クラウド型予約システム徹底比較

予約システムを導入することで得られるメリットは?

公開日:2018.07.05 更新日:2021.11.26
予約システムを導入するメリットは?

以前は希望の時間にお店を利用したい場合、お店に直接電話をして予約するのが主流でしたが、最近ではグルメサイトの浸透もあり、多くのお店が予約システムを導入しています。
来店前には必ず予約をしてから行くという人も多いでしょう。

利用者にとってメリットの多い予約システムは、導入するお店にとっても24時間予約の受付ができるため、集客力アップのメリットがありますが、他にも様々なメリットがあります。

デメリットも含めて紹介しますので、これから導入を検討している方は、デメリットも十分に知った上で参考にして下さい。

 

予約システムを導入するメリットとは?

予約システムは、オンライン上で予約可能日時の確認ができ、そのまま予約や利用料金などの決済までできるなど、予約や決算などを一元管理できるシステムで、飲食店やサロン、スポーツジムなどをはじめ多くのお店が導入しています。

予約システムを導入するメリットをいくつか紹介します。

人的コストの削減に繋がる

予約システム導入のメリットのひとつは、人的コストの削減です。
従来のような電話での予約スタイルでは、集客や予約の取りこぼしを防ぐために、受付業務が必須でした。

電話対応は様々ある業務の中でも意外と時間と手間がかかる上、全てが売上や予約につながるものとも限りません。
空き状況の問い合わせだけで終わることもあるでしょう。
時にはメインの業務を中断して電話対応にかかることもあれば、来店中のお客様を待たせなければならないケースもあります。

さらに電話の場合、スタッフの対応の良し悪し等が、お店を利用するかどうかを決定付けることもあるため、あまり簡素な対応をするわけにいきません。

一方、予約システムを導入していれば、予約状況などの問い合わせを軽減させられます。
電話では、先の予約状況など、あまり多くの情報を伝えることはでませんが、オンライン上ではある程度先の空き状況も確認できるので、今回は利用を見送ったとしても、次回の利用につながる可能性があり、機会損失の軽減という点でもメリットがあります。

一元管理できるので業務の効率化や人的ミスの防止に繋がる

予約システムは、予約に関する業務をオンラインで一元管理できます。
予約はもちろん、キャンセルや時間や日にちの変更、利用するメニューやコースの選択などもオンラインで自動受付できます。

これらを例えば電話や店頭ですべて受付するとなると、予約やキャンセル、変更希望がある度に、エクセルや予約台帳を確認し、対応可能かどうかを調べて入力や記入をするという作業が伴います。

忙しい時間帯に予約受付が重なることもあれば、入力作業や記入の作業が追い付かないこともあります。

また、スタッフの数が多いほど、いわゆるダブルブッキングや人的なミスも増えます。

予約システムを導入していれば、予約管理は24時間オンラインで自動化されるので、受付可能枠や選択できるメニューなどを設定しておくだけで、スタッフは予約状況を確認するだけで済みます。

予約日が近づいたら、自動的にリマインドメールを送信できる機能などもあります。
予約していたことを忘れていたお客様の予約を事前キャンセルができることで、他のお客様の獲得に繋がり、業務効率の面でもメリットが見込めます。

マーケティング戦略としてデータの活用

予約システムはシステム利用時、客側で顧客情報登録を行う必要があるため、利用者の情報を獲得できます。
お客様ごとによく予約する時間帯や曜日、利用メニューなどの履歴やデータも蓄積されていくため、キャンペーンやおすすめメニューの提案、利用データに合わせたDM送信など、それぞれのお客様に合わせたアプローチができ、マーケティング効果が期待できます。

またリマインドメールや来店後のフォローメール、メルマガやクーポンの配信などを通じて、お店のコアなファンになってもらうのにも大きな効果が見込めます。

事前決済等によるトラブルの防止に繋がる

予約システムには事前決済ができる機能を備えたものが多く、最近では事前に決済まで済ませた上で、施術やレッスンを受けるという流れが多くなっています。

月謝制であれば払い漏れを防ぐことにもつながり、店頭や教室で現金を扱う必要も無い為、お金のやりとりでのミスやトラブル防止になります。

またオンライン予約は、お客様にとっては気軽に予約できる反面、予約したこと自体を忘れてしまう場合もあり、無断キャンセルにつながることもあります。

事前決済を取り入れることで、無断キャンセル抑止にも。
事前連絡なしにキャンセルをする顧客がいると、お店側にとっては機会損失となり回転率の低下につながりますが、事前決済システムを導入していることで、万一キャンセルになった場合でもお店側の提示したキャンセルポリシーに従ってキャンセル料の徴収ができます。

リピーター顧客でない限り、無断でキャンセルをされた場合、キャンセル料の徴収どころか、顧客本人と電話やメールで連絡を取ることも難しくなり、お店にとっては泣き寝入りすることになりかねません。

このようなトラブルも事前決済を導入することで、多くが解決するかもしれません。

 

予約システムを導入するデメリットとは?

予約システムは、時間や人的労力を削減でき、予約管理や決済管理まで自動化できる点、またマーケティング効果も見込める点など、いくつかのメリットを紹介しましたが、一方でお店の運営側やメインの顧客層、業態などによってはデメリットもあるかもしれません。

ここにいくつか紹介しますので、導入にあたってデメリットが生じるかどうか検討してみて下さい。

費用がかかる

事業者によって費用がかかることは一般にデメリットとなりますが、予約システムの導入にも、初期費用に月額利用料がかかってしまいます。
予約システムを運営する業者により異なりますが、初期費用は数万円、月額利用料としてプランに応じて3千円程度から数万円と幅があります。

導入の際は、プラン内容をしっかり確認することが重要です。
リーズナブルに利用しようと低価格のプランにすると、受付可能数に上限が設けられている場合や機能が制限されている場合もあります。

希望の使い方をしたいと思った場合、実際にいくかかかるのかをしっかり検討しましょう。
また塾やジムなど、複数の校舎や事業所を運営している場合、1事業所ごとにプラン加入が必要な場合もあるので、どのようにして料金が発生するのかも確認が必要です。

少しでも安価に利用したい場合は、従量課金制のあるシステムやプランを選び、上限を超えた分は利用数に応じた支払いができる内容にすると良いでしょう。

パソコン・スマホ・タブレット等の機械慣れ

予約システムは予約管理や顧客管理、決済などをオンラインで自動化できるシステムです。
当然すべてをインターネット上で管理、操作するため、お客様も管理者側もともに、オンラインでの操作に慣れる必要があります。

予約システムを操作する管理者が決まっていない場合には、従業員全員がシステムを使えるよう、基本操作に慣れておかなければ、お客様の対応の際に手間取ってしまうなど、お店の運営にも支障がでかねません。

またお客様にとっても、予約をオンラインからに限定した場合、客層はおのずとパソコンやスマホ、タブレットなどを日常的に使っている人に限られます。

顧客層が高齢者の場合、スマホやタブレット、パソコン操作に慣れていない可能性が高く、予約や決済などシステム利用時の利用者登録やオンラインでのクレジットカード決済などハードルの高さがネックになることもあります。

お店を利用するための予約の段階でつまずき、予約システムそのものが機会損失の原因になっては本末転倒と言わざるをえません。
導入後も管理、運用ができるかどうかを十分に検討した上で導入することが重要です。

利用サービスによっては制限がある可能性

予約システムは運営会社やプランによって、利用できる範囲が異なる場合があります。
安価なプランや無料から始められるシステムもありますが、使いたい機能はオプションになっていることも多く、結局高い利用料がかかるということもあります。

また予約件数に上限ある場合や、15分単位での予約受付に限定されるなど、本来の目的や業務に則した使い勝手ができないことも。

十分にプラン内容を検討、デメリットも吟味した上で導入を決定しましょう。

 

予約システムを選ぶ際に確認しておくべきこと

予約システムを導入する理由を考える

予約システムを導入する前に、これから自分が起業するお店や会社にとって、なぜそのシステムが必要なのかを今一度考えてみましょう

予約システムを利用することのメリットは先ほどご紹介の通り、いくつかあります。
お客様側のメリットとして、お客様が場所や時間に制限されず、楽に予約を取れるということがあります。

ひと昔前であれば、営業時間内に電話をして空き状況を確認しつつ予約を取ることが一般的でしたが、それだと必ずしも自分の希望通りに予約が取れるわけではありませんし、電話できる時間帯も限られているため、客側は多少の不便を感じていたと思います。

ネットであれば一緒に空き状況も確認できますし、時間帯を問わず24時間予約が取れるというメリットがあります。
また、お店側もスケジュール管理にかかる手間が省ける点も大きなメリットと言えるでしょう。

それらのメリットを考慮しながら、自分のお店にとって必要かどうかを改めて検討してください。

予約システムの価格を比較する

予約システムの開発はさまざまな企業で行われています。
それぞれ機能も違いますし、価格も違ってきます

自分のお店に沿った機能のシステムを選ぶことが大切ですが、料金についても忘れてはいけません。
無料のものから、月々1万円単位のものまで幅広く種類があり、やはり高額なものはそれなりに細かいシステムやサービスが充実しています。

しかし、高ければいいというわけではなく、自分のお店の利益と相対して考えなければいけません。

最初は無料のものから試してみて、お店が軌道に乗ってきたところで有料で機能の高いシステムに変える、という方法もありますし、必要最低限の機能だけを付けた料金プランにするという方法もあります。

予約システムの使用料が店の利益を上回るようなことだけは避けなくてはいけません。
しっかりと各社の価格を比較しましょう。

トライアルなどで機能をチェックする

料金は決定しても、肝心の機能があまり分からないのでは意味がありません。
システムの機能については、導入前にしっかりと学んでおく必要があります。

今は、導入前にどんな機能なのかを事前にチェックするトライアル機能を付けた予約システムが多く出ています。
まずは無料トライアルでどんな機能なのかを自らチェックし、他社と比較しながら決める方法が賢いやり方です。

自分がお客様の立場になった場合、誰が使っても分かりやすい機能となっているか、予約まで簡単にできるか、使いやすいか、などを考慮しながらチェックしてみましょう。
今はスマホの使用が主流になっているので、出来れば自分のスマホを使って試してみるとより分かりやすいと思います。

 

まとめ

美容室やジム、サロンなど、予約をしてから利用するお店では、一日で受付ける予約件数も多く、空き状況など予約に関する問い合わせやキャンセル受付なども含めると、従業員の予約管理にかける時間や手間は相当なものになります。

紙やエクセル管理の場合、一見するとカレンダーのように一目瞭然で見ることができますが、転記ミスや記入漏れなど、手入力ならではのデメリットも当然発生します。

こうした悩みを解決できるツールとして、予約システムのメリットとデメリットを紹介しました。
メリットもデメリットも一般的な内容を紹介しましたが、業種やお店によっては一概に当てはまるとは言えません。

多くの予約システムはトライアルや無料プランを用意しています。
メリットとデメリットを比較した上で自分の目的と使い勝手に合ったシステムを見つける参考にしてみて下さい。