予約システムの費用相場とは？導入する際のポイントを押さえよう

ネットで予約を行えることが当たり前になった時代、顧客を獲得するために新しく予約システムの導入を考える企業やお店も少なくないでしょう。

予約システムは予約を行えることに加え、情報管理など他にも様々なメリットがあります。

また、機能だけでなく、運用や導入費用の相場を把握することで、導入までのビジョンを明確にできます。

導入費用についてしっかり確認していきましょう。

予約システムとはどのようなシステムなのか？

従来では予約するのは基本的に電話で行っていましたが、昨今ではネット予約が主流となってきました。

予約システムは予約管理に関する業務を効率化するシステムで、ネット予約できるシステムをアプリやウェブサイトで簡単に導入できるようになったのが特徴です。

予約システムの基本機能について

多種多様な予約システムが展開されていますが、予約システムの基本機能はスマートフォンやパソコンから顧客が簡単に予約できる点です。

予約システムはカレンダー型の予約ページから、顧客が希望日時を選択して予約するものが多いのも特徴です。

事業者側の機能としては予約管理と顧客管理ができるシステムが基本機能として挙げられます。
予約ページに営業日を設定し、日付や時間を見ながら顧客を一括管理するシステムです。

予約管理機能

予約システムは利用者から予約の受け付けができ、同時に管理する機能があります。

顧客が入力した予約情報をリアルタイムで反映し、管理画面で顧客の来店時間を一元管理できるのが特徴です。

ダブルブッキングを防ぎ予約状況を一目で確認できるため、業務の効率化を実現できます。

顧客管理機能

顧客の個人情報や予約頻度、来店履歴を蓄積し、管理する機能です。
自動でデータを蓄積できるため、事務作業を効率することが可能です。

氏名や年齢、住所の他に顧客の属性情報、好みの傾向などを管理することで分析、データ化して活かせます。

あると便利な機能

予約システムを提供する業者によって機能は様々です。

どの予約システムにも必ずあるわけではありませんが、基本的な機能に加えて活用すると、さらに業務の効率化を図れます。

多店舗管理機能

複数店舗を管理している場合、他店舗と予約情報の共有ができると便利です。
店舗で予約がいっぱいでも他の店舗に予約を回せるため効率的です。

管理も簡単になることに加えて、顧客が予約を行う際も店舗を選択する機能があることで他の店舗を調べ直す手間が省けます。

入金管理機能

店頭での支払いや振り込み、請求書など１つのシステムで管理できる機能があると便利です。

別々のシステムで管理していると、手動で行わなければならない作業が出てくるため、同一システムで管理できる機能があれば一気に作業が楽になります。
 

費用をかけて予約システムを導入するメリットとは？

費用をかけて予約システムを導入するにはそれに見合うメリットが必要です。
顧客側のメリット、事業者側のメリットをそれぞれ見ていきましょう。

ネット予約で24時間いつでも予約できること

電話予約だけでなくネットでの予約になると、営業時間内に限らずいつでも予約が可能です。

ネットでいつでも簡単に予約できることで顧客側は手間と時間に縛られないメリットがあり、事業者側は営業時間内に割いていた予約業務を簡略するメリットがあります。

個人情報や予約情報の入力を顧客側に任せることにより、電話予約での聞き間違いによるミスを防げます。

営業時間外でも予約を受け付けるので、取り逃していた新規顧客の獲得にもつながります。

予約管理や受付の作業を効率化することで人件費を削減

従来の電話予約や手作業による予約管理では、従業員への作業負担が大きくなっていました。

本来の従業員に加えて電話対応を行う従業員が必要でしたが、ネットで自動的に予約を受け付けられるようになれば人件費も削減できます。

また、従来の予約管理は専門のソフトウェアを使用していたこともあり、ソフトウェアへの知識があるスタッフが必要不可欠でした。

提供しているサービスにもよりますが、予約システムは基本的に誰でも簡単に扱えるソフトウェアとなっているため、スタッフ全員での予約管理と業務分担が簡単に行えます。

顧客のデータを分析することで集客に役立つ

事業者側のメリットとしてもう１つ挙げられるのが予約システムを通して顧客データの分析ができる点です。

来店頻度や年齢層といった情報をデータ化し収集することで、常連や狙ったターゲット層に向けてのアプローチも考えられます。

分析から新規の顧客獲得に活かせる情報も得られ、新たな客層へのプロモーションのヒントにもなり、集客に役立ちます。
 

予約システムの種類と導入費用面からみる各システムの特徴

予約システムの導入方法には種類がいくつかあります。

既存のサービスを利用するか自社で開発したシステムを使用するなど、方法の違いで導入費用も大きく異なります。

それぞれの予約システムの特徴と導入費用について見ていきましょう。

既存のサービスを導入した場合の導入費用

インターネットを経由したクラウド系予約システムサービスには、提供範囲内でカスタマイズしてシステムを構築するものや、URLを貼り付けるだけで予約システムを設置できるものがあります。

元々から基本の枠組みが揃っているため、ネットやパソコンのスキルが高くなくても簡単に予約システムを導入することが可能です。

提供企業によるサポートも充実していて運用しやすく、情報管理も容易いため個人でお店を営業している方におすすめの導入方法といえます。

基本的に初期費用の相場は無料または5000円から2万円ほどの費用になります。

最初の期間だけ無料で利用できるトライアルや無料版も提供されていることが多く、導入費用を抑えられるのも特徴です。

また、既存のサービスをそのまま使用するため開発期間がなく、契約してからすぐに予約システムを運用できます。

カスタマイズには限度がありますが、導入費用を抑えることと運用のしやすさは1番といえるでしょう。

自社で開発した場合の導入費用

予約システムはソフトや機器を購入して自社で開発することも可能です。
自社に合ったデザインや機能を自由にカスタマイズできるので、他社との差別化も図れます。
しかし、ソフトや機器の購入といった初期投資が高くなるのがデメリットです。

30万円ほどの費用がかかることが多く、一から大がかりな予約システムを構築する場合は開発期間も長くなり、さらに高い費用が必要になります。

また、自社で開発を行う場合は知識や技術を持ったスタッフも必要となる点にも注意が必要です。

開発会社に依頼して導入した場合の費用

自社に予約システムを開発するノウハウがない場合は、外部の会社に開発を委託するのも選択肢の1つとして挙げられます。

自社で開発するのと同じく、一からシステムを作っていきますが、外部発注のため自社開発よりも高い費用が必要です。

300万円から1000万円ほどの費用が相場で、システムの規模や高性能な機能を求めるほど高い費用がかかります。

開発担当者とやり取りを行いながら進めていくため、自社開発よりも開発期間が長くなります。

導入までに時間とコストがかかり、この導入方法を選択する場合は多くの点について検討を重ねる必要があります。
 

予約システムの毎月の費用相場はどれぐらい？

クラウド系予約システムは初めて予約システムを導入するのに費用的にもコストが抑えられ、おすすめしたい方法です。

月額制が基本ですが、提供している会社や使用する機能によって毎月かかる費用に差が出てきます。

クラウド系予約システムの毎月の費用相場を確認していきましょう。

予約システムの料金形態

まずクラウド系予約システムの料金形態について見ていきましょう。
使用できる機能が多ければ多いほど、料金は高くなる傾向にあります。

提供する会社によって異なることもありますが、基本となる固定された料金プランがあり、必要な機能を追加するとそれに応じた料金が発生していくのが、クラウド系予約システムの費用の基本です。

基本料金

予約システムで毎月かかる料金は基本的に月額料金のみです。

最初の月は初期費用がかかりますが、導入やカスタマイズする際に代行して作業を行ってもらえる分の費用なので、導入の際には活用してみるのも良いでしょう。

初期費用は無料の会社が多いですが、その場合は導入やカスタマイズを自社で行うケースが多いので注意が必要です。

月額料金の決め方は各会社によって異なりますが、基本機能の数や使用できるアカウント数、お店のスタッフ人数の規模で決まることが多いです。

月額費用が高いほど使用できる機能が多く、管理できる情報やスタッフ数、店舗数が増えていきます。

追加オプション

基本プランに入っていない機能を追加する場合は、別途料金を支払っていくことになります。
自社で使用したい機能をまず明確にしておくと追加費用をスムーズに計算できます。

提供する会社によって基本プランで使用できる機能とオプションになっている機能が異なるので事前の費用比較が重要です。

オーダーメイドできる場合

予約システムをオーダーメイドでカスタマイズできる場合は、基本プランとは異なる金額になります。

オーダーメイドの予約システムは提示されている月額制の料金よりも費用が高くなり、システム管理も難しくなるので注意しましょう。

毎月かかる費用の相場

予約システムの毎月かかる費用の相場は5000円から数万円となります。

提供会社によってはプランが複数選べることもあり、小規模から大企業向けのプランで月額費用に大きな差があるので自社に合ったプランを選びましょう。

無料で使用できる予約システムもありますが、機能に制限があることが多く、予約システムを活かして集客を狙う場合は有料プランの導入をオススメします。
 

初めて予約システムを導入する場合のポイント

予約システムの種類も豊富にありますが、不要な機能がついていると導入や運用コストが増加してしまうため、自社に必要な機能をしっかり確認することが重要です。

初めて予約システムを利用する場合のポイントを押さえていきましょう。

誰でも簡単に使用できるか

予約システムで重要なポイントは簡単に使用できるかどうかです。
導入した際、様々なスタッフが使用するため、誰でも簡単に操作できることが求められます。

専門知識のある人だけが使用できるシステムだとアルバイトなど経験の浅いスタッフの使用が難しくなり、効率が悪くなる場合があるので注意しましょう。

高機能でカスタマイズできるものでは自社の独自システムとして構築可能ですが、費用も高く、操作性も難しくなります。

初めて導入するなら、シンプルな画面で誰でもわかりやすい予約システムを選ぶのが良いでしょう。

利用負担が大きくないか

初めて予約システムを導入する際は利用負担を考えて導入しましょう。
クラウド系予約システム以外では開発費用や導入費用の負担が大きくなります。

予約システムに高額な費用を払ってでも導入するべきかを考え、自社の規模と合っている予約システムを導入することが重要です。

費用と予約システムによる集客のメリットが釣り合うかしっかり検討する必要があります。

その点クラウド系予約システムは月額制で利用負担も少ないため、初めて導入するのに適しておりオススメです。

無料プランもしくは無料お試し期間があるかチェック

予約システムを導入する際は、お試し期間のある提供会社を選ぶのもポイントです。

予約システムを導入してメリットがあるか、集客を見込めるか、スタッフ全員がしっかり扱えるかを検討するためにも、正式契約する前に無料でのお試し期間が重要になります。

スタッフが操作しやすいことはもちろん、顧客が操作しやすいものになっているかを確認しましょう。

無料お試し期間は基本1ヶ月間の会社が多く、操作感を確認するのに十分な期間といえるでしょう。

有料プランへの切り替えもクラウド系予約システムではスムーズに行えますので、気に入った予約システムをすぐ正式に運用できるのも特徴です。

無料プランの予約システムは費用面ではメリットがありますが、機能やサポートは有料版に劣る場合があるので注意しましょう。

新たな顧客の集客や業務効率化を目指すのであれば、有料プランをオススメします。