シフト管理のコツ7選｜効率化の手順・労働基準法・ツールを解説

※本記事は2026年06月時点の情報に基づいています。

シフト管理のコツは『必要人数の事前算出』『希望の早期回収』『労働基準法の遵守』『システム活用』の4点に集約されます。手作業からシステム化へ移行することで、シフト作成の手間と労務違反のリスクを同時に減らせます。

この記事の要点

• 「シフト作成の手間」はシフト管理の最大の課題であり、ある調査では回答者の22%が課題の第1位に挙げています
• 効率化のコツは、シーズン別の「モデルシフト」を準備し、スタッフの希望を早めに回収して手戻りを減らすことです
• 法定労働時間は1日8時間・週40時間が上限で、労働時間が6時間超で45分、8時間超で1時間以上の休憩が必須です
• 2024年4月から労働条件明示ルールが変わり、シフト制でも就業場所・業務の変更範囲などの明示が必要になりました
• 予約システムとシフト管理システムを連携すると、予約の繁閑に応じた人員配置で人件費を最適化できます

シフト管理とは？シフト制の基本と重要性

シフト管理とは、店舗運営に必要な人員を日ごと・時間ごとに割り当て、過不足なく配置する業務全体を指します。シフトの組み方ひとつで、その日1日の営業が円滑に回るかどうかが決まる、店舗運営の要となる業務です。

ここで前提となるのが「シフト制」という勤務形態です。シフト制とは、労働契約の時点では労働日や労働時間を確定させず、一定期間ごとに作成するシフト表で具体的な勤務を確定していく働き方を指します。飲食店・美容室・サロンのように来客数が日や時間帯で大きく変動する業態では、このシフト制が一般的に採用されています。

シフト管理が重要なのは、人件費の最適化と営業品質の両方に直結するからです。ベストな人数や人員配置ができないと、お客様を待たせてしまったり、逆に余計な人件費がかかったりします。

無駄なく人件費を活用し、効率的な運営を行うためにも、シフト作成の精度を高めることが欠かせません。

シフトの適正化を数値で測る指標として、人時売上高（にんじうりあげだか）があります。これは「従業員1人が1時間あたりに生み出した売上高」を示すもので、『売上高 ÷ 総労働時間』で算出します。この指標を意識すると、感覚ではなく数字に基づいた人員配置がしやすくなります。

シフトの組み方の手順は？5ステップで解説

シフトの組み方は、「必要人数の算出 → 希望の回収 → 仮シフト作成 → 過不足の調整 → 法令チェックと確定」の5ステップで進めるのが基本です。この流れを固定化しておくことで、毎月の作業が安定し、抜け漏れを防げます。

ステップ1：日ごと・時間ごとの必要人数を算出する

まず、平日・週末・祝日ごとに、売上の流れに見合った必要人数を事前に算出します。お客様の来店数は一定ではなく、土日祝日と平日で売上に差が出たり、1日の中でもピークタイムがあったりするためです。

人数だけでなく、「ベテランスタッフがいたほうが良い日・時間帯」も見積もっておきましょう。過去の売上データや来客データを分析し、根拠を持って必要人数を決めることが、後工程の手戻りを減らす第一歩になります。

ステップ2：スタッフからシフト希望を募る

必要人数を算出したら、スタッフの希望を募ります。人員確保が必要な日や時間帯があれば、この時点であらかじめ告知しておくとスムーズです。

特に大学生・高校生のスタッフは、試験期間や長期休暇などで出勤がイレギュラーになりがちです。早めに希望を集めておくと、人手が不足しそうな日に「この日は出勤できないか」と声をかけるなど、余裕を持って対処できます。

ステップ3：必要人数と希望をもとに仮シフトを作成する

回収したシフト希望をもとに、仮シフトを作成します。この段階のシフトはあくまで仮のもので構いません。あらかじめ決めた日ごと・時間ごとの必要人員に、スタッフの出勤希望を振り分けていきます。

ステップ4：人員の過不足・スキルの偏りを調整する

仮シフトができたら、日ごと・時間ごとに人数とスキルの偏りがないかを確認し、調整します。月をまたいだ連勤にならないか、出勤日数に不公平が出ていないかにも注意しましょう。

スタッフの希望に添えない部分があれば、正式なシフトを確定する前に相談しておくことがトラブル防止につながります。店舗の鍵の受け渡しが必要な場合は、開店・閉店の担当者が無理なく配置できているかも確認します。

ステップ5：労働基準法をチェックして確定・配布する

最後に、労働基準法に沿った無理のない組み方になっているかをチェックします。法定労働時間や休憩、休日のルールを一人ひとり確認し、問題がなければスタッフへ配布します。この法令チェックを習慣化することが、後述する労務トラブルを未然に防ぐ最大のポイントです。

シフト管理でよくある課題は？管理者の4つの悩み

シフト管理でよくある課題は、「作成に時間がかかる」「希望を叶えにくい」「打診に気を遣う」「人件費・法令への配慮が必要」の4つに整理できます。まずは自店の課題を明確にすることが、効率化の出発点です。

パーソルイノベーションが2022年に行った調査によると、シフト管理の課題の第1位は「シフト作成の手間が大きい」で22%、第2位は「要望調整が大変」で20%でした。多くの管理者が、通常業務と並行してこれらの負担を抱えていることがわかります。

1. 作成完了までに時間がかかる
スタッフの数が多いほど、シフト作成は時間がかかります。シフト希望の提出が遅いと、各スタッフへの確認の手間も増え、次月のシフトを早く知りたいスタッフにも迷惑がかかってしまいます。

2. スタッフの希望を叶えるのが難しい
幅広い年代のスタッフを採用していると、シフト希望も多様化します。すべての希望を叶えるのが難しい場合、平等に対応しないとトラブルやモチベーション低下につながりかねません。

3. スタッフへの打診に気を遣う
特定の日に休み希望が集中すると一時的に人手不足になり、欠員時間帯の責任者の負担が増えます。プライベートの予定変更を打診する場面もあり、その方法にも配慮が必要なため、作成者の精神的負担が大きくなります。

4. 人件費や労働基準法への配慮が必要
スタッフの希望に当てはめるだけがシフト作成ではありません。売上目標に沿った人員設定か、人件費計画に収まっているか、労働基準法が守られているかを同時に考慮する必要があります。働く時間の上限を一人ひとり確認する作業は、大きな負担となります。

シフト管理を効率化するコツは？7つのポイント

シフト管理を効率化するコツは、「事前準備」「公平性」「スキル配置」「見やすさ」「早期作成」など7つのポイントを押さえることです。日々のコミュニケーションと少しの仕組み化で、多くの課題は解決に近づきます。

コツ1：シーズン別のモデルシフトを準備する

イベントや連休、閑散期など、売上の状況は事前に把握しておきましょう。シーズンに応じた「モデルシフト（基本となる型）」を作っておくと、毎回ゼロから組む必要がなくなり、作成時間を大幅に短縮できます。スタッフ全員の出勤契約や人件費もあわせて把握しておくのがおすすめです。

コツ2：スタッフ間の公平性を保つ

要望の受け入れや勤務時間、有給消化日数などで、スタッフ間の公平性を保つことが大切です。たとえば同じ時給のスタッフでも、土日出勤ばかりの人と平日のみの人では対応する客数に差が出て、不公平感が生まれます。土日出勤の日数に偏りをつけない、作成時に透明性を持たせるなどの配慮で、不満を軽減できます。

コツ3：スタッフのスキルを考慮して配置する

日によって営業のクオリティに差が出ないよう、各シフトの平均的なスキルを一定に保つことが重要です。売上目標の高い日はベテランを増やし、閑散期はバランス良く配置して新人育成にあてるなど、メリハリのある配置を心がけましょう。

コツ4：視認性の高い見やすいシフトを作る

見づらいシフトは把握ミスの原因になります。文字の大きさやフォントに配慮し、色分けを活用しましょう。ただし色を使いすぎると逆に見づらくなるため、使用するカラーは3〜4色程度に留めるのがコツです。

コツ5：シフトはできる限り早めに作成・配布する

ぎりぎりまで配布されないと、スタッフはプライベートの予定を立てにくく、「念のため希望を多めに出そう」と考えがちです。希望が増えるとさらに作成が難しくなる悪循環に陥ります。配布後の変更申し出や、他店へのヘルプ要請も見越して、早めの作成を徹底しましょう。

コツ6：人間関係にも配慮する

人員に余裕がある場合は、スタッフ同士の相性や人間関係にも配慮した組み方ができると、現場のトラブル軽減につながります。育成目的でベテランと新人を組ませるといった意図的な配置も有効です。

コツ7：手作業をやめてシステム化する

最も効果が大きいコツが、手作業からシステムへの移行です。後述するシフト管理システムを使えば、希望の自動収集から仮シフトの自動作成までを大幅に短縮でき、人為的な集計ミスも防げます。

シフト管理で守るべき労働基準法のルールは？

シフトを組む際は、法定労働時間・休憩・休日・深夜業・休業手当・有給休暇という労働基準法のルールを必ず守る必要があります。これらは正社員・アルバイトを問わず適用され、違反すると是正勧告や罰則の対象になります。

ここで前提となる法定労働時間とは、労働基準法で定められた労働時間の上限のことで、原則として1日8時間・週40時間です。以下の表で、シフト作成時に押さえるべき主なルールを整理します。

項目	ルール	根拠条文
法定労働時間	1日8時間・週40時間以内	労働基準法第32条
休憩	労働6時間超で45分、8時間超で60分以上	労働基準法第34条
休日	毎週1回、または4週間で4日以上	労働基準法第35条
深夜業の制限	18歳未満は午後10時〜午前5時の労働禁止	労働基準法第61条
休業手当	使用者都合の休業は平均賃金の60%以上	労働基準法第26条
年次有給休暇	パート・アルバイトも日数に応じて付与	労働基準法第39条

特に見落としがちなのが、18歳未満の年少者の深夜業の制限です。労働基準法第61条により、18歳未満は原則として午後10時から午前5時までの勤務が禁止されています。高校生アルバイトを閉店間際まで入れてしまうと違反になるため、シフト作成時に年齢別の上限を意識しましょう。

また、休憩は「6時間ちょうど」までは付与義務がなく、「6時間を超える」と45分以上が必要になる点もポイントです。8時間勤務のシフトには、必ず1時間以上の休憩を組み込む必要があります（出典：労働基準法）。

2024年4月の労働条件明示ルール変更とは？シフト制への影響

2024年4月1日施行の労働基準法施行規則の改正により、労働条件明示のルールが変更されました。シフト制で人を雇うすべての事業者に影響する重要な変更のため、雇用契約書や労働条件通知書の見直しが必要です。

前提として労働条件明示義務とは、労働基準法に基づき、採用時に賃金や労働時間などの労働条件を書面等で明示する使用者の義務のことです。物流・建設・医療業界の時間外労働規制で知られる「2024年問題」と同じ2024年に、全業種に関わるこの明示ルールの変更も施行されました。今回追加された明示事項は、以下のとおりです。

明示が義務化された事項	対象となる労働者
就業場所・業務の変更の範囲	すべての労働者
更新上限の有無とその内容	有期契約労働者
無期転換申込機会	無期転換申込権が発生する有期契約労働者
無期転換後の労働条件	無期転換申込権が発生する有期契約労働者

ここで関係するのが無期転換ルールです。これは、有期労働契約が通算5年を超えた場合、労働者の申込みによって無期労働契約に転換される制度を指します。2024年4月以降は、無期転換申込権が発生する契約更新のタイミングで、「無期転換を申し込めること」と「無期転換後の労働条件」を明示することが義務づけられました。

アルバイト・パートを多く抱える飲食店や美容室・サロンでは、有期契約の更新が頻繁に発生します。更新のたびに明示事項を満たしているかを確認し、契約書のテンプレートを最新の様式に更新しておきましょう（出典：2024年4月から労働条件明示のルールが変わります（厚生労働省））。

厚生労働省「シフト制ガイドライン」のポイントは？

厚生労働省は2022年1月に「いわゆる『シフト制』により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項」を公表しました。これはシフト制特有の労使トラブルを防ぐための指針で、契約や運用の基準を明確にしています。

最も重要なポイントは、契約書に「勤務時間はシフトによる」とだけ記載するのは不十分だという点です。厚生労働省の留意事項によれば、原則的な始業・終業時刻や休日の考え方を明示するか、一定期間のシフト表を併せて交付する必要があるとされています。

もうひとつ押さえたいのが、休業手当の扱いです。休業手当とは、使用者の都合で労働者を休業させた場合に支払う、平均賃金の60%以上の手当を指します。「店が暇だから」という理由でシフトを一方的に削減・休業させた場合、労働基準法第26条に基づき、この休業手当の支払いが必要になります。

さらに、シフト制のパート・アルバイトであっても、所定労働日数や勤続年数に応じて、労働基準法第39条に基づく法定日数の年次有給休暇が付与されます。「アルバイトだから有給はない」という認識は誤りであり、トラブルの原因になるため注意が必要です。

シフト管理に使えるツールは？特徴と選び方

シフト管理に使えるツールは、大きく「エクセル」「シフト管理システム」「シフト機能付きの予約システム」の3種類に分けられます。店舗の規模やコスト、既存システムとの相性で選ぶのがコツです。

ホットペッパーグルメ外食総研が2022年に行った調査では、飲食店経営者がデジタルツール導入で効果を実感した項目の第1位が「シフト・勤怠管理」でした。シフト管理は、DX（デジタル化による業務効率化）の効果が表れやすい領域といえます。

エクセル
多くのパソコンに最初から入っており、追加コストなしで始められるのがメリットです。操作に慣れた人が多く、不明点もインターネットで調べやすい一方、人の目での確認・調整が必要で時間がかかり、自動集計には関数の知識が求められる点がデメリットです。

シフト管理システム
スタッフからの希望収集と、設定した必要人数に基づく仮シフトの自動作成までを担ってくれるツールです。最終調整は必要ですが、作成手順を大きくショートカットできます。月額コストはかかるものの、作成時間の削減効果は大きいといえます。

シフト機能付きの予約システム
予約システムの中には、予約状況・顧客情報とあわせてシフトを管理できるものもあります。予約の繁閑とシフトを連動させられるため、業務全体の効率化につながります。予約制ビジネスであれば、最も相性の良い選択肢です。

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シフト管理システムのおすすめは？主要サービス比較

シフト管理システムは、既存システムとの連携・店舗数・スタッフの使いやすさで選ぶのがおすすめです。代表的なサービスの特徴を以下の表で比較します。

サービス名	提供企業	特徴	連携・強み
Airシフト	株式会社リクルート	シフト収集〜作成〜調整を効率化	Airリザーブ・Airレジと連携可能
シフオプ	株式会社リクルート	複数店舗のシフト管理に強い	労務規定違反リスクの検知機能
らくしふ	株式会社クロスビット	LINEでシフト提出・確認が完結	スタッフの操作負担が小さい
Airリザーブ	株式会社リクルート	クラウド型予約システム	Airシフトと連携し予約とシフトを一元管理
EDISONE予約	株式会社ビヨンド	クラウド型予約システム	顧客管理機能とシフト管理機能が連動

サービス選びで迷ったときは、自店の状況に合わせて次のように判断すると失敗しにくくなります。

こんな店舗・ニーズ	向いている選択肢
まずコストをかけずに始めたい	エクセル（無料）
すでにAirレジ・Airリザーブを利用している	Airシフト
複数店舗を統括し労務管理を徹底したい	シフオプ
スタッフがLINE中心で提出率を上げたい	らくしふ
予約・顧客管理とシフトを一体化したい	Airリザーブ／EDISONE予約

たとえば、複数店舗を運営していて労務コンプライアンスを重視するなら、シフオプの労務規定違反リスクを検知するコンプライアンスチェック機能が有効です。法定労働時間や連勤の超過をシステムが警告してくれるため、人手による確認の負担を減らせます。一方、学生アルバイトが多くスマートフォン中心の店舗なら、LINEでシフト提出・確認が完結するらくしふが、提出率の向上に役立ちます。

▼Airリザーブ・EDISONE予約の詳細

予約システムとシフト管理システムを連携するメリットは？

予約システムとシフト管理システムを連携する最大のメリットは、予約の繁閑に応じてリアルタイムに人員を最適配置できることです。予約という「需要」とシフトという「供給」を連動させることで、過剰人員と人手不足の両方を防げます。

たとえば、株式会社リクルートが提供するクラウド型予約システム「Airリザーブ」は、同社のシフト管理システム「Airシフト」と連携し、スタッフの空き状況と予約枠を連動させることが可能です。予約が埋まっている時間帯に人員を厚くし、空いている時間帯は絞るといった、ダイナミックな人員配置が実現します。

さらに、AirレジのようなクラウドPOSレジ（インターネット上のサーバーでデータを管理し、タブレット等で操作するPOSレジ）と組み合わせれば、売上データに基づいた必要人数の算出までを一気通貫で行えます。先述した人時売上高のような指標も、データが自動で蓄積されるため管理しやすくなります。

人手不足が深刻化する中、こうした予約システムとシフト管理システムの連携は、省人化と業務効率化を同時に進める有力な手段です。予約・顧客・シフト・売上のデータを分断せずに扱える体制を整えることが、これからのシフト管理の標準になりつつあります。

なお、自店に合った予約システムの選び方は、当サイトの比較記事もあわせて参考にしてください。

シフト管理に関するよくある質問

シフト制の運用では、労働法に関する誤解からトラブルに発展するケースが少なくありません。ここでは、特に間違えやすいポイントをQ&A形式で整理します。

シフト制なら、店が暇な日は自由に休ませて給料を払わなくてもよいですか？

いいえ。使用者の都合でシフトを削減・休業させた場合は、労働基準法第26条に基づき平均賃金の60%以上の休業手当を支払う義務があります。スタッフ都合の欠勤とは扱いが異なる点に注意が必要です。

シフト制のアルバイトには有給休暇はないのですか？

いいえ。シフト制やアルバイトであっても、所定労働日数と勤続年数の条件を満たせば、労働基準法第39条に基づき法定日数の年次有給休暇が付与されます。「アルバイトだから有給はない」という認識は誤りです。

雇用契約書に「勤務時間はシフトによる」とだけ書けば問題ありませんか？

不十分です。厚生労働省の留意事項では、原則的な始業・終業時刻や休日の考え方を明示するか、一定期間のシフト表を併せて交付する必要があるとされています。

2024年4月からの労働条件明示ルールの変更は、正社員だけが対象ですか？

いいえ。「就業場所・業務の変更の範囲」はすべての労働者が対象です。「更新上限の有無」や「無期転換に関する事項」は、有期契約労働者が対象となります。

18歳未満の高校生アルバイトは何時まで働けますか？

原則として午後10時までです。労働基準法第61条により、18歳未満の年少者は午後10時から午前5時までの深夜業が禁止されています。閉店時刻が遅い店舗では特に注意しましょう。

予約システムとシフト管理は、別々に管理するしかないのですか？

いいえ。AirリザーブとAirシフトのように、予約状況とスタッフのシフトを連携させて一元管理できるシステムがあります。予約の繁閑に応じた人員配置がしやすくなります。

シフト管理を効率化する一番のコツは何ですか？

手作業をシステム化することです。スタッフ希望の自動収集と、必要人数に基づく仮シフトの自動作成により、作成時間を短縮しながら労務違反のリスクも同時に減らせます。

まとめ：シフト管理のコツは仕組み化と法令遵守

シフト管理のコツは、「必要人数の事前算出」「希望の早期回収」「労働基準法の遵守」「システム活用」という4つの軸を仕組みとして定着させることに尽きます。人員の最適化が実現できれば、質の高い営業と売上の最大化につながります。

シフト管理の課題の多くは、一度に解決できるものではありません。しかし、シーズン別のモデルシフトの準備や、スタッフとの日々のコミュニケーション、そしてシステム化といった少しの工夫の積み重ねで、確実に負担を軽減できます。

特に2024年4月の労働条件明示ルールの変更や、厚生労働省のシフト制ガイドラインへの対応は、もはや任意ではなく必須の取り組みです。法令を守りながら効率的にシフトを組む体制として、予約システムとシフト管理システムの連携は有力な選択肢といえます。本記事のポイントを参考に、スタッフが快適に働ける環境づくりと、店舗運営の効率化を進めてみてください。