洋菓子店でケーキの予約管理が効率よくできる予約システムの紹介

昨今、人との距離の確保が求められることが多くなりました。小規模な店舗でも同時に店舗に入る人数を制限するなど様々な工夫が必要になります。

予約システムは以前なら大量に予約受付をするような大規模な洋菓子店が利用していましたが、誕生日ケーキなどの予約管理のために取り入れる店舗が増えてきました。

様々な種類の予約システムの中から、洋菓子店がケーキの予約管理に最適な予約システムを選ぶためのポイントを解説いたします。

ケーキの予約注文を受ける時に大変なこと

誕生日や結婚記念日にキレイに彩られたケーキがあればさらにお祝いムードになります。
予約したお客様は嬉しい気持ちでその日を待ちますが、その時に自分が予約したものと違っていた、日にちや時間が間違っていたとなっては大変です。

大きな店舗であればスタッフも多く、接客も予約受付も丁寧に対応ができますが、小規模な店舗であれば一人で接客をすることも多く、なにかと行き届かなくなることがあります。
こんな悩みを解決できるのが予約システムです。

来店客と電話の予約客が重なる

百貨店などの大型の店舗なら数名のスタッフで対応していることも多く、お客様が重なってもそれほど待たせてしまうことはありません。

しかし、小規模なケーキのお店であれば一人で接客をしていることが多く、予約の電話と来店客が重なって来店客を待たせてしまうことや、電話が取れずに販売の機会を逃してしまうこともあります。

注文の聞き間違い

電話でケーキの予約を聞くと「1時に引き取ります。」を「7時」と聞き間違えてしまうことや、誕生日のケーキだとプレートの名前を間違えて書いてしまう可能性があります。

お祝いのケーキなのにお客様に不快感を与えてしまうことがあるため、電話での予約ではオウム返しに確認する、最後にもう一度確認するといった対応をとる店が多いです。

また、店舗では伝達間違いを防ぐために予約票をお客様に書いてもらう手段もありますが、読みにくい字になっていることもあるので、確認が必要となります。

このような聞き間違いや記入情報の確認のため、接客スタッフは念入りに確認をするようにはしますが、その分予約対応にどうしても時間が取られてしまうのです。

予約商品の製造スケジュール管理

誕生日ケーキなどは事前に予約をする人も多いので、あらかじめ作る数を予想できます。

しかし、クリスマスのように多くの人が購入する日は、あと何個予約受付ができるかを、ケーキの種類ごとに管理しなくてはいけません。

個数管理に誤りがあると、在庫切れや売れ残りになることもあります。

また、誕生日ケーキなどの予約も受付け後にスケジュール管理簿への記載を忘れてしまう、製造スタッフへの伝達を忘れるなどが起こる可能性もあります。

ケーキの予約注文で予約システムを入れた時の効果

店舗や電話での予約受付と来店客への接客を丁寧に対応するためにスタッフを増員することも必要かもしれませんが、コストがかかります。

しかし、予約システムであれば簡単に導入できるので、ケーキの予約受付のために導入を検討する洋菓子店が増えています。

ホールケーキなど価格の高いケーキの売れ残りを防ぐ

生クリームやチョコクリームでキレイに飾られたホールケーキはお祝い気分を高めてくれる大切なアイテムです。

予約なしで購入する客が考えられる立地の場合、一定個数を店頭に並べることも必要ですが、お店でもそれぞれ時間と費用をかけて作るので、売れ残るとお店としては時間とコストの両方で痛手となります。

1日なら仕方ないこともこんな日が続くと大変です。
そこで予約システムでお客様が予約できるようにしておけばロスを最小限に減らしていくことができます。

来店客の接客に集中できる

予約のお客様も大切ですが、来店されたお客様も大切です。

接客していて電話が鳴ると接客を止めて出るわけにもいかず、鳴り続けると気になってお客様に集中にできなくなりますし、お客様も電話が気になって慌ててしまいます。

予約システムで対応すればその場のお客様に集中でき、予約のお客様も逃すことがなく販売につなげることができます。

聞き間違いがなくなる

電話では聞き取りにくい言葉や、予約票に記入をしてもらうとクセのある文字だと後で読めないこともありますし、きちんと受付をしても管理簿に記載する時に間違えることもあります。

予約システムを使うと予約の聞き違いや転記ミスを防ぐだけでなく、予約管理とお客様情報管理を一元管理できるようになります。

お客様が好きな時間に注文できる

日中忙しく気付くとお店が閉まっていてケーキの予約ができないお客様も少なくはないはずです。

予約システムであればお客様が好きな時間に予約をすることができ、またホームページなどでゆっくり予約したいケーキを選べるので、お客様にとっても利便性が高まります。

予約システムの機能の紹介

予約システムの導入によって接客の向上、業務の簡素化ができること以外にもメリットがあります。
ここでは予約システムの便利な機能についてみてみましょう。

ペーパーレスで顧客情報が簡単に管理できる

予約システムでは連絡先など購入履歴などの情報がそのまま顧客管理ができるようになります。
予約システム上で管理ができるので、ペーパーレスで顧客情報を管理することが可能です。

この顧客情報でメルマガの配信やお知らせの送付など次の販売促進につなげていくこともできます。

複数の店舗の予約が管理できる

支店を複数持つ店舗であれば、各店舗の予約を集約して本部で管理・製造する、または本部でまとめて予約受付をし、受け渡しの各支店に商品を送るという煩雑な流れになることがあります。

予約システムがあればシステムの中で一元管理ができるので集計もしやすく、人の手を介さないので連絡ミスが起こりにくくなります。

セキュリティ対策もセットでできる

ケーキの予約の際、名前、電話番号、住所を記載することが多いです。
これらの個人情報の管理は洋菓子店でも慎重に行わなければいけません。

紙ベースで予約管理をしている場合、予約台帳の管理や、破棄したい場合取り扱いが大変です。

セキュリティ対策が万全な予約システムを導入することで、簡単に顧客管理ができるだけでなく、顧客情報の漏洩対策もセットでできます。

専用の端末を購入する必要がない

利用する予約システムによっては専用の端末を購入する必要がなく、スマホやタブレットで申込後すぐに利用できるものもあります。

使い慣れたスマホやタブレットでの操作であれば、複雑なマニュアルの確認や操作指導がなくなり、従業員も使いやすいでしょう。

アプリなどをインストールすることなく利用できるものもあるので、導入を決めてからすぐに予約システムを利用することができます。

ケーキ屋の予約システムの選び方

これから導入を検討している方に自身の店舗にあった予約システムを選ぶためのポイントをご紹介します。

管理・運営が簡単か

管理や操作が簡単な予約システムであれば手軽に導入でき、運営もしやすくなります。

操作がしにくい、つかいにくいと感じては導入のメリットが失われかねませんし、従業員へ使用方法を教えるのに時間がかかってしまいます。

管理運営の方法について、操作のしやすさについて確認しましょう。

予約方法が簡単か

お客様が予約をしようとしても、どこになにを入力したらいいのかが分かりにくければ利用していただけません。

運営側が使いやすいかどうかも重要ですが、お客様側も使いやすいかどうかも大切です。
直感的な操作ができる予約システムかどうかを確認しましょう。

どれくらいカスタマイズできるか

ケーキの予約といえば受け取り日時、商品の種類、支払方法となりますが、例えば領収書が欲しいなどのニーズもあります。

当日、改めてお客様に確認するより、せっかく予約をいただいたお客様にはお待たせすることなくお渡ししたものです。
その為、できるだけお客様のニーズはあらかじめ予約システムに入力してもらうことができればとても便利。

このようなことから予約システムがどれくらいカスタマイズできるか、ということもポイントになります。

コスト面が適切か

予約システムは今、多くの種類があるので取扱い可能な予約件数、機能面、費用面を比較することが必要です。

費用が上がればそれだけ便利な機能も増えますが、自身の店舗にとって必要のない機能に費用を払ってしまうのは、無駄なコストになります。

自身の店舗でどれだけのことを予約システムでこなす必要があるかを検討して、どの予約システムを導入するかを決めていきたいものです。

セキュリティがしっかりしているか

お客様はご連絡先などの個人情報を予約時に入力します。
オンラインの予約システムで気にかかるのはお客様情報が守られているかという点です。

オンライン上からの顧客情報漏洩が起こると広範囲に被害が広がる可能性があり、お客様からの信頼を失いかねません。

どのようなセキュリティ対策をしているのか、導入する前にしっかりと確認をしたいポイントです。

おすすめの予約システム

おすすめの予約システム5つ紹介いたします。

ResKa

予約管理と顧客管理を同時に行うことができるResKa。

顧客情報の登録の際、入力項目を自由に設定できるので、必要な情報のみをお客様に入力してもらうようにできます。
専用端末は不要で、使い慣れた端末で直感的に操作ができるので、導入後すぐでも無理なく利用することが可能。

セキュリティ対策として、httpsによる暗号通信とAWSを採用しています。
また、管理用のアカウントと業務用のアカウントを分けることができるので、セキュリティ面でも安心です。

料金は30日無料のお試し期間があるので、1回使ってから導入を検討したい方におすすめ。
どのプランでも使える機能は同じで、店舗にいるスタッフの人数でプランを選べます。

SELECT TYPE

　

おしゃれなテンプレートが170種類以上あり、店舗のイメージに合わせて選べるSELECT TYPE。

期間無制限の無料プランから多機能なプレミアムプランまで、4つのプランから選ぶことができます。

無料で使用できる機能が多いこともメリットの1つ。
メルマガ配信、決済機能にも対応しているので売上向上にも役立てられます。

Airリザーブ

無期限の無料プランがあるAirリザーブ。

業務の一括管理ができる予約システムで、ケーキの予約確認のためのリマインドメールの送信ができ、無料プランでも月間予約可能数は上限がありません。

端末を選ばずに利用することができるのも利点です。
無料プランよりも機能が豊富なベーシックプラン・プレミアムプランもあるので、使ってみて機能を増やしたい時はプランを変更するとよいでしょう。

Goope

専門知識がなくてもホームページと、ホームページ内に予約機能を設定することができるGoope。

個人経営の小規模洋菓子店では、ホームページの作成のための知識がないがために作成に手間取ったり、大きな費用がかかったりしがち。
これからホームページも作成していきたいという洋菓子店におすすめです。

スマートフォンからでも作成・更新ができるのでどこでも作業をすることが可能。
また、メールマガジンやSNSとの連携など、販促活動に活かせる機能もあります。

KINTONE

CMでもよく名前の聞くKINTONEですが、多種多様な業務をまとめて管理することができるシステムです。
まとめて管理する業務の1つとして予約システムがあり、ケーキの予約も可能になります。

費用は1ユーザー780円（税抜）からで操作をするユーザー数だけ費用がかかります。

セントラルキッチンなどの製造場所があるような大規模な洋菓子店で、多岐に渡る膨大な業務の煩雑さを改善したい人におすすめです。

まとめ

個人経営の洋菓子店であれば「自身の店舗でオンラインの予約システムを取り入れるなんて大げさな。」と思う方もいるかもしれません。

今では予約システムはそれほど込み入ったものだけでなく、手軽に取り入れやすいものもあります。

予約システムはお客様の希望のケーキを間違いなく用意をするだけでなく、顧客管理、販促につなげていくこともできるシステムです。

予約管理を簡単にしたい、顧客管理もまとめて行って売上向上につなげたい方は、導入を検討することをおすすめします。