クラウド型予約システム徹底比較

歯科医院の予約におすすめなシステム5選!必要な理由やメリットを解説

公開日:2022.09.30 更新日:2022.12.02
歯科医院 予約システム

患者ごとで診療時間が異なる歯科医院では特に予約受付は重要な業務で、的確な予約で診療時間に無駄がなくなります。

患者情報も管理できる予約システムなら予約の自動化・効率化だけでなく患者満足度向上にもなるため、小規模の医院にも有効です。

本記事では、歯科医院で予約システムを導入するメリット、備えるべき機能を解説、さらに個人経営の医院でも導入しやすい予約システムを紹介します。

歯科医院の予約をシステム化しないデメリット

歯科医院では患者や治療内容ごとに診療時間が一定ではなく、予約の取り方も複雑です。

アナログで運用している歯科医院はまだまだ多く、受付での予約が一般的です。

しかし、アナログ運用には以下のようなデメリットがあります。

      

  • 予約の取り間違い、患者情報間違いのリスク
  •   

  • 予約・変更・キャンセルに時間がかかる
  •   

  • 決まったスタッフしか予約が取れない
  •   

  • スタッフ間での情報共有がしづらい

具体的に、それぞれのデメリットが予約業務や歯科医院の運営に及ぼす影響を解説します。

予約の取り間違い、患者情報間違いのリスク

アナログ運用の場合、患者情報をカルテから探して予約を取ることが必要です。

システム管理に比べ、非効率であるとともに、患者情報や予約時間を間違えるリスクがより高くなります。

また、適切な診療時間で予約を取らないと、診療の間に空き時間が生じたりダブルブッキングしたりする可能性があります。

患者の待ち時間が生じてしまうとクレームにもなり、医院の信用も低下してしまいます。

予約・変更・キャンセルに時間がかかる

アナログ運用は予約と患者情報が一括管理できず非効率です。

予約だけでなく、変更・キャンセルの際にも、カルテと照らし合わせ、患者情報を確認する時間と手間が発生します。

さらにアナログ運用では、予約が診療時間内にしか行えません。

予約する患者だけでなく、来院している他の患者も待たせ、患者の待ち時間はより増えてしまいます。

決まったスタッフしか予約が取れない

アナログ運用では決まった台帳でしか管理できないため、予約業務は受付での作業になります。

受付で予約業務に時間を取られると、来院している患者の待ち時間が増える原因になります。

診療中や他のスタッフが時間・場所関係なく予約確認ができれば、受付での負担は大きく削減することが可能。

また、診療している医師やスタッフが患者の予約を確認すれば、診療内容を考慮した予約が取りやすくなります。

スタッフ間で情報共有がしづらい

当日の予約に追加や変更があった場合、アナログ運用では申し送りが必要。

掲示板や個別連絡では受付の負担が増え、スタッフ全員が把握することは難しいです。

トラブルや、診療がうまく回らなくなる場合もあります。

診療側でもリアルタイムで予約や待ち患者の状況が分からず、患者の待ち時間の原因にもなります。

さらに、スタッフの対応が、長時間待たされた患者さんに不満を感じさせてしまう危険もあります。

アナログ運用のデメリットは小規模医院でも同じ

ここまで解説したように、アナログ運用の予約業務は非効率である以上にリスクやデメリットが多いです。

もちろん、今まで使用してきた予約受付体制をシステム化するには、導入までの手間が必要です。

患者数の多い病院であれば普段の忙しい業務にさらに余分な作業が増え、なかなか導入に踏み出せないかもしれません。

しかし、アナログ運用のデメリットを解決することにはそれ以上に大きな効果が期待できます。

また、ここで解説した問題は大きな歯科医院に限ったことではなく、小規模・個人経営の医院でも同様に考えられます。

小規模であればスタッフ数も少ないので、このような問題はより深刻に受け止めなければなりません。

では、システム化によって具体的にどのような効果があるのか、次に解説します。

歯科医院の予約システム化の4大効果!

予約情報をシステムで管理することで、作業の効率化や医院の品質向上につながります。

具体的には次のようなメリットが期待できます。

      

  • 予約業務と患者情報管理の効率化
  •   

  • 患者対応の向上による満足度の上昇
  •   

  • 予約が簡単に。キャンセル回避にも効果
  •   

  • 患者に寄り添ったより良い診療が可能

予約システムを導入する効果をそれぞれ詳しく解説します。

予約業務と患者情報管理の効率化

まず、予約システムの効率化により、予約を取る時間が削減されます。

スケジュールの調整機能や枠変更機能がついている予約システムでは、予約枠の調節がしやすくなります。手作業で行っていた枠変更の手間が減り、より簡単で効率よく予約を組めるようになります。

また、患者間違い・予約取り間違いのリスクも大きく回避できます。

予約と患者情報を一括管理できるシステムなら、わざわざ別のツールを確認する必要がありません。

デジタルで紐づけられていたり前回の予約が参照できたり、予約がスムーズになります。

患者対応の向上による満足度の上昇

予約業務にかける時間が削減されれば、本来の受付業務に時間を割くことが可能。

来院患者の待ち時間が減り、スムーズな対応が可能になると、クレーム回避にもつながります。

気をつけていても忙しいときは患者への対応が疎かになりがちです。

時間や労力に余裕ができれば、より患者とコミュニケーションを図ることが可能です。

待ち時間が少ない、親切に対応してくれると、それだけで医院の評判は良くなります。

医院の評判には診療が確実であるのはもちろんですが、受付やスタッフの対応で受けるイメージも大きいです。

予約業務の削減は今以上の患者対応の改善、患者満足度の向上に効果を発揮します。

予約が簡単に、キャンセル回避にも効果的

ネット予約ができるもの、受診前日にお知らせメールが送れる機能がついたシステムでは、患者側のメリットも大きいです。

ネット予約は基本的に365日24時間受付可能。

時間がない方も電話が苦手な方も、予約へのハードルが下がります。

また、患者が予約したものの忘れてしまい無断キャンセルになってしまうことも多いです。

お知らせ機能は当日の受診忘れや受診日間違いを防ぐのに効果的です。

患者に寄り添ったより良い診療が可能に

多種の端末で利用できる予約システムなら、院内どこからでも閲覧・操作が可能。

診療中でも予約の変更や追加がリアルタイムでわかり、待ち時間が長い患者さんへの対応も柔軟に行えます。

患者情報が一元管理されていれば予約時や診療中にすぐに閲覧や入力が可能で、無駄がありません。

診療している担当医師やスタッフであれば、その日の診療を考慮したより正確な予約ができます。

歯科医院に欲しい予約システムの機能や選び方

予約システムは、高機能であればあるほど導入にかかるコストも手間も増えてしまいがち。

高機能なものが良いわけではなく、患者数や扱う予約ツールによって便利な予約システムは異なります。

また、小規模や個人経営の医院では初期投資も重要な項目です。

コストや手間をかけずに導入するには、使いたい機能に特化した予約システムを選びましょう。

ここでは、小規模の歯科医院が予約システムに取り入れるべき機能と選び方を解説します。

小規模の歯科医院が取り入れるべき機能

小規模の歯科医院で取り入れたい機能は以下のものです。

      

  • 予約管理と顧客管理ができる
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  • スタッフや診療ごとに切り替えが可能なシステム
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  • 誰でも使えるシンプルさ

患者情報が必要になる歯科医院では、第一に予約と患者情報が一括管理できることが重要です。

同じツールで管理することで最大限の効率化ができます。

次に重要なのは操作性。

小規模の医院では患者数も少なくスタッフ数も限られている場合が多いです。

操作に慣れる手間をかけないためにも、できるだけシンプルに操作でき、かつ柔軟性が必要です。

診療や担当医師によって予約枠の変更ができたり、担当スタッフで切り替えができたりすると、入力がより簡単になります。

予約システムの選び方のポイント

予約システムを選ぶときに機能と同様に重要となるのがコスト面です。

以下の選び方次第で、初期費用やランニングコストが変わってくるので注意が必要です。

      

  • 購入の仕方:クラウド型(クラウド管理)、オンプレミス型(装置一式買取型)
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  • 支払い方法:一括、リース、サブスク
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  • サービスプランの充実:ベーシック、スタンダード、プレミアムなど
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  • お試し期間、サポートの有無

設置場所がない小規模の医院の場合、装置購入の必要がないクラウド型が費用も抑えられます。

また、初めて導入する場合は、本当にそのサービスが良いか実際に使ってみないと分かりません。

導入初期は月額払いにすると安心です。

他にも、段階に応じたプラン設定があれば利用量に合わせて調節できます。

お試し期間やサポートは、まずは簡単なことや少しずつ始めたい方にも安心です。

歯科医院におすすめの予約システム5選!

予約システムサービスは、現在多数の企業が行なっており、どれも充実度が高いです。

その中でも今回は、小規模・個人経営の歯科医院に必要な機能が備わっていて、導入しやすい予約システムを厳選して紹介します。

ResKa(レスカ)

ResKa

2018年2月から始まった比較的新しい予約システムで、従来の類似品での問題点を改善しているのが特徴です。

使いやすさを追求し、予約とカルテが一元管理できるのはもちろん、別のツールからの移行も簡単にできるのも便利なポイントです。

おすすめポイント

  • 予約時間の設定やスタッフ変更も簡単
  • 直観的でシンプルな操作性に優れる
  • CSV形式のデータで顧客情報の取り込み可能/li>
  • 多種端末対応で、あらゆるデバイスからアクセス可能

予約機能に多様性がない分シンプルでわかりやすく、かつ、複雑な予約形式に対応した予約と情報管理に特化したシステムです。

使いたい機能を効率的に、タッチパネル操作で初めての方でも簡単に導入できます。

Airリザーブ(エアリザーブ)

airreserveのHP

Airリザーブは、大手企業のリクルートが提供するクラウド型予約システムなので、その安心感と信頼性の高さが特徴です。

ネットと電話予約を一括管理できるのはもちろん、データの集計や分析機能も豊富で、さまざまな連携サービスが利用できるのも特徴です。

おすすめポイント

  • 複数の予約方法を導入しており24時間予約可能
  • 期間や機能制限なく使えるフリープランが魅力
  • 予約時アンケートが設定できる
  • ほしい情報はCSV形式でダウンロード可能

お得なフリープランは気軽に始められますが、導入後の設定変更ができないのがデメリットです。

導入前には詳細な条件設定を前持って決めておきましょう。

SuperSaaS (スーパーサーズ)

詳細はコチラ
12万以上のビジネスで導入されている世界的なオンライン予約システムです。

利用者の好みに合わせたシステムが15分ほどで構築できるので個人経営の医院でも導入しやすいのが特徴です。

おすすめポイント

  • PayPalのオンライン決済機能を搭載
  • 予約の確認やリマインダー機能がある
  • 料金プランの最上位でも月額3,750円のリーズナブルな価格設定

顧客情報は登録できますが、より詳細な管理機能はないため患者情報を扱う場合には不便です。

予約の幅を広げたい場合に有効です。

リザエン

詳細はコチラ

運用実績15年以上の老舗の予約システムサービスで、200を超える多業種で導入されています。

利用者の要望に合わせて、個別のカスタマイズにも対応可能な点が他社との大きな差別化です。

おすすめポイント

  • 多機能で充実度が高い
  • 初心者でも操作しやすいシンプル仕様
  • 1ヶ月の無料トライアルがある
  • 導入から運用まで、専任の担当者による手厚いサポートが可能

機能性に優れ、より本格的な導入になりますが、初期費用がかかる点、6ヶ月からの契約となる点に注意です。

RESERVA Reservation(レゼルバリザベーション)

RESERVA Reservation

350以上の業種で利用実績がある予約管理システムです。

無料プランの充実度が高く、現在のオンライン予約に必須の項目を網羅しています。

予約受付・顧客管理が無料で使え、操作も3分で設定完了という手軽さです。

おすすめポイント

  • 5段階プランの中から無駄なく使える
  • 便利なクーポン発行やオンラインカード決済機能も無料プランに含まる
  • PC・スマホ・タブレットに対応
  • 顧客情報でカルテを作成できる

フリープランは気軽に始められますが、より詳細な設定をしたい場合はプランを上げなければならない可能性もあります。

歯科医院に特化した予約システムで効率化!

予約業務を効率化する事の最大のメリットは、患者さんの待ち時間の軽減、診療やサービス向上につなげられること。

予約システムを導入する業界・業種もどんどん増えているため、多くのサービスがシステムを提供しています。

選択肢は多いですが、それぞれのシステムで利用できる機能は異なります。

システムをより効果的に使うためには、医院の予約方法や欲しい機能を把握することが重要です。

また、患者数が少ない、導入にコストや手間をかけられない小規模、個人経営の医院では、以下のような操作性や機能面を重視しましょう。

  • 予約システムと患者情報の一元管理ができる
  • スタッフ全員がすぐに活用できるシンプルな操作性
  • 診療中の予約を可能にする多種端末対応

多機能性は魅力的ですが、機能や操作性を絞った方が導入の手間もコストも抑えられます。

システム導入がスムーズであるほど今のアナログ運用の課題は早急に解消され、より安定した経営につながります。

迷ったら、上記の条件で無料プランのあるものや、契約に縛りのないサービスから検討してみてください。