イメージアップになる工場見学！予約システムでスムーズに運用

工場見学を行うことは、企業やその商品、サービスのイメージアップにもつながる有効な手段です。
しかし、見学予約の受付対応や問い合わせなどに時間や手間がかかってしまうというお悩みを抱えている担当者の方もいらっしゃるでしょう。

工場見学は続けたいけれど、そこにあまりにも人手を使うと、他の業務に支障を来たしてしまいます。
そこで、企業側もお客様側も便利に簡単に使える予約システムについてご紹介します。

工場見学の予約によくあるお悩み

工場見学では、お客様が楽しみ、企業や商品に対する愛着が湧いていく姿を見ることができます。

そのため、工場見学は非常に意義のあるものです。

その反面、予約対応が大変だという声を聞きます。
従来の工場見学の予約方法では、どんなお悩みがあるのかを確認してみましょう。

電話やメールでの予約対応が大変

中小企業など、小規模の工場の場合、電話やメール、対面での見学予約を受け付けているところが多いでしょう。
さほど件数が多くないとしても、通常の業務と並行して予約対応をしていると、時間を取られて、本来の業務に支障をきたしてしまいます。
また、予約対応のみを担当するスタッフを置くのでは人件費がかかります。

予約内容の管理が煩雑になる

従来のように、紙などに毎日の予約スケジュール、人数、名前などを記載し、状況の把握や管理をするのは効率が悪く、かなり面倒な作業。

予約のキャンセル、変更の連絡があった際に訂正し、改めて人数を把握する場合に記入漏れやミスなどが起こりやすいです。

特に、受付対応をしたスタッフとキャンセル連絡を受けたスタッフが違う人だった場合には、管理においてミスが起きやすくなります。

メール予約も、履歴が残りやすいメリットがある反面、業務で様々なメールの対応をしていく中で、工場見学に関するメールを後回しにしてしまい、確認漏れが起きてしまうかもしれません。

工場見学に予約システムを導入するメリット

これまで、電話やメールなどで工場見学予約をしていた企業が、WEB上の予約システムを導入するとどんなメリットがあるのでしょうか。

予約業務がスムーズになるのはもちろんのこと、他にも大きなメリットがあります。

企業やサービスの認知度とイメージアップ

予約システムとは、WEB上で24時間いつでもどこでも予約が可能。

今やほとんどの人がスマホを持っている時代なので、思い立ったらすぐに予約できる予約システムは、お客様にとっても気軽に予約できる点で大きなメリットです。

そして、工場見学の感想や情報などはSNSなどでも拡散されやすいですが、多くの人の目に止まっても、電話やメールなどでの予約だと面倒に思って工場見学を諦めてしまうかもしれません。

予約システムがあれば、SNSなどで気になった人をそのまま工場見学のHPや予約システムに誘導できます。

工場見学に参加する人が増えること、その情報が広まることで、企業や商品、サービスの認知度も期待でき、企業に対する親しみやすさ、愛着心なども深まり、イメージアップにつながるでしょう。

工場での他業務を効率よく行なえる

予約システムの手軽さ、便利さはお客様だけではなく、工場の従業員にとっても同じです。

WEBの予約システムでは、事前にスケジュールや受け入れ可能人数などを設定しておけば、その枠内だけの予約を自動的に受け付けることが可能。

予約のリマインドメールを送り、日程や注意事項、持ち物などの連絡も一斉に送ることができます。
万が一、工場見学が中止せざるを得ない状況になった際などにも、一斉メール送信で周知することが可能です。

こうして、予約対応はWEBの予約システムに任せることで、予約対応やその管理に取られていた時間を他の業務に使えるようになります。

また、工場見学当日の来客者の確認、キャンセル対応などもスムーズになり、余裕が生まれた分だけ、工場見学の案内に力を入れることができます。

工場見学にいらっしゃるお客様をおもてなしすることに専念できるので、よりより向上見学を体験していただけるでしょう。

工場見学の予約受付に欲しい予約システムの機能や選び方

予約システムは、最近様々な業種、サービスの運営に活用されており、予約システムの機能やコストも多様です。
そこで、自分たちの工場見学予約に最適な予約システムを選んでいきましょう。

工場見学予約に役立ちそうな機能をいくつかご紹介しますので、参考にしてみてください。

日程やコースなどから選択

工場見学の場合は、実施する曜日や時間を決めており、その枠で予約を受け付けている場合が多いでしょう。
そこで必須となるのが、カレンダーの機能。

カレンダーを表示し、空いている日程や時間がわかれば、お客様を自分の都合に合わせて日程を選びやすいです。
予約可能（○）、残りわずか（△）、予約受付終了（×）などが一目でわかるとより便利でしょう。

空き人数を明示することもでき、人気の土日祝日などは、キャンセル待ち予約もできると、より多くの人に来ていただけます。

そして、工場見学のコース内容によって、予約を分けて受け付ける機能も便利。
見学や体験内容によって、いくつかの見学コースを設けている工場はぜひ活用したい機能です。

見学内容、所要時間、料金などをわかりやすくお知らせでき、コースを選択してもらえます。

予約キャンセル・変更機能

昨今は体調不良などで、予約のキャンセル、変更を希望される方も多いでしょう。
予約のキャンセル方法がわからなかったり、面倒だったりするとドタキャンされてしまう可能性があります。

そこで、予約のキャンセル、変更なども予約システムで簡単に行える機能を活用しましょう。

予約システム上で、お客様が簡単にキャンセル、変更できるようにすれば、電話だと連絡しづらい、営業時間内の電話が難しいというお客様にとっても便利です。

また、企業側としてもキャンセル対応の電話やメールの手間が省けます。
お客様がキャンセルをすれば、予約システム上ではすぐに反映され、他のお客様が予約できるようになります。

こうして、スムーズに対応でき、より多くのお客様に工場見学に参加してもらえるでしょう。

リマインドメール

WEB上での予約を行った上で、登録のメールアドレスなどに予約内容の通知ができる機能がリマインドメール。
予約完了した瞬間や、工場見学日の前日などに予約のリマインドメールを自動的に送ってくれます。

予約していたことを忘れていた際にも起こるドタキャン防止になります。
「予約日程や集合場所を忘れてしまったから教えて欲しい」などの電話での問い合わせもなくなり、問い合わせ対応の業務も削減できます。

工場見学にオススメの予約システム

最近は多くの予約システムが存在し、様々な企業、学校などで活用されています。
そんな中でも、特に工場見学予約におすすめのステムを5つご紹介します。

それぞれの特徴、おすすめのポイントをお伝えするので、どの予約システムを採用するのかを決めるのに参考にしてみてください。

ResKa

お客様が簡単に予約できる

シンプルで直感的に使えるシステムなので、初めて予約システムを導入する企業側にとっても使いやすいだけでなく、WEB予約になれていないようなお客様でもストレスなく使うことが可能。

工場見学では幅広い世代の方がお客様となります。お一人でいらっしゃる方、ファミリー、団体など、どんな方達にも使いやすいシステムとして活用できるでしょう。

顧客情報も一元管理可能

予約時に入力するお客様情報は企業側で自由に決められ、予約と同時にそのお客様の情報を管理できます。
緊急連絡先やお客様の人数、年齢、性別など、必要な情報を設定しましょう。

工場見学の場合、お車でいらっしゃる方も多いので、駐車場利用の有無を確認しておいたり、工場が提供する送迎バス利用の希望などを聞いたりすることも可能です。

予約時の顧客管理はもちろんのこと、予約内容から今後のための分析にも活用できます。
もちろん、暗号化データによってセキュリティ対策も万全です。

リザエン

上場企業にも中小企業にも利用されていて信頼できる

リザエンは、様々な業種の企業、学校などに利用されており、有名企業も採用している分信頼度が高く、セキュリティ面でも安心できるので、顧客情報の管理においても安心できます。
多様な業種が利用しているため、工場見学予約にもぴったりの設定ができます。

仮予約と即時予約の設定ができる

人気のある工場見学や特別なコースなどの場合には、先着順ではなく抽選で予約を受け付けるケースもあるでしょう。そんな時に活用できるのが、仮予約の設定です。

仮予約で募集をして、抽選後に正式な予約完了通知を送ることが可能。
先着順の予約でサーバーが混み合い、お客様がストレスを感じてしまうことを避けられます。
抽選の応募を電話やメール、ハガキなどで行なうとその対応に非常に時間や手間がかかるので、予約システムで解決しましょう。

STORES予約（旧キュービック）

少人数の予約なら無料プランも有り

まずは予約システムがどんなものなのか試してみたい、工場見学の受け入れ人数が少ない、という場合にはフリープランも利用できます。
予約の上限は月間100件までと少ないですが、小規模な工場や土日だけ人数を制限して受け入れている工場などは問題なく使用できるでしょう。
試しに使ってみてから、有料プランに移行できます。

LINEで予約をリマインド

最近はプライベートではメールはほとんど利用せず、SNSの利用が中心となっている人も多いです。
この予約システムなら、LINEで予約、予約変更などができるので、気軽に簡単に使えます。

工場側からの予約日時などのリマインドもLINEで自動的に通知できるので、特に若い世代を狙った工場見学ツアーにぴったりです。

AIRリザーブ

初期設定が簡単で、すぐに導入できる

予約システムを導入するとなると、はじめの設定作業が大変なのではないか、慣れるまで時間がかかるのではないかと心配される企業も多いです。
しかし、Airリザーブなら、初期設定に時間がかからずスムーズに始められます。

短時間で簡単に設定できるので、工場の本来の業務に支障を来すことはありません。
導入後も、予約業務の手間が減るので、とにかくすぐに運用を始めたい場合におすすめです。

予約人数の管理がしやすい

工場見学予約では、各回の予約人数を制限していることがほとんどでしょう。
Airリザーブなら、予約画面で残席があとどのくらいなのか一目でわかるように表示できます。

そして、工場側で設定をすればキャンセル待ち予約も可能。
お客様にとっても透明性が高く安心でき、工場側にとっても人数の管理がしやすいため、使いやすいです。

ChoiceRESERVE

プロにしっかり相談できる

予約システムとして長年の実績があり、システム導入にあたって十分なサポートを受けることが可能。
電話やメールによる問い合わせはもちろんのこと、対面やWEB会議での導入相談、サポートもあります。

現在、工場見学予約においてどんな悩みがあるのか、今後どうしていきたいのか、などのヒアリングをもとに、最善の運用方法を提案。
導入後もヘルプサポートセンターに相談できるので、安心して利用を始められます。

予約管理カレンダーで予約状況が一目でわかる

シンプルでわかりやすいカレンダー表示で、現在どのくらいの予約が入っているのかが一目でわかります。

現状の把握をするだけでなく、「今後予約を増やしていくにはどうすればいいか」なども分析・検討するのに役立ちます。
複数店舗の管理もできるので、全国にいくつもの工場がある企業の場合でも一元管理が可能です。