民宿向けの予約システムは？メリットや選び方なども徹底解説

民宿施設を運営していると「顧客管理に手間がかかりすぎる」「予約システムを導入したいが、どれを選べば良いかわからない」という悩みを抱えることはありませんか？

業務の効率化を目指すために予約システムを導入したくても、どれが自社の民宿にマッチしているのかわからないこともあるでしょう。

本コラムでは民宿運営において抱えやすい悩みとともに、おすすめの予約システムや利用するメリットについて紹介します。

民宿施設でよくある悩み

まずは民宿施設でよくある悩みを紹介します。
業務効率化を目指すためには、まずは自社が抱えている悩みを明確にし、状況を把握する必要があります。

民宿施設を運営していると独自の方法で予約管理を行っていることが原因でミスが発生したり、顧客管理がスムーズに行えなかったりなどの悩みを抱えることが多いようです。

また季節によって収入が不安定になることや、リピーターの確保ができずに集客できないという点も民宿施設の課題として挙げられます。

予約ミスが発生する

民宿施設は予約業務から受付対応、宿泊準備まで少人数で行っているところも少なくないでしょう。

独自の方法で予約管理をしていたり、人手不足により管理がおろそかになったりすることが、予約ミスの原因につながってしまいます。

集客のために予約方法を電話だけに限定せず、オンラインサイトや自社ホームページを活用することもあるでしょう。

複数コンテンツを利用することは集客のきっかけにはなりますが、予約の見落としやダブルブッキングの可能性も高くなります。

正確に予約管理ができない状況は、サービスの質が低下し顧客離れにもつながりかねません。

顧客管理に手間がかかる

予約管理とともに、顧客管理も民宿施設の運営において重要課題となります。

しかし、少人数で運営することが多い民宿施設では、細かい顧客管理が難しいという悩みに直面することもあるでしょう。

食事内容や顧客の好みなどが把握できると、きめ細かい質の良いサービスにつながり、延いてはリピーター客の獲得につながります。

しかし、それらの情報を管理するための時間や人手が足りなく、思うような顧客管理ができないことも悩みとして挙げられます。

個人情報管理も信用問題に関わるため、民宿施設の運営において軽視できません。

集客が難しい

予約や情報収集の方法が多様化しているいま、集客が非常に厳しいと感じる民宿施設も少なくありません。

集客に苦戦する理由として挙げられるのが、お客様の分析ができていないことや効果的な販促が打てていないことなどです。

分析ができていないと、どのようなプランが人気でどの客層に支持を得ているのかを知ることができません。
効果的な販促をうつことや、ニーズに合わせた対応も難しくなるでしょう。

お客様の選択肢や比較できるコンテンツが増えてきたため、民宿施設においてもリピーター確保も年々厳しくなってきています。

季節によって収入が不安定

民宿施設に限ったことではありませんが、宿泊施設を運営していると季節や天候によって収入が左右されやすいです。

閑散期に集客できるような販促が打てれば解決できる問題ではありますが、効果的な内容を考えるのも簡単なことではありません。

季節や天候に左右されやすいため1年を通して安定した収入を得るための価格設定も重要となります。
予約システムを利用して顧客管理を適正に行えれば、お客様のニーズも把握できるようになるでしょう。

ニーズが把握できれば効果的な販促の提案もしやすくなります。

旅館や他の民宿との差別化ができていない

競合が増え続けていること、後継者不足などの影響から逆境に立たされている民宿施設。
その証拠にホテルやゲストハウスなどの宿泊施設は増加していますが、民宿や旅館営業は減少傾向にあります。

しかし、民宿でのおもてなしは簡易宿泊施設や大手ホテルでは出せない味わいがあるはずです。
その魅力を伝え差別化するための戦略をたてることは、民宿運営において重要課題となるでしょう。

戦略をたてるためには時間が必要です。
予約システムを利用することで、業務を効率化し時間確保につなげる必要があります。

民宿施設で予約システムを利用するメリット

予約システムの導入を考えていても、コスト面から躊躇してしまうこともあるでしょう。

次に民宿施設が予約システムを取り入れるメリットを紹介します。
予約管理や顧客管理など、さまざまな方向から民宿運営のサポートをします。

24時間受付ができる

予約システムを導入すると、24時間予約の受付が可能です。

予約受付業務やキャンセル処理、なかにはチェックイン・チェックアウトのやり取りも一括で管理できるものもあるため受付業務の効率化につながるでしょう。

思い立ったときにすぐに予約できるようになること、電話が苦手だった人も予約しやすくなることなどお客様の立場でもメリットがあります。

お客様対応中にかかってきた電話を取ることができずに、予約を逃してしまったという機会ロスも軽減できます。

予約管理がしやすくなる

予約管理しやすくなる点も導入するメリットです。

予約管理機能には宿泊日時や宿泊人数、お客様の希望条件に合わせた宿や部屋の検索ができる機能も含まれています。

予約システムに備わっている機能によって異なりますが、料金設定の変更や、予約情報の一括管理なども可能です。

予約管理が正確に行えれば、ダブルブッキングや聞き間違い、記載不備などによるミスも軽減できるようになるでしょう。

顧客管理がしやすくなる

リピーターを増やすためには細かい顧客管理が必要となります。

基本的な個人情報のほかに、食べられないものや泊まったときのエピソード、注意点などの管理を行うことで、質の良いサービスやスムーズな対応ができるようになるでしょう。

予約システムには顧客管理機能も備わっているため、細かい情報も共有可能です。

情報管理や共有がスムーズにできれば時間に余裕が生まれ、よりお客様対応や販促企画などに時間を割けるようになります。

販促につなげられる

上手に活用できれば、効果的な販促につなげられます。
顧客管理ができると、どのプランが人気でどの年齢層や性別に利用されているのかのデータ化が可能です。

データを活用すれば、いま考えているサービスや販促がお客様のニーズに合っているのかも検証できます。
予約システムの中にはポイント付与やメールマガジン配信などの機能が備わっているものもあります。

お客様にとってもお得感を得られる機能を活用すれば、集客に関する悩み解決の糸口となるはずです。

決済がスムーズになる

クレジットカードや電子マネー、QR決済など民宿施設に限らずキャッシュレス決済が主流となってきました。
予約システムを導入するとキャッシュレス決済が可能となります。

受付での支払い業務も簡素化できるようになるため、民宿施設側にとってもお客様にとっても便利です。
また事前決済を導入することにより直前のキャンセルや無断キャンセルによる損失も軽減できるでしょう。

少しの損失が死活問題に発展しやすい民宿施設にとって、重要な機能といえます。

民宿施設におすすめの予約システムの選び方

続いて民宿施設におすすめの予約システムの選び方を紹介します。
数あるシステムのなかで、自社が運営している民宿にマッチしているのか検討する際の参考にしてみてください。

使いやすいか

使いやすさは民宿施設側にとってもお客様にとっても、非常に大切なポイントです。

予約システムを利用するにあたり専門的な知識が必要だったり、管理が難しかったりすると手間もコストもかかってしまいます。

操作ができないとミスの原因にもなりかねません。

また、不要な機能は管理を複雑化させ、業務の非効率化の原因にもなるでしょう。

自社の民宿施設が求めている機能を明確にし、必要機能が備わっている予約システムを選ぶ必要があります。
お客様が予約しにくい機能は、機会ロスとなる可能性も出てきます。

お客様視点に立ったシステムを利用することも大切です。

コストはどのくらいかかるか

導入する際には、必要となるコストを明確にしておきましょう。

使えそうな機能をカスタマイズしているうちに、いつのまにかコストがかさんでしまったということがないようにするためです。

予約システムが提示している料金の透明性も選ぶときのポイントとなります。

無料トライアルが利用できれば、積極的に活用することで自社の民宿に合った機能が備わっているかを確認できます。
使いやすさをチェックしたうえで導入すると、コストも比較的抑えられるでしょう。

必要な機能は備わっているか

予約システムには予約管理以外の機能が備わっていることも多いため、自社の民宿運営において本当に必要な機能があるかは確認しましょう。

全ての機能を盛り込もうとすると、活用できないままコストだけがかかってしまう可能性があります。

顧客管理機能やデータ分析機能、クーポン配信や会員登録機能など、自社に必要なものが備わっているかは予約システムを選ぶうえで大切なポイントです。

多言語対応しているか

インバウンドの観光客をターゲットとしている民宿施設であれば、予約システムの多言語対応機能は必須です。
予約システムの機能には、設定で翻訳するタイプと自動翻訳するタイプがあります。

ターゲットとしている観光客の母国語が備わっているかは事前に確認しておくと安心です。
インバウンドの需要は年々高まっています。

多言語対応機能を取り入れることは、お客様の利便性にもつながるため集客のきっかけとなるでしょう。

セキュリティは万全か

民宿施設に取り入れる予約システムを選ぶ際には、セキュリティが万全かを確認しましょう。
氏名や住所、電話番号などの個人情報を扱うにあたりセキュリティ対策は大切な要素となります。

特に事前決済機能を使う場合はクレジットカード情報も入力してもらうため、より一層の注意必要です。

セキュリティが万全ではない場合、お客様の情報漏洩につながりかねません。
情報漏洩はお客様の信頼を失う理由のひとつです。

大切なお客様の情報や信頼を失わないためにも、クレジットカード情報は暗号化されているか、個人情報の管理・閲覧の制限はできるかは最低限確認しておきましょう。

民宿施設におすすめの予約システム5選

民宿運営で抱えやすい悩み、予約システムを導入するメリットや選び方について解説しました。

これらの内容を踏まえて、民宿施設におすすめの予約システムを紹介します。

特徴はそれぞれ変わりますので、どの予約システムが自社で運営している民宿に適しているのか検討していきましょう。

ResKa

AWSのサーバーを使用しているResKaは万全のセキュリティ体制が整っているため、個人情報管理を重要視した予約システムを探している民宿施設におすすめです。

情報は全て暗号化しているため、安心して利用できるでしょう。

また、予約管理と顧客管理が一元化されているのもResKaの特徴です。
一元化されていることは入力の手間の軽減や入力ミスの防止につながります。

全体的な操作もシンプルなので、初めて予約システムを導入する民宿でもすぐに始められます。
1ヶ月間は無料でトライアルも可能です。

ChoiceRESERVE

利用者の約90％が他社にも勧めたいと答えるほど、信頼を集めている予約システムがChoiceRESERVEです。

複数で予約受付している際にも一括管理でき、情報もリアルタイムで共有しやすくなるため、ダブルブッキングなどの予約ミスも軽減できます。

導入前、導入後とそれぞれサポート体制が整っており、民宿の課題解決に対して、システムで解決できる場合は寄り添った対応を受けられるでしょう。
システムの運用に心配がある方や民宿運営においての課題を明確にしたいときにおすすめです。

すでに自社のホームページを運用している際、つなぎ込みも簡単に行えます。

リザエン

リザエンは200以上の業種に利用されている予約システムです。

24時間365日の監視体制、プライバシーマークとISMSで情報管理していることからもわかるように、セキュリティ体制にも力を入れています。

エンタープライズ版は機能のカスタマイズ性が非常に高いため、1つひとつの機能を吟味しながらオリジナリティが高い予約システムが欲しい方におすすめです。

予約管理や顧客管理のほかに、データ集計などの機能も備わっています。
リザエンが提供している予約時、キャンセル時、利用日が近づいているときなど、そのシーンに応じた自動メール送信も便利です。

宿シス

宿シスは客室数30室未満の小・中規模の施設向けの予約システムです。

比較的多くの機能が備わっているため、プランや写真の追加などオリジナル性を出したいときにおすすめです。

多機能であっても、操作性はシンプルなのでスムーズに取り入れられます。
リピート客向けのシークレットプランや早割りプランなどお客様に寄り添ったサービス機能が備わっているのも特徴のひとつです。

1年単位の契約となるため、操作性をチェックするのも兼ねて無料トライアルから利用してみましょう。

Staysee

Stayseeは予約管理から会計管理までの幅広い業務を簡単に操作できる予約システムです。

導入する際には3ステップで登録完了できるため、パソコン操作などが苦手な人でも取り入れやすいでしょう。

売上の分析ツールも備わっているため、お客様のニーズや客層、人気プランの把握にも役立ちます。

宿泊施設に特化しながらもシンプルな予約システムを導入したい民宿施設におすすめです。
スタンダードプランのみ1ヶ月間無料トライアルの利用ができます。

予約システムを活用して民宿施設の業務の効率化

顧客管理や予約管理など、さまざまな機能が備わっている予約システムの導入は業務の効率化や質の高いサービス提供につなげられます。

質の高いサービス提供ができれば、集客や収入面においての悩み解決の糸口にもなるでしょう。

導入する際には、求めている機能を明確にし、自社の民宿運営にマッチした予約システムを見つけることが大切です。
予約システムを上手に活用し、お客様満足度を高められる質の高い民宿運営につなげていきましょう。