団体予約システムで予約管理の課題を解決する実践方法

「団体予約を受付して本当にメリットはある？」「気をつけるポイントは？」と悩んでいる人もいるでしょう。

団体予約は一度に多くの売上を確保できるだけでなく、新規顧客の獲得やサービスの認知拡大にもつながる大きなチャンスです。

本記事では、団体予約受付のメリットやよくある課題に加え、効率よく対応するための予約システムの選び方まで詳しく解説します。

団体対応を強化したい方は、ぜひ参考にしてください。

団体予約を受け付けるメリット

団体予約を受け付けることで、次のメリットが考えられます。

• 1回の予約で多くの売上を確保できる
• 多くの人に商品やサービスの魅力を伝えられる
• 新規顧客獲得のチャンスが広がる

個人予約だけに絞るよりも得られるメリットが多いため、さまざまな業種において団体予約を積極的に受け入れる傾向にあります。自身の店舗に当てはめて考えてみましょう。

1回の予約で多くの売上を確保できる

団体予約を受け付けることで得られる大きなメリットとして挙げられることが、「1回の予約で多くの売上を確保できること」です。

同じ時間枠を利用していても、個人と団体とでは売上金額が変わるのは当然ですが、人件費をあまりかけずに準備を効率的に進められるため収益につながりやすくなります。

例えば、2名の予約で最低2名スタッフが必要であった場合、10名の予約だからといってスタッフも5倍必要というわけではありません。

また、団体利用では数ヶ月先の予約をするケースも多いため、売上の予測やスタッフのスケジュール管理もしやすくなるでしょう。

多くの人に商品やサービスの魅力を伝えられる

1度の対応で、商品やサービスの魅力をより多くの人に伝えられる点も団体予約のメリットです。

商品やサービスの魅力を伝えるだけであればSNSといったツールも活用できますが、顧客がネット上から得られる情報には限度があります。

1回の予約枠で複数名の顧客に満足度の高いサービスを提供することで、より多くのファンを作るチャンスが生まれます。

新規顧客獲得のチャンスが広がる

新規顧客獲得のチャンスが広がりやすい点も、団体予約を受け付けるメリットです。
団体で利用する人の中には店舗の印象が良ければ、プライベートで利用してみようと考える人もいるでしょう。

定期的に食事会を開催する法人は、団体でも安心して利用できる飲食店を探しています。

初回利用時に良い印象を持ってもらえれば、安定した売上確保につなげられるだけではなく、SNSや口コミで良い評判を広めてもらえるきっかけになります。

団体予約の受付で生じやすい課題

団体予約を受け付けする店舗で生じやすい課題は、以下のとおりです。

• 予約手続きの内容が煩雑
• 予約管理が煩雑
• スケジュール管理が難しい
• 必要な手配が多くミスが起こりやすい
• 団体予約の集客ができない

生じやすい課題を明確にし、シミュレーションを重ねたうえで実行に移せると、団体予約もスムーズに対応しやすくなるでしょう。

予約手続きの内容が煩雑

団体利用になると、個人予約に比べて手続きの内容が煩雑になる傾向にあります。

例えば、ラフティングや登山ガイドなどのアクティビティの予約や宿泊予約を団体で受け付ける際には、1人ずつ契約や手続きの説明が必要となり、1人でも手続きが遅れると業務に支障をきたす可能性があります。

業務負担増加を理由に人員コストをかけてしまうと、団体予約を受け付けるメリットが薄れてしまいます。

団体予約を受け付ける際にはシステムなどのツールを活用しながら、バランスのよい業務内容と人員コストの精査が必要です。

予約管理が煩雑

団体用プランや団体割引など、個人対応とは違ったシステムが発生するため、スタッフが対応に慣れるまで時間を要しかねません。

個人客の予約とは違い、キャンセルポリシーや清算のタイミング、予約が入った時のオペレーションを変えている店舗もあります。
普段とは違う対応が必要になるため、予約受付だけでもいつもよりも時間・手間がかかりがちです。

また、予約台帳やエクセルといったアナログな予約管理をしている店舗では、人数や時間枠の設定、内容など予約に関するさまざまな事項を1つひとつ手書きしなくてはいけません。

飲食店であれば予約時におけるアレルギー対応といった、正確性が求められるサービスが必要となるケースもあります。
大人数分を聞き取り、予約台帳に記載するのは非常に手間がかかります。

団体予約でも変わらずスムーズに予約管理ができる体制づくりを整えましょう。

スケジュール管理が難しい

団体利用になると1度に受け入れる人数が増えるため、予約枠の調整やスタッフのスケジュール管理も難しくなります。

顧客が希望する人数の席を1人分でも用意できないと、団体予約客の案内ができません。
例えば、10人分の席を確保するために、前後の予約・来店状況によっては予約時間ではなくても数席確保しておく必要があります。

スタッフのスケジュール調整も重要です。
団体予約が入る時間帯の適切なスタッフ数を計算し、当日出勤できる人を集めなくてはいけません。

店舗の規模によっては理想通りに受付できないケースが発生する点も、団体予約の課題のひとつとして挙げられます。

必要な手配が多くミスが起こりやすい

１つの予約枠を利用する人数が増えるほど、対応する内容も増えてきます。

団体予約の対応を始めたばかりの時期は、イレギュラーな業務に慣れず、ミスが起こりやすくなりがちです。
慣れていないスタッフをフォローする、事前に対応に関して打合せをするなど、より慎重に業務を進めなければなりません。

アレルギー対応といった重大な注意事項がある際には、スタッフ間で引き継ぎや共有ができていないとトラブルの原因となります。

団体利用を受け入れる前にスタッフ間で共有できるシステムを導入するなど、事前に対策を練ることが大切です。

団体予約の集客ができない

団体予約の受付を開始しても認知されていないと集客につながらないため、SNSや店舗ホームページなどで周知していく必要があります。

団体の集客につながりにくい原因には、店舗のイメージがわかりにくいという点が挙げられます。

ホームページなどの店舗情報は、団体客に向けて魅力が伝わるように団体予約用のメニュー・サービスや店内写真などをこまめに更新しながら新鮮さを出していくことが大切です。

飲食店であれば団体予約向けのコースやセットメニューを細かく表示できると、顧客側が安心して利用できるでしょう。

団体予約を増やすためのポイント

団体予約を増やすためには、以下のポイントを実践してください。

• 団体予約のメリットを用意する
• 幹事のニーズに沿った団体プランを用意する
• 団体利用時のサポート体制を整える

売上確保などのメリットを得られる団体予約。受け入れ体制をしっかりと整えることが大切なポイントです。

便利なシステムを取り入れながら体制を整えることで、通常業務にも時間の余裕が生まれ、団体客に対して質の良いサービス提供につなげられます。

団体予約のメリットを用意する

団体予約を促進するには、顧客側が予約に踏み切る明確なメリットを打ち出すことが大切です。

たとえば、8名以上の早期予約で割引適用、幹事1名分が無料、飲み放題時間の延長など、分かりやすく具体的な特典を設けると集客につながります。

さらに、団体客限定のポイント付与制度や次回使える割引クーポンの配布といった「次につながる施策」も有効です。リピート客を増やす仕掛けを加えることで、集客の循環が生まれやすくなります。

幹事のニーズに沿った団体プランを用意する

団体予約では、実際に手配を進める幹事の負担をどれだけ軽減できるかが重要です。
幹事は人数調整や要望の取りまとめ、店選びまでを一手に担うため、「選びやすさ」「確認のしやすさ」「問い合わせのしやすさ」が求められます。

団体利用時の店舗選びのストレスを軽減できるように、以下の情報をホームページ上やSNSでチェックできるようにしてください。

• 座席の配置
• 店内の様子
• 団体利用の特典
• 大人数対応の個室の有無

可能な限り多くの情報をと幹事は安心して予約店舗を選択できます。

飲食店であればイベントで団体利用する顧客に向けて、アレルギーや記念日プレート、特製ケーキの対応などができると他店との差別化を狙えるでしょう。

細かいニーズの対応も電話だけではなく、オンラインでも可能なシステムを整えられると団体をまとめる幹事側も楽になり、予約数のアップします。

団体利用時のサポート体制を整える

初めての店舗を利用することに不安を抱いている幹事も少なくないため、サポート体制を充実させて団体予約アップを目指しましょう。

店舗側が安心して任せられる存在であることをアピールすることで、予約の決定率は大きく変わります。
「下見歓迎」「事前の電話相談OK」といった案内をWebやSNSで明示し、電話やLINEなど複数の連絡手段を用意しておくと、信頼感が高まります。

さらに、当日は店舗スタッフが幹事をサポートする体制を構築しましょう。
例としては、以下のサポートを提案することで、幹事の満足度が向上します。

• 幹事専用の窓口スタッフを設ける
• 進行サポートや料理提供タイミングの相談
• 写真撮影やサプライズ演出の協力

予約画面といった分かりやすい箇所に明示すると、初回の利用者でも安心して予約を完了できます。
顧客満足度の高い体験は、SNSでのシェアや口コミ拡散にもつながり、新たな団体予約獲得の好循環を生み出すものです。

整えていても伝わっていないケースもあるので、周知方法にも注意してください。

団体予約に対応できる予約システムの選び方のポイント

団体客を受け入れる体制を整えるためには、予約システムを活用して業務効率化を目指しましょう。
店舗にぴったりの予約システムの選び方は、以下のとおりです。

• セキュリティ対策は整っているか
• マルチデバイスに対応しているか
• 予約管理と顧客管理が一元化されているか
• トライアル期間はあるか

予約時間が限られている電話予約とは違い、24時間受付ができたり予約情報の入力を顧客側ができたりと予約システムを導入することで双方にとってメリットが生まれます。

予約システムにも個性があり、搭載されている機能も異なるため、自店が求める機能に沿ったものを選択できるように、参考にしてください。

セキュリティ対策は整っているか

団体予約では一度に多くの個人情報を預かることになるため、セキュリティ対策は最優先事項です。

とくに中小規模の店舗では、人的リソースが限られていることから、予約システム側でしっかりとしたセキュリティ機能が備わっているかを確認する必要があります。

しっかりとしたセキュリティ対策かは、以下で確認できます。

• SSL暗号化通信
• 二段階認証
• アクセス制限
• ログイン履歴の確認機能

個人情報の漏洩は店舗の信用を一瞬で失うリスクがあるため、「セキュリティポリシーの明示」があるシステムを選ぶのが安心です。

マルチデバイスに対応しているか

予約システムを選ぶときには、マルチデバイスに対応しているものを選びましょう。
予約は必ずしもパソコンから行われるとは限りません。スマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスからのアクセスに対応した予約システムを選ぶことが不可欠です。

団体予約では、幹事がメンバーの予定調整をしながらリアルタイムで空席確認や日時選択を行うことが多いため、外出先でもスムーズに操作できるモバイル対応のUIは非常に重要です。

また、店舗スタッフもタブレットから即座に予約情報を確認・修正できると、受付・変更・キャンセル対応などの業務効率が格段に向上します。

団体対応時の繁忙を想定し、現場で扱いやすいデバイス連携があるか確認しましょう。

予約管理と顧客管理が一元化されているか

予約情報と顧客情報を一元化できる予約システムを選ぶと、効率的に業務を進められます。
団体予約では、人数・アレルギー・要望・支払方法など多くの情報が集まりやすく、手作業で管理するとミスや抜け漏れの原因になります。

そのため、予約と同時に顧客情報を自動で登録・更新できるような一元管理機能を持つシステムを選びましょう。
例えば、以下のような情報が一括管理できると便利です。

• 団体名・代表者（幹事）情報
• 過去の利用履歴・キャンセル情報
• 来店目的（歓迎会、法事、記念日など）
• 特記事項（苦手食材、座席希望）

データベース化しておくことで、再来店時に的確なサービスを提供でき、リピート率向上やCS（顧客満足）向上にもつながります。

トライアル期間はあるか

予約システムによって機能性や操作性は異なります。予約システムは実際に運用してみなければ、現場に合うかどうかは判断できません。

初めて導入する場合や、他社システムからの乗り換えを検討している場合には、トライアル期間の有無が重要な検討材料になります。

試用中には以下のような点を確認しましょう

• 入力操作が直感的か
• 団体予約時に必要な情報が整理できるか
• スマホやタブレットでの表示・操作性
• スタッフがすぐに使いこなせるか

無料で一定期間使えるシステムを選べば、リスクなく自店との相性を見極められるため安心です。サポート体制の充実度もチェックしながら導入を検討しましょう。

団体予約の業務効率化を目指すなら予約システムの活用がおすすめ

団体予約の業務効率化には、予約システムを活用しましょう。
団体予約は売上アップの大きなチャンスですが、予約対応・顧客管理・席の調整など運営業務の負荷が大きくなりがちです。

人手や時間に限りがある中小規模の店舗こそ、予約システムの導入で業務の効率化を図ることが大切です。

本記事で紹介したように、「団体予約に対応したシステムかどうか」「情報管理がスムーズにできるか」など、選び方のポイントを把握しておくことで、システム選定に失敗せず、自店にぴったりのサービスを導入できます。

煩雑な業務を軽減しながら、顧客へのサービスの質を向上させたいと考えている方は、トライアル可能な予約システムを試し、自店に合うものを見つけてみてください。