公共施設の予約管理を効率化！5つの人気予約システムを徹底比較！

公開日:2022.09.01 更新日:2024.02.09

公共施設の運営では、利用者が気軽に公平に利用できるように予約環境を整えたいものです。

そこで今、どなたででも簡単に申し込めるWEB完結の予約システムが注目されています。

予約漏れやダブルブッキングといった予約トラブルの回避はもちろん、予約管理における諸問題を解決してくれるお助けツールとして評判です。

今回は、公共施設に役立つ予約システムについて、5つの人気システムを比較して詳しくご説明します。

1 公共施設の予約管理を向上させるために
2 公共施設運営で役立つ予約システムの機能
- 2.1 公共施設の予約システムで必須の機能
- 2.2 公共施設の予約システムにあると便利な機能
3 公共施設運営で失敗しないための予約システムの選び方
4 公共施設にオススメの5つの予約システムを比較
5 まとめ

公共施設の予約管理を向上させるために

公共施設の予約対応においては、ダブルブッキングや予約漏れなど、なにかとトラブルが生じがちはありませんか？

誰もが公平に有意義に公共施設を利用するためには、人的ミスを回避した効率の良い予約管理が欠かせません。

実際のところ、どの施設でも担当職員の作業負担が大きい傾向にあり、予約管理が徹底されていないケースが見られます。

そこで公共施設の健全運営を実践するために、利用者と運営側の両面で利便性の高い予約システムを取り入れ管理方法を工夫することが求められています。

公共施設の予約管理でよくある問題点

窓口・電話・メールによる受付け業務では、予約の受付ミスが発生する
窓口や電話などアナログ予約が中心の施設では、利用者の申し込みハードルが高い
予約に関するデータの収集・分析は担当職員の大きな負担になる

デジタル化が加速する社会にあって、自治体が運営する公共施設ではアナログ中心の予約管理がまだまだ目立ちます。

そのため、利用者はわざわざ電話で空き状況を確認したり、窓口へ行って予約の申し込みを済ませたりするといった手間があります。

一方、施設側で予約管理を担当する職員は、他の業務と並行して電話や窓口での予約受付を行い、予約表や利用状況などを記入する作業も担当します。

公共施設の予約に伴い抽選が必要な場合は、職員が結果を利用者へ連絡するなど、比較的多くのアナログ作業が発生します。

このように公共施設の予約管理では、雑多な作業に追われることが多々あります。

しかし、限られた管理費の範囲で効率的な施設運営が求められているため、担当職員の負担は重くなりがちです。

公共施設の予約管理は予約システムで効率化する

公共施設を有意義に運営するポイントとして、利用者が気軽に安心して予約申し込みできる必要があります。

そのためには、WEB完結によるオンライン予約システムの導入がおすすめです。

オンライン予約システムを導入することで、前述の諸問題が改善できます。

予約システムの導入で利用者の利便性が向上する

予約受付ミスやダブルブッキングなどの人為的ミスが回避できる

公式サイトの予約申し込み画面にカレンダー（Googleカレンダー）を表示して、予約システムを埋め込みます。

申込者はカレンダーの『空き席』枠を確認し、その枠をクリックするだけで予約ページへジャンプ、WEB完結で申し込みが完了します。

キャンセル機能やキャンセル待ち対応の機能もありますので、利用者は利用機会を逃さずに済みます。

申し込み方法が簡単で、ネットが不得意な方にも比較的に使いやすいバリアフリー式の予約システムです。

各自治体の「わが街ガイド」などと連携する機能が提供されている

自治体ではさまざまな施設を同時に運営し、ホームページの利用ガイドで紹介しています。

予約システムのなかには、その利用ガイドなどと連携して予約対応できる機能があり、利用者を比較的にスムーズに予約画面まで誘導してくれます。

運営側の作業効率を向上させる

ひとつのシステムで複数の予約管理が行える（システムの二重化を解消）

1つの施設に会議室などが複数あっても、カレンダーの枠設定をすることで1つの予約システム内で対応できます。

あるいは、種類の違う施設を合わせもつ場合も1つの予約システムがトータル管理してくれるため、比較的に予約管理の作業が効率化します。

基本的に予約情報の処理やデータの加工作業が省けるため、担当職員の負担軽減になる

予約フォームの入力情報がそのまま予約管理に利用されるため、職員が予約に関する情報処理をする必要がありません。

また、予約管理のためのデータ処理も自動です。

予約システムの導入で、他の予約手段と比較して職員の作業負担が大幅に軽減されます。

安心・安全のセキュリティ機能で、情報管理が徹底できる

予約に関するすべての情報はオンライン上にありますが、徹底した暗号化システムにより厳重に守られます。

効率的な施設管理に必要な統計帳票出力など、データ分析・フィードバックに役立つ

利用状況が的確に把握できれば、それによって施設運営の効率化が徹底できます。

予約システムによるデータ分析結果をフィードバックさせて、施設運営の不足点を発見したり無駄をカットしたりすることが可能です。

予約システムを導入するメリット・注意点

公共施設の予約管理にオンライン予約システムを導入することで、主に次のようなメリットが得られます。

なお、導入には注意点もありますので確認しておいてください。

公共施設運営に予約システムを導入するメリット

施設予約の機会損失を回避する
予約受付、変更、キャンセルが同一ページで完結できる
人的な予約ミスを防ぐ
顧客管理を効率化できる
利用者とのコミュニケーション確保に役立つ
利用料の決済までWEB完結できる

公共施設運営に予約システムを導入する上での注意点

施設に合った予約システムを選ぶには、予約システムについての知識が必要なこと
有料の予約システムを選ぶ場合、費用対効果を考えてオーバースペックにならないように気をつける
予約システムの利用にはノウハウや経験が必要で、予約管理の利便性が上がるまでには手間暇がかかる

公共施設運営で役立つ予約システムの機能

近年、公共施設ではオンライン予約システムの導入がなされるようになり、従来の予約管理の諸問題を解決している現場が増えています。

また、公共施設で役立つ機能についてのデータも揃ってきました。

そこで、これからオンライン予約システムを導入する場合、あるいは現行の予約システムに満足していない場合は、次に挙げる機能の有無を確認して、適切な予約システムを選ぶようにおすすめします。

公共施設の予約システムで必須の機能

基本的にオンライン予約システムには、スケジュール管理やカレンダー表示（Googleカレンダー連携による予約カレンダーの埋め込み）、スマホ・タブレット対応、キャシュレス決済といった必須の機能が備わっています。

この他に、公共施設の予約管理を効率化するには次の5つの機能が役立ちます。

利用者登録および情報変更

施設の利用者の登録を義務付ける施設は多く、予約ぺージのトップページに『利用者登録ページへのリンクやご案内』を添付すると便利です。

これによって、はじめての利用希望者も戸惑うことなく予約申し込みまで進むことができます。

空き状況の確認・仮予約を含めた予約管理

予約申込者にとって、『空き状況』は視覚的に確認できると便利です。

仮予約から料金の支払いをもって本予約にする施設では、仮予約を含めた予約状況を表示する機能が役立ちます。

予約変更・キャンセルも同一画面で行えるようにすることも重要です。

詳細な枠設定がカスタマイズできる

同一の施設内にあっても、複数のサービスを提供する場合は、それぞれカレンダー上で希望場所や日時の空き状況が確認できるように枠設定があると便利です。

また、曜日や季節によって異なるコマ割り・異なる料金設定がなされる場合は、それに応じて設定変更できる機能が必要でしょう。

高度なセキュリティ機能

利用者の個人情報を守るために、暗号システムによるセキュリティ機能を備えることは重要です。

特にクラウド管理の予約システムでは、しっかりした安全システムが備わっているものを選びましょう。

公共施設の予約システムにあると便利な機能

上記の機能以外にも、あると役立つ機能を挙げておきましょう。

利用受付の停止期間と再開

公共施設では、コロナ感染の緊急措置など運営する自治体の判断で臨時休業を行う場合があります。

そこで、施設の予約受付の一時停止と再開が簡単に設定できる機能があると便利です。

顧客管理（CRM）・自動メール・メルマガ配信

施設を無駄なく利用してもらうためには、利用者への適切な情報提供がポイントです。

予約者には前日のお知らせメールを出して、当日キャンセルを予防すると良いでしょう。

また、すべての利用者にお知らせ（メルマガなど）を配信することも施設の有効利用に役立ちます。

キャンセル待ち機能

施設の有効利用の点でもうひとつ、キャンセル待ちの機能がおすすめです。

キャンセルで『空き』が出ると、あらかじめキャンセル待ちの予約を入れている人へ自動でお知らせ＆申し込みのメールを送信する機能があります。

決済機能（キャッシュレス決済など）

施設の利用料金を申し込み時に決済すると、利用時の手続き作業が比較的にスムーズになります。

オンライン予約システムには、クレジットカード払いやキャリア決済の機能が付いているものが多く、事前決済のツールとして役立ちます。

外国語表記の機能

グローバル社会になり、外国人が公共施設を利用する場面も比較的に多くなっています。

予約ページが外国語表記できる機能があると、外国人が利用しやすくなります。

公共施設運営で失敗しないための予約システムの選び方

ここまで、公共施設の予約管理ではオンライン予約システムが有効であることを解説してきました。

多数ある予約管理システムの中から、公共施設の予約管理に適した予約システムをどのように選べば良いのかが気になるところでしょう。

選択の条件として、次の4点を覚えておいてください。

同様の施設で実績がある

実際に、オンライン予約システムを導入している公共施設をチェックしてみると参考になります。

施設の公式サイトで予約ページを確認すると、どのような機能を利用しているかが分かります。

なお、実際に予約を申し込んでみて、手続きが分かりやすくて簡潔であるかどうかもチェックします。

こうして比較的に利便性が高いと判断したものは、どの予約システムを使っているかを確認しましょう。

公式サイトに記載がない場合は、その施設に事情を説明して、直接教えてもらうと良いかもしれません。

予約受付・変更・キャンセルが同一ページで完結している

予約ページの使い勝手が良く、画面上でもレイアウトが整っている予約システムを選びます。

さらに、予約申し込みと予約変更・キャンセルの手続きが同ページで案内されていることも重要です。

できれば、事前決済もリンクをされていると利用者に便利でしょう。

顧客管理を効率化できて運営上のフィードバックに役立つ

利用者情報を適切にデータ化し、分析できる機能が付随していると便利です。

1年を通して利用状況を分析すれば、運営向上のヒントが得られるかもしれません。

また自動メール送信で、アンケートや意見・利用者レビューを募って、改善点を見つけることもできるでしょう。

導入費用が費用対効果に優れている

公共施設の運営は利益追求ではないので、比較的マーケティングを意識することはありません。

限られた予算のなかで効率よく運営することが重要です。

予約管理においても、作業の軽減化や無駄のない利用促進の点で予約システムは役立ちます。

そこで、必要な機能をしっかりと絞り込み、費用対効果を高めた利用を心がけてみてください。

後に必要となる可能性がある機能に関しては、オプションサービスで補填できるかどうかも確認します。

ただし、オンライン予約システムは使ってみないと分からないことも多いので、初めての利用では無料プランやお試しプランを利用すると良いかもしれません。

公共施設にオススメの5つの予約システムを比較

では最後に、公共施設の予約管理におすすめの予約システムを5つご紹介します。

それぞれのシステムを具体的に比較して、どう違うかを確認してみてください。

システム名	初期費用	月額費用	主な機能の比較
ResKa	要問い合わせ	月27,500円（税込）～＊トライアルプラン（1ヶ月無料）	・クラウド管理でスマホ、タブレット対応・利用設備ごとの予約が簡単に選択できる
RESERVA	無料	月3,850円（税込）～無料プランあり	・会場予約に特化した予約システムあり・自動送信メールによるキャンセル待ち機能
SelectType	要問い合わせ	月1,650円（税込）～	・高度なデザイン調整機能でオリジナル予約ページが作れる・公式ホームページとの連携が簡単
ReserveMart	165,000円～＊プラン別	月40,700円（税込）～	・各施設に応じて柔軟にセットアップできる・ワンストップで予約変更できる
OpenReaf	要問い合わせ	要問い合わせ	・公共施設に特化した予約システム・抽選申し込み機能