ジムの予約管理を効率化するには？おすすめ予約管理システムもご紹介

ニーズに応じて細分化・多様化するジム業界。

価格競争化も見られる中、生き残るためには業務効率化について考える必要があります。

そこで有効なのが予約システムの導入です。

予約管理を適切に行い、会員となるお客さまも使いやすい予約システムを取り入れることで、集客力アップを図りたいところです。

今回はジムに予約システムが必要な理由をはじめとして、システムに必要な機能や選び方、おすすめシステム5選をご紹介します。

ジムの予約管理が煩雑化しやすい理由

パーソナルジムや女性専用、産後ダイエット向けなど、ジムは多様化しています。

種類や規模に関係なく、ジムの予約管理は煩雑化しやすいのが共通して言えることです。

ここではその理由について解説します。

会員の種類が多い

会員プランの種類が多いことは、予約管理が煩雑化しやすい理由の1つです。

ジムでは、顧客のニーズに合わせてさまざまなプランが用意されているのが一般的です。

利用可能な曜日や時間、設備、レッスンなどによって会員の種類が異なります。

また月謝制や都度払い、回数券など支払方法もいろいろあります。

それらを一人ひとり管理するとなると、時間も手間もかかります。

体験入会者の管理も必要

ジムの特色として、体験レッスンの受講者や体験入会者が多いことが挙げられます。

正会員とはまた違った対応が必要です。

入会を促すための特典やキャンペーンを設けている場合もあるため、適宜確認したり、スタッフやトレーナーへ周知したりしなければなりません。

トレーニング・レッスンメニューの記録・管理が大変

会員ごとにトレーニングやレッスンメニューの管理が必要なのも、ジムならではの課題といえます。

ジムに通うからには、目標を定めてそれに向かって頑張りたいという方がほとんどです。

それぞれ個人をサポートして顧客満足度を高めるためにも、会員ごとにメニューを記録したり管理したりする必要があります。

またトレーナー間で情報を共有することも重要です。

オンラインレッスンへの対応が必要

顧客のニーズに応えるためには、オンラインレッスンへの対応もしたいところです。

コロナ禍により需要が高まっているため、オンラインレッスンやプライベートレッスンなど、新たなプランを検討する必要も出てきています。

多様化し、価格競争化しつつあるトレーニングジム業界だからこそ、時代の流れや顧客のニーズを汲み取った対応が求められます。

ジムに予約システムを導入することで期待できる効果とは

業務効率化が図れるのが、予約システムの大きなメリットです。

ジムにおいては具体的にどのような効果が期待できるのか、見ていきましょう。

会員情報の管理がしやすい

会員の種類が多いジムでスムーズな運営を行うには、顧客管理の効率化が欠かせません。

予約システムを利用することで、会員情報の記録や管理がしやすくなります。

基本的に予約システムではセキュリティ対策がきちんととられているので、個人情報保護の観点からもシステムを活用して会員管理をすることはメリットが大きいと言えます。

パーソナルトレーニングやレッスンの予約管理が効率化できる

パーソナルトレーニングやスタジオレッスンなど、事前予約制、定員制の予約管理が効率化できるのも予約システムの利点です。

会員プランもさまざまですが、ジムで受けるトレーニングやレッスンの内容も人それぞれです。

受付状況を把握したり、ダブルブッキングなどのミスを防いだりするうえでも、予約管理を自動化することは重要だと言えます。

WEB決済で無断キャンセルが防げる

Web決済で事前に支払いが完了していると、無断キャンセルを抑制する効果が期待できます。

特に体験レッスンの申込者で多いのが、無断キャンセルや直前キャンセルです。

予約システムに決済機能があれば、それを活用することで機会損失を防ぐことにもなりますし、当日もスムーズにトレーニングやレッスンへ移行できます。

オンラインレッスンの予約にも対応できる

例えばzoomなど、ビデオ配信ツールと連携可能な予約システムだと、オンラインレッスンにも対応できるようになります。

また予約システムにより事務作業の効率化が実現できれば、オンラインに限らず、パーソナルレッスンや新たなプログラムを導入するなど、コア業務に注力しやすい環境が整います。

このように顧客満足度や会員者数、売上をアップするための施策が講じやすくなるのも大きなメリットの一つです。

ジムにほしい予約システムの機能・選び方

ジムに予約システムを導入するならば、どのような機能が必要でしょうか。

システムの機能をきちんと活用し、高い費用対効果を得るためには、自社で必要な機能を洗い出すことが大切です。

ここでご紹介する機能を参考に考えてみてください。

顧客管理機能

名前や生年月日、連絡先などの基本的な情報に加えて、トレーニングの内容等も併せて管理できるとよいでしょう。

詳細な管理ができる予約システムだと、さまざまな会員プランに対応可能なのでよりスムーズです。

カスタマイズ性の高いものや、他システムで管理している顧客情報をまとめられる顧客管理機能があるものだと、操作性もよくおすすめです。

またセキュリティ対策が万全な予約システムを選択することも重要です。

予約管理機能

顧客情報と予約内容を一元管理できるシステムが便利です。

会員プランだけでなく、トレーニングやレッスンが多種多様なのもジムならではの特徴です。

会員一人ひとりの管理を適切に行うには、顧客情報と予約内容を紐づけする必要があります。

またそれらをスタッフやトレーナー間で共有できる環境も必須です。

事前決済機能

あると便利なのが、事前決済機能です。

正会員とトライアル会員で料金システムが違ったり、支払方法を複数設定していたりする場合には、オンライン決済機能があると会費の管理にかかる手間が省けます。

またあらかじめ登録された内容をもとに決済が行われるため、人的ミスが生じません。

メール配信機能

ジムで予約システムを活用する際は、メール配信機能も必須だと言えます。

キャンペーンや新しいレッスンのお知らせ等、一斉配信できると便利です。

体験レッスンを受けた方へのフォローアップにも役立ちます。

他システムとの連携機能

他システムとの連携機能があると、業務効率化や集客力アップにつながることもあります。

例えば、既存システムと連携してすでに保有している会員情報を管理したり、ビデオ配信ツールと連携してオンラインレッスンを実施したりといった活用方法です。

ジムで予約システムを導入するときの選び方

ジムに必要な機能を洗い出したら、以下のようなポイントをふまえて予約システムを比較検討していきましょう。

ここでは特に重視すべきこと3つを取り上げました。

必要な機能が備わっているか

まずは、必要な機能の有無を確認します。

自社の課題や今後の運営方針などを考慮しつつ、予約システムに必要な機能を考えましょう。

またその際には経営者のみで検討するのではなく、スタッフやトレーナーなど現場で働く人の意見を取り入れると、本当に必要な機能が判断しやすくなります。

予算に見合ったコストかどうか

初期費用や月額のシステム利用料など、予約システムを導入するとなるとそれなりに費用がかかります。

料金設定はシステムによって異なりますが、予約・顧客管理数によってコストアップすることもあるので、システムの利用方法を見越して検討する必要があります。

特にジムでは予約管理の対象となる会員数やプランが豊富なので、コスト面も重視すべきです。

管理者・ユーザーの操作性

管理者・ユーザー双方が使いやすい予約システムを選択することも重要なポイントです。

ジムでは経営者や受付スタッフ、トレーナーなどさまざまな立場の人が予約の管理者となり得るため、誰でも使いやすいようなシステムが必要です。

また少子高齢化が進み高齢者がジムを利用するケースが多くなっていることからも、ユーザーの操作性にも考慮することをおすすめします。

ジムにオススメの予約システム5選

ジムで活用できる予約システムを5つご紹介します。

それぞれの特徴をまとめていますので、システム選びの参考にしてください。

予約システム	顧客・予約管理機能	決済機能	メール配信機能	他システムとの連携機能
ResKa	・予約管理と顧客情報を同時に記録管理 ・顧客情報のカスタマイズ ・予約設定（営業日、営業時間、予約施設）	クレジットカード決済	メール配信	顧客情報インポート機能（CSVファイル）
STORES予約	・顧客管理 ・予約カレンダーの埋め込み ・グループ予約受付	・月額課金機能 ・回数券 ・ネット決済	予約通知メール	・zoom ・LINEミニアプリ ・RemortLOCK　など
tol	・顧客管理 ・ネット予約 ・予約管理	事前ネット決済	・予約受付時の自動応答メール送信 ・予約承認時の承認メールの自動送信 ・リマインドメールの自動送信 ・キャンセルメールの自動送信	・SNSリンク設定 ・顧客・予約データのCSV出力
ChoiceRESERVE	・顧客管理 ・予約メニューの設定 ・予約受付、管理	クレジットカード決済	予約情報をメールで自動配信	・ソーシャル連携 ・オンライン対応 ・Googleカレンダー　など
PeakManager	・お客様情報管理 ・予約管理	×	予約確認メールを自動配信	・予約/検索サイト ・店舗サイト

RESKA

ResKa（レスカ）は、予約管理と顧客管理を一元管理できるのが特長です。

予約機能では、店舗やスタッフの選択ができたり予約時間帯の設定が変更できたりと、直感的な操作で使いやすいのがメリットとしてあります。

また記録機能として、顧客情報がデータ化しやすくなっているのも魅力です。

クラウド管理により、スマホやタブレット、PCから利用可能なのでユーザーも利用しやすいシステムと言えます。

▼Reskaのおすすめポイント

• 顧客情報や予約状況が把握しやすい
• 会員ごとの予約傾向や、ジムの混雑しやすい曜日等が把握できるようになる
• 項目やレイアウトが自由にカスタマイズできる
• 店舗ごとのカスタマイズが可能
• CSV形式で顧客データを移行できる

STORES予約

STORES予約は、フィットネスクラブやパーソナルトレーニングでも導入実績の多い予約システムです。

トレーナー指名の予約や、複数プログラムの予約受付が一括管理できます。

会員はネットやアプリのマイページ上で、予約やキャンセル、回数券の購入、月謝の入金が可能です。

▼STORES予約のおすすめポイント

• トレーナーの指名ができる
• 体験クラスや見学の予約ページが作成可能
• オンラインレッスン向けの予約システムも提供している

TOL（トル）

tol（トル）は、フィットネスクラブやパーソナルジムのほか、フリーのインストラクターの利用者も多い予約システムです。

システムの運用自体もアプリでできるため、手軽に導入できるのがメリットとして挙げられます。

予約受付時の自動応答メールやリマインドメールの送信ができるので、顧客対応も効率よくできます。

▼tolのおすすめポイント

• 少人数で運用するジムでも導入しやすい
• 24時間ネット予約受付できるようになる
• 有料のBusinessプランでは、オリジナルメール設定やSNSリンク設定が可能

CHOICERESERVE（チョイスリザーブ）

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）は、特にレッスン系のパーソナルトレーニングジムに適した予約システムです。

予約・レッスンの時間登録や、参加者の出力など、管理しやすい設計となっています。

顧客情報には自由に管理項目が追加できるので、会員ごとにきめ細やかな対応ができるのも特徴です。

▼ChoiceRESERVEのおすすめポイント

• 予約情報をメールで自動配信できる
• 分析機能を活用することで、マーケティングにも役立つ
• クレジットカード決済、ログインロック（予約サイト）、キャンセル待ちなどオプション機能が充実している

PEAK MANAGER（ピークマネージャー）

PeakManager（ピークマネージャー）は整体院やリラクゼーションサロン向けの予約システムなので、パーソナルトレーニングジム向けの予約システムと言えます。

予約確認や告知など、お客様への自動メール配信にも対応しています。

メールマーケティングに力を入れたい場合にもおすすめです。

▼PeakManagerのおすすめポイント

• 予約システムの基本操作トレーニングが受けられるので、初めてのシステム利用でも安心
• 集客サポートあり
• 売上の自動集計機能が使える