導入前に知っておきたい！予約システムのメリット・デメリット

業種問わず、多くのお店で予約システムが導入されています。
オンラインで予約受付をして、多くの情報を一元管理できるのが特徴で、業務効率化などさまざまメリットが期待できます。

本記事では、システムを導入することでどのようなメリットがあるのかを紹介。
デメリットや、予約システムの選び方、確認ポイントも併せて解説しますので、導入を検討されている方はぜひ参考にしてください。

予約システムを導入するメリットとは？

予約システムは、予約情報や顧客情報をオンラインで一元管理できるのが特徴です。
飲食店や美容系サロン、スポーツジム、スクールなど、多くの企業、店舗で導入されています。

ここでは、予約システムを導入するメリットを紹介します。

一元管理による業務効率化

予約システムを導入することで、業務効率化が図れます。

予約システムは、予約に関する業務をオンラインで一元管理できるシステムで、予約情報だけでなく、顧客情報が管理できます。
そのほかにも、キャンセルや予約日時の変更、メニューやコースの選択なども、オンラインによる自動受付が可能です。

これらをすべて、電話や店頭で受付を行い、手動で管理するとなると、かなりの業務量です。
システムで自動化することで、業務効率化が実現し、スタッフはコア業務に注力できるようになります。

ヒューマンエラーの抑止効果

ヒューマンエラーが防げるのも、予約システムのメリットです。

予約台帳に書き込んだり、エクセルに入力したりすることは、人の手による作業となるため、どうしてもミスが発生します。
スタッフが多い、あるいはスタッフの入れ替わりが激しい店舗では、さらにミスが発生しやすく環境ですので、いかにヒューマンエラーが発生しにくい業務フローを作るかが重要です。

予約管理をシステム化することで、ミスやダブルブッキングの抑止効果が期待できます。
管理する情報は、スタッフ間で即時的に共有できるのも利点です。

人的コストの削減

予約システムの導入は、人的コスト削減にもつながります。

システム活用で業務効率化が実現すれば、受付業務にかかる時間が大幅に削減できます。
予約受付や管理に人員を割く必要がないので、人件費削減効果も期待できるというわけです。

自動受付でスタッフによる対応が不要になると、顧客の取りこぼしを防ぐうえでも有効です。

24時間の自動予約受付

オンラインによる予約受付は、24時間自動で受付できるということです。

忙しい時間帯や、営業時間外や休みの日でも、いつでも自動で受付可能です。
受付可能枠や選択できるメニューなどを設定しておくと、スタッフの業務は予約状況を確認するだけになるので、かなり効率がよくなります。

コア業務に注力できる、顧客の取りこぼしが防げるなど、管理者側にはメリットが大きいといえるでしょう。
また予約者にとっても、営業時間等を気にせず予約できる、電話をかける手間が省けるといったメリットがあります。

事前決済によるキャンセル防止

オンライン決済機能があると、利便性が向上するだけでなく、キャンセルの抑止効果も期待できます。

予約システムによっては、事前決済機能が利用可能です。
都度払いや月謝の支払いなど、さまざまなパターンに対応できるため、店舗の料金システムに合わせて導入できます。

またオンラインで予約するのは手軽な反面、キャンセルのハードルも低くなったり、予約したこと自体を忘れてしまったりすることがあります。
事前に支払を済ませておくことで、それらを防止することが可能です。

さらに、新型コロナウイルスの感染拡大以降、感染症対策の効果が期待できるということで、事前決済はさらに注目を集めています。
感染症対策を行っている店舗としてのアピールにも有効です。

マーケティング活用

予約システムは、マーケティングにも利用できます。
予約管理情報や顧客情報を分析し、効果測定に活用することが可能です。収集したデータは、集客方法やブランディングの手法を考えるのに有効です。

また、顧客ごとによく予約する曜日や時間帯、利用メニューなどの履歴やデータも蓄積されていきます。
それをもとに、キャンペーンやおすすめメニューの提案、DM送信など顧客に合わせたアプローチも可能です。

自動でメルマガやDM配信できる機能により、メールマーケティングも手軽に取り入れられます。

予約システムを導入するデメリットとは？

予約システムを導入する際は、デメリットについても理解したうえで検討しましょう。
システムを比較する要素にもなるため、メリット・デメリットの双方を知っておくことは大切です。

初期費用や利用料金が必要

システムを利用するには、導入費用や月額利用料が発生します。
十分に検討したうえで導入しないと、費用対効果に満足できない可能性があります。

とにかく費用を抑えたいということで選んでしまうと、期待していた効果が得られないこともあるので注意が必要です。
利用したい機能がオプション料金になることもふまえて、あらかじめ必要な機能を洗い出しておくことも大切なポイント。

また、契約する前に導入費用とオプションを含めた月額利用料がいくらになるのか、明確にしておきましょう。
使用感を確かめてから利用したい場合などは、お試しプランや、フリープランから使用してみるのもひとつの方法です。

パソコン・スマホ・タブレット等の機械慣れが必要

オンラインで予約受付・管理を行うには、パソコンやスマホ、タブレット等の機械をスムーズに操作できる必要があります。

管理者と予約者、双方が利用しやすいシステムでなければ、予約システムのメリットを活かすことができません。
予約管理の効率化を図ること、顧客が簡単に予約できる環境を構築することは、売上アップにもつながります。

そのためには、直感的に操作できるようなシステムを選ぶのがポイントです。
またシステム導入後のサポート体制が充実しているか否かも重要な点となります。

キャンセル率が高まることも

予約がすべてオンラインで完結するため、心理的にキャンセルもしやすくなるのがデメリットとなり得ます。

簡単に予約や予約内容の変更ができる分、キャンセルすることに対しても心理的ハードルが下がりがちです。
手軽な分、予約自体を忘れてしまうケースもあります。

対策としては、事前決済機能で事前に支払いをしたり、自動メール送信機能でリマインドメール送信したりといった方法が有効です。

自社にぴったりの予約システムの選び方

予約システムのメリット・デメリットを紹介してきました。
それらをふまえて、どのようにシステムを選ぶべきか、ここから解説していきます。

自社や自店舗に最適な予約システムの選び方について、さらに詳しく知りたい方はこちらの記事も併せてご確認ください。

予約システムを導入する目的を明確にする

まずは、システムを利用する目的を明らかにしておきます。

そのためには、現状課題や、導入後のゴールを考えることが大切です。

予約受付や情報管理、売上分析、マーケティングなど、手間がかかっていたり頻繁にトラブルが生じていたりすることはないでしょうか。
またそれらを改善して、どのような目標を達成したいのでしょうか。

なぜ予約システムが必要なのか、さらに検討中のシステムでどう改善が見込めるのかなどを考えるのがポイントです。

必要な機能を考える

予約システムを利用する目的から、どのような機能が必要か検討します。

システムによって、使える機能や、無料で利用できる範囲が異なります。
機能が充実していれば便利ですが、すべての機能が必要だとは限りません。

不要な機能まで装備されていることで使いにくく感じたり、費用が多くかかったりすることもあるので、本当に必要なものを厳選したほうがよいでしょう。

その際、予約システムのメリットやデメリットにも考慮しつつ検討すると失敗しにくくなります。

予約システムを比較検討する

各社、さまざまな特徴を持った予約システムが登場しています。
複数社で見積をとり、比較検討するようにしましょう。

予約システムのメリット・デメリットについては先述したとおりですが、各システムにもメリットやデメリットがあります。
予算や機能、実績なども併せて比較してみましょう。

費用に関しては、「とにかく安く抑えたい」「高いシステムなら安心だろう」といった視点ではなく、費用対効果に注目するのが重要です。

フリープラン・お試し版で利用してみる

フリープランから使う、あるいはお試し版で検討するのもひとつの方法。

候補を絞り込んだら、実際に利用してみて使用感を確認するのがベターです。
フリープラン等の有無についてはシステムによっても異なりますが、候補がいくつかあるなかで迷っている場合には、そういったプラン内容を判断基準としてもよいでしょう。

なお使用感を確認する際は、管理者画面だけでなく、予約者としても試してみるのもおすすめ。
顧客の立場として、スマホやパソコンから予約をしたりキャンセル手続きしたりと、使い勝手を確かめてみましょう。

確認しておきたいポイント

ある程度候補が絞り込めたら、いくつか確認しておきたいポイントもあります。
予約システムを導入する際はある程度費用がかかるので、失敗しないような選択をしたいところです。

無料プランの有無

無料プランがあると、運用開始したあとのギャップを感じにくくなります。

システムの特徴やメリット、デメリットを理解して導入したとしても、いざ使い始めてみると不便さを感じたり、自社に適していなかったりするケースもあります。
期待していた効果が得られないなど、ギャップが生じることもあるでしょう。

そのような事態を避けるためには、無料プランやお試し版から使えるシステムを選択するのが有効です。
初めて予約システムを利用する場合にはとくに、無料プランで使用感を試してみましょう。

操作性の良さ

業種や規模にかかわらず、操作性の良さは重要視したいポイントです。

いかにそのシステムを業務効率化や営業活動に活かせるかどうかは、システムの操作性にかかっているといっても過言ではありません。
さまざまな機能を、どのようなスタッフでもすぐに使いこなせるのが大事なポイントです。

また顧客にとっても使いやすいかどうかが重要です。
不便さを感じさせてしまうと、予約画面から離脱してしまいますので、ターゲットの属性や年齢層もふまえて「使いやすい」システムを選ぶようにしましょう。

利用料金の負担

システムの利用料金と費用対効果のバランスを考えることが重要です。

安いシステムで予算内に収めることや、高くて機能が充実していること、などに重点を置くと失敗する可能性が高まります。
自社で求める機能をふまえて、そのシステムの特徴やメリット、デメリットが費用に見合ったものかどうかを見極めるのがポイントです。