パソコン教室の運営に最適な予約システム5選

パソコン教室の予約受付を、エクセルや紙ベースで行う個人事業主の方も多いと思います。
手作業での管理や、電話・メールなどの予約受付は非常に非効率です。
また、既に導入しているケースでも、使い勝手の悪さを感じている方もいるのではないでしょうか。
業務の効率化には、パソコン教室に合った予約システムの選択が重要です。
今回、パソコン教室の業務の効率化やよくあるお悩みを解決する予約システムについて解説します。
パソコン教室運営で困ること
パソコン教室を個人で運営する場合、様々な業務を行わないといけません。
予約システムで業務の効率化を適切に図るには、業務に対する悩みを具体的に把握した上で予約システムを選ぶことが重要です。
まずはパソコン教室運営で特に多い悩みを確認していきましょう。
生徒や予約管理の大変さ
パソコン教室運営を安定させるためには、多くの生徒に利用してもらう必要があります。
生徒の情報や利用する時間帯などを常に把握して、効率的な運営をすることが重要です。
しかし、個人事業では多くの生徒や予約を手作業で管理するのは難しく、管理業務に時間も多く取られてしまいます。
予約システムを導入しても、操作が難しいと管理に手間がかかるため、予約管理が簡単にできるシステムが求められます。
集客や生徒の分析が難しい
パソコン教室運営では十分なスキルアップをした生徒は卒業していくため、継続的な集客で新規生徒を獲得することが重要となります。
そのためには集客に力を入れる必要があり、広告やSNSでの宣伝を行わなければなりません。
しかし、宣伝には費用や時間がかかり、個人事業では上手く続かないことも多くあります。
また、ターゲット層に適格に宣伝を行うためには、今までに利用した生徒の年齢層や教室の利用目的などの分析が重要です。
宣伝に想定したターゲット層に対して、パソコン教室のコンセプトや実際の利用者が一致していなければ、集客は難しくなります。
適切な分析が集客には必要ですが、多くの生徒のデータを集めて自分で分析するのは難しく時間もかかり、上手くいかないことも少なくありません。
スキルアップの時間がなかなか確保できない
最近はスマホやタブレットが主流になっていることでパソコン教室にも変化が求められています。
基本的な操作を教えるだけでは集客が難しく、高度なパソコンスキルが必要になります。
また、生徒の要望に対応するスキルアップも求められています。
生徒はそれぞれの事情や目的でパソコン教室に通っているため、一人ひとりに対して柔軟に対応できることがパソコン教室を運営していく上で必要となってきます。
運営側にもスキルアップが必要ですが、予約や生徒管理など業務が滞っているとまとまった時間を確保することができません。
パソコン教室を運営しながらスキルを磨くためには、管理作業に工夫を施すことが必要不可欠といえるでしょう。
パソコン教室に適した予約システムの導入で得られる効果とは?
予約システムを導入する際、パソコン教室に適した予約システムを選ぶことで、業務効率や集客に大いに役立ちます。
どういった効果が得られるのか、具体的に見ていきましょう。
予約受付作業の効率化を図れる
予約システムを導入すると、生徒側が自身の都合のいい日を選び予約ができます。
ネット上で予約業務を自動化できるため、個人の経営者にとっては予約受付の負担を軽減できるメリットがあります。
うっかり上限数を超えて予約を受け付けたという方もいるはずです。
予約できる時間帯や人数を設定すると、想定以上の予約が入らないようにできます。
また、電話対応をする必要もなく、聞き間違いやダブルブッキングなどの人的ミスも起きにくい点もメリット。
予約確認も簡単で時短になり、削減できた業務時間を別の作業に回せます。
生徒の利用状況や年齢層の分析
予約システムから得た情報を元に、生徒のパソコン教室の利用目的や利用する時間帯、性別から年齢をまとめて分析できます。
エクセルや紙ベースの顧客情報でも分析は可能ですが、非常に時間と手間がかかるため、ただで忙しい教室運営に支障がでかねません。
数字で具体的に教室の利用状況や生徒の傾向を理解できるため、生徒に合わせた学習の改善、業務の見直しにも役立つでしょう。
予約の取りこぼしを防ぐ
個人事業でパソコン教室を運営する場合、講師は1人かもしくは少人数になり、同時にレッスンできる人数には限りが出てきます。
予約できる人数が限られるからこそ、予約の取りこぼしはできる限り防がなければなりません。
予約システムはネット上で管理しているため、24時間予約受付が可能です。
営業時間外でも生徒が空いた時間に予約できる環境を構築し、効率良く教室を運営しましょう。
新規生徒募集の対策ができる
スマホやタブレットの普及によってパソコン教室も従来のレッスンでは集客が望めません。
生徒のニーズに合わせた多様性や高度なレッスンが求められているため、新しいアプローチが必要となります。
予約システムで予約データを収集して分析を行なうことで、新しいターゲット層に合わせた集客方法を見つけることも可能です。
また、予約システムを活用して業務時間の効率化を図ると、今まで手を付けられなかったことに時間を使えます。
たとえば、高度なレッスンを行うためのスキルアップに時間を割けば、よりパソコン教室の魅力を高められるでしょう。
パソコン教室の予約システムで重要な機能や要素
人気の予約システムであっても、業種によってはいらない機能がプランに入っていることも少なくありません。
パソコン教室に合った機能や要素のみ取り入れることで無駄がなく、費用を大幅に削減できます。
パソコン教室で予約システムを利用する際に重要となる機能をご紹介します。
どのデバイスからも簡単に操作できる柔軟さ
パソコン教室の運営では複数のデバイスから操作できることが重要です。
個人事業のパソコン教室では教えられる人数に限りが出てくるため、予約の取りこぼしはできるだけ避ける必要があります。
生徒から予約の変更やキャンセルの連絡があった場合、営業時間外または外出先でも対応できるように、複数のデバイスから予約管理ができることが求められます。
すぐに予約変更とキャンセル対応ができれば、空いた時間を作ることなく無駄のない予約状況を保つことが可能です。
セキュリティの高さ
予約システムはネット上で管理するため、高いセキュリティが必要不可欠です。
生徒の個人情報を管理する立場であり、パソコン教室で教える立場である以上、脆弱なセキュリティの予約システムでは利用する生徒との信頼関係にも大きく影響が出てしまいます。
セキュリティ対策をしているのか、安全性は高いのかという点でも、予約システムを選ぶようにしましょう。
多店舗の管理がしやすい
将来的にスタッフが増えて教室を広げる際に便利な機能が複数店舗管理です。
教室やスタッフが増えれば、生徒の数やターゲット層の幅を広げることができます。
管理者がすべての教室やスタッフの予約状況を把握できる機能があれば、管理やマネージメントにかかる時間を大幅に削減することが可能。
教室の数が増えても、本業やスキルアップの時間に専念できるので、ぜひ入れておきたい機能のひとつです。
顧客情報のカスタマイズができる
顧客情報のカスタマイズ機能は、パーツを組み合わせて運営者の好みに合わせた記録シートを作成できる機能です。
運営者や地域によって必要になる顧客の情報は様々なので、わかりやすくカスタマイズできる機能は予約管理に役立ちます。
また、カスタマイズをする際も、簡単な操作で自由に設定できる機能が望ましいです。
講義数や生徒数が多くなると細かく管理する必要も出てくるため、高度な操作のカスタマイズでは手間がかかります。
各生徒に合わせて直感的にカスタマイズできる簡単な操作の予約システムを選ぶと良いでしょう。
継続的に利用できる料金であること
予約システムを選ぶ際は、料金も確認しましょう。
一般的に機能が多いほど料金がかかるため、教室の経済状況を考えて継続的に利用できる料金の予約システムを選ぶことが重要です。
一方、無料でも必要な機能が使えなかったり、制限があったりして不便さを感じるケースもあります。
そのため、余分な機能のないシンプルな予約システムを選びましょう。
パソコン教室におすすめの予約システム5選
パソコン教室を運営するのに適した予約システムをご紹介していきます。
運営する際にどの要素に重点を置くかによって選ぶべき予約システムは異なってくるため、それぞれの予約システムの特徴をしっかり確認しておきましょう。
ResKa
ResKaは予約と記録を1つのアプリで管理できるシンプルで使いやすい予約システムで、操作性の高さを求めている方におすすめです。
直感的でわかりやすく、入力項目を自由に変更できるので様々な業種に対応できます。
タップやドラッグで簡単にできるカスタマイズで業種や顧客に合わせた記録シートや予約表を作成でき、写真の登録も可能です。
クラウド上で管理するので、スマホやタブレットなど様々な機種で使用できるのも特徴。
慣れたデバイスで操作ができる利便性だけでなく、外出先といった場所を選ばず予約のチェックができます。
セキュリティは世界最高峰のものが使用され、ハッキングの脅威からしっかり守ってくれるので、セキュリティの高さを求めている方にもおすすめです。
全プラン使える機能は同じで、利用するスタッフの数や店舗数で選べるため、プラン選びも簡単。
1ヶ月の無料トライアルもあるので、一度試しに使ってみてはいかがでしょうか。
ChoiceRESERVE
ChoiceRESERVEは予約件数によって選べる細かいコース設定が特徴です。
基本的な予約機能を備え、予約ページのURL作成やカレンダー機能も使用できる他、必要に応じてオプションをつけることも可能なので、予約システムに多機能を求めている人にはおすすめといえます。
複数店舗管理もでき、それぞれの店舗に合わせた設定も可能です。
どのコースでも使用できる基本機能は同じですが、月間予約数の上限数が異なるため、教室の規模で選びましょう。
Square予約
Square予約も、シンプルに使用できる予約システムです。
アプリで管理するシステムのため、使い慣れたパソコンやスマホをそのまま利用できます。
多デバイスで管理でき、外出先でも利用できるので、いつでも予約管理ができる点もメリットです。
無料プランもありますが、複数店舗管理や対応時間の設定など利用できない機能も多くあります。
また、店舗毎に月額料金がかかるため、複数店舗を持っている場合は料金の確認をしっかり行ないましょう。
STORES予約
STORES予約は柔軟な予約と管理ができ、様々な業種に対応できる予約システム。
基本的な予約管理機能に加え、多種多様な機能が使用できるので、予約業務を徹底的にサポートしてほしい方におすすめです。
レッスンなど所有時間を自由に入力できるので、15分など短いメニューまたは1時間以上の長いメニューでも設定できます。
スタッフ毎にメニューの設定もできるので、技術の異なるスタッフがいる場合でも管理がしやすいのが特徴です。
無料プランもありますが、予約数の上限やスタッフが登録できないなどの制限があるので、注意してください。
予約件数を超えても利用できますが、規定の件数を超えてから50件毎に税込1,078円かかります。
また、複数店舗を管理する場合は問い合わせる必要がある点にも注意しましょう。
hacomono
hacomonoは次世代OSとして開発された、店舗運営に特化した予約システムです。
現状の問題把握や新しいコースを手軽に考えたいという方におすすめといえます。
データ集計機能を使えば、接客改善やニーズに応えたサービスを考えられるでしょう。
hacomonoは、基本プランを中心にオプションを追加していく料金プランです。
便利機能を使用すればするほど料金がかかるので、必要な機能だけ追加していきましょう。
RANKING
総合ランキング
COLUMN
コラム
CATEGORY
カテゴリー
TOPICS
トピックス