スクール・教室運営には予約システムを！おすすめ予約システムまとめ

予約システムは、さまざまな予約情報・顧客情報をまとめて一元管理できるシステムのことです。
教室・スクールにおいても予約管理業務は煩雑化しやすく、効率化を図ることで運営がスムーズになります。

また、生徒を集めるうえでも有効です。

教室・スクールの運営者の中には、予約管理に関するお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、よくあるお悩みを解決するためにおすすめな予約システムについて紹介します。

教室・スクールでよくあるお悩みとは

教室やスクールの運営では、予約管理や顧客管理に関する業務が発生します。

このような業務を電話や紙ベースで行っている、あるいは予約システムを十分に活用できていない場合、業務が煩雑化しやすくなります。

管理に時間や手間がかかるほか、以下のような課題が生じます。

生徒の予約忘れが多い

教室・スクールでよくあるお悩みのひとつが、生徒の予約忘れです。

予約したことを忘れてしまい、キャンセルとなることで、受講者の定員数にロスが発生してしまうことがあります。

予約忘れへの対策を行い、急なキャンセルとなるのを防止することで、安定した教室運営につながります。

当日キャンセル・無断キャンセルが多い

レッスンのキャンセルが多いこともよくある課題です。
とくに急な当日キャンセルや無断キャンセルは、教室やスクールの経営に影響します。

小規模な教室・スクールの場合、一人分のロスでも与える影響は大きくなります。

また、レッスンのキャンセル対応に時間をとられることで、スタッフの負担増につながることもあります。

生徒を増やしたい

生徒数を増やすことは、教室やスクールを運営するうえで一番の課題ともいえます。

生徒を集めるにはマーケティング活動が不可欠ですが、集客の一環として顧客管理があります。

各生徒が受講したコースや講義、プランの履歴をもとに、人気講座や人気講師、リピート率などが分析可能です。

性別や年齢などの属性別に集計を行ったり、講座やレッスンのアンケートを取ったりする方法もあります。

受講料の支払方法をスムーズにしたい

予約管理や顧客に加えて、支払い管理も重要な業務のひとつ。
教室・スクールごとに、月謝制や都度払い制、回数チケット制など受講費用の徴収方法はさまざまです。

また、現金やクレジット、交通系IC、スマホ決済など、いろいろな支払方法があります。
生徒によって受講費用の徴収方法が異なると、管理に手間がかかります。

オンラインで事前決済できるようになると、支払い状況の管理・把握、受講料支払から入金管理までがスムーズです。

事前決済には、キャンセル抑制の効果も期待できます。

教室・スクールに予約システムを導入するメリット

予約システムとは、さまざまな予約情報を一元管理できるシステムのことです。
生徒ごとに受講内容や時間、回数等が異なる教室・スクールでは予約システムでの管理がおすすめ。

教室やスクールでシステムを導入することで、以下のような効果が期待できます。

リマインドメールが自動送信できる

1つ目のメリットは、予約忘れの防止です。

予約の前日にリマインドメールを自動送信できるシステムであれば、生徒が「うっかり」予約を忘れてしまうことを防ぎます。

リマインドメールは自動送信なので、個別対応が不要となり業務負担が減らせます。

リマインドメールのほかにも、予約確定時のメールや、体験後のお礼メールなどの自動送信も可能です。
このようなきめ細やかな対応は、利用者の満足度向上にもつながります。

予約・キャンセルの操作が簡単になる

2つ目のメリットは、予約・キャンセルの操作がしやすくなることです。

PCだけでなく、スマホやタブレットなど手持ちのデバイスですぐに予約ができれば、利用者は気軽に教室・スクールへ通えるようになります。

欠席や振替の手続きが簡単にできるようになることで、急なキャンセルや無断キャンセルを防ぐことが可能です。

予約やキャンセルの手軽さは、生徒が気軽に通える環境となり、定着につながると期待できます。

また、教室の運営者である管理者側としても、予約やキャンセルに関する業務負担が軽減されます。

スケジュール表・カレンダーや顧客管理等と併せて一元管理できれば、受講管理が容易になり予約処理に時間をとらえることがなくなるほか、受付漏れやダブルブッキングといったミスの防止にも効果的です。

小規模な教室・スクールの場合、システム導入を悩まれるケースが多いのですが、小規模運営だからこそコア業務に集中するために予約システムを活用することがおすすめです。

マーケティングにも活用できる

3つ目のメリットは、予約管理システムがマーケティングにも利用できることです。
受講管理をデータ化することで、人気の講座やプラン、時間帯等が分析できます。

また、データ分析機能やアンケート機能の結果をマーケティングに活かす方法もおすすめ。
予約情報と顧客情報を一元管理できる予約システムでは、顧客の属性をふまえた分析も可能です。

生徒ごとの特徴やニーズ、進捗をデータ管理しておくことで、一人ひとりに特化したサービスが提供できるようになります。

担当講師が変更となる場合でも、引継ぎがスムーズです。

このように、集客力アップとともに、既存生徒の定着を図るといった効果が期待できます。

事前決済が可能

4つ目のメリットは、事前決済ができることです。
受講前にオンライン決済できると、支払い管理がスムーズになります。

クレジット決済対応や、ポイント・回数券の購入ができるなど、教室・スクールに合わせた方法を利用できるシステムを選ぶのがおすすめ。

受講費用の支払時だけでなく、オンライン決済をしているとデータがシステム上に残るので、売上管理しやすくなることもメリットのひとつです。

教室・スクールに予約システムを導入するときの比較ポイント

システムを導入する際は、以下のポイントを押さえながら選ぶと失敗しにくくなります。

• 使いやすさ
• コスト
• 機能
• カスタマイズ性
• 分析機能

使いやすさ

管理者・利用者ともに使いやすいシステムであることがポイントです。

まず、運営者が使いやすいシステムで十分に機能を使いこなす必要があります。
その際、現場スタッフが使いやすいものであることも重要です。

そして、生徒にとって操作性が高いことも求められます。

生徒の年齢層によっては、ネットやスマホに苦手意識のある方でも直感的に操作できるかどうかもポイントとしておくとよいでしょう。

コスト

予約システムの導入にあたっては、予算との兼ね合いもポイントとなります。
導入コスト・運用コスト・追加コストの有無、金額を確認しましょう。

予算に加えて、機能とコストのバランスを見ることが大切です。

まずは、無料のお試し期間がある予約システム、あるいは無料で利用できるシステムを利用してから比較することもおすすめです。

無料のプランに含まれている機能を確認したうえで利用するとよいでしょう。

機能

予約システムでは、どのような機能があるかは重要なポイントです。

ただし、機能が豊富かどうかよりも、教室にとって必要な機能があるかどうかを選定ポイントとする必要があります。

例えば、予約システムによってはスクール専用のHPが作成できる機能がついています。

HPを一から作成するのは大変なうえ、予約システムの利用料で自社サイトが運営できるとコストダウンにつながることがあります。

ただし、すでにHPを持っている教室・スクールでは不要な機能ですし、その分コストが高くなるケースも考えられます。

必要な機能を事前に洗い出したうえで、比較するようにしましょう。

カスタマイズ性

予約システムがカスタマイズできるかどうかも重要なポイントのひとつです。

教室・スクールの運用にあわせて機能やデザインをカスタマイズできると、「使いやすい」システムとなります。

たとえば、スタッフの指名やキャンセル待ち、予約の回数制限など、さまざまな要素を組み合わせて利用できると便利です。

予約方法のほか、教室・スクールのイメージに合わせて予約サイトのデザインがカスタマイズできるシステムもおすすめです。

分析機能

予約システムをマーケティングに活用するには、分析機能があると便利です。

顧客データや受講履歴などをまとめて管理し分析できると、きめ細やかな対応が実現するほか、集客にも役立てられます。

予約システムをどう活用したいのかをふまえて、必要に応じてあると便利な機能といえます。
分析結果によって、課題や改善点が見えてくることもあります。

各教室・スクールにおすすめの予約システム

ここでは、教室・スクールの種類ごとにおすすめの予約システムを紹介します。

学習塾におすすめの予約システム

学習塾では、受講講座への出欠や生徒の入退出管理ができるシステムが必要です。
これらがあると、子どもを送り出して家で待つ保護者が安心できます。

また、塾からの連絡事項がシステムを通じて伝えられると便利。
テストや講習会、イベント時にはリマインドメールを送信することも可能です。
塾側としてもペーパーレス化につながるといったメリットがあります。

学習塾でシステムを活用する主な目的としては、授業管理と月謝管理が挙げられます。
授業管理では、生徒の管理とともに講師の管理ができると教室運営がスムーズになります。

受講する講座数で授業料が変わる場合、長期休暇に講習が行われる場合には月謝の管理が煩雑化しやすいですが、システムがあればそれも効率化できます。

学習塾で活用できるシステムの機能については、以下の記事をご覧ください。

体験教室におすすめの予約システム

集客を考えるうえで欠かせないのが、体験教室の実施です。

ところが体験教室は初めて受講する人がほとんどのため、参加者への説明・案内に時間を要したり、予約情報の整理が面倒だったりという課題があります。

また、コース別に設定すると、作業が増えて多くのリソースが割かれてしまいます。

予約システムを導入することで、顧客データ管理の活用が楽になり、予約管理業務の効率化が図れます。
これにより、スタッフの作業量が減少でき、コア業務に注力することが可能です。

体験教室でおすすめの予約システムについては、以下の記事をご確認ください。

音楽教室におすすめの予約システム

さまざまなコースがある音楽教室では、システムを活用することでスムーズな運営が実現。
レッスンや時間帯、生徒について一元管理できるため、キャンセルや振替対応が容易になるので、講師はレッスンに集中できるようになります。

この点については、とくに個人経営、小規模運営の教室で効果が実感しやすいでしょう。

また、音楽教室について問い合わせしやすかったり、体験予約が取りやすかったりすると、集客にも役立ちます。

音楽教室でシステムの導入がおすすめな理由については、こちらで詳しく解説しています。

ヨガ教室におすすめの予約システム

ヨガ教室でも予約システムは必須といえます。
時間帯、レッスン内容ごとにすべて手動で管理するのは困難です。

生徒管理には、問い合わせ対応やレッスンの案内、振替対応、月謝管理、新規生徒の対応などさまざまな業務が含まれます。
これらを一括管理して可視化することが、教室のスムーズな運営には欠かせません。

生徒のレベル別に管理できるほか、顧客データを分析することで集客に役立てられます。
また、24時間365日予約対応ができるので、生徒にとってもメリットが大きいです。

ヨガ教室でおすすめのシステムを知りたい方は、こちらをご覧ください。

セミナー・講習会におすすめの予約システム

セミナーや講習会を開催するにあたっては、予約・受付業務に手間がかかる、人的ミスが起こりやすい、
顧客管理が難しいなどの課題があります。

システムを導入することで、予約業務の負担軽減をはじめ、スケジュールの進行や備品が管理しやすさ、人的ミス軽減、顧客情報の管理しやすくなるといった効果が期待できます。

また、受講者も予約しやすくなり、無断欠席が減ることもメリットのひとつ。

受講者の個人情報や当日の動向を記録できるため、分析に役立てられ、次回の開催につなげられます。

セミナー・講習で使える予約システムをお探しの方は、こちらをご確認ください。