会議室予約システムで仕事の効率化！おすすめ10選とその比較

会議室の予約をしようと思ったら希望の日時に空いていなかったり、誰も使用していないのに予約だけが入っていたりという経験はありませんか。

会議室が必要な時に使用できないのでは、パフォーマンスを高めて効率的に仕事を進行する妨げになるかもしれません。

今回は、限られた数の会議室を、効率よく使用するために役立つ会議室予約システムについてご紹介します。

会議室の予約である悩み

どの会社でも共通する悩みは、会議室を使用するのに「使用可能な会議室を探す」という作業。
スムーズに予約でき、当日問題なく使えたらいいのですが、そういかないこともあります。

具体的にどのような悩みがあるのか、見てみましょう。

確認した時点では空いていなかったのに後から見たら空いていた

複数のノートやExcel、管理する部署が分かれているなど一括で管理されていないと、予約のキャンセルが出てもすぐに情報を把握できず、使いたい時に使用できない場合があります。

貸会議室として利用しているならば、他の部屋とも比較して空いている時間帯をなくし稼働率を上げたいところです。

こういった場合は、キャンセルされた時点で予約したい人に通知する会議室予約システムがあると、会議室を活用しやすくなります。

会議室を使用する機会が増えたら予約が取りにくくなった

会社の規模が大きくなった時や商談の数が増えた時など、会議室を使用する頻度が増えると、思うように予約が取れなくなることがあります。
会議室を増やすというのも1つの手ですが、場所の確保や費用を考えると難しい場合があります。

そのような時は、会議室予約システムで空予約の有無や実際の利用時間など比較して、効率的に会議室が利用できているか見直してみるのもいいでしょう。

忙しすぎて会議室をキャンセルするのを忘れていた

仕事で忙しい中、突然の会議の日付や時間の変更。
後で対応しようと思ったら「すでに予約の時間が過ぎていた」ということはありませんか。

空いているのに使用できない会議室は、無駄でしかありません。
こうした問題を解決するには、仕事中でも簡単に予約やキャンセルができる仕組みが必要です。

急な来客で会議室を使用したいが空いていない

急な来客で使用できる部屋がないのでは、仕事の商談に影響するかもしれません。

必要な時に会議室を確保しやすくするためには、予約の状況や入退室を一括で管理でき、キャンセルが出た際も、すばやく反映できる会議室予約システムがあると便利です。

利用状況をすばやく把握できると会議室の稼働率を上げられるので、空いている部屋を探しやすくなります。

会議室の予約で共通するお悩みについて見てきましたが、これらの問題を解決できるのが予約システムです。

会議室の予約で便利な機能

会議室の予約管理に、予約システムを導入すると、社内の人が会議室の予約の有無を共有できるようになり、限られた数の部屋を効率的に有効活用できるようになります。

費用や導入するシステムによりさまざまな機能があるので、どのような機能が必要か比較してから決めると良いでしょう。

予約システムの基本的な機能

まずは、会議室予約システムの基本的な機能をお伝えしましょう。
会議室予約システムの基本的な機能は、以下の通りです。

• 会議室を予約・キャンセル・変更する
• 会議室の予約状況を確認する
• 会議へ参加するメンバーへ一斉にメールを送る
• 会議室の開始と終了時間のリマインド通知を送る
• 会議室の利用状況（利用時間・稼働率など）のレポートを作成する

それぞれの項目を詳しく見ていきます。

会議室を予約・キャンセル・変更する

会議室予約システムでは、スマホやパソコン、タブレットから会議室の予約の有無を確認して、空いた時間に予約を入れられます。

どこでも端末があれば、急に会議の日時が変更になった場合も簡単に操作できるので職場を離れることなく時間を節約することが可能。

1つの画面ですべての会議室の予約状況を把握できるので、予約や比較・変更しやいのもメリットです。

会議室の予約状況を確認する

会議室の予約状況が一括で表示され確認できるので、複数の日付や時間帯で予約を取りたい場合にも便利です。

ペーパー上の管理では、忙しいと会議室が空いている日付や時間を確認・記入する際に人為的なミスが起こる可能性もあります。

見やすい画面で予約できる会議室予約システムで、人為的なミスを減らせるかもしれません。

会議室へ参加するメンバーへ一斉にメールを送る

急に開始時間や場所の変更、準備する物が追加されるなど、確認のために参加メンバーへ通知したい時はありませんか。

会議室予約システムによっては事前にメンバーを登録しておくと、登録した相手に一斉メールを送信できる機能がついています。

メンバーと共有したい内容や準備するものがあれば、事前に登録しておくことで会議室予約システムから自動的に一斉メールを送付できるので、手間を省いてスムーズに業務を進められます。

会議の開始と終了時間のリマインド通知を送る

リマインド通知とは、会議室が始まる前と終了する時間を設定しておくと、会議室予約システムから自動的にお知らせメールを送付してくれる機能です。

会議を始まる前のリマインド通知は、業務が忙しくても会議室予約システムが時間を知らせてくれるので、会議へ遅刻しないようにしてくれます。

また終了通知は、予約時間内で会議を終了させて、効率よく会議室を使用するのに貢献するでしょう。

会議室の利用状況のレポートを作成する

会議室の利用時間や稼働率など、会議室予約システムで得られるデーターを比較しまとめてレポートを作成する機能が付いたタイプもあります。
これらのデーターを把握し比較することで、よく利用される時間や空いている時間が分かります。

情報を分析することで会議室の利用状況を改善し、限られた部屋を効率よく使用して稼働率を上げるのに役立ちます。
会議室が足りない場合は、一度利用状況を比較・分析するのもいいかもしれません。

予約シスステムの利用をおすすめする理由

会議室予約を管理するシステムは、面倒な予約の手間を省いて業務の効率化に役立ちます。
では、具体的にどのようなことに役立つのかお伝えしましょう。

会議室の予約やキャンセル、空き状況の確認ができる

最も大きなメリットは会議室予約システムを導入していない時と比較すると、効率的に会議室を利用できるようになる点です。

視覚的にも見やすい会議室予約システムだと、予約や空きの有無をすぐに確認できるので調整する時間を短縮でき、仕事の効率もアップします。

どこからでも会議室予約の状況を確認できるシステムは、社外の人との商談などでもすばやく会議室予約できるので、大切な商談も逃しません。

業務時間を削減ができる

会議室予約システムは、会議室の効率的な利用と人為的なミスを減らして業務時間の削減につなげることが可能。

具体的には、会議室予約する作業では見やすい画面でダブルブッキングの予防になりますし、自動キャンセル機能があれば無駄な予約がなくなり、会議室を確保しやすくなります。

さらに、終了時間のアラームを設定し終了時間をメンバー全員が意識することで会議の延長を防げます。

会議室の利用状況を全員が把握できる

会議室予約システムを導入することで、会議室不足の解消やコストを削減できます。

部署別の使用状況や比較して会議室の稼働率を分析できるシステムを選べば、会議の多い部署は業務内容の見直しによる労働時間の短縮や業務の改善、コストが発生しても会議室を増やすべきか判断しやすくなります。

予約システムの種類・タイプ

会議室の予約システムには、その機能により大きく３つのタイプに分けられます。
有料と無料のものがあり、無料サービスはアカウント数や機能が制限されることが多いようです。

• スマホ・タブレット対応タイプ
• メンバーの座席や入退室を管理できるタイプ
• 連携できるタイプ

スマホ・タブレット対応タイプ

スマホ・タブレット対応タイプの会議室予約システムは、スマホやタブレットからでもすぐWeb上で会議室予約ができます。
すぐに確認できるので、効率よく会議の日程を決めることが可能。

会議室の前に設置されたQRコードを、スマホで読み込むことで入退室の管理が可能になるシステムもあります。

Android、Windows、iOSなど3つのOSに幅広く対応していて便利です。

座席管理できるタイプ

会議室を予約する際に、座席やテーブルの予約も同時にできるシステムがあります。

日頃は在宅で勤務をしているスタッフの出社や合同ミーティングなど、座席の確保や着席している位置を決めておきたい場合にこのシステムが活躍します。

他者や他部署との合同での会議の時も、座席やテーブルが決まっていると会議をスムーズに進行できるでしょう。

連携できるタイプ

会議室予約システムにより、自社で使用している受付や日程の調整システム、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどと連携できるものがあります。

会議や仕事の予定が常に多い場合は、仕事の予定と会議室予約の日程も連携して一括で管理すると、ダブルブッキングや忘れてしまうミスを防げます。

予約システムの選び方

会議室予約システムにも、さまざまな機能があります。

比較して機能が多い予約システムは利用価値が高いように感じるかもしれませんが、その分操作が複雑になり、コストも高くなります。

必要な機能以外にも操作性にも注目し、比較して選ぶと良いでしょう。

必要なアプリやシステムと連携がとれるか

一般的にビジネスシーンでよく利用されているGoogleカレンダーやZOOMなどのアプリと連携が取れるシステムがあります。

既に、GoogleカレンダーやZOOMアプリを利用されているなら、連携させると一括で仕事の予定も管理できるので、使い勝手がよくなるでしょう。

使用目的とシステムが合っているか

その会社でどのような目的で、会議室予約システムを利用するのかを考えましょう。

会議室の稼働率を見直したいのであれば、後から比較できるよう稼働率のレポートを作製できるシステムが便利。

ただ使用目的にあったシステムでも、他のシステムと比較して機能が多く操作が難解な場合は、メンバー全員がシステムをすぐに活用できないこともあるので注意してください。

急な来客や会議にも対応できるか

急な来客や会議が多い場合は、受付との連携が設定できる予約システムを選ぶと、長くお客さまを待たせずに済みます。

来客や会議の予約と共に、お茶の手配まで出来るシステムもあります。

会議室の稼働率を高める機能が充実しているか

会議室の稼働率を高める機能とは、以下の通りです。

• 使用している部署やよく利用される時間など、情報を分析できるシステム
• 自動キャンセル機能
• 会議室の予約の有無を社内で共有できるシステム
• 会議が早く終わった際に、会議室を利用可能にする機能
• 会議参加メンバーへの一斉に連絡メールの送付
• 会議開始・終了のリマインド通知
• 会議室の利用状況（利用時間や稼働率など）のレポート

詳しい内容については先にお伝えしました。
この中でも自社で本当に必要な機能をしぼり、比較して会議室予約システムを選ぶといいでしょう。

予約システムのおすすめ10選

今回ご紹介するシステムは、会議室予約に特化したシステムではありません。
では、なぜ会議室専用の予約システム以外を「おすすめ」するのか。

それは多職種向けに開発されたシステムは、どの業種でも利用しやすいようカスタマイズしやすく、必要となる機能をしぼって設計されているため、誰でも簡単に使いやすい傾向があるからです。
もちろん、これらのシステムにもオプションが用意されているものがあります。

会議室予約システムを導入する際は、使いやすさも重要な要素ですので、しっかり比較して選びましょう。

ResKa(レスカ)

ResKaは、予約管理と顧客管理に特化したシステムとして開発されました。
シンプルな操作で、予約・キャンセルできるので、パソコンの操作に慣れていない人でも使用できます。

比較的に操作しやすくカスタマイズ性が高いので、会議室予約システムとしても十分に活用できるシステムです。

特徴

ResKaの特徴は、機能がシンプルで操作しやすいことです。

視覚的にも見やすい画面で会議室予約や変更が簡単にでき、人為的ミスが起こりにくくなります。
会議室予約システムの、基本的な機能を重視したい方におすすめできます。

機能

予約と同時に記録もできるので、用意するものや会議で議論するのに準備することなど連絡項目を同時に記載しておくと後から連絡する手間が省けます。

記録シートは、準備されているものを組み合わせて、配置も自由に作成可能です。
予約可能な時間帯や1回の予約時間も設定もでき、時間をあらかじめ区切ることでメンバーの意識を変え、仕事の効率化に役立ちます。

クラウド管理で、スマホ、タブレット、PCなど、外出先からも会議室予約が可能です。

料金

ResKaのプランは、3種類で、27,500～44,000円（税込）の月額制です。

スタッフのアカウント数によりプラントと料金が変動しますが、プラン別の機能制限はありません。
1アカウントにつき、1事業所の利用に限定されます。

1ヶ月に無料トライアル期間があるので、試しに使ってみて導入を検討することも可能です。

SUPERSAAS(スーパーサーズ)

SuperSaaSは、完全セルフ型予約システムです。

電話やメールでのサポートが全くないので、すべて自身で設定を行わなくてはいけまでん。
他のシステムと比較すると、パソコンの使用に慣れた事業所向きのシステムといえるでしょう。

特徴

SuperSaaSの特徴は、33もの言語に対応している点です。
他のシステムと比較すると、企業内で日本語以外の言語を使用する必要がある場合も対応できます。

紹介するシステムの中では、低コストですばやく導入でき、初期費用もかかりません。

機能

Google CalendarやOutlookなどのカレンダーシステムと同期が可能で
モバイル・タブレット・パソコンなどからの予約・キャンセル、アクセスの設定ができ、さらに予約後に、自動で予約再確認メールが送られてくるので安心です。

1ヶ月の無料期間と有料プランがあり、有料プランでは事業所に合わせてカスタマイズできます。

初めに無料期間を試してから、会議室予約にも使える有料プランへ変更を考えるといいでしょう。
予約後のキャンセル・変更に期限を設けられる機能は、貸会議室の運営にも使えます。

料金

SuperSaaS(スーパーサーズ)のプランは、5種類、750～3,750円の月額制で初期費用はありません。
また、会社内でのみ使う非商用使用でしたら無料での利用も可能。

最大予約数と保存可能な過去の予約数により料金は変動しますが、プラン別の機能制限はなくどのプランでも同じ機能が使えます。
最短の契約期間が1ヶ月なので、イベントなど一時的に会議室管理システムを使いたい場合も気軽に利用できるでしょう。

リザエン

リザエンは「より誰でも手軽に扱える」というコンセプトに、200以上の業種に対応できる予約システムとして開発されました。

導入後に手厚いサポートをしてもらえるので、システム設定に慣れていない方も安心。
従量課金で利用頻度に応じて費用を支払いたい方向けの予約システムです。

特徴

リザエンは、サーバー管理や情報管理に対しての高いセキュリティが特徴。

24時間365日の監視体制で、オプションを追加するとスマートロックとの連携も可能です。
自治体や大学など、比較的高いセキュリティを要求される施設で利用さています。

機能

ビジネスプラン版とエンタープライズ版があり、エンタープライズ版は独自にカスタマイズして機能を選びたい方向けです。

ビジネスプル版の機能には予約・キャンセルなどどのシステムにも共通する機能のほか、リマインドメールの自動送信、QRコードを作製し受付管理、仮予約機能などさまざまな機能を提供しています。

料金

リザエンのプランは2種類で、初期費用が20,000円かかります。
ビジネス版は10,000円～で、月間の予約件数が500件を超えるごとに、5,000円の重量課が発生します。

エンタープライズ版は、導入する機能により価格が変わりますので、問い合わせましょう。

最大予約できる数と、保存できる過去の予約数により料金が変動しますが、プラン別の機能制限はありません。
アカウント作成後、1ヶ月の無料期間があるので先にお試し利用ができます。

おさえるネット

おさえるネットは、低価格で使いやすさを追求した、さまざまな施設やお店で利用できる予約管理システムです。
貸会議室など、業種によっては専用ページが用意されています。

特徴

おさえるネットは、パソコン・タブレット・スマホからも予約できて、簡単な設定ですぐに使用でき、会議室予約システムとしても入力する項目を柔軟に設定できるのが特徴です。

管理機能が充実していて、仮予約方式の設定や、認証式予約機能があります。

機能

仮予約してから本予約する仮予約方式の設定ができるので、会議室予約のミスを予防してくれます。

管理者が認証してから予約を入れる認証式予約機能もあるので、管理者が一括して会議室予約を管理したい場合に便利なシステムです。

予約・キャンセル一覧が表示されたり、予約情報をダウンロードできたりするので、情報を分析して会議室を有効活用したい方におすすめできます。

料金

おさえるネットのプランは1種類。
3,780円（税込）の月額制で、初期費用は10,500円（税込）です。

PayPal決済を利用したい場合は、オプションを申し込む際の初期費用として10,000円が必要となります。
12ヶ月契約を結ぶと、10ヶ月分の料金に割引できる制度もあります。

Orange Reserve(オレンジリザーブ)

Orange Reserveは、飲食店向けに開発されたiPad向けの予約管理システムです。
他のシステムと比較すると、予約の際に席まで予約するシステムは少ない傾向です。

部屋を予約するだけでなく、会議室で行われるイベントや、メンバーの席を指定して予約したい場合に役立つシステムです。

特徴

Orange Reserveの特徴は、会議室に加えテーブルまで予約できる点です。

その建物の外にある会議室予約とも連携でき、複数のビルを所有している場合は連携しておくと他の建物の会議室まで一括で空きを確認できます。

機能

テーブルレイアウトから座席の指定まででき、他の建物内にある会議室の予約も一括で管理可能。

また、他の建物内の会議室と座席を予約した際は、その会議室が登録された予約管理システムに自動で連絡してくれます。

ショートメールの一括送信や、事前連絡リスト、当日の予約表をすぐに印刷できる機能もあるので、会議室予約が多くメンバー全体で利用状況や、連絡事項を把握しておきたい時には、活用できるシステムです。

料金

利用料金は、問い合わせになります。

RESERVA（レゼルバ）

Reservaは、3分間で設定できるシンプルンな操作なのにさまざまな機能が使用できる無料のシステムです。
予約サイトを開設したら、すぐに受け付け予約を開始できます。

特徴

無料で使用できる期間が限られているシステムも多い中、Reservaは無料プランだと使用できる機能に制限はあるものの、ずっと無料で使い続けられます。

無料プランではサイト内に広告が表示されますが、他のものと比較しても会議室予約システムとして利用する十分な機能があります。

機能

パソコン、スマホ、iPhone、Androidで予約でき、英語、中国語、韓国語、タイ語に対応。

リマインダーの自動送信や、会議室予約のキャンセルがでたらキャンセル待ちリストに自動で通知する機能など、通知機能が優れています。

コストを抑えて、高機能の会議室予約システムを試してみたい人におすすめです。

料金

Reservaのプランは、無料も含めて6種類。費用は、月額制で3,850～55,000円で初期費用はありません。
プランにより機能の利用が制限されます。

Airリザーブ（エアーリザーブ）

Airリザーブは、月額制で予約が増えても追加料金が発生しないので、コストが気になる方も安心して利用できます。

フリープランの場合は、予約と顧客管理、予約管理の配信など最低限の機能だけの使用になります。

特徴

分かりやすいシンプルな画面で、操作しやすいのが特徴です。
有料プランでは、予約時にアンケートを取れる機能や時間ごとに細かく費用を設定できる機能があります。

無料プランでも困ったことがあれば電話やメールで問い合わせが可能ですので、設定が苦手な人にもおすすめできます。

機能

フリープランで利用できるのは、予約管理と顧客管理、予約確認メールの基本的な部分だけです。

有料プランになると、Googleカレンダーとの連携や、リマインダー通知、予約フォーム項目も追加できるなどカスタマイズできるようになります。

また、貸し出し物品の上限の数を設定できるので、ホワイトボードやプロジェクターなど使用する物品を登録しておくと、予約と同時に必要物品数の管理もできます。

会議室予約システムとして使用しやすくするには、必要な機能を比較・検討して追加するようにしましょう。

料金

Airリザーブのプランは無料プランを含む3種類で、初期費用がかかるのは有料のプランだけです。
有料プランは月額制で5,500円(税込)から利用できます。

なお、無料プランでも月間予約件数は無制限です。

RESERVEN（リザーブン）

RESERVENは、スマホ対応の予約管理システムです。
メールアドレスかFacebookのアカウントがあれば、スマホだけで手軽に予約するためのホームページが作成できます。

特徴

RESERVENにも、無料と有料のタイプがあります。

無料タイプは、会議室予約システムの最低限の機能のみを使用したい人向けです。
有料タイプでは貸出物品や、会議に参加するメンバーの管理もできます。

通信受信できるメールアドレス設定が最大のプランでも10件までですので、10人以上でシステムを管理したい場合には不向きかもしれません。

機能

各プランでは、顧客保存データーの件数と通知メールアドレスの登録件数に違いがあります。

過去の予約データー保存期間がプランにより、7日～12ヶ月です。
予約したデーターを、稼働率を改善するのに利用したい場合は注意しましょう。

有料プランになると、デザインの変更や予約者への前日メールもでき広告も非表示になります。
他の会議室予約システムと比較するとコストは抑えられるので、費用を抑えて最低限の機能のみを使いたい人向けのシステムです。

料金

RESERVENには3種類のタイプがあり、月額制で0～2,980円(税別)です。
プランにより過去の予約データーの保存期間に違いがあるので、必要に合わせてタイプを選んでください。

SELECT TYPE（セレクトタイプ）

無料なのに高機能で多機能の予約システムが、SELECT TYPEです。
予約情報を複数人の担当者で管理することができます。

特徴

SELECT TYPEは、170以上のテンプレートがあり背景からボタンまできめ細かくデザインの調整ができ、会議室予約には営業時間タイプが利用できます。

テンプレートを選ぶだけで、すべての機能がセットアップされ、すぐにWebから会議室予約が可能です。
権限調整してアクセスをコントロールすると、セキュリティ対策にもなります。

機能

マルチデバイス対応で、施設や物品のレンタル予約までできます。
キャンセル待ち機能もあるので、頻回に会議室の空きを確認する必要はありません。

Googleカレンダーとも連携でき、リマインダーメールも自動送信もしてくれるので、うっかり忘れを防止してくれます。

会議で毎回使用したい物品が決まっている人が多い会社に、便利なシステムです。

料金

SELECT TYPEのプランは、個別プランとパッケージプランにわかれます。会議室予約に使用するのであれば、個別プランを選択しましょう。

個別プランの中でもプランが分かれていて、月額制で0～11,000円（税込）です。
無料お試し期限は、無制限になっています。

BrovalApp（ブローバルアプリ）

会員証やPOS、在庫システムなど1つのアカウントで使用することで、業務の効率化とコスト削減をはかる目的で開発されたアプリです。

予約機能があるので、会議室予約システムとしても利用できます。

特徴

特徴は、1つのアカウントで複数のアプリを自由に使える点です。
アカウントをいくつも作る必要がないので、手間が省けて効率アップできます。

遠隔操作での支援や、専用のオペレーターが対応するなど手厚いサポートも受けられるのがメリットです。

機能

自動でグループ分けしてメールを配信や、FacebookやGoogle+へも投稿してくれます。

ずっと先に予定されている会議では、予約の日時を忘れてしまうことがあります。

このシステムでは会員登録を事前にしておくと、自動でお知らせメールを届けてくれる機能や、自動割り当て機能で重複した会議室予約もチェックするなど、人為的な予約ミスを減らすのに効果的です。

その他にも、メールを配信するタイミングも設定できます。

料金

有料プライベートクラウドサーバーのBrovalBoxを導入することで、無料でダウンロードできます。
BrovalBoxの価格は設置に関しては要問合せです。

まとめ

今回は、会議室予約システムについてご紹介しました。

会議室予約したくても、空きや使用状況を確認しにくいと時間がかかってしまうことがあります。
予約がキャンセルされていない、使えない会議室は仕事の効率を低下させ、部屋が足りなくなる原因となります。

貸会議室として使用しているなら、稼働率の低下で収入の減少につながるかもしれません。

ご紹介した予約システムは、多職種で利用できるように多くの機能が付いたものから、シンプルで最低限の機能だけのものまであります。

ぜひ必要となる機能比較・検討してから、会議室予約管理システムを導入しましょう。