クラウド型予約システム徹底比較

【徹底比較】おすすめの会議室予約システム10選!

公開日:2021.12.22 更新日:2022.01.21
【徹底比較】おすすめの会議室予約システム10選!

会議室予約システムを選ぶポイントは機能面以外に、操作性やコストパフォーマンスなど、さまざまな要素があります。

効率的な予約システムを導入している企業とそうでない企業では長期的な業績や社員のモチベーションに違いが出るというデータもあります。

今回は、業種や業態を問わず安心しておすすめできる便利で手軽な会議室予約システムについてくわしく紹介していきます。

 

会議室予約システムとは

社内の会議室の使用状況を管理し、他の部署やチームが会議室を効率良く利用できるクラウドシステムです。

従来の方法はノートや台帳に記入して空き状況を管理するというアナログの方法を行なっていました。

会議室の空き状況をその都度確認する作業が必要となり、本来の業務効率が下がっていたことから80年代から90年代にかけて徐々に開発されていきました。

社員や部署の多い会社ではアナログで会議室を管理していると、リアルタイムで利用状況が把握しづらく、予約ミスやダブルブッキングなどのトラブルが起こりやすくなります。

クラウド管理でどこからでも会議室の利用状況を把握できる予約システムはこういったトラブルを防ぎ、効率良く会議室を活用することに貢献できるのが特徴です。

 

会議室予約システムの機能

予約機能

予約システムの代表的な機能は予約機能、予約管理、利用状況の確認です。

利用状況の視覚化を行なうだけでも、効率良くスケジュールを組むことが可能になります。

クラウド上で管理を行なうため、携帯端末を使用すればいつでもどこからでも予約することができるのが強みです。

また、自動キャンセル機能があれば、日程が変更になった場合でも自動でキャンセルしてくれるため、他の部署やチームに迷惑をかけることもありません。

メールなど、他機能との連携

会議室の利用状況を確認するだけでなく、メールやグループメッセージでやり取りができることで、予約をスムーズに行なうことも可能です。

メールの自動連絡機能もあれば、参加者全員に会議の連絡がすぐに行き渡ります。

さらに連携機能を使用すれば、ワークフローの可視化や顧客台帳のネットワーク上での共有などができ、会社全体の業務を社員一人ひとりが共有することで、効率良く業務を行なうことができます。

データ分析

蓄積されたデータを分析する機能もあり、どの部署がどのぐらいの頻度で会議室を利用しているのかなども一目で分かります。

予約情報の分析を行なうことで、利用率の高い時間帯を算出することができ、それを共有することで会社全体の効率化に繋げることが可能です。

 

会議室予約システムを選ぶポイント

コスト

予約システムを選ぶポイントとしてまずはコストが挙げられます。

無料で利用できるシステムも中にはありますが、便利な機能を利用しようと思えば必然と料金がかかってきます。

自社の規模、社員や部署の数に合った料金のシステムを選ぶようにしましょう。

使用目的の明確化

基本的な機能の予約管理だけで良いのか、その他の機能に重点を置くかによって選ぶ予約システムも変わってきます。

また、予約システムは自社の会議室を管理することが主ですが、中には貸会議室の予約管理に特化したシステムもあります。

自社の状況、規模に加え、利用目的を明確にするのも適切なシステムを選ぶポイントと言えるでしょう。

セキュリティ対策の有無

予約システムはクラウド上で様々な情報を管理するものです。

会議室の利用状況だけでなく、機能によっては会社の情報を入力することもあるため、利用するシステムにセキュリティ対策がしっかり取り入れられているか確認しましょう。

 

会議室予約システムを利用するメリット

スケジュールの視覚化で業務効率化

予約システムの目的は会議室の利用状況を管理することですが、それによる業務効率化が最大の目的です。

予約システムは会議室の利用状況を視覚化することで、先のスケジュールを明確にでき、社員一人ひとりにその情報を伝達することができます。

スケジュールを記録し、共有することで予約ミスや情報の重複などを防ぐメリットもあります。

24時間予約受付可能で取りこぼしがない

予約状況やスケジュールを営業外でも確認できることもメリットの1つです。

携帯端末さえあれば、誰がどこにいても確認ができるので情報の取りこぼしもなく、社員個々にスケジュールの管理を適切に行えます。

データ分析・データ管理ができる

クラウド上で管理することで、今までのデータを蓄積し、分析できることもメリットです。

これにより、これまでのオフィス使用率を数字で可視化することができ、利用時間の高い時間帯や部署を把握することが可能です。

データを分析、管理することで無駄な会議を省くことができます。

 

おすすめの会議室予約システム10選

Airリザーブ(エアリザーブ)

airreserve

Airリザーブは、基本機能が無料で使用できるのが強みのクラウド型予約システムです。

予約管理や顧客管理、メール配信機能が無料の範囲内で使用できるため、システムの導入を考えている際に試しに利用するのに向いています。

自社の会議室の空室状況だけでなく、貸会議室の予約も利用できるため、大企業だけでなく中小企業にも活用できるシステムと言えるでしょう。

予約画面のURLを貼り付けるだけで接続できる簡単な操作性や、予約情報を一元管理できるのもおすすめポイントです。

また、無料のフリープランだけでなく、有料のベーシックプランがあり、複数拠点での活用や予約項目の追加などの高度な設定や管理もできます。

月額制で1ヶ月ごとに切り替えもできるので、途中で有料版や無料版に戻したい場合でも簡単に手続きができるのも強みです。

ChoiceRESERVE(チョイスリザーブ)

choicereserve

ChoiceRESERVEは専門のチームが導入から運用までサポートしてくれるのが特徴です。

徹底したサポートと直感的に使いやすいシステムで、今まで予約システムを使用したことがなくても簡単に使用できるのがおすすめポイントとなります。

予約カレンダーを自社のホームページ内に設置できるため、ホームページを制作している企業は導入がしやすいのもChoiceRESERVEのメリットです。

机や椅子の配置、プロジェクターなどの準備にも対応でき、予約と同時にクレジットカードでの決済も可能なので説明会やイベントの予約にも活用できます。

月額11,000円(税込)のライトプランと月額22,000円(税込)のプロプランがあり、規模に合わせたプラン選びが可能です。

STORES予約(旧Coubic)

STORES 予約(旧Coubic)

会議室の稼働率が少ない企業におすすめなのがSTORES 予約(旧Coubic)です。

月に予約数が100件まで登録でき、月額無料で利用できるため、会議室の数が少ない中小企業や会議の頻度の少ない企業でも気軽に利用できるのがメリット。

月額制で有料プランもあり、稼働率が上がった場合でも1ヶ月ごとに簡単に切り替えることができます。

会議室の管理の他に、設備や備品の在庫管理、社員管理、顧客情報のCSV一括登録が可能です。

会議室の活用だけでなく社内の他の管理にも十分活用できるため、会議室の稼働率が低くても機能を持て余すことがありません。

連携できるツールも複数あり、職種によって活用の幅も広げることができます。

サポートやマニュアルもしっかりしているので、システム初心者でも簡単に利用できるので、初めて導入するのにおすすめです。

予約ルームズ

予約ルームズ

会議室の利用状況をリアルタイムに把握できる予約ルームズは、デザイン性が高くシンプルで使いやすいのが特徴です。

有料プランのみの展開ですが、会議室だけでなく商談スペースやイベントスペース、電話ボックス、Web商談席、集中ブース、さらには仮眠室の管理までできます。

自社のスペースを一括で管理できるので、オフィスが広く、規模の大きい企業におすすめできるシステムと言えます。

日程調整が自動でできる日程調整機能が使用できるのもメリットの1つです。
予定が変更になっても自動で調整してくれるため、社内だけでなく顧客やクライアントの打ち合わせでも活用できます。

外部のカレンダーツールと連携できる機能で予定も確認しやすく、会議終了をカウントダウンでアラートしてくれる機能もあります。

無料トライアルもあり、試しに始める際にも最適です。

RoomLead

RoomLead

RoomLeadは低コストで利用できる予約システムです。

クラウドで空室の確認から予約までをまとめて管理ができるのがメリットの1つ。利用状況や時間、スケジュールが一目で確認できる画面構成でわかりやすいのがRoomLeadの特徴でもあります。

単独で利用するタイプとグループで連携できるタイプから選択できるので、状況に応じてプランの切り替えが可能です。

ブラウザを使用したクラウド機能であるため、アプリをインストールする必要がありません。

ブラウザタイプなので、ネットが繋がっている環境であれば端末を選ぶことなく利用でき、タブレットだけでなく、スマートフォンからも接続が可能です。

そのため、導入も利用もスムーズにできます。

iMeeting-R

iMeeting-R

2018年7月よりリリースが開始された「iMeeting-R」。

クラウドサーバーによる会議室の空き情報の管理および共有を実現し、専用のタブレット端末が1台あれば遠隔地の支店の情報も視覚的にチェックできるため、全国各地に多くの支店をもつ企業にとっては非常に有用な情報共有ツールとなります。

標準搭載の機能も充実しており、一定時間が経過した会議室の自動予約キャンセル機能やドリンクオーダー機能など、会議室を効率よく稼働させるうえでなくてはならない便利機能がすべてそろっています。

入退室の記録も、タブレット端末をタッチするだけなので非常に手軽。

特別な操作がいらないため、まだ仕事に慣れていない新入社員から重役クラスまで、すべての社員にとってユーザビリティが高く、予約時間も細かく設定できるため今後のビジネスシーンではますます必須のツールとなるでしょう。

Direct Reserve(ダイレクト・リザーブ)

direct reserve

顧客の利便性向上と店舗側の利益アップを無理なく両立させたい企業にはこちらの「Direct_Reserve(ダイレクト・リザーブ)」がおすすめです。

従来の電話予約システムや紙の台帳による予約管理ではどうしてもタイムロスが生じてしまいますし、顧客情報の共有が難しくなってしまいます。

端末上ですべての予約情報が管理できる「Direct_Reserve(ダイレクト・リザーブ)」であれば営業時間以外でも24時間予約を受け付けることができ、蓄積した予約データを分析することができるため将来的な業績アップにもつなげることができます。

設定した予約時間が近づくと顧客のアドレスにリマインドメールが自動送信され、来店後も自動的にサンクスメールを送ることができますのでリピーター獲得にも活用することができます。

企業側にとってはもちろん、顧客にとっても操作性が高いことも大きな特徴です。

ACALL MEETING

ACALL MEETING

シンプルな予約システムだけでなく、取引先とのアポイント管理や顧客データの蓄積など、ビジネスを包括的な機能で効率化したいという企業におすすめなのが「ACALL MEETING」。

端末上での予約管理はもはや当たり前の機能として、商談のアポイント管理や顧客へのリマインド機能など、大切な顧客との信頼関係を良好に保つためのサポート機能が充実しています。

リマインドメールのテンプレートをあらかじめ数種類用意しておくことで顧客へのきめ細かいフォローが可能になり、なおかつメールの記録が企業側のサーバーにも保存されるため長いスパンでの解析作業にも役立てることができます。

顧客データは1件ごとに細かく分類することができ、定期的にデータを整理して解析を行うことで業績の推移やニーズの移り変わりを細かく把握することにもなりますので、機能の充実度を重視するのであれば「ACALL会議室管理」がおすすめです。

touch-mee

touch-mee

オーソドックスな会議室予約システムとして早い段階から普及が進んでいる「touch-mee」。

専用の端末やパネルが一切必要なく、付属のNFCシートを各部屋に取り付け、専用アプリと連動させることでスケジュール情報を一元的に管理することができます。

NFCシートは初期段階で10枚付属され、その後も1枚単位で追加することができます。

PCへのアプリインストールはもちろんのこと、スマートフォンなどの携帯端末にも入退室情報がリアルタイムで配信され、社員全員で共有できるシステムになっています。

月額の利用料金も数千円単位でおさえることができ、資金的なリソースの少ない中小企業にとっても導入しやすいリーズナブルなシステムと言えます。

入退室情報の管理もNFCシートにタッチするだけで完了しますので手順も覚えやすく、なおかつ最小限の時間的コストで活用できるシステムとして今後も普及が進むだろうと見られています。

SmartRooms(スマートルームズ)

SmartRooms

株式会社内田洋行が開発したSmartRooms(スマートルームズ)は、従来のシステムにおいて指摘されていた弱点をカバーし、さらに機能の充実および拡充を実現した近未来志向の会議室予約システムです。

専用シートにタッチした時点で入退室情報が連動している端末やサーバーに転送され、「いまこの瞬間にどの部屋が空室になっているか」、「次の利用予約までにどれだけのインターバルがあるか」など、オフィスの効率的な運用に必要不可欠な情報を社員全員で動的に共有することができます。

入退室情報の配信だけでなく、部屋の予約時間をそれ以降の利用状況次第で自動的に延長してくれる自動延長システム、予約時間の終了を音で知らせてくれるアラームシステムなど、より利便性の高い機能が充実していますので、導入するだけでオフィスの稼働状況を格段に効率化することができます。

 

まとめ

90年代頃から開発され始めた予約システムは、現在では多種多様に展開されています。

シンプルな機能のみのシステムや無料で利用できるものから、大企業向けのプロ仕様など、予約システムだけでなく様々な機能が備わっているものなど多く登場しています。

操作性やコストパフォーマンスも重要ですが、自社に合ったシステム選びが業務効率化に最も必要になってきます。

ブラウザ型やアプリ型などの確認も行い、社員一人ひとりが利用しやすい形態の予約システムを見つけることが効率化に繋がります。

業種やオフィスの環境、会議室の数や稼働率、社員規模などを導入前にしっかり確認して、適切な予約システムを選びましょう。