塾経営者におすすめの予約システム5選！機能や選び方も徹底解説

既存生徒の出欠席や成績の管理、新規受講生の募集、さらには月謝や講師への給与といった金銭面の管理など、塾経営にまつわる様々な悩み。

それらの中には予約システムによって解決できる内容も、実は多いのです。

このコラムでは個人経営や小規模、オンライン指導の学習塾に特化し、予約システムを導入することによるメリットを挙げます。

各塾に合ったシステムの選び方とおすすめ5選も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

塾の予約と運営にまつわるこんな困りごと

生徒の欠席連絡とその振り替え、新たな生徒の募集、月謝の管理など、塾の予約と運営には様々な悩みがつきものです。

急な欠席の連絡が受け付けにくい

まず、急な欠席が出た場合の対応の難しさが挙げられます。

体調不良などの理由で生徒が当日欠席する際は、予約システムを導入していなければ、その連絡は電話やメールでの受付に限られます。

連絡が授業中の時間に重なった場合、わざわざ授業を中断して電話に出なければならず、生徒の集中力がそがれることにもなりかねません。

メールなどの場合でも、近くにスマートフォンを置いていなければ気づかないでしょうし、授業中にメールに対応することは電話と同様に授業を中断することになります。

また、欠席するということは、代わりの受講日にその生徒を振り替え受講させなければなりません。

授業のスケジュールと出席予定の人数などを確認し、オーバーブッキングなどにならないよう注意して予定を組む必要があります。

さらに、講師を別に雇っている場合、以上のような変更事項を講師にも伝える必要があります。

そのうえ、特にオンライン授業などでキャンセル待ちの生徒がいるケースでは、その生徒へも連絡をしなければいけません。

生徒がなかなか集まらない

新学期や長期休暇の前は、新しい生徒の受け入れが重要な時期です。
短期講習で塾を試してみて、よかったらそのまま入塾を考えようとする生徒や保護者は少なくありません。

しかし、予約システムを導入していないと、受付は主に電話か受付窓口で直接行うことになります。
深夜や早朝には電話を取れませんし、小規模経営の塾の場合、授業中の対応も難しいものです。

大規模な進学塾などだったら電話受付のためにスタッフを配置することも考えられますが、個人経営や小規模の塾ではそれは余計な出費だと言えるでしょう。

営業時間のみの受付は、折角の新規生徒を逃している可能性が大いにあるのです。

もし、メールなど他の方法で受け付ける場合でも、科目や曜日、時間帯など必要項目の漏れや誤りが起きやすく、オーバーブッキングなどの原因にもなり得ます。

月謝支払いの有無の確認が面倒

出欠席の管理と並んで、塾経営のうえで重要なのが月謝支払いの管理です。

学年や受講科目・コマ数によって月謝の額は異なるので、口座振込の有無とその金額、生徒名との照合はかなり面倒な作業です。

口座振込でなく直接手渡しの場合には、釣銭を用意するなどの手間も加わりますし、時間もかなりとられてしまうでしょう。

ここに短期集中講座などイレギュラーな受講料の授業が加わった場合、管理はさらに複雑になってしまいます・

生徒の習熟度ごとに合わせた指導がしにくい

1つの授業では、生徒の習熟度が同程度に揃っていたほうが指導はしやすく、生徒の理解も確実になります。

しかし講座が進むにつれ、内容に追いついていけない生徒と先に進みたい生徒との差は、どうしても開いてきてしまいます。

習熟度の低い生徒には、追加で別のクラスの受講を勧める、プリントなどを渡して学習の助けにする、通常の授業後に少し居残りしてもらってフォローの指導を行う、場合によっては特別授業の形で補習をするなどが考えられます。

こうした対策を実施するには、生徒ごとの成績の推移をしっかり把握する必要があります。

面倒ではありますが、学習成果を上げるためにはこうした成績の管理も塾の経営上では重要な作業です。

塾に予約システムを導入することで得られるこんな効果

既存生徒の出欠や成績の管理、入塾生の管理、さらには月謝の管理なども。
予約システムの導入の効果は、予約受付の手間の削減だけにはとどまりません。

欠席者の受付が容易になる

予約システムを導入していれば急な欠席も、生徒本人や保護者にシステムを操作してもらえばそれだけで連絡が完了します。

代わりの受講日も同時に指定できるので、塾側の手をわずらわせず正確な授業振り替えができます。
講師も予約システム上で欠席確認できるので、わざわざ連絡する必要がなくなります。

さらに、キャンセル待ちの生徒への連絡も、予約システムからメール配信などが自動で送られます。

新規入塾・短期受講などの募集が便利になる

受講受付は24時間いつでもどこからでも、パソコンやスマートフォン、タブレットの操作で完了。
深夜でも授業中でも関係なく予約システム上で自動で受付が可能です。

ホームページを見て塾に興味を持ってもらえても、電話や直接の申し込みが必要になると、他の塾に生徒を取られる可能性もあります。

ホームページから興味を持った人がすぐに予約画面に行けることで、顧客の取りこぼしを防げます。

電話などでの受講受付に比べて、生徒や保護者の申し込みに対する心理的なハードルが下がる点も大きなメリットと言えるでしょう。

また、科目や日時などの詳細もシステムで一目瞭然なので、漏れや間違いがなく受け付けられます。

月謝の支払い管理が簡単にできる

月謝の支払いの有無も、予約システムの生徒管理画面で一覧として確認可能。
生徒ごとに金額や支払期日が異なっていても間違いにくくなります。

口座引き落とし、振込、または現金での受け渡しも含めた様々な形態を管理できます。

また、講師への給与管理も同じシステム上で実施できます。

講師の出退勤をシステムで管理することによって、給与計算もスムーズにできるようになります。

習熟度ごとの生徒の管理がしやすくなる

予約システムでは、生徒の成績を管理することもでき、習熟度が揃ったクラス編成が実現できます。

習熟度の低い生徒には別のクラスの追加受講を勧めたりなどの特別指導ができたり、高い生徒にはプリントなどでより高レベルな学習をさせたり、いろいろな工夫が可能になります。

希望進路に合わせた指導がしやすくなり、生徒本人も保護者の満足度も高まり、塾の評価もアップさせることができます。

塾経営に役立つ予約システムの機能と選び方

塾の運営を様々な面からサポートしてくれる予約システム。
その選び方には操作性からコストパフォーマンスまで、いくつかのポイントがあります。

誰でも直感的に操作できる設計か

まずは経営者や講師など塾スタッフが扱いやすい予約システムであることが必要ですが、生徒や保護者にも予約やキャンセルの操作がしやすいかどうかも見逃せません。

予約操作が複雑なシステムでは、せっかくの受講希望者が他の学習塾などに流れてしまうことなどにもなりかねません。

生徒側も塾側もパソコンがなくてもスマートフォンやタブレットから直感的に操作できるかどうかが、予約システム導入の第一条件と言えるでしょう。

他のシステムとの連携が容易か

塾の独自ホームページが既にある場合、予約システムの画面が別で存在していては、生徒側には混乱のもとになります。

ホームページ内に予約システムを組み込めるかどうかも、システム選定では重要なチェックポイントです。

また、生徒の成績管理をExcelや他のツールで行っている塾も多いでしょう。
そうした場合には、情報をスムーズに移行できるかを確認しておくのも大切です。

機能やセキュリティはコストに見合っているか

予約システムにはプランや費用ことに、実に様々な機能があります。

中にはまったく使わないような高度な機能が盛り込まれていることもあるので、機能と費用のバランスを考慮することは不可欠です。

また、個別の成績や月謝額まで含めた個人情報を扱うので、セキュリティの高さは予約システムには欠かせません。

特にオンライン授業を行うことのある塾では、セキュリティ対策を重視すべきでしょう。

予約システムには無料の試用期間を設けているものもあるので、その間に使い勝手をテストしてみることも考えるようおすすめします。

塾経営者におすすめの予約システム5選

ここでは特に個人経営や小規模の塾に適した予約システムを、5点ピックアップしてご紹介します。

ResKa

ResKa（レスカ）は株式会社MareSpera（マレスペラ）が提供する、塾などの教室をはじめ様々な業種に対応した予約システムです。

2018年からサービス開始された比較的新しい予約システムで、従来の類似システムにあった様々な問題点を改善しているのが特長。

特に、画面操作が簡単なものを選びたいという方におすすめのシステムです。

入塾者情報の登録後はキーボードを使わず、マウスやタッチパネルの操作だけで出欠席などの管理が行えるので、パソコン操作が苦手という方でも簡単に使用できます。

画面はシンプルで生徒や保護者、講師などでも操作に迷わず直感的に使用できます。
導入後、なかなか慣れずスムーズに使えないといった問題も起こりにくいでしょう。

また、生徒の情報のカスタマイズも簡単にでき、成績の管理や分析にも利用可能。
別のツールでまとめていた成績の推移もCSV形式でスムーズに移行でき、新たに導入する際の手間もほとんどかかりません。

さらに、サーバには業界標準とも言えるAWSを使用しており、高度なセキュリティ体制で個人情報も安心。

1ヶ月間は無料でトライアル使用が可能なので、操作性や機能を実際に試してから本格導入できる点もおすすめです。

SELECT TYPE

SELECT TYPE（セレクトタイプ）は株式会社セレクトタイプが提供する、多業種向けの予約システム。

その最大の特長は、画面のカスタマイズが簡単にできるデザイン性の高さにあります。

業種別に170種類以上のテンプレートが用意されていて、目的に合ったテーマを使用することで手軽に見映えのよい予約画面が作成できます。

既存ホームページへの埋め込みも簡単で、塾のホームページやブログのコンテンツの一部として予約フォームを実装できます。

また、キャンセル待ち機能があり、空きができた際に自動でメールが送られます。

無料のフリープランでも利用できますが、広告が表示されるので、フリープランで試してから塾に合っていると思えたら有料プランに移行するのがおすすめです。

RESERVA

RESERVA（リゼルバ）は株式会社コントロールテクノロジーが提供する予約システム。
広告が表示されますが、予約受付と生徒の情報管理が無料でできるフリープランが用意されています。

フリープランも含めて6段階のプランをラインアップ。
通常スタイルの授業だけでなく個別指導学習、自宅学習など様々な形態に合わせた予約管理ができます。

キャンセルが出た場合は、キャンセル待ちの生徒にメールが自動送信されます。

オンライン授業に便利なzoom連携や、GoogleカレンダーやLINE、外部システムとの連携が可能な点もうれしい特長です。
ただし、Googleカレンダーとの連携はフリープランでも可能ですが、LINE連携とzoom連携は有料プランか有料のオプション機能となります。

生徒の人数が少なければフリープランでも十分対応できますが、広告が気になる場合などには登録生徒数の上限や機能などを考慮して有料プランを導入するのがよいでしょう。

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）は株式会社リザーブリンクが提供する予約システム。
2010年からサービスが開始され、他のクラウド型のシステムよりも実績は豊富と言えます。

生徒の情報管理がしやすい点でおすすめの予約システムです。

生徒の情報を、塾側からも生徒本人からも入力・更新できます。
例えば、住所や電話番号の変更があった際には生徒や保護者から、成績の入力は塾側だけで行えば、生徒の個人情報の誤りや流出のリスクもそれだけ少なくできます。

また、登録時には既存サイトとリンクできる個別URLを発行、今使っているホームページとリンクするだけで予約システムの実装が簡単に行えます。

キャンセルが出た場合はオプションとして、キャンセル待ちの生徒にメールで一斉連絡する機能もあります。
さらに、X（旧Twitter）やFacebookとも連携でき、生徒募集のサポートにも利用できます。

FreeLesson

FreeLesson（フリーレッスン）は株式会社インプルーヴが提供する、各種スクールビジネス専門の予約システム。

月謝の回収や講師への支払いまでカバーする機能を持っています。

また、予約可能講座枠を自動調整し、空きのある講座へ誘導して定員割れを防止する機能もあります。
講師の都合はもちろん、体調不良など生徒の都合による受講枠の振り替えも、生徒本人や保護者の手で操作できます。

メールやチャット、zoomによる運用サポートがあるのも心強いポイント。

別料金ですが、塾などスクールビジネスに特化したホームページの制作も請け負っています。
ホームページから対策をしたい方におすすめです。

まとめ

小規模や個人経営の塾にとって予約システムは、新規入塾の受付、生徒の出欠席や成績などの管理、月謝の管理など、様々な面から塾経営をサポートしてくれる存在です。

予約や管理に時間や手間を取られることがなくなれば、塾にとって最も大切な生徒とのコミュニケーションや生徒ごとの学習プランの作成などにより注力できるでしょう。

どんな機能が必要か、コストも考慮して塾にぴったり合った予約システムを検討してみるようおすすめします。