるタイプと、事前に設定した枠から予約を受け付けるタイプとを選ぶことができ、事業の内容に合わせて選ぶことが可能です。

また、顧客管理もしっかり対応しており、繊細なデータを安心して管理するのにもおすすめです。

ChoiceRESERVE(チョイスリザーブ)

クラウド型の予約管理システムであるChoiceRESERVEでは、会員情報として登録されていないお客様でもゲスト会員として、顧客管理できるシステムとなっています。

初めて利用される顧客の情報は、そもそもデータに内在していないため、管理に手間がかかることが多いものです。

しかし、こちらでは、ゲスト会員として初めての顧客でも簡単に予約できるシステムを導入しており、誰でも簡単に予約できるという利便性があります。

また24時間常に対応可能であるなど、予約システムそのものとしての利便性も兼ね備えています。

特に注目すべきは、予約専用のURL画面です。

なかにはその事業にそぐわぬ画面となり得るような予約ページですが、ChociRESERVEでは、それぞれの顧客のホームページに合わせた予約ページの作成が可能です。

使いやすさが備わるため、誤操作の不安も軽減し、ストレスなく利用可能となります。

予約状況の確認も、カレンダー機能によって管理可能であるために、忙しい環境下にあっても今日や明日だけでなく、一週間後の予約状況も把握できるなど、まさに痒いところに手が届くシステムといえます。

予約完了時のメールだけでなく、リマインドメールの自動送信、クレジットカード決済などにも対応可能ですから、様々な顧客のニーズに対応することができます。

 

まとめ

予約システムを導入することで、日々発生する膨大な予約データを一元的に管理することができ、運用保守も簡単に行えるため業務の効率化につながります。

導入にあたっては顧客のユーザビリティも視野に入れたうえで、効率化につながるシステムを見きわめましょう。