業務改革！カウンセリング向けおすすめの予約システム

人々の心に寄り添うカウンセラーを開業する人が増えてきました。

店舗としてオープンしたり、オンラインでカウンセリングをしたりと、様々な経営方法がありますが、いずれにしても重要となるのが予約管理です。

予約管理を効率的に行うための心強い味方となるのが、予約システム。

予約管理だけではなく、業務をサポートする多くの機能が搭載されている予約システムは、カウンセリング経営において抱えやすい課題を解決に導きます。

カウンセリング経営で抱えやすい悩み

店舗がなくても開業しやすいことから、カウンセリング経営は比較的始めやすい事業です。

しかし、いざ始めてみると様々な課題を抱えてしまうことも少なくありません。

次に挙げる課題を放置してしまうと、経営に支障が出てしまう可能性もあります。
効率的な経営や業務の効率化を目指すためにも、課題は明確にしておきましょう。

集客が難しい

需要が高まっていることもあり、競合が増えてきているカウンセリング経営。

いざ開業しても安定した収入を確保できるようになるまで、時間がかかってしまう経営者も少なくありません。

課題が明確であっても、集客する方法を見いだせず頭を抱えてしまうことも多いようです。
競合に打ち勝つためにも、他社との差別化などが必要となります。

リピート率があがらない

集客に悩みを抱えやすいだけではなく、リピーターの確保にも課題を抱えてしまうこともあるでしょう。

顧客情報をしっかりと管理できれば解決できるかもしれませんが、そのためのツールを見つけることが難しいと感じる経営者もいます。

一度離れた利用者を再び取り戻すのはとても大変なため、利用しやすい環境を整えながら一人ひとりを大切にしなければなりません。

業務の煩雑化

集客できたり、リピーターを確保できたりと収入面が安定してくると、さらに課題が見えるようになります。

それが業務の煩雑化です。

予約受付や顧客管理に時間が取られてしまい、目の前にいる利用者に余裕を持って対応できなくなるほど業務に追われてしまうことがあります。

業務の煩雑化は予約の聞き間違いや入力ミスなどのトラブルを引き起こすきっかけにもなるため、避けなければなりません。

突然のキャンセル対応が難しい

集客に課題を抱えやすいカウンセリング経営では、突然のキャンセルは大きな打撃です。

電話やメールで予約管理をしている場合には、前日や当日にキャンセルとなった際には空き枠が出たことを自社のホームページなどで告知しなければなりません。

告知がすぐにできる体勢が整っていれば良いですが、対応できないとキャンセルされた枠はそのまま空いた状態となってしまいます。

カウンセリング経営で予約システムを導入するメリット

予約システムに搭載されている機能は予約受付だけではありません。

カウンセリング経営で抱えやすい悩みを解決するために役立つ機能や、さらに効率的に業務を遂行するために便利な機能が搭載されています。

予約システムを導入することで得られるメリットは次の4点です。

24時間受付ができる

予約システムを導入するメリットの1つめが「24時間予約受付ができること」です。

予約が可能な時間が限られてしまうと、機会ロスに繋がりかねません。
好きな時に予約できる環境は利用者の安心感にも繋がります。

利用者にとって便利な環境、安心感は他社との差別化となり集客やリピーター確保のきっかけにもなるでしょう。

予約対応の効率化

2つめに考えられるメリットが「予約対応を効率化できること」です。
予約数が増えてくると必然的に業務が煩雑化しやすくなります。

しかし、予約システムを導入すると電話予約に使っていた時間を軽減できるため、業務が効率化します。

電話で情報を確認する時間、メールの返信業務、予約内容の入力時間なども省けるようになるでしょう。

業務の効率化は時間の余裕に繋がり、目の前の利用者にかける時間を増やせます。
サービスの質の向上にも繋がるため、結果的に利用しやすい環境を作ることに繋がります。

予約管理と顧客管理のスマート化

「予約管理と顧客管理がスマート化できること」も3つめに挙げられるメリットとなるでしょう。
予約システムは予約管理と顧客管理を一元化させる機能が搭載されているものが多いです。

一元化させると利用者の過去の利用情報や予約履歴などもシステムに入力したときに更新されるため、より便利に管理できるようになります。

利用者情報もまとめられるため、スタッフ間でデータを共有できる点もメリットです。
予約時に基本的な情報を入力できることから、予約ミスや記録ミスなどのトラブルを軽減できます。

顧客情報を守れる

4つめに挙げるメリットが「大切な顧客情報を守れること」です。
カウンセリング経営をしていると、通常の顧客情報に加えて利用時の情報などを多く記録する必要があります。

予約システムにはセキュリティ情報を守る機能が搭載されているものが多いため、個人情報漏洩のリスクが軽減できるでしょう。

セキュリティ対策を万全にするのは個人では限界があるため、予約システムの機能を活用するのはおすすめです。

予約システムを導入するときの選び方のポイント

予約システムは様々な種類があり、それぞれ搭載されている機能も豊富です。

システムによっては得意としている業種もあるため、しっかりと見極めて利用する必要があります。

初期費用を抑えたいからと安さだけにこだわったり、多機能だからという理由で選んだりしても使いこなせなければ意味がありません。

カウンセリング経営で予約システムを導入するときには次に紹介する選び方のポイントをぜひ参考にしてみてください。

操作がしやすい

直感的に操作できるほどの使いやすさは選ぶときの大切なポイントです。
どんなに機能性が優れていても使いこなせなければ、業務も非効率となってしまいます。

予約管理する立場、予約する立場どちらにおいても操作しやすい状況である必要があるでしょう。

利用してみたいと興味を抱いてもらえても、予約方法が難しかったり手間だったりすると途中で予約を離脱されてしまいます。

新規利用者を獲得するためにも操作性の高さはとても重要です。

予約フォームのカスタマイズが可能

予約システムを導入する際には、予約フォーム内をカスタマイズできる機能があると便利です。

予約時に様々な項目をヒアリングすることが多いため、事前に少しでも多くの内容を把握できていると当日の対応がスムーズになります。

利用者も周りを気にすることなく、ゆっくりと質問事項に答えられるため双方にとってのメリットとなるでしょう。

複数デバイスで管理が可能

予約管理をより快適にと考えている際には、複数デバイスで管理できる機能が搭載されていると便利です。

特定されたデバイスからしかアクセスできない状況は不便で、長期休暇中や出先での管理が難しくなります。

状況によってはスタッフのスケジュール管理に支障をきたすこともあるかもしれません。

複数デバイスで管理できる機能が搭載されていると、どのようなシーンでも予約状況をチェックできるようになります。

スケジュール調整が可能

予約状況の視認性が高い機能やスタッフのスケジュール調整ができる機能が搭載されていると、業務の効率化に繋げられます。

利用者のキャンセルがあった際にも、すぐに反映されるため空き枠も効率体に埋められるようになります。

カウンセラーのシフトも共有できる機能があれば、顧客を持っている際には予約調整も便利です。
スケジュール管理が効率化できるようになると、手入力によるミスも少なくなります。

アンケート機能

リピーター確保に課題を感じている際には、アンケート機能が搭載されているのもおすすめです。

アンケート機能を活用することで利用者のリアルな声を聞けるため、サービス向上に繋げられます。

利用後のアンケートだけではなく、予約時のカスタマイズ機能の一貫としてアンケート項目を設置して利用者の要望などをあらかじめ伺うことも可能です。

セキュリティ対策が万全

センシティブな情報を多く扱っているため、個人情報の管理には細心の注意を払わなくてはなりません。

大切な個人情報を守るためにも、セキュリティ対策を万全にしている予約システムを選ぶことが大切です。

搭載されている機能の中には扱っている情報の閲覧権限などを設定できるものもあります。

内部からの情報漏洩のリスクも軽減できるため、事業規模によっては活用するのもおすすめです。

カウンセリング経営におすすめの予約システム5選

予約システムは種類が豊富。
数多いシステムの中から自社が抱えている課題や、効率化させたい業務をサポートする機能が搭載されているものを選ぶことが大切です。

続いてカウンセリング経営におすすめの予約システムを紹介します。

それぞれの特徴やメリットも記載しているため、ぜひ自社の経営状況と照らし合わせて参考にしてみてください。

ResKa

セキュリティ対策に力を入れたいと考えている際におすすめなのが、ResKaです。

ResKaではAWSを採用しているため、世界最高峰のセキュリティシステムで大切な個人情報を守れます。

予約管理の効率化を図れることに繋がるマルチデバイスからのアクセス機能も搭載。
予約管理と顧客情報を一元管理できるResKaを導入することで業務の効率化にも繋げられるでしょう。

セキュリティ対策、業務の効率化のバランスが取れた操作性の高い予約システムです。

RESERVA

アンケート機能が充実しているRESERVAは、サービス向上を目指している際におすすめです。

サービスの評価を数値で可視化できるため、自社の課題を明確にできます。
キャンセル機能も搭載されていることから、空き枠を効率的に埋められるようになるでしょう。

RESERVAに含まれているカルテ機能を活用することで、利用者の情報をより詳しく管理できるようになる点も当システムの特徴です。

STORES予約

カウンセラーの指名予約ができたり、カウンセリング所要時間に自由度を持たせたりという機能を求めている際におすすめなのがSTORES予約です。

利用者が予約する段階からカウンセラーの指名や、メニュー内容を選択できるようになります。
予約メニューとスタッフ管理を紐づけする機能も搭載されている点も、STORES予約の特徴です。

機能として含まれているSEO対策を活用することで、集客にも繋げられるでしょう。

SELECT TYPE

初期機能をできる限り抑えたい際におすすめなのが、SELECT TYPEです。
170種以上のテンプレートの中から、自社が求めている理想に近いタイプのものを選択できます。

マルチデバイス対応もしているため、出先からの予約管理も可能です。

自動的に予約枠に昇格できるキャンセル待ち機能も搭載されているSELECT TYPEは、空き枠に悩まされている際の解決の糸口となるでしょう。

Airリザーブ

すでに自社のホームページを運用している際におすすめなのが、Airリザーブです。

予約受付のコンテンツを自社が運用しているホームページやSNSに設置できるため、導入してから運用までの流れがスムーズになります。

電話予約とシステムを介しての予約を一元管理できる点も、Airリザーブの特徴です。
複数予約を一元管理できると予約重複を減らせるうえに、効率的な運営に繋がります。

予約システムを導入し理想的なカウンセリング経営を

集客に悩みを抱えたり、業務が煩雑化したりと様々な悩みを抱えやすいカウンセリング経営。

しかし、それらの悩みは予約システムを導入することで解決できることがあります。

予約システムの種類や搭載されている機能は様々なので、本コラムで紹介している選び方のポイントなどをぜひ参考にしてみてください。

自社に合った予約システムを導入することで理想的なカウンセリング経営に繋げられるでしょう。