予約システムの選び方：業務効率化と顧客満足度アップを実現

予約システムは、さまざまな業種や業態で利用されています。

導入すれば業務の効率化や、顧客満足度アップなど多くのメリットが得られるでしょう。

しかし、予約システムには機能や価格、サポートなどの違いがあり、どれを導入すればよいのか迷ってしまうこともしばしば。

この記事では、予約システムの導入を考えている方向けに、自社のサービスに最適なシステムの選び方をご紹介します。

予約システムはどのような業務に最適なの？

予約システムが得意とする業務は、予約業務と顧客情報管理業務の2種類です。

ここでは、それぞれの業務内容を解説していきます。

予約業務とは

　

予約業務とは、お客さまの希望する日時やサービス内容を確認し、実際に予約を受け付ける業務です。

お客さまの満足度やリピート率に大きく影響する重要なものであり、対応する際には以下の点を意識する必要があります。

• お客さまのニーズや状況を丁寧に聞き出す
• お客さまにとって最適な日時やサービス内容を提案する
• 予約内容を明確に伝え、確認する
• 予約情報を正確に記録し、管理する
• 予約変更やキャンセルの対応を迅速に行う

顧客情報管理業務とは

　

顧客情報管理業務とは、顧客の個人情報や購買履歴などのデータを収集・分析・活用し、顧客満足度や売上を向上させる業務です。

顧客情報をデータベースへ登録・更新・削除する作業、年齢や性別、地域、行動などの顧客セグメントに応じたマーケティング施策の企画など、サービス・商品販売の根幹を担っています。

顧客との関係を深めることで、リピート率やロイヤリティを高める効果も期待できるでしょう。

予約システムを導入するメリット

　

予約対応が発生する業種において、予約システムの導入は不可欠といってよいでしょう。

次は予約システムを導入することで得られる、さまざまなメリットを解説していきます。

スムーズで効率的な予約業務が可能

予約システムには予約業務をサポートするための様々な機能が搭載されているため、関連業務の大幅な工数削減が期待できます。

従来の業務においてスタッフが手動で行っていた作業をシステムに任せることでヒューマンエラーのリスクを下げることにもつながるため、一石二鳥と言えるでしょう。

さらに、24時間365日営業時間外での予約対応が可能となります。

顧客情報が正確に管理できる

顧客情報管理業務においては、さまざまなデータを蓄積する必要があります。

しかし、従来のようにスタッフの手作業によるデータベースへのタイピング入力では、誤入力の発生や入力件数に限界があり、作業の効率は非常に悪いと言えるでしょう。

予約管理システムによってこれらの業務を代替することによって、データの自動入力ができるようになるほか、取得した全ての情報を自動でデータベース化できるようになるため、データ取得の効率や精度・件数を大幅に増やすことができるのです。

データを分析し営業戦略の立案が可能

予約管理システムは、予約と顧客情報管理が同時に行えるだけでなく、データベース化した情報の分析にも対応しています。

分析によって導き出した結論を元に経営戦略を立案することによって、顧客の囲い込みや新規顧客獲得など、顧客に対して様々なアプローチができるようになるのです。

たとえば、誕生日にはバースディチケットを発行して来店を促したり、レディースデイを開催し女性客へのアプローチを強化したりなどです。

また、地域密着型の店舗では顧客の住所情報から、ポスティングの強化エリアの選定も行えます。

詳しくは以下のページもご参照下さい。

自社に最適な予約システムの選び方

　
予約受付業務が発生する業種では、予約システムを導入することによって発生する恩恵が非常に大きいと言えます。
しかし、様々なサービスが登場している昨今において、自社に適した予約システムを見つけるのが難しいと感じている方は少なくありません。
ここからは、予約システムを導入してみたいと考えている方に向けて、最適な予約システムの選び方を紹介していきます。

複数の予約システムを比較してみる

予約システムを選ぶ際には、複数のシステムを比較しましょう。
同じ機能でも操作性やユーザーインターフェイスが異なります。
スペックが優れていても、操作が複雑で特定のスタッフしか使えないと本末転倒であるため、操作性に重点を置いてシステムを評価し、最も直感的に操作できるシステムを選ぶとよいでしょう。

必要な機能を明確にして選ぶ

予約システムを選ぶ際には、自社で必要とする機能を明確にしておくことが重要です。

スペックの高い予約システムならさまざまな機能が使えますが、その分コストが多くかかってしまいます。

• カレンダー機能で24時間予約が可能
• 自動返信やリマインダーメールに対応している
• キャンセルによる空き状況を素早く表示できる
• スタッフ全員が予約情報を共有できる
• 予約画面の操作が簡単
• 顧客管理情報からメルマガを送信できる

このように、必要な機能を明確にしておくことで、自社のリクエストに最適な予約システムを選ぶことができるでしょう。

無料プランを利用する

多くの予約システムではトライアルやお試しプランなど、システムを初めて導入する方向けに、無料で利用できるプランが提供されています。

お試しプランでは予約システムの全ての機能を使える訳ではありませんが、予約画面の確認やメールの配信タイミングなど、基本的な機能を試すことはできます。

実際に触って利用すれば、自社に最適な予約システムかある程度判断することができるため、ぜひとも無料プランを利用してみましょう。

自社と同業種の企業が導入しているか、実績を確認してみる

予約システムを選ぶ際には、自社と同じ業種の企業が導入しているか、実績を確認するのもよい手段です。

同業他社がよく利用しているということは、その業種において信頼されているサービスであるということです。

同じ予約システムを使うことで、他社と同様のサービスを提供することができるため、予約対応に課題を抱えている方は他社とシステムを揃えてみると良いでしょう。

詳しくは以下のページもご参照下さい。

まとめ

本記事では予約システムのメリットや、その選び方を詳しく解説しました。

予約対応においては、スムーズで効率的な予約環境を顧客に提供しなければいけません。

予約対応業務が頻繁に発生する方は、予約システムを導入し、手間やリスクを削減しましょう。

予約システムについては【2023年版】予約管理システム比較：アプリもソフトもおすすめ25選！【有料・無料】記事にて詳しく解説していますので、こちらもぜひご覧ください。