ゲストハウス予約システムおすすめ5選！効果や欲しい機能も解説

ゲストハウスを運営している方にとって、予約管理が課題のひとつではないでしょうか。
人手不足や予約管理の手法によっては適切に進められないことも多いです。

そのため、ゲストハウスにおいても予約管理システムの導入を検討する場合があります。

しかし、予約管理システムの特徴や選び方がわからないと、自社に適する製品を選べません。

そこで今回は、予約システムを導入する効果や欲しい機能、おすすめのシステムなどをご紹介します。

ゲストハウスの予約でよくある困りごと

ゲストハウスの予約受付や管理については、さまざまな困りごとがあります。
はじめに、ゲストハウスの困りごとしてよくある内容をご紹介します。

予約の重複が発生してしまう

ノートやエクセルへの記入などアナログの管理下では予約の重複が起こりやすいです。
記入ミスや入力ミスや更新の遅れにより、同じ日時に複数の予約を受け入れることがあります。

これは顧客満足度の低下につながり、ゲストハウスの信頼性を損なう可能性もあるでしょう。

同様のミスが増えれば、顧客の不満を招き、悪評が広まることで新規顧客の獲得にも悪い影響があります。
ゲストハウスの予約において、重複は避けたいトラブルです。

予約処理が煩雑になっている

手書きやエクセルでの予約管理は作業効率が低く、エラーやミスの発生原因となります。

この方法では、大量の予約情報を迅速に処理することが困難であり、結果としてスタッフの作業負担が増大し、処理ミスが生じやすいです。

いつに何人の予約があるのか、何泊するのか、希望の部屋はあるのかなど、毎日発生する予約の管理は手間がかかります。

スタッフへの共有やスタッフのシフト管理も必要なので、おろそかにはできません。
また、処理のミスがあれば再入力などの手間もかかり、顧客サービスの低下につながるでしょう。

長期的な視点で考えれば、ゲストハウスの運営や事業の成長にも悪影響を与えます。

客室の利用率をリアルタイムで把握できない

予約管理システムなどを導入していないと、リアルタイムでの空室情報の把握ができないため、客室の利用率を最適化が難しくなります。

その結果、潜在的な収益機会の損失につながり、施設の経営効率が低下する恐れがあります。

また、利用率に応じて適切な価格設定やプロモーション戦略の策定が難しくなり、競合施設との差別化も難しくなるでしょう。

顧客情報を正確に把握できない

予約管理システムや予約を管理できるツールを導入していないと、顧客情報の把握が難しいです。
顧客情報は単に氏名や住所だけではなく、申し込みプランや利用状況なども含まれます。

そのため、顧客情報を蓄積できないと、顧客に合わせサービスの提供が難しくなります。

また、利用内容に応じてプロモーションもできず、リピートも期待できないでしょう。
顧客の好み、行動パターンが正確に把握できなければ、サービスの品質も低下します。

キャンセル対応がしづらい

予約管理システムを導入していないと、キャンセル対応もしづらくなります。

ノートやエクセルでの管理であれば、電話やメールなどでキャンセルを受け付けても、スムーズに空室処理をできず、収益の機会損失になりかねません。

また、キャンセルポリシーの管理も困難になり、顧客とのトラブルが発生する可能性もあるでしょう。
迅速かつ柔軟なキャンセル対応は、顧客満足度を向上させるためにも欠かせません。

ゲストハウスで予約システムを導入する効果

ゲストハウスで予約システムを導入すると、さまざまな効果やメリットが生まれます。
ここからは、予約システムを導入する効果を解説していきます。

機会損失を防げる

予約システムを導入すると、顧客は24時間365日、時間や場所を問わずに予約でき、施設側としては機会損失につながります。

また、従来まで電話で予約受付をしていたケースであれば、引き続き電話での予約受付が可能です。
加えて電話応対の手間が軽減されるため、顧客サービスの向上に時間を充当できます。

このように、予約受付の窓口を増やし、顧客からの潜在的な予約を受け取ることが可能になると、利益の向上につなげられるわけです。

仲介サービスの手数料を削減できる

仲介サービスを利用して予約管理をしていた場合は、予約システムを導入すると、手数料を削減できます。

仲介サービスは主に予約サイトなどで、サイトを経由して予約が入ると、サービス運営会社に手数料を払う仕組みです。

大手の予約サイトを利用すれば集客力の高さからより多くの予約を受けられますが、一方で手数料もかさんでしまいます。

そこで、予約システムを導入すれば、仲介サービスの手数料を削減し、利益の向上につながるわけです。

もちろん、予約システムの導入や運用には費用がかかりますが、中長期的な視点でシミュレーションをすると、利益が増えるケースがあります。

予約業務の効率化を図れる

予約システムを導入すると、予約を自動登録できたり空室情報をリアルタイムに更新できたり、予約業務の効率化を図れます。
Webからの予約がメインになると、電話応対の時間も削減できます。

予約に関する業務を全体的に効率化できれば、他の業務に時間を充てることも可能です。

また、予約システムには顧客情報が蓄積されるため、集客やプロモーションなどマーケティングにも活かせるでしょう。

オンライン（事前）決済で当日のキャンセルを減らせる

予約システムによってはオンラインによる事前決済が可能で、当日キャンセルを減らせます。
当日キャンセルを減らせれば、利益を損なわずに済みます。

顧客側は事前決済によって、当日、スムーズにチェックインでき、受付のストレスも軽減されるでしょう。

これはゲストハウス側も同様で、事前決済が完了していれば、受付業務の簡素化につながります。

スタッフの稼働を最適化できる

予約システムは単に予約機能だけではなく、スタッフ管理機能が搭載されている場合があります。
スタッフ管理機能は、スタッフのシフトを決めたり稼働実績を記録できたりします。

ゲスハウスの予約状況と連動させることも可能であり、出勤希望日などと照合して、スタッフの稼働を最適化できます。

スタッフの稼働を最適化できれば、余分な人件費を発生させないため、コスト削減、さらには利益の向上につながります。

ゲストハウスの予約システムに欲しい機能

予約システムは多数、展開されており、それぞれで搭載されている機能が異なります。
予約システムを比較する際は、ゲストハウスの予約管理にほしい機能を把握することがポイントです。

ゲストハウスの予約システムにほしい機能を紹介しますので、製品を選ぶ際に基準にしてみましょう。

予約受付と管理機能

予約受付と管理機能は、ゲストハウスの予約システムにとって基本的な機能であり重要な機能でもあります。

Webサイトを通じて自動的に予約を受け付けした後は、空室状況をリアルタイムで更新し、公開することが可能です。

予約カレンダーに反映できれば、管理者が空室状況を一目で確認でき、顧客に対しても透明性の高い情報を提供できます。

もちろん、予約の自動登録機能により、予約データの入力ミスが減少し、運営効率が大幅に向上するでしょう。

顧客管理機能

顧客管理機能は、顧客データの収集、分析、保管を効率的に行うために不可欠です。

顧客の過去の宿泊履歴、好み、フィードバックなどの情報を一元的に管理できる機能となります。

セグメント分けにより、特定の顧客グループに合わせたプロモーションやメッセージ配信が可能になり、顧客満足度の向上とリピーターの増加につながるでしょう。

宿泊プランの作成・管理機能

宿泊プランの作成・管理機能は、顧客ごとの異なるニーズに応じた多様な宿泊オプションを提供できます。
繁忙期や閑散期、特別なイベント時に合わせたプランの作成や割引プランの設定が容易になります。

また、会員登録を促進するための特典付きプランの提供など、顧客ロイヤルティの構築にも役立つでしょう。

この機能により、売上の最大化と競合施設に負けない競争力をつけられます。

オンライン事前決済機能

オンライン事前決済機能も欲しいところです。
先述のとおり、顧客からオンラインで事前決済をしてもらえれば、顧客にも施設側にもメリットがあります。

また。クレジットカード以外にも電子マネーなど幅広い決済方法に対応しているシステムであれば、顧客も利用しやすくなり、予約数の増加を期待できます。

OTAからのサイトコントローラー機能

OTAからのサイトコントローラー機能を搭載している予約システムであれば、さらに潜在的な顧客を獲得できます。

OTAとは「Online Travel Agent（オンライン・トラベル・エージェント）」であり、楽天トラベルやじゃらんなど、施設の検索、予約ができる宿泊サイトです。

それらの宿泊サイトをすでに利用している場合、予約システム（自社ホームページ）以外からの予約を獲得したい場合には、OTAからのサイトコントローラー機能があると、双方から予約を取れます。

費用対効果のシミュレーションが必要ですが、予約管理システムとOTAの双方を運用したいときには、検討したい機能です。

ゲストハウスの予約システムの選び方

ここまでの内容をもとに、ゲストハウスの予約システムの選び方を解説します。
予約システムを選ぶ際は、次の5点に着目しましょう。

• 使いやすさや見やすさを確認する
• マーケティングに生かせるか確認する
• セキュリティの高さを確認する
• 外部サービスとの連携を確認する
• 多言語対応可確認する

上表で挙げたポイントを重視することで、自施設に合う予約システムを選べます。
それぞれの内容を確認していきましょう。

使いやすさや見やすさを確認する

予約システムの使いやすさと見やすさは、日常の作業効率に直接影響します。
直感的に操作できれば、ゲストハウススタッフがシステムを迅速に理解し、効率的に作業が進むからです。

さらに、見やすい画面表示はエラーやミスの発生を減らし、スタッフが操作に慣れるまでの時間とコストを削減します。

これは、顧客側の画面も同様であり、使いづらいWebサイトはユーザー離脱の要因です。
結果的に予約を獲得できないため、使いやすさや見やすさを重視して製品を選びましょう。

マーケティングに活かせるか確認する

空室カレンダー、オンライン事前決済、顧客情報管理などマーケティングに活かせるかどうかも確認してください。
他にもプラン設定など、自店舗独自のマーケティングに活かせそうな機能を比較してみましょう。

なかでも顧客情報管理機能は大事な役割があります。

具体的には、年齢、居住エリア、利用者数、問い合わせ内容などを詳細に記録できる製品は、マーケティングにも活かしやすいです。

セキュリティの高さを確認する

近年の予約システムはクラウド型が主流であり、セキュリティ水準が低いと、顧客情報の漏洩などのリスクがあります。

大切な顧客の情報を取り扱うことから、予約システムを選ぶ際はより信頼できるシステムを選んでください。
例えば、暗号化技術であるSSL化や国際水準と同等水準であるISMA認証を取得しているかを確認しましょう。

外部サービスとの連携を確認する

すでにシステムやツールを導入して運営している場合は、予約システムとの連携が可能かどうか確認しましょう。

先述したOTAや宿泊サイトとの連携はもちろんのこと、会計システム、労務管理システムなど、既存のシステムと連携できれば、業務効率化が可能です。

多くのツールと外部連携ができる予約システムであれば、データの二重入力などのミスも減り、業務の自動化にもつなげられます。

多言語対応か確認する

ゲストハウスの立地によっては外国人観光客の需要も見込めます。

インバウンドの利用が想定される場合は、訪日外国人に対応できるように、多言語対応が可能かを確認してください。
英語以外にも、中国語や韓国語など施設を利用しやすい国の人々にも対応できるようにしましょう。

Webサイトの言語だけではなく、問い合わせがあった際の返信も多言語対応できれば、インバウンドの需要に応えやすいです。

ゲストハウスにおすすめの予約管理システム5選を紹介！

予約システムは、宿泊業界に特化しているものから、業界を問わないものまで幅広く展開されています。

自施設の規模や利用目的に適したシステムを選ぶ必要がありますが、豊富な製品から最適なものを選ぶのは難しいものです。

そこで、ゲストハウスの運営でおすすめの予約管理システムを5つ厳選しました。
それぞれの特徴を解説しますので、予約管理システムを選ぶ際の参考にしてください。

ResKa

ResKa（レスカ）は、予約情報や顧客情報を一括で管理できるサービスです。
数多く展開されている予約システムには足りない点を補完しているツールといえるでしょう。

主な特徴は以下の通りです。

• 予約情報と顧客情報のワンストップ管理
• 予約（空室）状況を一目で確認可能
• カスタマイズ性と使いやすさがある
• 世界でもトップクラスのセキュリティシステムを保持するAWSを採用

ResKaは予約だけではなく顧客情報を同時に登録できる点が強みで、入力ミスなどを防げます。
シンプルな操作、顧客情報のカスタマイズ、さらに予約枠設定など豊富な機能性が特に魅力的です。

これから予約システムを導入したい方や、既に予約システムを導入しているものの全ての機能を使いこなせていないと感じている方におすすめ。

Goope

Goope（グーペ）は、業種を問わず豊富な登録者を誇るシステムです。

豊富なデザインからスムーズに予約サイトやホームページを制作でき、自施設に合わせたカスタマイズ性が強みとなります。

主な特徴をまとめました。

• オンライン予約受付が可能
• SNSなど外部連携機能が豊富
• スマホでもコンテンツの更新が可能
• 知識がなくてもホームページを制作できる

上表の特徴から「自施設でホームページを制作したい」「SNSからも集客したい」といった場合におすすめです。
低コストから始められるため、従業員5名以下という小規模なゲストハウスを運営している場合にも適します。

Staysee

Staysee（ステイシー）は、施設の規模に応じて選べる料金プランが特徴です。

スタッフが顧客応対や接客に注力できるように開発され、ゲストハウスだけではなく宿泊業を中心に利用されています。
主な特徴は次のとおりです。

• 客室管理、顧客管理、売上管理を一括で管理
• 予約サイトコントローラーによる外部連携が可能
• キャッシュレス決済にも対応が容易
• 必要な機能などに応じて3つのプランから選択可能

月額980円（税込）と低コストからの導入が可能で、使いやすさもあるシステムです。
追加機能も充実しているため、運用後のニーズにも応えやすいでしょう。

必要な機能を絞って運用したい場合には検討してみてください。

RESERVA

RESERVA（レゼルバ）は、2024年1月時点で26万社以上が導入するシステムです。
官公庁や大手企業、通信業や建設業など企業規模や業種を問わず導入実績があります。

特徴は次をご覧ください。

• リピート獲得に有効なクーポン機能
• 英語や中国など5言語に対応
• セキュリティが自動更新
• 初期費用や月額費用を無料でスタート
• 10分程度の設定で運用開始

コスト面も導入面もスタートしやすく、無料プランがある点が魅力。
インバンドにも対応できる多言語対応である点も特徴となります。

運用スタート時は機能を絞って始め、状況に応じてグレードアップしたい場合におすすめです。

Check Inn

「Check Inn」は、宿泊施設に特化したオールインワンシステムです。
HPにはめ込む形の自社予約システムを採用しており、導入しやすい点が特徴です。

そのほかの特徴は次をご覧ください。

• OTAも含む一画面で予約管理や当日の流れを把握
• 売上集計が可能
• サイトコントローラーで予約サイトと連携可能
• Googleとも連携可能

外部連携に強みがあるため、予約サイトやGoogle関連からも集客したい場合に適しています。
予約受付後は、自動アサイン（変更可能）ができ、予約状況に反映されます。

部署や担当者ごとに必要な情報も出力でき、スタッフの稼働を最適化できるでしょう。