無料で導入できるGoogleカレンダーは予約システムとして使える？

クラウドサーバー上でまとまった人数のスケジュールや予約情報が管理できるGoogleカレンダーを活用すれば、手帳やメモ帳などの紙媒体がなくても効率的な情報共有および解析が可能になります。

Googleカレンダーを予約システムとして利用する場合のメリットと注意点についてまとめましたので、新たな予約システムの導入を検討している企業の方はぜひとも参考になさってください。

 

Googleカレンダーの予約枠機能の使い方

「予約システムは便利そうだけど、わざわざちゃんとしたシステムをゼロからつくる余裕はない」という方のために、ここではGoogleカレンダーを利用した予約システムの作り方についてお伝えしていきます。

カレンダーに標準搭載されている「予約枠機能」を使うことで、ウェブ上で顧客の予約情報を視覚的に管理することができます。

予約枠機能では時間単位で枠を設定することができ、3時間や4時間などのブロック単位で指定したり、30分ごとに予約枠を細かく設定したりといった、柔軟性のある予約システムを構築することができます。

作成したシートのURLを公開することで実際に予約を受け付けることが可能になり、顧客から寄せられた予約情報は店舗側にメールとしてフィードバックされる仕組みになっています。

きめ細かい時間枠の設定はできませんが、簡易的な予約システムとしては充分な機能をそなえていると言えます。

 

Googleカレンダーで予約システムを作るには

予約受付時間や営業日などを設定すれば、Googleカレンダーを使った予約システムが作成できます。

専用のアプリのインストールや難しい設定などがいらないので、専門のIT知識がなくても誰でも簡単に操作ができるのが大きな特徴といえるでしょう。

作成した予約システムのURLをネット上で公開することで、お客様が予約できる状態になります。

作成手順

予約システムは以下の手順で作ります。

1. Google Work Spaceの専用アカウントを作成する
2. 予約時間を設定する
3. 予約受付用のURLを公開する

それぞれの手順について詳しく解説します。

 

Google Work Spaceのアカウントを作成する

Google Work Spaceのアカウントを作成します。
アカウントはGoogleカレンダーの時間枠をクリックします。
ポップアップ画面から予約スケジュールをクリック、Google Work Spaceの申込みフォームに移行します。

 

予約時間を設定する

アカウント取得後、Googleカレンダーを開き、予約が可能な時間帯のグリッド上をクリック。
ポップアップアイコンのタイトル欄に任意のタイトルを追加、予約枠を設定します。
予約枠は30分単位で設定ができます。

タイトル・予約時間の設定ができたら保存します。保存後、下のような画像になります。

 

予約専用のURLを公開する

利用者が予約する際のURLを発行し、自社のHPなどで公開します。
実際に利用者が予約する時は下のような画像になります。

 

Googleカレンダーで予約枠を作るメリット

Googleカレンダーで予約システムを作るメリットは、2つ紹介します。

誰でも簡単に設定・運用ができる

皆さんの中で、Googleを使ったことがないという方は少ないのではないでしょうか。
アカウントさえ作れば、メールなどの様々な機能を誰でも使えるようになります。

Googleカレンダーもアカウントがあれば、誰でも予約枠を設定できます。

予約枠の設定も基本的な動作は難しくありません。
Googleカレンダー自体に予約枠機能が標準搭載されているので、他のアプリケーションなどは一切必要がなく、機能を活用するだけで簡単に設定をすることができます。

何日の何時に予約が入っているかを確認し、他の予約を取りたい方に閲覧できるようにするのも容易です。

ネットで予約枠を開設するのに苦手意識を抱いている方もいるかもしれません。
Googleカレンダーはシンプルな機能が多く、時間帯などさえ設定すれば完成です。

予約枠の設定ができたら、お客様に見てもらいたいサイトなどにURLを掲載し、公開すれば終了です。

無料プランもある！

Googleカレンダーの予約枠機能は基本的に無料なので、まずはお試しで始めてみたいという方にもやりやすくなっています。

他の予約設定をするためのアプリケーションは月額などがかかることもあり、初めて利用してみたいという方にはハードルが高いこともあるでしょう。

まずは無料でどんなものか確認したいですよね。

Googleカレンダーは無料でシンプルな機能を利用できます。
予約枠を利用したい方の中の多くは、お客様の行動データが気になる方もいらっしゃると思います。

アカウントを作りさえすれば何年でも継続して利用できるので、数年後には蓄積された予約のデータを活用して生かしていくことも可能です。

 

Googleカレンダーで予約枠を作るデメリット

簡易的な予約システムとしては申し分のないレベルに達しているGoogleですが、最初から予約システムに特化したかたちで開発されたわけではないため、本格的な運用にあたってはいくつかの問題点や注意点があります。

具体的な問題点としてはまず、「詳細な予約情報が管理しにくい」という点が挙げられます。

システムで用意された予約枠が確保されると、その時点で該当の予約枠はロックされた状態になり、他のユーザーが予約できないようになってしまいます。

したがって、たとえば宴会場など定員が2名以上の会場など、複数回の予約を受け付けたいような場合は不向きといえます。

会議室など、予約枠があらかじめ限定されている場合は有用な予約システムとして機能します。

アカウントを取得していなければシートにアクセスできないため、ユーザー層があらかじめ限定されてしまうというデメリットもあります。

 

Googleカレンダーで予約枠を作るより他の予約システムの利用や連携をさせた方が良い理由

Googleカレンダーで予約システムを作る最大のメリットは、専用の予約システムを購入しなくても誰でも簡単に設定・運用ができることです。

ですが、Googleカレンダーは本来、個人の予定の管理を目的に作られたものなので、業種によっては使いづらい・本格的な運用には向いていないと感じることもあるでしょう。

Googleカレンダーで予約システムを作った際の注意点やデメリットなど、他の予約システムの利用や連携をさせてた方が良い理由を詳しく解説します。

専用アカウントがないと利用できない

Googleカレンダーで予約システムを作成するには、Google Work Spaceアカウントもしくはビジネス用のアカウントを取得する必要があります。

また、利用者もGoogleアカウントを持っている人が対象になるので、利用者にとってハードルが高くなるといったデメリットがあります。

誰でも気軽に利用できるシステムにするのであれば、他の予約システムを導入する・専用のプラグインと連携させる方が良いでしょう。

大人数の予約ができないなど詳細な設定ができない

本来スケジュール管理を目的に作られたものなので、1つの予約枠内での複数人の予約はできません。

また、オンライン決済や顧客情報の管理、分析などの機能もないため、店舗運営や利用者の利便性を高めるには別の専用ツールを導入する必要があります。

 

Googleカレンダーと予約システムを連携させて使おう

本格的な予約システムとしてGoogleカレンダーを利用する場合、WordPressや専用の予約システムと連携させると良いでしょう。

他のツールと組み合わせることで、自社のサービスとの相性が良くなるほか、決済サービスや顧客分析など店舗運営がしやすくなるだけでなく、お客様も利便性も向上します。

WordPressと連携させて利用する

店舗や会社でWordPressを利用しているのであれば、Googleカレンダーと連携ができるプラグインを活用するのもおすすめです。

プラグインには無料で利用できるものもあり、自社の業種やサービスに合ったものを選べるのも大きなメリットといえるでしょう。

手順もGoogleカレンダーで埋め込み用のショートコードを作成し、WordPressに貼り付けるだけなので連携も簡単です。
もし、さらに詳し内容を知りたい場合には、以下のサイトをご覧ください。

STORES予約(旧Coubic)

他のスケジュール管理アプリなどと連携させることで、Googleカレンダーの弱点を補完することができ、より完璧な予約システムとしてカスタマイズすることができます。

Googleカレンダーと手軽に連携させられる便利な管理ツールとしてSTORES予約があります。

具体的な連携手順はいたってシンプル。Googleと「STORES予約」双方のアカウントを取得し、「STORES予約」の管理画面から「Googleアカウントと連携」を選択し、事前に取得したアカウントでログインすれば相互連携が完了します。

カレンダーの予約情報を店舗スタッフなど複数人で共有したい場合は、「STORES 予約」のメニューから共有したい予約情報を選択し、「メンバーと共有する」というメニューを選択すればOKです。

アクセス権限の設定なども画面上で簡単に行えますので、予約システムとして活用する際にはぜひとも外部システムとの連携を検討しましょう。

 

おすすめの予約システムをお探しならResKa(レスカ)

Googleカレンダーだけで予約システムを完了させることもできますが、他のシステムも導入したり、連携をしたり、様々に取り合わせるとより便利に活用できるようになります。

その中でもおすすめの予約システムは、「ResKa(レスカ)」というシステムです。
もちろん、初めて予約システムを使うという方でも安心の使いやすいシステムとなっています。

Googleカレンダーでは、お客様の情報はアカウント名のみしか確認することができません。

アカウント名をハンドルネームなどにしていると、本名の確認などで手間取ってしまいます。
さらに、リピーターなのかどうかのチェックもしづらいことがあります。

「ResKa」の予約システムは、最初にお客様情報を登録してしまえば、その後は簡単な操作だけで予約の入力や管理が簡単にできます。

さらに、「ResKa」はただ予約を管理するだけではなく、顧客の情報管理も容易にできるようになるので、リピーターの方はどれだけいるのか、どんな予約に人気があつまっているのかなど、向上させていくために必要な情報を集めることもできるようになります。

さらに「ResKa」の嬉しいポイントは、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットで利用できることです。
自宅にいながらでも、仕事場にいながらでも、予約システムを閲覧・閲覧できるので、自由度が高いといえるでしょう。

まとめ

アカウントがあれば無料で利用できるGoogleカレンダー。

予約枠機能を上手に活用することで来店予約などを受け付けられるようになり、集まった予約データは複数のアカウントで共有することができます。

外部システムと連携させることでカレンダーの弱点を補うことができ、より利便性の高いシステムとして活用することが可能になります。