ジムの予約管理を効率化するには？おすすめ予約管理システムもご紹介

各種業務をシステム化することで業務にかかる手間や労力を削減し、より効率的なジム運営を行いましょう。

事務仕事の負担が減ればメインの業務に専念でき、お客様へより充実したサポートが可能となります。

本記事ではジム運営に予約システムを導入することのメリットや注意点、おすすめのシステムを紹介します。

ジム運営の効率化を考えている方はぜひ参考にしてみてください。
 

ジム運営の中でも大変な業務

ジムを運営していく上でやるべき業務はたくさんあります。

ここでは、数ある業務の中で特に大変なものについて見ていきましょう。

予約受付

ジムの予約受付は新規顧客獲得の第一歩であるとともに、リピート率を左右する重要な業務です。

ジムではお客様それぞれにプランやメニューを準備しなければならないうえ、プランごとに予約の取り方も異なります。

日時、曜日、トレーニングメニューや時間など、それぞれの顧客に合わせた柔軟な対応が必要とされる分、手間や労力がかかりがちです。

その特性上、紙台帳やエクセルに手動で予約内容を記載していくことは非常に非効率的と言えるでしょう。

手間がかかるだけでなく、ダブルブッキングや予約の取り間違いなどといった人的ミスが発生してしまうリスクもあります。

備品管理

ジムではトレーニングマシンのメンテナンスやトイレやロッカー・シャワールームの清掃、消耗品補充など、備品関係のタスクをたくさん行わなければなりません。

タオルやジム用品の貸し出しを行っている場合などは、備品の在庫チェックも不可欠です。

備品管理ができていないとお客様に不満を持たれてしまい、リピート率に悪影響を及ぼしてしまいます。

大量の備品を手動で管理することは非常に効率が悪いため、可能であればシステム化するべきと言えるでしょう。

決済

ジム運営における決済では、月謝制やチケット制など、様々な方法に対応しなければなりません。

特にキャッシュレスが進む現代では、カードや電子マネー決済に対応していないと不便に感じるお客様もいることでしょう。

ジムで支払う月謝や使用料は、会員ごとで決済金額が異なります。

店舗で月謝を徴収する場合は会員ごとに対応しなければならず、徴収するだけでも多くの時間が必要です。

チケット作成の手間や購入の際の処理が必要になることもあるでしょう。

また、手作業で行う場合、徴収漏れや二度請求などの恐れもあります。

誤った請求はお客様にも不快を与え、万が一預かったお金が紛失したりすればお店の信用を失ってしまいかねません。

ジムの業務を予約システムで効率化しよう

予約システムには便利な機能が豊富に搭載されており、前項目で挙げた問題点のほとんどを　カバーすることができます。

システム導入のメリットはたくさんありますが、ここでは特にジム経営を行う上で大切なポイントを見ていきましょう。

予約システム導入のメリット

業務を大幅に効率化できる

ジムの業務の中でも特に負担が大きいのが予約業務です。

予約システムはその名の通り、予約業務を効率的に行えるよう最適化されているため、導入するだけで予約業務の手間を大きく軽減することができます。

オンライン予約機能のある予約システムなら24時間受付可能で、お客様はネットからいつでも予約することが可能です。

予約受付から決定、確認、キャンセルや変更、問い合わせなどにも対応しているため、スタッフに掛かる負担を減らし、その他のサービスに注力することができるようになります。

システム上でデータを管理することで、ダブルブッキングや予約の取り間違いなどのヒューマンエラーを防ぐこともできるでしょう。

データ分析機能によって経営戦略の立案ができる

予約システムの中には、蓄積された予約履歴や顧客情報といったデータを分析することができる機能を搭載しているものがあります。

利用者の年齢や性別、利用時間や利用コース、メニューなど複数の項目から分析結果を導き出してくれるため、手動で行うよりも遥かに正確な経営戦略立案が可能です。

予約システム導入のデメリット

ジム運営に予約システムを導入するメリットは非常に多いですが、もちろんデメリットもあります。

導入後に後悔しないためにも、考えられるデメリットはあらかじめに把握しておきましょう。

費用がかかる

予約システムでは、導入するための初期費用と使用するためのランニングコストがかかります。

サーバを店舗に設置する予約システムであれば数百万円かかり、小規模なものでも数十万程度が必要となるでしょう。

独自開発のシステムは数百万円以上とも言われます。

一方、近年はサーバを設置しないクラウド型の予約システムも増えてきており、こちらはかなり少額で利用できます。

クラウド型であれば、インターネットを経由するのでサーバをお店に設置する必要もありません。

クラウド型の場合はサービスによってかかるコストが変動します。

完全無料で使えるシステムもあれば、初期費用や月額使用料がかかるものもあります。

一般的には、毎月数万円程度のコストがかかるサービスが多いです。

完全無料のものは手軽に試せる反面、使える機能に制限があることがほとんどです。

一方、高額なものはそれだけ機能性に優れ、サポートやセキュリティも充実しています。

コストはかかりますが、自社にあった機能を利用することで業務を大幅に効率化することができるでしょう。

詳しくは以下のページもご参照下さい。

業務の移行に手間や労力がかかる

予約システムを導入する際は、業務の移行に人的・時間的コストが必要です。

システムの操作に不慣れなうちから多くの機能に手を出してしまうと、慣れるまでに長い時間がかかり結果として業務が非効率になってしまいかねません。

自社に必要な機能をきちんと選択し、可能な限りシンプルな操作で業務を遂行できるようにしておくと良いでしょう。

ジム運営者におすすめの予約システムの機能

予約システムには業務の効率化に役立つ機能がたくさんあります。

カスタマイズ可能な予約枠

ジムでは、お客様のトレーニングコースやプランによって利用時間や内容がそれぞれ異なります。

変則的な予約にも対応できるよう、予約枠がカスタマイズできるシステムを導入すると良いでしょう。

また、自身が使いやすいようにレイアウトを調整することによって、予約状況を素早く把握することができるようにもなります。

備品管理機能

備品チェックは手間のかかる業務の一つです。

すべて手動で行うのは非常に非効率的と言えるため、備品管理機能を用いて可能な限りのシステム化を図りましょう。

備品の数量管理や貸出状況といった事務作業を効率化することでスタッフにかかる労力を減らし仕事効率を上げることが、良質なジム運営への近道です。

備品管理機能には在庫状況確認機能だけでなく、QR読み取り機能や貸し出し・返却状況管理、廃棄や点検時期を管理できる機能などが付属していることもあります。

これらを利用すればより備品管理をスムーズに行えることでしょう。

ジムの運営におすすめの予約システム

ジム運営に特化したシステムでは機能が限定されていたり、より複雑な仕様になっていたりする場合が多く、慣れるまでに多くの時間がかかってしまいます。

そのため、初めてシステムを導入する場合には、汎用性の高いものがおすすめと言えるでしょう。

ここでは、パソコン操作やIT関連の業務が苦手な方でも利用しやすい、手軽に導入できる予約システムを紹介します。

ResKa

ResKaの特徴は予約機能と顧客情報管理に特化している点です。

基本的な機能が充実しているため、業務のシステム化に不慣れな方でも短期間で使いこなすことができます。

画面の見やすさと操作性の高さにも優れ、操作はマウスやタッチパネルのみと非常にシンプル。

操作に専門知識がほとんど必要とされないため、予約システムの導入が初めてという方はResKaを導入すると良いでしょう。

1ヶ月の試用期間があるため、導入前に使い心地を確認することも可能です。

CSV形式で顧客情報をアップロードできるなど、導入の際もスムーズで手間がかかりません。

STORES予約

STORES予約はパーソナルジム・フィットネス向けの予約システムです。

ジム向けの機能として、回数券の購入や月謝の入会、スタッフ指名機能や備品管理機能などが標準で備わっています。

複数のメニューから予約したいプログラムを選択できるものや、体験・見学・ワークショップ等の予約サイトが作成できる機能が備わっているため、予約画面にオリジナリティを出すことができるでしょう。

月謝課金機能では、毎月のレッスン料の自動徴収が可能です。

未払いフォローやレッスンの回数制限などもでき、月謝の徴収管理の効率化に役立ちます。

これまで手渡しで徴収していた方は、毎月の煩わしい徴収作業の負担が一気に激減されるでしょう。

Airリザーブ

Airリザーブは操作が簡単で、シンブルな画面やレイアウトが特徴です。

サポート体制も充実しており、困ったことはメールや電話で対応してくれるので、初めての方でも安心です。

Airリザーブを提供しているリクルートでは「Airペイ」や「Airレジ」との連携が可能なのも大きなポイントです。

「Airペイ」や「Airレジ」を連携すれば、簡単に会計・決済をシステム化することが可能です。

まとめ

ジム運営に重要な予約業務や在庫管理、決済業務を効率化するには、予約システムの導入が効果的です。

システム化によりスムーズな予約受付や行き届いた備品利用、使いやすい決済などが実現すれば、お客様の満足度向上につながり、結果としてリピート率の向上も期待できます。

初めてシステム導入する場合や操作に不安な方は、扱いやすいシンプルな予約システムを利用しましょう。

導入前に無料のお試し期間があったり、フリープランから始めたりできるシステムがおすすめです。