健診予約システムおすすめ5選！クリニックに最適な選び方を解説

健診業務は予約受付から報告書送付まで、ほとんどの工程で入力作業が必要。
間違った報告はクリニックの信用問題にもなりかねませんし、企業で受付をしている場合は受診済みか未受診かの管理を行うと法律に触れる問題になりかねません。

健診業務をシステム化することは業務効率化だけでなく、様々な効果が期待できます。
必要な機能だけ簡単に導入できる予約システムの効果や選ぶポイントを紹介しますので、是非参考にご覧ください。

健診業務に課せられる課題

健診業務の入力作業を効率化するためには、現状を把握する必要があります。

健診業務が抱える問題点は多数ありますが、主にシステム化により改善が期待できる問題点を紹介します。

• 予約業務や受付業務の効率が悪い
• 健診結果の報告書郵送まで時間がかかる
• 再受診率が上がらない
• 企業の健診業務で未受診社員を把握しづらい

このような課題を抱えている健診施設や企業では、システム導入により大きな効率化とさまざまな効果を得られる可能性があります。

予約業務や受付業務の効率が悪い

予約や受付を紙台帳やエクセル管理していると、入力作業に膨大な時間と手間がかかるもの。
健診者数が少ない施設でも同様で、小さな施設ほど従業員自体も少ないのでより負担が大きくなります。

手入力は入力ミスの最大の原因です。
ダブルチェックしてればその作業も余分な業務になってしまいますし、予約や受付に時間がかかると健診者を待たせることになり、不満やクレームの原因にもなりかねません。

健診結果の報告書郵送まで時間がかかる

健診業務のほとんどが入力作業です。
健診受付から報告書作成までには、健診者情報・検査結果・診断結果など、入力項目は細かく、1人分だけでも多くの情報入力が必要です。

健診結果と検診者情報の管理が一括できていないと、それらを照合させ報告書を完成させるまでに手間と時間がかかります。
ミスを防止するためのダブルチェックも作業に時間がかかる原因です。

誤った報告をすれば健診者への信用は低下し、施設の評価にも影響してしまいます。

再受診率が上がらない

健診者は、一度検診を受けたら次回も同じ施設で受診する場合が多いです。
個人はもちろん、受け入れ人数の多い企業でその傾向は高く、再受診率は経営にも重要な要素。

リピートが増えないのは、健診予約から報告までの一連の流れでスムーズさに欠けていたり、スタッフの対応が満足できなかったりしていることが原因の可能性があります。

業務内容が膨大で、対応や処理に時間や手間がかかっているのであれば、効率化を考えるべきです。

企業の健診業務で未受診社員を把握しづらい

大きな企業では、企業内で社員の健診予約を行う場合が多いです。
企業では年に一度、従業員全員に定期健康診断の実施義務がありますが、従業員の受診状況の把握や未受診者への推進も担当者の業務の手間となります。

異常と判断された従業員には医師からの意見聴取や就業上の措置を行わなければなりません。

健診結果記録の保存や労働基準監督署への提出など、健診業務には予約から健診実施にとどまらず、管理業務も発生します。

年1回の健康診断の実施は企業の責任とはいえ、担当者の負担は大きいです。

健診業務に予約システムを導入する効果

膨大な入力作業が主な作業になる健診業務こそ、システム運用を検討しましょう。
手作業での入力はミスの原因になるほか、時間や労力を費やし他の業務への影響も大きいです。

システム化することで、得られる主な効果は以下の通りです。

• スタッフの労力削減とサービス向上
• 的確なデータ管理と迅速な結果作成が可能
• 再受診率の向上や経営戦略の元データが蓄積される
• 健康診断未実施を防止し、受診率向上につながる

システム化は効率化のみならず、最終的にはクリニックの信用や評判にまで効果を発揮します。
また、企業の管理部署にとっては業務効率化が期待できるでしょう。

自動化が進む現代の社会では何ごとにも効率の良さが重視され、健診業界においても取り入れるべき課題となっています。

スタッフの労力削減とサービス向上

これまで紙台帳やエクセルに入力していた作業がシステム化されると、スタッフの負担を大きく軽減させることが可能。
手入力による人的ミスを避けるためのダブルチェックの必要がなく、予約業務はシンプルになります。

作業に費やす時間が減れば健診者一人ひとりへの対応にも時間と心の余裕が持てます。
スタッフの労力が削減でき、より余裕のある対応と質の高いサービス提供が可能になるでしょう。

正確なデータ管理と迅速な結果作成が可能

システム化により手入力作業が減ると、間違った情報を登録したり扱ったりするリスクが軽減します。
また、データを管理・検索しやすいので、問い合わせ時の対応もスムーズです。

予約システムの中でも顧客情報管理が一括できるシステムなら、予約と同時に健診者の個人情報も管理できます。
同じシステム内で表示されるので、わざわざ別のツールを確認する必要がありません。
健診データを登録しておけば、報告書作成がよりスムーズになります。

こうしたスムーズな対応と迅速な結果報告が、健診者の満足度向上につながります。

再受診率の上昇や経営戦略の元データが蓄積される

システム化により作業効率が上がることで、健診者への満足度向上につながり再受診率の上昇が期待できます。

個別の個人情報が適切に管理されていれば、健診者一人ひとりに対してより適した対応が可能。
前回の健診メニューや受診項目などを検索するのも簡単です。
健診者に確認したり問い合わせしたりする必要もなく、再受診の予約時や来院時の対応がスムーズになります。

また、健診者の受診メニューや受診時期などを活用すれば今後の経営戦略が立てられます。
蓄積されたデータから統計を取る機能があれば、さらに正確で見やすい分析ができます。

健康診断未実施を防止し、受診率向上につながる

企業で健診予約をする場合にもシステム導入は効果的です。

健康診断の未実施は法令違反になるため、受診漏れを防ぎ管理するのは重要な業務です。
システム化することで従業員の受診状況が把握しやすくなり、健康診断未実施の防止や受診率向上につながります。

また、診断結果や報告書もシステム上で一括管理できれば申告漏れの心配も少なくなります。

このように、システム化は業務の効率化だけでなく、適切な健康診断の実施に活用できます。

健診業務の予約システムに入れるべき機能と選び方

ここでは、健診業務に必ず入れるべき機能とシステムの適した選び方を解説します。
予約システムや健診専用のシステムはたくさんありますが、運営を始めたばかりや外来業務の傍らで行っている施設では、システムにコストをかけられない場合も多いです。

企業での健診予約も、事務業務の一環として行なっている場合には、あまりコストをかけられません。
コストをかけずにシステムを導入するには、欲しい機能に絞って選ぶことが重要です。

また、選び方では高機能・多様性ばかり注目すると、返って使いづらいこともあります。
導入初期は、以下のような使いやすいシンプルなものを検討してみてください。

• 予約管理と顧客情報管理が一括できる
• 誰でも使いやすいシンプルな操作性
• クラウド型のシステム
• 高いセキュリティ対策

設置の手間がかからず希望の機能だけを選べるシステムは導入しやすく、その分コストカットも可能です。

予約管理と顧客情報管理が一括できる

同じシステム内に予約状況と顧客情報を一括して登録できれば登録の手間が減るだけでなく、データを調べる際にも他のツールを確認する必要がありません。

1人の予約から診断結果まで全てが1つのシステムに一括されれば、予約時のみならず、健診実施日の受付や検査時の確認、結果入力・報告書作成から郵送まで、すべての作業効率が上がりミスのリスクを軽減できます。

予約時にも健診者情報がすぐに閲覧できるので、過去のデータや注意項も把握しやすいです。
過去にクレームがあった健診者や精神的にストレスを抱きやすい健診者へも適した対応ができ、クレーム回避に繋がります。

企業での健診業務でも予約と従業員の受診歴や検査結果が同じシステムで管理できることで、未受診者や未報告の把握がスムーズになります。

誰でも使いやすいシンプルな操作性

初めてシステム導入する場合は、使いやすくシンプルなことが一番です。
高機能でも、使いこなせないほどの機能は必要ありません。
欲しい機能だけをすぐに使えるようにするのが手間や労力をかけない導入の仕方です。

タッチパネル操作やタブレットなどの多種のデバイスで利用できると、操作が簡単で共有にも便利です。
膨大な健診業務もスタッフ間での共有や分担が可能になります。

また、予約枠設定や使用者変更が簡単なことも便利に利用できる点です。

クラウド型のシステム

システムのサーバーは2種類あり、クラウド型とサーバー型です。

クラウド型は、現在急速に普及しているインターネット上のサーバーにアクセスして操作するものです。
従来の院内に設置するサーバーなら、ネットワーク環境が安全でセキュリティ面も安心です。
アクセススピードが速く、大量の情報を扱う大規模施設に適します。

一方、小さな健診施設や企業の健診業務では、設置の手間や場所がいらないクラウド型が安価で導入しやすいです。
クラウド型を利用することで、システム導入がより身近になっています。

高いセキュリティ対策

健診施設では、健診者の住所から診断結果まで膨大な量の個人情報を管理しています。
また、改正個人情報保護法や医療機関向けのガイドラインが厚生省より公表されていることから、これらのガイドラインを踏まえたネットワーク環境を整える必要があります。

セキュリティの高さは、暗号化技術であるSSL化や国際標準と同様のセキュリティである「ISMS認証」などが指標です。
これらを取得していれば、セキュリティは高いと判断できます。

長年の実績のあるサービスや、評価が高く幅広く利用されているサービスを選ぶことも重要です。

健診業務におすすめの予約システム5選

健診業務に特化した健診システムで予約システムが別の場合、データの照合や移行に手間がかかります。
手間を増やさず入力ミスのリスクへ軽減するのが、予約から結果報告までを一括して行う予約システムです。

予約システムでも、健診業務専用のシステムから多業種に対応するものまでさまざまです。
タイプ別で考えるより、自社で最も有効活用できるものを選ぶことが重要。

ここでは、小さな健診施設や業務の一環として行う企業でも無理なく使いこなせ、導入が簡単なおすすめの予約システムを紹介します。

ResKa

ResKaは、顧客管理に特化し、予約と顧客管理が一括できるシステム。
比較的新しいサービスですが、他社の問題点を改善し、シンプルで使いやすい機能が備わっているのが強みです。

ResKaの主な特徴は以下の通りです。

• 予約の可能時間帯や予約枠などの設定や変更が簡単
• 直観的でシンプルな操作性に優れる
• 柔軟に予約システムをカスタマイズできる
• セキュリティ万全の暗号化データでハッキングされにくい
• 予約管理からデータ分析まで簡単作成が可能

予約画面ではスタッフごとの設定変更もできるため、入力作業がより効率的になります。
一括管理された予約記録と健診者データは内容確認や報告書作成にも便利です。

機能制限なしで1か月利用できるので、操作性の高さを実感してから導入が可能です。

ChoiceRESERVE

企業における健康診断や人間ドッグの課題を数多く解決した実績を持つシステム。
豊富な経験やノウハウから悩みに合った適切な予約システムを提案してくれるのが魅力です。

ChoiceRESERVEの特徴は以下の通りです。

• ネット予約が簡単で空き状況が見やすい
• 安心のセキュリティサポート体制
• 事前問診機能で受付業務を効率化
• iPadなどにも対応の直感的タッチ操作
• 導入から運用までを専門チームがサポート

健診者はネットで予約状況を確認できるので、混雑時を避けて予約が可能です。
自動的に受付の集中を回避でき、お客様満足度の向上にもつながります。

健康診断に必須の問診も問診機能を利用すれば予約時に完了し、当日の対応がスムーズになります。

SELECT TYPE

SELECT TYPEなら、多機能な予約システムを無料で作成するところからスタートできます。
健診業務に適したテンプレートも準備されており、簡単に健康診断の予約フォーム作成が可能です。

SELECT TYPEの主な特徴は以下の通りです。

• インターネット予約で営業時間外の受付に対応
• 電話や対面の予約をシステムに記録可能
• 複雑な予約スケジュールにも対応
• スタッフで予約情報を分担管理
• SSLに完全標準対応

高機能システム導入の簡単さ、健診者・スタッフ両者の使いやすさに特化したシステムです。
多業種に対応した機能が充実しているので、活用の幅も広がります。

個別プランとパッケージプランの使い分けでは、使いたい機能の項目やコストによって自由に選べます。

RESERVA

RESERVAは利用者数14万社で利用実績のある予約システムです。
350以上の業種で導入されるシステムは多業種に対応できる多機能に優れ、健康診断予約にも対応します。

RESERVAの主な特徴は以下の通りです。

• インターネットでいつでも診療予約ができる
• シンプルな操作性で簡単に設定完了
• 多彩な機能で細かなカスタマイズも可能
• 多様な診療形態や患者層別に対応できる
• 月日別、時間帯曜日別の分析や比較が可能

インターネット予約では、社員が自ら予約を取ったり、独自の会員機能では社員IDやメールアドレスをログインIDにできたりと、企業向けに特化した予約システムも選択できます。

基本機能のフリープランからすべての機能が使える高機能プランまで、規模やコストに応じた導入が可能です。

Airリザーブ

Airリザーブは導入時に高額になりがちな初期費用の問題を解決し、カスタマイズ不要でシステム提供するサービスです。
充実したフリープランから利用可能で、無理なくコストカットを実現できます。

Airリザーブの主な特徴は以下の通りです。

• ネット予約で予約業務を自動化
• シンプルで直感的な画面
• メール配信や店舗管理も無料で利用可能
• 選べる２つの予約枠タイプ
• 予約一覧の作成や予約情報の集計が簡単

細やかな条件設定で運用に最大限適合できるので、カスタマイズのために追加料金をかけません。
予約枠タイプの選択や便利な機能も豊富に利用できます。

幅広い事業を展開するリクルートが提供しており、セキュリティもサポートも万全の体制です。

まとめ

健診業務は入力作業が多く、システム化する効果は特に大きいです。

健診業務に特化したシステムは多機能・多用途に使えますが、導入には高額な初期費用や運営コストがかります。
健診者の少ない施設や企業の健診予約業務などでは、使いたい機能だけ選べる予約システムで導入する手間やコストを削減できます。

中でも健診業務に必須の機能は、以下のようなものです。

• 予約機能と顧客管理が一括できる
• カルテ作成や報告書作成ができる
• シンプルで使いやすい操作性

予約から検査結果の管理や報告書作成までが1つのシステムで管理できることが、業務削減の最大の条件。
システム化はスムーズな予約や受付対応や迅速な報告書作成を実現し、健診者の満足度向上や再受診率上昇、施設の信用につながります。

企業の健診業務でも、導入効効果は業務効率化だけではありません。
従業員が健診履歴や結果を確認できることは、より健康診断への意識を高めるのに効果的です。
システム化は受診率上昇、未受診者対策にも期待できるのです。

導入の際は、簡単でコストも抑えられるクラウド型が便利です。
セキュリティの高さやサービスの実績なども考慮しつつ、今回紹介したようなシステムを検討してみてください。