顧客満足を上げる「予約お礼メール」の書き方│業種別の例文も

顧客に対しての予約お礼メールは、感謝の気持ちを伝えるだけではなくリマインドメールも兼ねています。

店舗と顧客との関係性を良好なものにするために、適切な内容のメールを作成することが大切です。

本コラムでは、お礼メールの重要性や記載する項目、作成時のポイントについて詳しく解説します。
業種別に例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

安心感を与えられるようなメールを作成して顧客満足度を高めましょう。

予約お礼メールの重要性

店舗によっては「本当にお礼メールは必要なのか？」と悩むこともあるでしょう。

予約お礼メールは感謝の気持ちを伝えるだけではなく、予約内容の確認やリマインドの意味を兼ねています。
確実に予約されていることが伝わるため、顧客の安心感にもつながるでしょう。

予約忘れによるキャンセルが軽減できる点も大きなメリットです。

お礼メールを送ったことでキャンセルにつながる可能性もありますが、無断キャンセルを防げたと思えばデメリットとは言えないでしょう。

予約お礼メールに記載する項目

予約お礼メールに記載する項目について解説します。

• 予約した顧客の名前
• 予約内容
• 持ち物や注意事項
• 店舗情報
• キャンセル時の案内
• 感染対策について

項目を確認するだけで予約内容が全て把握できる内容にすることがポイントです。

必要な情報を簡潔に記載すると顧客とのやりとりも最小現に抑えられるため、双方の負担を減らせます。

予約内容の確認を兼ねているため、内容は正確に記載しましょう。

予約した顧客の名前

メールを作成する際には、冒頭に予約した顧客の名前を記載します。

名前を記載する際にはフルネームであることと、正しい漢字で記載することが大切です。
万が一送信先が間違っていた場合も名前を記載することで判明しやすくなります。

予約内容

予約内容は日にちやメニューの確認ができるよう、正しく記載しましょう。

記載する内容は基本的に日時と予約人数、コースやメニュー名、プランなどです。
予約番号があれば合わせて記載すると、双方が確認しやすくなります。

予約時間を記載するときには24時間表記が一般的ではありますが、12時間表記を採用する際には「午後・午前」いずれかをつけましょう。

オンラインセミナーの予約お礼メールの際には、URLも記載します。

持ち物や注意事項

サロンやスクール系店舗の場合、顧客が持ち物を持参しなければならないシーンもあるでしょう。
必要な持ち物があれば予約お礼メールに記載しておくと、顧客も余裕を持って準備できるためとても親切です。

持ち物や注意事項など、記載内容が複数ある場合には箇条書きにすると読みやすくなります。

店舗情報

初めて利用する人でもメール内容を見て安心できるように、店舗情報も記載しましょう。

Google Mapや最寄り駅（出口番号も含む）も記載されていると顧客はアクセス方法を把握しやすくなります。

予約時間まで辿り着けなかったり、予約変更をしたかったりする際に、顧客がメールを見てすぐ連絡できるように店舗の連絡先や担当者名の記載も必要です。

メールを作成するたびに店舗情報を打ち込むのは効率的ではないため、あらかじめフォーマットを用意しておきましょう。

住所を記載する際にはビルの名前などを省略しないようにしてください。

キャンセル時の案内

やむを得ない状況も考えられるため、キャンセル時の案内もお礼メールに記載します。

無断キャンセルに対しての注意喚起にもなり、店舗の利益損失や機会損失を抑えるためにも大切な項目です。

顧客がキャンセル方法を把握しやすいように、キャンセルフォームのURLを貼り付けると親切です。

感染対策について

コロナ禍以降、感染対策に対して気を使う顧客が増えています。

顧客に安心して利用してもらうために、来店時に気をつけて欲しいことや店舗が行なっている対策などを記載すると良いでしょう。

メール本文に記載すると長くなってしまう際には、対策内容が確認できるページへ移行できるURLを貼り付けるのもおすすめです。

予約のお礼メールを送信する際のポイント

伝わりやすいお礼メールを送信するために、次のポイントを抑えておきましょう。

• お礼メールの件名はわかりやすく
• お礼メールの内容は簡潔にする
• 記載内容のミスをしない
• 送信タイミングを統一する

予約のお礼メールは顧客がメールを開封して読んでもらうことが重要となります。件名や送信するタイミングには特に注意しましょう。

お礼メールの件名はわかりやすく

メールの件名がわかりにくいと、相手に届いていても開封されない可能性があります。
件名だけで「誰から」のメールか把握できるようにすることが大切です。

「○○のご予約について」など、店舗名も記載した上で簡潔で分かりやすい件名をつけましょう。

お礼メールの内容は簡潔にする

顧客によってはお礼メールそのものを負担に感じる人もいるため、長文を避けて簡潔にまとめることを心がけましょう。

丁寧に伝えようと意識するあまり、長文になってしまうと内容の読み落としにつながります。
改行したり空行を入れたりしながら読みやすい文章を意識するのは大切です。

箇条書きやURLリンクなどを活用すると内容を簡潔にまとめられます。

記載内容のミスをしない

予約お礼メールに限ったことではありませんが、記載内容のミスがないか送信前に必ず確認します。

予約内容が間違えて記載されていると、トラブルに発展しまう可能性もあるため注意が必要です。

メールには個人情報が記載されています。
送信先にも間違いが無いように、必ず確認してから送信しましょう。

送信タイミングを統一する

お礼メールの送信タイミングは、以下の目的ごとに適切なタイミングで送信するようにしましょう。

• 予約完了のお知らせ
• リマインドのお知らせ

予約完了をお知らせする際には、予約確認後すぐに返信するのが適切なタイミングです。

リマインドメールを兼ねている際には予約日の2〜3日前が適しています。
ただし、店舗側で仕入れや準備が必要な際には、キャンセルが発生しても損失を抑えられるタイミングでの送信が適切と言えます。

いずれにおいても送信タイミングは統一しておくと、顧客側も安心するでしょう。

予約お礼メールは予約システムを活用するとスムーズにできでます。

メール自動送信機能を活用すると、業務効率化につながるだけではなく送信漏れなども防げるようになり便利です。

予約業務効率化に便利な予約システムはこちらからご確認できます。

【ジャンル別】予約お礼メールの例文

店舗によってお礼メールの記載内容は変わってきます。
ジャンル別にメール内容の例文を記載しているので、ぜひ参考にしてください。

飲食店の場合

飲食店の場合の例文を紹介します。

席のみの予約の際には人数や子どもの有無、そして指定があれば席の種類なども記載します。
アレルギー対策の要望があった際には、その旨も記載すると顧客は安心できるでしょう。

サロン系の場合

続いて美容院やエステなどサロン系の例文を紹介します。
サロン系の場合には1日のタイムスケジュールが決まっているため、予約時間に来店されなかった場合の注意事項を記載するとトラブルを軽減しやすくなるでしょう。

施術者の指名があれば、合わせて記載すると顧客の安心感が高まります。

スクール系の場合

スクール系の予約お礼メールの例文を紹介します。

月額料金、1回料金と分かれている際には本文内に記載しましょう。
必要な持ち物を記載しておくと、顧客はスケジュールに余裕を持って準備できるようになります。

宿泊施設の場合

宿泊施設の例文を記載します。

通常店舗に比べると記載内容も増えてきますが、トラブルを可能なかぎり防ぐために詳細をあらかじめ伝えておきましょう。

オンラインセミナー系の場合

実店舗だけではなくオンラインセミナーなどの例文を記載します。

オンラインセミナーではZoomURLとログインIDの記載が必要となります。
セミナーをスムーズに進行するために、注意事項も記しておくのがおすすめです。

予約お礼メールで顧客からの印象アップ

顧客満足度を高めるためにも、無断キャンセルを軽減させるためにもお礼メールは必要です。

丁寧さが伝わる文章を作成するのはもちろんのことですが、内容が伝わりやすいように簡潔にまとめる必要があります。

メール作成する際には、コラムに記載している例文やポイントをぜひ参考にしてください。

予約数が増えてきた際やメール送信漏れを防ぎたい際には、メール自動送信機能が搭載されている予約システムを導入するのもおすすめです。

お礼メールを送ることで顧客とのより良い関係性を築き上げましょう。