クラウド型予約システム徹底比較

おすすめの会議室予約システム比較6選

会議室予約システムを選ぶポイントは機能面以外に、操作性やコストパフォーマンスなど、さまざまな要素があります。効率的な予約システムを導入している企業とそうでない企業では長期的な業績や社員のモチベーションに違いが出るというデータもあります。今回は、業種や業態を問わず安心しておすすめできる便利で手軽な会議室予約システムについてくわしく御紹介していきます。

iMeeting-R

2018年7月よりリリースが開始された「iMeeting-R」。
クラウドサーバーによる会議室の空き情報の管理および共有を実現し、専用のタブレット端末が1台あれば遠隔地の支店の情報も視覚的にチェックできるため、全国各地に多くの支店をもつ企業にとっては非常に有用な情報共有ツールとなります。標準搭載の機能も充実しており、一定時間が経過した会議室の自動予約キャンセル機能やドリンクオーダー機能など、会議室を効率よく稼働させるうえでなくてはならない便利機能がすべてそろっています。

入退室の記録も、タブレット端末をタッチするだけなので非常に手軽。
特別な操作がいらないため、まだ仕事に慣れていない新入社員から重役クラスまで、すべての社員にとってユーザビリティが高く、予約時間も細かく設定できるため今後のビジネスシーンではますます必須のツールとなるでしょう。

Direct Reserve(ダイレクト・リザーブ)

顧客の利便性向上と店舗側の利益アップを無理なく両立させたい企業にはこちらの「Direct_Reserve(ダイレクト・リザーブ)」がおすすめです。
従来の電話予約システムや紙の台帳による予約管理ではどうしてもタイムロスが生じてしまいますし、顧客情報の共有が難しくなってしまいます。

端末上ですべての予約情報が管理できる「Direct_Reserve(ダイレクト・リザーブ)」であれば営業時間以外でも24時間予約を受け付けることができ、蓄積した予約データを分析することができるため将来的な業績アップにもつなげることができます。

設定した予約時間が近づくと顧客のアドレスにリマインドメールが自動送信され、来店後も自動的にサンクスメールを送ることができますのでリピーター獲得にも活用することができます。
企業側にとってはもちろん、顧客にとっても操作性が高いことも大きな特徴です。

ACALL会議室管理

シンプルな予約システムだけでなく、取引先とのアポイント管理や顧客データの蓄積など、ビジネスを包括的な機能で効率化したいという企業におすすめなのが「ACALL会議室管理」。
端末上での予約管理はもはや当たり前の機能として、商談のアポイント管理や顧客へのリマインド機能など、大切な顧客との信頼関係を良好に保つためのサポート機能が充実しています。

リマインドメールのテンプレートをあらかじめ数種類用意しておくことで顧客へのきめ細かいフォローが可能になり、なおかつメールの記録が企業側のサーバーにも保存されるため長いスパンでの解析作業にも役立てることができます。

顧客データは1件ごとに細かく分類することができ、定期的にデータを整理して解析を行うことで業績の推移やニーズの移り変わりを細かく把握することにもなりますので、機能の充実度を重視するのであれば「ACALL会議室管理」がおすすめです。

touch-mee

オーソドックスな会議室予約システムとして早い段階から普及が進んでいるtouch-mee。
専用の端末やパネルが一切必要なく、付属のNFCシートを各部屋に取り付け、専用アプリと連動させることでスケジュール情報を一元的に管理することができます。
NFCシートは初期段階で10枚付属され、その後も1枚単位で追加することができます。

PCへのアプリインストールはもちろんのこと、スマートフォンなどの携帯端末にも入退室情報がリアルタイムで配信され、社員全員で共有できるシステムになっています。
月額の利用料金も数千円単位でおさえることができ、資金的なリソースの少ない中小企業にとっても導入しやすいリーズナブルなシステムと言えます。

入退室情報の管理もNFCシートにタッチするだけで完了しますので手順も覚えやすく、なおかつ最小限の時間的コストで活用できるシステムとして今後も普及が進むだろうと見られています。

SmartRooms(スマートルームズ)

株式会社内田洋行が開発したSmartRooms(スマートルームズ)は、従来のシステムにおいて指摘されていた弱点をカバーし、さらに機能の充実および拡充を実現した近未来志向の会議室予約システムです。
専用シートにタッチした時点で入退室情報が連動している端末やサーバーに転送され、「いまこの瞬間にどの部屋が空室になっているか」、「次の利用予約までにどれだけのインターバルがあるか」など、オフィスの効率的な運用に必要不可欠な情報を社員全員で動的に共有することができます。

入退室情報の配信だけでなく、部屋の予約時間をそれ以降の利用状況次第で自動的に延長してくれる自動延長システム、予約時間の終了を音で知らせてくれるアラームシステムなど、より利便性の高い機能が充実していますので、導入するだけでオフィスの稼働状況を格段に効率化することができます。

desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ)

グループウェアが開発した「desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ)」。
会議室の入退室情報管理だけでなく、社内ワークフローの可視化や顧客台帳のネットワーク上での共有など、クラウドサーバーとの連携を視野に入れた業務全体の効率化を視野に入れたシステムを提供しています。

トータルで24種類のアプリケーションをパッケージ化し、管理責任者クラスから一般社員まで、最小限のステップで活用できるように設計されているため、中小企業にとっても利用しやすい業務効率ツールと言えるでしょう。

各アプリのインターフェースも使いやすさを最優先した設計になっており、アクセス権限の管理など複雑な処理もわかりやすいかたちで整理されています。
充実の機能面が評価され、流通や運送など幅広い業種で導入が進んでおり、顧客満足度の高いおすすめのシステムとなっています。

まとめ

幅広い企業におすすめの会議室予約システムを具体的に御紹介してきましたが、皆さんの業態に合った管理ツールはございましたでしょうか。

目先の操作性やコストパフォーマンスにこだわるだけでは、本当の意味で利便性の高い予約を見きわめることはできません。
業態、オフィス環境、社員規模など細かい要素によって選ぶべきシステムが変わってきますので、導入前にそれぞれのメリットとデメリットを比較したうえで、後悔のない選択をしましょう。

今後はさらに多機能でユーザビリティの高い便利な予約システムが開発される見通しですので、長期的な動向を見据えたうえで無駄のないシステムを吟味しましょう。