予約システムは説明会の必須アイテム！おすすめシステムをご紹介

会社説明会や採用説明会などには大勢の参加者が訪れるので、2部制・3部制を採用するケースも珍しくありません。
大勢の参加者を人力で振り分けると、人為的なミスで予約を忘れるケースもあり得ます。

そのようなミスを防ぐことができる予約システムは、いまや説明会に必須といっても過言ではないでしょう。
ここでは、予約システムの特徴や魅力、おすすめする5つの予約システムをご紹介します。
 

説明会で予約を受け付ける際によくあるトラブル

説明会の開催に際して参加者の予約を受け付ける時、アナログ的な手法で予約を受け付けてしまうと、思いもよらないトラブルが発生することがあります。

予約中にトラブルが発生すると余分な労力が必要になるばかりか、予約自体をストップせざるを得ない状況に陥ることも珍しくありません。

さらに、説明会当日に予約ができていないことから、参加者に嫌な思いをさせてしまう結果になります。

このような状況になるとスタッフの疲労は激しくなりますし、最悪のケースでは会社のイメージダウンにつながってしまいかねません。

ここでは、説明会の予約で起こりがちなトラブルをまとめてみました。

予約手段が多いとリアルタイムの受付ができない

説明会の予約方法に「電話・メール・LINE・応募フォーム」など複数の窓口を用意すると、それぞれにスタッフが張り付かなければならなくなります。

しかしそうなると作業動線が複雑になり、ブッキングや予約漏れが生じてしまいかねません。

トラブルの発生を抑止しながら異なるプラットフォームの情報を一括で管理するのはとても難しいですから、結果として予約処理に時間がかかってしまい、リアルタイムでの受付ができなくなってしまうのです。

スタッフのコストがかかる

予約システムが自動化されていない場合はスタッフによる受付処理が発生するので、土日祝日もスタッフ対応が必要となります。

当然スタッフの稼働日数が多くなるので、その分コストがかかってしまいます。

休み明けの処理が追いつかない

コストを抑えるために土日祝日は電話受付を休みとし、メールやLINE、応募フォームでの受付を行うと、休み明けには電話対応と、休み中の予約処理を行う必要があります。

先に休み中の予約処理を行わないといけないのですが、予約が多いと処理が追いつかず電話受付を急遽中止にするなどの対応が必要になります。

予約ミスが発生する

電話予約では予約日や時間の聞き間違いで本来の希望と異なる日時に予約を入れたり、メールからの受付処理の日時を間違えたりするケースもあります。

対応スタッフが多くなればなるほど、人的ミスは増えてしまいます。
確認メールで気づいたときには、希望の日時が満席になっていると、大きなトラブルに発展する可能性もあります。
 

予約システムを説明会の予約に利用するメリットは大きい

ここまでで、説明会の予約時によくおきるトラブルをご紹介しましたが、このようなトラブルは是非とも避けたいものです。

特に会社説明会でダブルブッキングや予約ミスによって、当日に会場まで足を運んだにも関わらず参加できなくなると、会社の信用に関わってきます。

最近ではこのようなトラブルが起きればSNSで直ぐに発信され、瞬く間に拡散されていまいます。
つまり、正確な予約受け付けができないと、会社へのダメージが大きいともいえるでしょう。

予約システムを導入すれば予約でのトラブルをゼロにして、スムーズな予約受け付けが可能となります。
ここでは説明会の予約に、予約システムを導入するメリットについてお伝えします。

オンライン予約で24時間いつでもリアルタイムに受付が可能

予約システムはオンラインでの予約になるので、リアルタイムでの受付が可能です。
しかもシステム自体がユーザーライクに仕上がっているので、予約方法が簡単なのが特徴です。

スタッフの稼働時間を考慮する必要もなくなり、24時間土日祝日いつでも受付が可能となります。

スマートフォンで手軽に予約が可能

予約システムはオンラインシステムであることは既にお伝えしていますが、オンラインであるためにスマートフォンで手軽に予約が可能です。

現代では多くの方がスマートフォンを利用していて、パソコンは持っていないけれどスマートフォンは持っている方がほとんどです。

電話で会話することなく、スマートフォンからサイトを開いて予約ができるので、通勤通学の電車やバスの移動時間に予約が完了する手軽さが魅力です。

さまざまな機能で利用者も運営側も便利になる

予約システムにはさまざまな便利機能が搭載されていて、利用者側も運営側も両方が便利に利用できるのも魅力です。

利用者側にとっては、予約確認メールが届くので受付されたことが確認できて安心できますし、メールを保存したりカレンダー登録したりすることで、予約日時を間違えることがありません。

運営側にもメリットがあり、予約フォームに入力された顧客データを、データベースとしてそのまま利用できます。

データベース化されていれば当日の受け付けで、名簿作成などがとても簡単になるメリットは大きいといえるでしょう。

システムでの予約管理は効率的でコスト削減もできる

予約システムは人間でなくシステムが予約を受け付けるので、人的なミスが発生しません。
しかも、利用者の予約タイミングはリアルタイムなので、ブッキングも予約漏れもなくスムーズな予約受付が実現します。

さらに、予約の取り消しや日時変更もシステムが管理するので、手間なく確実な予約が行えます。
これは利用者にも運営側にも、大きなメリットであるのは間違いないでしょう。

アナログでの予約処理には大勢のスタッフが必要でしたが、予約システムがあれば最少人数のスタッフで対応できます。
その結果、人件費コストをかなり削減できるという運営側にはうれしいメリットも存在します。

有料の説明会では予約時に決済が完了する

説明会を有料で開催する際には、アナログでは非常に煩雑な作業が必要となります。

チケットを作成して販売したり、オンラインであっても入金方法が多いと入金確認が大変だったりと、無料の説明会よりも多くの労力が必要となります。

そこに予約システムを導入すれば、さまざまな決済方法が可能となり、予約時に決済が完了するので面倒がありません。

最近ではクレジットカード決済だけでなく、電子マネーやQRコード決済、キャリア決済、コンビニ決済など多くの決済方法が登場しています。

予約システムではほとんどの決済方法に対応していますし、決済が完了しないと予約が成立しないシステムとなっているため、安心かつ確実な予約を受けられます。

オプション利用でさまざまな説明会に対応が可能

予約システムには標準機能とオプション機能があり、オプション機能を利用すればより柔軟な予約を受け付けることが可能となります。

もちろん各予約システムでオプション機能は異なってきますから、自社の説明会にぴったりな機能を選ぶとよいでしょう。
 

説明会の予約受付に欲しい予約システムの機能や選び方

どの説明会でも独自のスタイルを持っていて、できるだけ多くの参加者に来場して欲しいはずです。
それにはスムーズな予約受け付けが必要であり、ブッキングなどのミスがあってはいけません。

そこで活躍するのが予約システムですが、説明会の予約時にはどのような機能があれば便利なのか、知りたい方もいるでしょう。

こちらでは、説明会の予約受け付けに欲しいシステムの機能や選び方を解説します。

選び方は自社の説明会に合っている予約システムであるか

予約システムの選び方ですが、これは自社の説明会に合っているかどうかで決まるといえます。
また、導入コストも検討することが望ましいです。

例えば、アパレル業界の説明会なのに飲食店専用の予約システムを選んでしまうと、使い勝手がよくありません。

費用面では初期費用が0円でもランニングコストが高額であれば、途中で使うのが辛くなるかもしれません。

さらに、コストと搭載機能は比例関係にありますから、仮に初期費用とランニングコストを0円に抑えるとすれば、自然に使える機能も限られてきます。

これらのことから、自社に適した予約システムであること、コストと機能が希望どおりであることを目安に、予約システムを選ぶとよいでしょう。

また、次から紹介する機能を参考に選ぶことがおすすめです。

24時間リアルタイムの受付機能

予約システムはオンラインでの予約受け付けが可能なので、24時間リアルタイムに予約受け付けが可能であることは必須となります。

ほとんどの予約システムで24時間リアルタイム受け付けが可能ですが、クラウドサーバーを利用するシステムの場合、メンテナンス時間に予約ができないこともあるため注意が必要です。

24時間リアルタイムに予約受け付けが可能になれば、利用者も時間の制限を受けることなく予約でき、参加率がアップするでしょう。

キャンセル待ち機能

人気の説明会になると、応募開始から短時間で予約枠が埋まってしまいます。
参加者の全員が100％参加することは珍しく、必ず数名のキャンセルが現れます。

そんなときにキャンセル待ち機能があれば、参加したかったけれど既に満席だった方も参加できることとなり、空席を作ることなく利用者も満足できます。

リマインドメール機能

予約システムには予約受け付け時に、自動配信メールにて予約確定のメールを配信します。
さらに、説明会の2日前などに、リマインドメールを自動配信できれば参加日を忘れていた方にも便利です。

また、当日に必要な持ち物などを直前に確認できるので、参加者にとっては嬉しい機能になります。
運営側としても、参加日を忘れたり間違えたりして当日の欠員を防げるので助かります。

予約フォームのカスタマイズ機能

説明会の独自性を出すためにも決まったデザインではなく、自社でカスタマイズできる機能は有効です。
とはいっても、カスタマイズに面倒な操作が必要となると、逆に時間がかかってしまうばかりか必要な機能を搭載し忘れるかもしれません。

ドラッグ＆ドロップなどの簡単操作でカスタマイズできる機能が望ましいでしょう。

テキストのフォントや背景の変更、ボタン、予約カレンダーなどが簡単にカスタマイズできて、自社のロゴも挿入できればオリジナリティ満載の予約フォームが完成します。

登録情報をCSV形式でダウンロードできる

予約システムには予約フォームに入力された情報が、データベース化されています。
これらの情報をCSV形式でダウンロードできれば、別ソフトなどで解析することも可能です。

また、ラベルソフトにCSVを加工してインポートすれば、DMの宛名ラベルが簡単に出来上がります。
CSVファイルは加工しやすくさまざまなソフトに利用できるので、CSV形式へのダウンロードは必須です。

メルマガやDM配信機能

予約システムにメルマガやDM配信機能が搭載されていれば、説明会参加者へのフォローアップが可能となります。

特に商品説明会などでは当日にはあまり興味がなくても、その後のメルマガやDMを見て商品に興味を持つ可能性があります。

さらに自社の公式サイトへ誘導できれば、もっと詳しい情報を紹介できるのでフォローアップは重要です。
説明会の直ぐ後にアンケートメールを送れば、どれだけの参加者が興味を持ったかも解析できます。

 

説明会の予約にオススメの予約システム5選をご紹介

それでは説明会の予約におススメとなる、5つの予約システムをご紹介しましょう。
どの予約システムもそれぞれ特長があり、機能面も充実しているのが魅力です。

数ある予約システムから自社の説明会に適しているか確認したうえで、比較検討してみてください。

Reska（レスカ）

ResKa（レスカ）は多くの企業や店舗で採用されている予約システムで、経営者への調査結果では支持率86％を誇っています。

その理由には直感的に予約入力と管理が行えるので、初心者でも効率よく扱える点にあります。

画面を見ながら簡単に操作できるのは、ResKaではじめて予約受け付けを行う運営側と、利用する参加者側の両者にとって大きなメリットです。

さらに、予約画面の入力項目はパーツを組み合わせるだけで、オリジナルシートが完成します。

ResKa（レスカ）のメリット

• トライアルで1か月無料で試せる
• 直感的な操作ではじめてでも安心できる
• 入力項目を誰でも簡単にカスタマイズできる
• スマートフォンなどあらゆる端末で利用が可能
• クラウドにて予約と顧客情報をワンストップで管理

ResKa（レスカ）の料金

プラン名	月額費用（税込）	アカウント
Plan A	27,500円	最大3名
Plan B	33,000円	最大10名
Plan C	44,000円～	最大11名～※詳細は要問い合わせ

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）は、クラウド型予約管理システムとして人気があります。
2010年のサービス開始から培ったノウハウを活かした、最適な予約システムを提案しています。
導入実績は4,000件以上あり、専任スタッフによるサポート体制も魅力のひとつです。

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）のメリット

• 複数店舗も管理可能
• 直感的な操作ができる
• 専任スタッフによるサポート体制
• WEBサイトに予約システムを組み込める

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）の料金

• 基本料金月額：22,000円（税込）、初期費用別途
• 月間受付数に応じて従量課金が発生する
• Enterprise（大型プロジェクト・大企業向け）は、要問い合わせ

Goope（グーペ）

Goope（グーペ）は短時間でホームページを作成して、予約受け付けも作成したホームページで行うサービスです。
店舗の公式サイトと予約システムを同時に入手したい方には、便利なサービスとなります。

ホームページ作成にはテンプレートを使用するので、詳しい知識がなくても簡単に作成が可能です。
また、メールマガジンなどの配信機能も搭載していて、いつでも情報発信が可能なのも魅力です。

Goope（グーペ）のメリット

• 15日間のお試しがある
• ホームページと予約システムがセットで入手できる
• テンプレートを使えば誰もがホームページ作成が可能

Goope（グーペ）の料金

• ライトプラン月額：1,100円（税込）
  ※新規ドメインの取得が必要
  ※初期費用3,300円が必要

• スタンダードプラン月額：3,300円（税込）
  ※初期費用3,300円が必要

リザエン

200以上の業種に対応していて、1か月の無料トライアルにてシステムを試すことが可能です。
2000年のサービス開始以来、信頼と実績を積み重ねてきた結果、セキュリティを重視とされる自治体や官公庁、大学などの学校法人などにて利用されるまでになっています。
一番の特徴は、予約から顧客管理、決済までワンストップでサービスを提供しているところです。

リザエンのメリット

• 24時間365日の監視体制
• 独自のカスタマイズ機能を搭載
• 1か月の無料体験が直ぐ開始できる

リザエンの料金

ビジネス版月額	11,000円（税込）～
初期費用	22,000円（税込）
決済機能月額	3,300円（税込）
スマートロック連携月額	3,300円（税込）
スタッフ指名機能月額	3,300円（税込）
エンタープライズ版	要問い合わせ

EIPrO（エイプロ）

EIPrO（エイプロ）のメリット

• 20日間のお試しサービスがある
• 予約受け付けと顧客管理が可能
• 既存のホームページに予約システムを追加できる

EIPrO（エイプロ）の料金

プラン名	月額料金（税込）	その他
ネオ	7,700円	カード決済手数料4.04％～
プロ	14,300円	カード決済手数料3.34%～

まとめ

今回は、説明会には予約システムが必須アイテムであることを詳しく解説しました。
説明会はさまざまな目的で開催されますが、いずれも会場の参加者がキャパ100％となることが望ましいはずです。

そのためには、説明会への予約受け付けを確実にして、ミスを起こさずひとりも漏らすことのないスムーズな受け付けが可能となる、予約システムの導入が必須となります。

24時間土日祝日休みなく、リアルタイムな受け付けが可能で、確認メールの自動配信や有料の場合なら決済まで行える心強いアイテムです。

予約システム選びで迷う方は、本記事内でご紹介している予約システムをご検討ください。
どの予約システムが自社の説明会に向いているか、おすすめポイントがお分かり頂けるでしょう。