予約システム導入の注意点とは？おすすめのシステムも紹介

予約システムを導入する際は、システムの特性や選び方を知っておきましょう。

自社に必要な機能や活用していきたい機能を明確にしておけば、より効率的なシステム化が行えるためです。

本記事では、予約システムを選ぶ際の注意点や役立つ機能、システム選びを失敗しないコツについて紹介していきます。

予約システムの導入を検討している方、必見です。

予約システムを選ぶ際の注意点

まずは、予約システムによって解決したい課題やその目的、期待する効果などを明確にしておきましょう。

利用料金・プラン

予約システムには、多様な業種で活用できる汎用性の高いシステムや特定の業種での利用を想定したシステム、また、一部の機能に特化したシステムなど、さまざまな種類があります。

コストパフォーマンスの高いシステムを見つけるためにも、まずは基本料金やプランに目を向けましょう。

機能性と料金の関係

高性能、高機能のシステムは対応力が高く、多くの業務をカバーできることがメリットです。

その一方、導入するためのコストが高く、また操作をマスターするまでに時間がかかってしまうというデメリットもあります。

予約システムをすでに利用している方やシステムに対する理解度が高い方であれば、高機能の予約システムにも対応できるかもしれません。

しかし、これから初めてシステムを導入する方や、職場で複数の方が利用する場合などでは、メリット以上にデメリットのほうが大きくなってしまうケースがあるため、まずは利用料金の安いシンプルなシステムを活用すると良いでしょう。

利用料金が安いからといって、システムの性能が低いわけではありません。

シンプルなシステムでも機能や操作性は十分に備わっています。

こうしたシステムはコストが抑えられており、使い慣れるのに手間や労力をかける必要が少ないため、予約システムの扱いに慣れていない方でも簡単に導入・活用できるでしょう。

サービスごとの料金相場

従来のサーバ型の予約システムの費用の目安は、自社制作の場合で100〜200万円程度、外注する場合は月額制で数万円〜数十万円かかります。

サーバを自社に置く場合は、設置するためのコストが追加で必要です。

近年人気のクラウド型の予約システムの場合は、2万～5万円程度の月額料金に、初期費用が数万円ほど追加で必要な場合があります。

こちらはサーバを用意する必要がない上、困ったときには予約システムの運営会社が手厚いサポートをしてくれますので、システムの導入に不慣れな方はクラウド型のサービスを利用すると良いでしょう。

業務との相性

予約業務と言っても、業種によってその業務内容はさまざまです。

予約の取り方、顧客情報の扱い方、取り入れたいサービスやオプションなど、自社の業務で重視したい項目と相性のよい予約システムを探しましょう。

予約の取りやすいシステムか

予約に関連する設定として、予約枠の種類やカスタマイズ、スタッフや店舗間での情報共有機能などがあります。

機能はシンプルな方が扱いやすいですが、簡単さやコスト面を重視しすぎると自社にとって使い勝手の悪いシステムを導入してしまう恐れがありますので、必ず複数のシステムを比較し、最も欲しい機能を有している予約システムを採用するようにしましょう。

予約システムで代表的な機能

予約システムには、予約機能と顧客情報管理機能がほとんどのシステムで標準仕様として備わっていますが、他の機能を組み合わせることで店舗業務のさらなる効率化が可能です。

ここでは、予約システムに搭載されていることがある、予約機能と顧客情報管理機能以外の機能について紹介していきます。

データ分析機能

データ分析機能は、予約時に蓄積された顧客データを分析する機能です。

顧客の年齢層や性別、利用履歴や利用コースなどのデータを分析することで営業戦略を立案でき、よりお客様のニーズに合ったキャンペーンや企画を展開することが可能となります。

メール機能

メール機能を搭載している予約システムであれば、販促メールやキャンペーンの開始通知などをお客様へ自動送信してくれます。

手動でメール対応をする手間を省きつつ自社製品やサービスをPRすることができるため、お店の運営効率を大きく上げることが可能です。

予約システムの選び方

実際に予約システムを選ぶためにはどのような点を考慮したらいいのでしょうか。

ここでは、システムを導入し効率的な店舗運営を実現するために必要なポイントを紹介していきます。

効率化が図れるか

予約システムを導入する目的は業務の効率化です。

移行する手間や管理コストがかかりすぎてしまうと逆に業務の効率を落としてしまいかねないため、きちんとコストパフォーマンスに目を向け、自社で管理することのできる予約システムを導入するようにしましょう。

使いこなせるか

多くの機能を備えた高級な予約システムは魅力的ですが、その分たくさんの操作を覚える必要があります。

どれほど多くの機能を搭載していても使いこなせなければ本末転倒であるため、所属するスタッフや自身のITスキルとの兼ね合いをきちんと考え、自社で使いこなすことのできる予約システムを導入しましょう。

セキュリティは万全か

顧客情報管理機能では個人情報を取り扱うほか、決済機能を利用する場合は支払いのカードや口座情報も管理するため、予約システムを導入する際にはセキュリティ面にも気を配らなければいけません。

情報が万が一漏洩するようなことがあれば、対処する手間が発生するだけでなく、企業としての信頼も大きく失ってしまいます。

セキュリティ機能は多くの予約システムに備えられていますが、その内容や精度はシステムごとに多種多様です。

重要な情報を取り扱う機会が多い場合は、セキュリティ面が信頼できるシステムを選ぶようにしましょう。

おすすめの予約システム

ここでは、個人経営でシステムを導入したい方におすすめの予約システムを紹介します。

Reska（レスカ）

Reskaは予約機能と記録機能に特化した予約システムです。

搭載されている機能のバリエーションは多くありませんが、基本機能が充実しており、非常に使いやすくコストパフォーマンスの高い設計となっています。

予約機能は、直感的な操作と設定の簡単さ、自由度の高さが特長です。

シンプルが故の高い操作性を持ち、予約枠やスタッフ・店舗間の設定変更を簡単かつ自由自在に行うことができます。

記録機能は顧客管理に特化しており、個人情報や利用履歴など、数多くの情報を一元管理することが可能です。

個人情報の取り扱いも、世界最高峰レベルで安全性の高いセキュリティシステムを保持するAWSをサーバに持ち情報はすべて暗号化されるため、非常に安心できます。

ITやパソコンが苦手な方にも使いやすいシステムで導入・移行もスムーズに行うことができるため、予約システムを初めて導入する方におすすめです。

STORES予約(旧COUBIC クービック)

STORES予約には一般的な予約機能だけでなく、zoom連携やネット決済、リマインダー機能やメルマガ配信、アンケート機能など、業務にかかわる多様な機能が備わっています。

扱いこそ難しいものの実用性のある機能が充実しており、幅広い業種に対応できる対応力の高さが特長です。

もちろん予約機能も豊富で、グループ予約、オプション予約、スタッフ指名予約などさまざまな予約形態に対応できます。

まとめ

予約システムを検討する際には、自社のサービスや予約形態をまず理解することが重要です。

システムを使いこなせるか、コストパフォーマンスは妥当かを考え、やりたいことが実現できる機能が搭載されているシステムを選ぶことが業務効率化の近道といえます。

システム導入に迷っている方は、汎用性が高いシステムやフリープランのあるシステムから試してみるのがおすすめです。

導入にはコストも時間の手間もかかります。

本記事で紹介した内容を参考に、失敗のないシステム選びをしましょう。