業務改善「音楽スタジオ・レンタルスタジオ」向け予約システム5選

「効率良く顧客管理ができない」「新規顧客やリピーター獲得が難しい」といった悩みを抱えているスタジオ運営者は多いものです。

悩みを解決するなら、予約システムの導入がおすすめ。

予約システムは予約受付だけでなく、予約管理や顧客管理も自動化できます。顧客管理が効率的にできれば、ターゲット層に合わせた対策もしやすくなるはずです。

本コラムでは、導入によって得られるメリットや選ぶときのポイント、おすすめの予約システムを解説します。自身のスタジオにぴったりの予約システムを見つける参考にしてください。

スタジオ運営において抱えやすい悩み

スタジオを運営していると、次に挙げる悩みを抱えやすい傾向にあります。

• 予約対応に時間がかかる
• 予約受付や情報入力のミスが多い
• 無断キャンセルが多い
• 集客が難しい

業務上で抱えている悩みは、放置してしまうとスタッフの負担が大きくなり、サービスの質にも影響します。
顧客満足度を高めるためにも、課題を明確にし、早期解決を目指しましょう。

予約対応に時間がかかる

スタジオ運営で抱えやすい悩みのひとつに、予約対応に時間がかかることが挙げられます。

小規模のスタジオでは、施設内の清掃や備品管理や金銭管理などの通常業務に加えて、予約受付まで対応しています。

電話や対面で対応していると、予約が入るたびに通常業務をストップさせなければなりません。

予約に必要な情報を全てヒアリングできるまで対応をしなければならないため、予約受付に時間がかかった分だけ通常業務に影響が出てしまいます。

予約受付や情報入力のミスが多い

スタジオ運営で挙げられる悩みに、予約受付や情報入力のミスが多いことが挙げられます。

電話受付をしていると発生しがちなことが、聞き間違いやデータ入力時のミス。

帳簿記入やExcel入力など、人の手で情報を管理しているとミスがさらに発生しやすくなります。

ヒューマンエラーが起きてしまうのは仕方が無いですが、訂正する手間がかかったり顧客に迷惑がかかったりするため最低限に留めなければなりません。

ダブルブッキングや予約の取り間違いをしてしまうと、クレームにつながり顧客離れの原因にもなります。

無断キャンセルが多い

無断キャンセルが発生してしまう理由には、次の3つが挙げられます。

• 予約していたことを忘れていた
• スタジオの営業時間内に連絡できなかった
• キャンセルの連絡が気まずい

小規模運営のスタジオにとって、無断キャンセルが多発してしまうことは死活問題です。

予約事に「リマインドメールを送る」といった対策もありますが、そこまで手が回らないケースもあるでしょう。

集客が難しい

安定した運営を目指すために必要な「集客」に、課題を抱えているスタジオも少なくありません。

電話や対面で受付をしていると、営業時間内のみの対応となるため予約できる時間が限られてしまいます。
「予約したいときにできない」という状況は、新規顧客の取り逃しにつながります。

他社との差別化を図りたいと考えていても、データ分析まで手が回らないというスタジオもあるでしょう。

戦略的なマーケティングをするために必要なのは、細やかなデータ分析です。

データ分析ができれば、顧客に対して効果的にアプローチできるイベントや特典を企画できます。

スタジオが予約システムを導入するメリット

スタジオが予約システムを導入するメリットには、次の5点が挙げられます。

• 予約受付や顧客管理の効率化による業務負担の軽減
• 新規予約の機会ロスを減らせる
• 事前決済ができる
• 顧客分析がしやすくなる
• 安全に顧客情報を管理できる

予約システムを導入すると業務効率化を目指せるだけではなく、顧客側の利便性も高まります。

予約受付や顧客管理の効率化による業務負担の軽減

予約システムを導入するメリットは、予約受付や顧客管理などの業務が効率化されることです。

予約に必要な情報は全て顧客が入力するため、スタッフは説明やヒアリングにかける時間から解放されます。

予約受付やキャンセル、予約変更もシステム内で完結できるため、ダブルブッキングや入力ミス、聞き間違いによるミスも格段に軽減できるでしょう。

備品レンタルを提供しているスタジオでは、予約時に備品選択をしやすい環境を整えることで売上向上が期待できます。

新規予約の機会ロスを減らせる

営業時間にかかわらず、24時間いつでも予約できるようになる点もメリットとして挙げられます。

新規顧客を獲得するためには、「予約してみよう」というタイミングを逃さないことが重要です。

「電話が苦手な人でも予約しやすい」「手が空いたときに予約できる」「予約の空き状況が確認できる」などといった環境を整えることで、顧客の利便性が高まります。

これまで機会ロスが気になっていたスタジオは、予約システムを導入するだけで効果が期待できるはずです。

事前決済ができる

次に挙げられる予約システムを導入するメリットが、事前決済ができることです。

事前決済ができれば当日の案内がスムーズになるだけではなく、無断キャンセルの抑制にもなります。

予約システムによって対応している決済方法が変わるため、事前にチェックしておくと安心です。

対応している支払い方法が多いほど顧客側の利便性が高まるため、他スタジオと差別化したいときにも役立ちます。

顧客分析がしやすくなる

予約システムを導入すると、効率的に顧客分析がしやすくなるでしょう。

予約時に得た顧客情報はクラウド上に蓄積されるため、Excelや紙面で管理するよりも効率的にデータ検索ができます。

戦略的なスタジオ運営に必要なのは、細やかなデータ分析です。

居住エリアや年齢、人気のコースなどをデータ化することで、リピーターへの割引実施企画などの効果的なマーケティングプランを立てやすくなります。

安全に顧客情報を管理できる

安全に顧客情報を管理できるようになる点も、予約システムを導入するメリットです。

スタジオ運営をしていると多くの顧客情報を扱います。
紙面やExcelでの管理では、誰もが持ち出せる可能性が高く、セキュリティに不安を抱かれる可能性があります。

顧客との信頼関係を失わないためにも、情報漏洩や個人情報の紛失などはあってはなりません。

予約システムを導入すると、大切な顧客情報は全てクラウド上で管理されるため、データの外部持ち出しなどを抑制できます。

システム内で扱っているデータに関しても、アクセス権限をつけられるため、より高度な方法で個人情報を管理できるようになります。

スタジオに適した予約システムの選び方

種類豊富な予約システムの中から、マッチしたものを見つけるために必要な選び方のポイントは、次の5点です。

• 簡単に操作できるか
• 顧客管理画面はカスタマイズできるか
• 同業種での導入実績はあるか
• セキュリティ対策は万全か
• 無料プランやトライアル期間はあるか

予約システムを選ぶ際には、現在抱えている悩みを明確にし、必要な機能が備わっているかどうかも判断基準になります。

コストと機能を比較検証しながら慎重に選びましょう。

簡単に操作できるか

予約システムを選ぶときには、簡単に操作できるかが重要です。

どんなに多機能であっても、スタッフが扱えるまで時間がかかったり顧客が入力しにくかったりすると、メリットを実感しにくくなります。

一方、顧客が操作する予約フォームが煩雑だと、入力が面倒になり、途中離脱する可能性が高くなりかねません。

双方が直感的に操作できる予約システムを選びましょう。
合わせてマルチデバイス対応機能が備わっていると、より利便性が高まります。

顧客管理画面はカスタマイズできるか

顧客管理画面がカスタマイズ可能であるかも、チェックしておきましょう。

スタジオ形態によって予約時に必要な情報や、顧客管理に必要な情報が異なります。

例えば、音楽スタジオ・レンタルスタジオでは備品のレンタルが必要だったり、ピラティススタジオなどでは講師の指名などが必要だったりするでしょう。

レッスン制のスタジオであれば、顧客管理画面においてメモ機能があると、きめ細やかな情報管理が実現します。

状況に応じてスタッフが必要項目を変更できるように、カスタマイズ方法が簡単であることも大切です。

同業種での導入実績はあるか

初めて予約システムを導入する際には、同業種での導入実績があるかもポイントです。

業種によって必要な機能は変わります。
同業種での導入実績が多ければ、必要な機能が備わっていたり充実したサポート体制が受けられたりする可能性が高いです。

導入実績は予約システムの公式サイト内に記載されています。

セキュリティ対策は万全か

スタジオ運営において、セキュリティ対策は必要不可欠です。
不正アクセスなどによる情報流出は顧客からの信頼を失う原因となるため、しっかりと精査しましょう。

セキュリティ対策をしているかどうかよりも、いかに高い安全性を確保しているかが重要です。

以下の対策が導入されているかも判断基準になります。

• Htts暗号化通信
• IP制限
• ISMS認証
• 24時間365日監視体制
• 定期的なアップデート

また、スタジオ側で対応できない不具合が発生した際の、サポート体制や対応時間も確認しておくと安心です。

復旧まで長引いてしまうと、顧客に迷惑がかかってしまうため早期解決できる環境を整える必要があります。

無料プランやトライアル期間はあるか

無料プランやトライアル期間は、積極的に活用しましょう。

「操作が簡単」と謳っていても、実際に使ってみないと自社スタジオとマッチしているかはわかりません。

トライアル期間で操作性や機能性をしっかりと試してから、本格的な導入を検討すると安心です。

導入コストが気になる際には、無料プランを選択するのも良いでしょう。
無料プランを選択する際には利用できる件数の上限や機能制限があるため、事前確認が必要です。

スタジオ運営におすすめの予約システム5選

スタジオ運営で予約システムを導入する際には、次の5社がおすすめです。

• ResKa
• RESERVA
• リザエン
• EIPrO
• Airリザーブ

各社、おすすめの理由や特徴が変わるため、スタジオ運営で必要な機能が搭載されている予約システムを選びましょう。

ResKa

操作のしやすさを求めているスタジオにおすすめの予約システムが、ResKaです。
パソコンに苦手意識を持つスタッフも直感的な操作ができ、扱いやすいといえます。

マルチデバイス対応のため、スマートフォンやパソコン、タブレット問わず、予約管理ができます。
無料お試し期間で、ぜひ使い心地を確認しましょう。

顧客情報のカスタマイズが可能な点も、ResKaの魅力です。

ドラッグやタップでパーツを組み合わせて、簡単にオリジナルの管理ページを作成できるため、必要な情報を効率的に蓄積できます。

https暗号化通信や世界最高峰を誇るAWSの導入、定期的なアップデートをすることで、悪意ある第三者から大切な顧客情報を守ります。

セキュリティ対策に力を入れたい際の心強いサポート役となるでしょう。

▼ResKaの詳細はこちら

RESERVA

質の高い運営を目指したいと考えているスタジオにおすすめの予約システムが、RESERVAです。

RESERVAには、運営者側が用意した質問に対して、顧客側が10段階評価と理由を回答できる「アンケート・レビュー収集機能」が搭載されています。

実際に利用した顧客からの声を収集できるため、サービス内容の見直しを図れます。

カスタマイズ機能を活用すると、予約時の入力フォームで事前に入手したい情報の追加が可能です。
きめ細やかな顧客情報の管理が実現するため、顧客満足度の向上にも役立つでしょう。

集客に課題を抱えているスタジオは、RESERVAのクーポン発行機能が便利です。

割引額や発行条件などを細かく設定できるため、効率的に目的に合わせたクーポン活用ができます。

リザエン

予約システムに充実したサポート体制を求めているスタジオには、リザエンがおすすめです。

設定方法や業務効率化のための提案など、導入前だけではなく導入後もサポート体制が充実しています。

200以上の業種での導入実績を持つリザエンでは、次のセキュリティ対策を取り入れています。

• ISMS認証
• プライバシーマーク
• 24時間365日監視体制
• IP制限
• ログインロック

外部からの不正アクセスを防ぐだけではなく、現場でも厳重管理できる機能が充実しています。

予約管理画面で予約された情報をGoogleカレンダーへ自動反映できる点も、特徴のひとつです。

Googleカレンダーに反映することでスタッフのスケジュール管理がしやすくなるため、レッスンタイプのスタジオでは利便性が高まります。

▼リザエンの詳細はこちら

EIPrO

EIPrOは、予約メニューを豊富に扱っているスタジオにおすすめの予約システムです。

EIPrOでは以下の予約機能が搭載されています。

• 複数人数予約
• 回数制限予約
• チケット予約
• 会員限定予約

料金や定員もそれぞれで設定できるため、複雑な予約受付もシステム内で完結します。

予約忘れによる無断キャンセルの抑止につながるリマインドメールの自動送信機能も搭載されています。

メール内容は自由に編集・設定が可能できるため、自動送信メールであっても無機質な印象を持たれない点が嬉しいポイントです。
事前決済にも対応しているのが特徴のひとつ。

支払い方法はクレジットカード決済と、ペイパル決済に対応しているためクレジットカード記録を残したくない顧客も安心して利用できます。

▼EIPrOの詳細はこちら

Airリザーブ

まずはお試しで予約システムを導入したいと考えているスタジオにおすすめなのが、Airリザーブです。

Airリザーブには機能が充実しているフリープランがあるため、コストが気になる際にも安心して利用できるでしょう。

フリープランには、以下のような機能が搭載されています。

• 予約管理
• 顧客管理
• データ通信のSSL暗号化

有料プランにはなりますが、予約時にクレジットカードを登録できる機能も搭載されており、当日のレジ対応の手間軽減や無断キャンセルの防止に効果的。

決済手数料は3.24％と業界最安水準という点も、コスト削減を考えている運営者にとっては嬉しいポイントではないでしょうか。

蓄積している予約情報はCSV形式でダウンロード可能です。
効果的なマーケティングを実現するための、データ分析をしたいときにも役立ちます。

▼Airリザーブの詳細はこちら

予約システムの導入で質の高いスタジオ運営を

本コラムで解説しているように、スタジオ運営で抱えやすい悩みのほとんどは、予約システムの導入で解決できます。

シンプルな操作性、セキュリティの高さなど、必要な機能の優先順位をつけて自社スタジオに適した予約システムを選ぶことが大切です。

業務改革をし、質の良い運営を目指すことは顧客満足度向上にもつながります。
自社にマッチした予約システムを導入して、競合と差をつけられる質の高いスタジオ運営を目指しましょう。

当サイトでは、クラウド型予約システムについて詳しく解説しています。
予約システムについてもっと知りたいという方は、ぜひ下記ページもご覧ください。