学習塾経営者におすすめしたい予約システムの便利な機能を徹底比較

学習塾運営側も受講者も、講座の予約には手間がかかります。
電話や口頭、申込用紙でのやり取りは時間と手間がかりますし、ブッキングや記入漏れなどのトラブルも発生しがちです。

こんなとき予約システムがあれば作業内容は軽減されます。
スマートフォンやパソコンが生活に欠かせない存在になっている今、スマホやパソコンから簡単に予約できるシステム導入を検討すべきではないでしょうか。

 

学習塾向け予約システムとは

学習塾向け予約システムでは、受講講座への出欠はもちろんのこと、生徒の入退出管理もできます。

学習塾に子供を通わせる保護者にとって、子供が家に帰ってくるまで心配です。
退出時間が分かれば、そこから逆算して家に帰ってくる時間も分かり、保護者のストレス軽減にもなります。

従来、塾からの連絡事項は、口頭で伝えるか、印刷された紙を配布されていました。
時間が空いてしまうものに関しては、プリントを紛失してしまったり、内容を忘れてしまったりしがちです。

そのため、塾からの連絡事項もアプリで閲覧、確認できれば便利だと思いませんか。
実施日が近くなるとメールなどでリマインドしてくれる機能があれば、保護者側も運営側もスムーズにいきます。
忙しい現代人にとっては、スマホ1台あればすべてを網羅できることが必須条件なのです。

学習塾における主な課題とは

授業の管理

学習塾では、1人の講師による授業形式が主流でしたが、個別に指導をして欲しい保護者や生徒もいます。
個別指導が増えれば、塾経営の課題も増えます。

1番難しいのは、授業の管理ではないでしょうか。
1コマに利用できる教室数やブース数が決まっていて、講師の人数も限られているならば、できるだけ無駄がなく授業スケジュールを立てたいところです。

個別もしくは少人数指導のクラスを作って、急にキャンセルが出てしまい、その時間教室も講師も空き時間になってしまっては、もったいないです。

そうならないためには、しっかりと予約管理を行わなければなりません。
生徒が欠席時、生徒か保護者は塾側に連絡します。

体調不良などの場合、当日欠席の連絡がくることもあります。
その場合、塾に電話等で連絡しますが、その連絡を受けるための人員を確保しなければならないと人件費がかかります。

ましてや連絡が来るか来ないかわからないのに人を雇うのは無駄でしかありません。
また、塾に来た生徒の対応中に、欠席の電話をうけるだけでも対応中の生徒を待たせることになってしまいます。

このような時に、生徒の出席を管理できるシステムがあれば便利だとは思いませんか。

 

月謝の管理

学習塾では、受講生が月謝を支払い、講座を受講するというシステムですが、学習塾運営の課題には、月謝管理もあります。
夏季や冬季の長い休みの間だけ講習を受ける生徒もいます。
受講する講座数によって授業料が変わる形態の学習塾の場合、1人ひとり違う受講料の計算と支払有無の管理は手間がかかります。

毎月生徒名簿と銀行の口座の振り込み人名義を照らし合わせてチェックするのは大変な作業。
生徒数の多い大手学習塾ですとその作業は大変な労力になります。

月謝管理が簡単にできれば、業務の負担が大きく減り、ミスも防げます。

また、学習塾は勉強をただ教えればよいというわけではありません。
生徒の成績を管理し、苦手科目を克服や受験対策をたてるのも学習塾の運営に必要なことです。

ゆえに、生徒の成績を管理し、その生徒の傾向をつかむことはとても重要なことです。

予約システム上で、これらのことが一括で管理できれば、作業労力が軽減されるだけでなく、より生徒に寄り添った学習塾の運営が可能になります。
生徒の成績を管理できれば、得意・苦手が一目で分かりますし、成績が上がっているのか下がっているのかも一目瞭然です。
予約システムには、購入、リース、月額制がありますので、料金形態は導入前にしっかり検討しましょう。

学習塾に予約システムの導入がオススメな理由

上記の通り、共働きの保護者は、塾からの連絡事項や確認事項を電話でやり取りするということはなるべく避けたいところです。
ゆえに、予約システムがあれば、塾と保護者とのやり取りの多くは、専用のアプリなどを通じて行うことが可能になります。

学習塾側も予め出席・欠席が分かっていれば、出席者に合わせた授業を行うことが可能になり、事前に準備することができます。
欠席の連絡を受けるために人を雇う必要がなくなり、電話対応に使う時間も最小限に抑えられます。

もし、そのようなシステムがなければ、授業中に電話が鳴りっぱなしということになります。
電話になかなか出てもらえないことは不満につながりかねませんし、いちいち授業を中断して電話対応すれば、生徒の集中力は途切れてしまいます。

月謝や成績の管理についても、予約システム上で管理することができます。
塾側・受講生側両方から閲覧することができるので、月謝を忘れたり、二重に支払ったりすることもありません。
保護者が塾選びをする際に、授業内容やよい講師がいることと並んで、月謝等をふくめた塾側とのやりとりが面倒ではないことが、塾を選ぶ理由の上位にランクインしています。

学習塾向け予約システムにおける機能の詳細

学習塾向けの予約システムで、できる機能は、生徒の出欠確認です。
生徒は、予め設定された授業を受講したい場合は、受講予約をし、都合や体調不良などで欠席する場合は、キャンセルします。

塾側は、その日のそのコマの授業に何人出席者がいるのかが1目で把握できます。
予め出席者が分かっているので、受講する生徒のレベルに合わせた授業をすることができます。
受講する生徒にとっても実りのある授業になるのではないでしょうか。

このように生徒に寄り添った授業を展開できる学習塾は、生徒からも保護者からも人気が高いです。

生徒の月謝を管理する機能もあります。
生徒数が多ければ、月謝を管理することは大変です。
振込、引き落とし、現金での支払いなどさまざまな形態を毎月管理できるのです。

講師のスケジュール管理も可能です。
講師の出退勤を管理することによって、給与計算がスムーズにできます。

また給与の振り込み管理も予約システムで行うことが可能です。
勤怠管理と給与管理は、塾経営において欠かせない大事な機能です。

学習塾向け予約システムでは、使える機能によって費用が変わりますので、必要な機能を必要なだけ利用すると無駄のない経営をすることができます。
塾の規模によって必要な機能が変わりますので、導入前には、必要な機能を精査して、導入することをおすすめします。

 

学習塾向け予約システム導入でできる効率化と注意点

学習塾向け予約システムを導入した学習塾は、導入前と比べて、どのようなことを効率化できるのかを検証してみます。
大手学習塾ならではの悩みとその解消方法、個人経営や小規模の学習塾の悩みとその解決方法など予約システムを導入すると解決できる悩みはどのようなことなのでしょうか。

また、予約システムを導入にあたり、考えられる注意点をまとめました。
参考にしてみてください。

予約システム導入で得られる効率化

大手の学習塾の場合

大手の学習塾では、生徒数が多いため、生徒の管理が大変です。
生徒が休む場合は、塾に連絡して休むのですが、予約システムを導入していなければ、電話で連絡を受けるため、電話を受ける人が必要で、しかも欠席者が多いときは電話対応の時間も多くなってしまいます。

授業終了後、生徒が帰ったか保護者から問合せがくることもあります。
その生徒がいつ帰ったかを予約システムがあれば、保護者側もいちいち塾に問い合わせる必要がありません。

また、大手学習塾の場合、教室がいくつかあって、講師も複数在籍していて、同じ時間に並行していくつか講座があります。
そのため、事前に出欠が分かると効率よく教室を運営することができます。

講師が代講になる場合も、授業スケジュールを立てなければなりません。
なるべく少ない人員で塾を運営していきたい塾では、1人1人の負担が大きくなります。
予約システムを導入することによって、どの講師がどこで講義をしているかすぐにわかるので、負担は軽減されます。

 

小規模の学習塾の場合

大手学習塾と個人経営などの小規模の学習塾では、必要な機能が違います。

個人経営の学習塾では、授業スケジュール管理において経営者や講師の負担が大きいです。
1クラスの定員数が決まっている授業では、定員数を超えて授業を受けることができません。

定員オーバーにならないように管理することは必要です。
しかし、当日体調不良等で欠席者が出たら1枠空いてしまうことになります。

欠席者が出た時点でキャンセル待ちの生徒を調べ、連絡するのは大変です。
予約システムがあれば、それらの手間が解消されます。

予約システム上で、生徒の成績を個別管理ができれば、その生徒の習熟度が分かります。
熟度が違う生徒同士が同じクラスになると一方に合わせれば一方が物足りない、もしくはついていけないということになりかねません。

生徒一人一人の習熟度を講師が把握できると、志望校に合格するために足りない教科や力を入れた方がよい教科が分かるので、塾側が学習スケジュールを立てやすくなります。

また、生徒や保護者との面談にも活用できます。
そうすることによって、生徒の合格率が上がりますし、保護者の満足度や安心感につながります。

このように学習塾向け予約システムは、出欠の管理だけでなく、さまざまな機能が利用でき、業務の効率化につながります。

予約システム導入における注意点

既存システムとの連携

学習塾運営側にとっても、受講者側にとってもメリットがある学習塾向け予約システムですが、導入にあたって注意点はあります。
それは、既存のシステムとの連携ができるか否かです。

特に決済方法において、これまで月謝をクレジットカード決済していたのに、予約システムを導入したことによって、そのカードでの支払いができなくなったということになれば保護者に不便を強いることになります。

また、成績管理のシステムを既に導入しているなら、連携可能か確認しましょう。
連携できない場合、これまで得た情報がスムーズに移行できない可能性があり、思いもよらない手間がかかるかもしれません。

出席確認だけ外部サイトでやっていた場合、新しいシステムに移行するまで、出席確認ができなくなった、新システムに反映されていないなどのトラブルが発生することがあります。

2つ以上システムがあっても利用者が混乱するだけなので、従来のシステムがそのまま新システムで利用できるか否かは、システム導入における大きなポイントとなります。

 

学習塾の規模に合わせた機能の選択

学習塾において、授業を行うこと以外の業務は簡略化出来た方が業務の効率化を図れます。
逆に言うと勉強に関係のないことで労力を取られることは良いことではありません。

これは大手学習塾でも個人経営の学習塾でも同じことです。
複数校開講している学習塾では、生徒や講師の管理だけでも膨大な数になります。
予約上限数がある予約システムを導入するとすぐに上限いっぱいになってしまうので、その都度増やしていかなくてはなりません。

内容変更が簡単で、大人数にも対応しているシステムがよいでしょう。
個人経営の学習塾では、大手学習塾にはない、うりになるポイントが必要になります。

例えば、成績の推移が本人はもちろん、保護者も見られるようになっていて、それをもとに学習計画を立てられるなどです。
予約システムでは、当然そういったことも可能です。

 

学習塾に特化していない予約システムは学習塾でも導入できるか

予約システムは、学習塾に特化した予約サイトと幅広くあらゆる業界に対応した予約サイトがあります。
学習塾に特化した予約サイト以外でも学習塾に導入できるでしょうか。

答えは、導入できます。
ただし、それぞれの予約サイトの機能の特性を理解して、学習塾で欲しい機能が備わっているかを見極める必要があります。

学習塾専用ではない、人気の高い予約システムのほとんどはスクールや学習塾に対応可能で、導入実績があることも多いです。

しかし、例えば飲食店専門の予約システムや病院などの医療系専門の予約システムは、必要とされている機能が違いますので、導入しても使い勝手が悪い可能性があります。

このように、学習塾専門ではない予約システムを学習塾に導入することは、使える機能を吟味すれば、問題なく導入することができます。
後ほど、学習塾に特化していなくてもオススメできる予約システムもご紹介します。

体験教室向けおすすめの予約システム

学習塾では、曜日や時間帯によって毎週講師や科目が決まっていることがほとんどですが、夏季や冬季のみ新規講座を開催することがあります。
短期集中講座のみ受講する外部生もいると思います。

その際、いちいち登録して、講座終了時に抹消するのは運営側の負担になりますので、短期講座の受講生と通常の受講生を分けて考えるという方法があります。

夏季や冬季などの短期講習を通常の受講者と分けて考えると下記のようなシステムがあると便利ですね。

 

オンライン向けのおすすめ予約システム

受験シーズンは、インフルエンザなどの感染症リスクが高くなる季節でもあります。
塾での講座を受けたいけれど電車に乗りたくないという生徒や、大勢で受講するのは誰かが風邪をひいているのではないかと不安という生徒もいるでしょう。

また、生徒が住む地域によっては、通いたいけれど、遠くて通いにくい場合もあります。

そういった場合、オンライン講座があればよいですよね。
遠方在住の受講者や感染症対策としてオンライン講座を行う学習塾には、通常の予約システム以外にもオンラインレッスン向けの予約システムがおすすめです。

 

スクール・レッスン向けの予約システムの応用

学習塾向けの予約システムをいくつかご紹介しましたが、他にもカレンダー表示で時間指定の講座を予約できるシステム、日付を選択すれば、その日に開いている講師を選択することができるシステム、イベントごとに専用ページを作成してそこから予約するシステムなど、学習塾を含めたスクール・レッスンにおすすめの予約システムをご紹介します。

下記URLから記載ページにリンクしていますので、参考にしてみてください。

 

学習塾におすすめの予約システム

学習塾におすすめの予約システムをいくつかご紹介します。
それぞれの特徴を比較していきますので、予約システム選びの参考にしてみてください。

ResKa（レスカ）

Reskaはクラウド型予約システムです。
クラウド上で管理するため情報は常に最新で、直感的な操作ができることから、あらゆる端末から確認することが可能です。
パソコンだけでなく、スマートフォンでアクセスできるため、パソコンを持っていない生徒も講座の予約が簡単にできます。

生徒側だけでなく、管理する側の操作も簡単にできるようになっているので、PC作業が苦手な方でも管理がしやすいです。

操作以外では、生徒の情報管理も簡単に、しかも詳細にできます。
写真を取り込むことができるので、同姓同名の生徒がいたとしても、写真で区別することが可能。

クラウド上での管理となると心配になるのはセキュリティー面。
世界最高峰ともいわれているAWSクラウドセキュリティーを使用しています。
情報の暗号化により、第三者の侵入やデータの改ざんなどを防いでいます。

講座の予約と情報管理を一括で行えるのも魅力の1つ。
他システムで管理していた情報でも、CSV式でデータをアップロードするだけで移行できるため、連携ができない場合でも安心です。

お試しプランもあるので、試しに使ってみてから導入を検討することも可能です。

SELECT TYPE（セレクトタイプ）

予約システムSELECTTYPEの特徴は、デザイン性の高さです。
多くのテンプレートの中からお好きなものを選んで、背景やボタンやテキストの色など、細部にいたるまでカスタマイズすることができるのが特徴です。

クラウド上で管理できるので、複数人で管理できます。
便利な機能は、キャンセル待ちの機能です。

定員オーバーの講座で、キャンセルが発生した場合、キャンセル待ちの順番で、再度講座に応募できるシステムです。
自動でキャンセル待ちの生徒に連絡がいくので、時間ロスがありません。

予め決めておいた定員数を超えると自動でキャンセル待ち表示される仕組みになっています。
既存ホームページなどと連携も可能で、ホームページに埋め込む作業も簡単にできます。
ホームページがない場合は、テンプレートから簡単に作成することができ便利です。

RESERVA Reservation（レゼルバリザベーション）

RESERVAResevationは、予約受付や生徒の情報管理が0円から始められます。
申し込み、設定後すぐに始められるのが特徴です。

通常の授業スタイルだけでなく、個別指導学習、自宅学習などさまざまな授業スタイルにあわせた予約管理ができます。
授業実施直前にキャンセルが出た場合、キャンセル待ちの生徒へ即座にメールが送られます。

ReserveResevationでは、Googleカレンダー、ライン、各種SNS、zoomなどの外部システムとのAPI連帯ができます。

個人経営の学習塾で、生徒の人数が少なければフリープランでも十分対応できます。
ただし広告が表示されますので、気になる方は、有料プランを使うとよいでしょう。
有料プランも、料金ごとにそれぞれ上限があるので、必要な機能や登録者数などに応じて選ぶとよいです。

FreeLesson（フリーレッスン）

FreeLessonは、スクールに特化した予約サイトです。
そのため、スクールビジネスにおいて必要な機能がそろっています。

特に月謝の回収や講師への支払いなど一般的な予約サイトではカバーしきれない機能があるのが特徴です。

定員割れ講座を防ぐために、予約可能講座枠を自動調整し誘導する機能があります。
固定講座とフリー講座などを簡単に設定することができ、システムを構築する手間がかからずにできるので、運営側の負担が少ないです。

学習塾では、曜日や時間、講師、教科が決まっているのがほとんどですが、生徒都合による振替もFreeLesson内でできます。
もちろん講師都合による代行にも対応しています。
スクール運営者の気持ちに寄り添った予約システムであるといえます。

EDISONE（エジソン）

EDISONEのスクール向け予約システムは、カリキュラムを事前に登録して、そのカリキュラム通りに予約を受け付けることができるシステムです。
1度設定すれば自動で登録してくれます。

学習塾の場合、固定講座が決まっている場合が多いので便利です。
もちろん臨時の講座も追加することが可能です。

最大20教室まで予約管理できます。
個人経営の学習塾はもちろん大手の複数教室がある学習塾にも対応しています。

料金は、無料のフリープランから始めることが可能。
フリープランだと使える機能が限定されているので、必要に応じてプランを選ぶとよいでしょう。
フリープラン、エントリー、ステップ、ライト、ベーシック、アドバンスプランとそれぞれの機能に応じて月額料金が変わります。

どのプランでも、既存のホームページとの連携ができます。

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）

ChoiceRESERVEは、幅広い業種に人気の高い予約システムです。
もちろん学習塾にも対応しています。

生徒の情報を生徒側・学習塾側両方から入力できるのが特徴です。
個人情報、例えば住所や電話番号、成績などの入力は、なるべく多くの人の手がかかわらない方がよいです。

変更があった際は、塾側に申し出て変更してもらうよりも、クラウド上の生徒の個人ページで直接入力してもらった方が生徒側も安心できるのではないでしょうか。

キャンセル待ち機能もあるので、定員オーバーの臨時講座でキャンセルが出た場合でも、自動的にキャンセル待ちの生徒に連絡がいきます。
そのため、予定していた人数よりも減っているということを防げます。

 

まとめ

これまで学習塾運営者にとって負担が大きかった受講クラスの受付や欠席の管理、月謝の管理、受講生のデータ管理などをカバーできる予約システムは多く存在します。

それぞれの学習塾の特性に合わせた予約システムもあります。
予約や管理に時間や手間を取られることがなくなれば、最も大事な業務である生徒とのコミュニケーションや生徒ごとにぴったりの学習プランの作成などにもっと時間をかけられるでしょう。

よりよい学習塾運営のために予約システムの導入を検討してみるのはいかがでしょうか。