音楽教室におすすめの予約システム5選！導入メリットと比較ポイント

「事務作業に追われてしまい本来の業務に集中できない」「紙での情報管理に限界を感じている」といった悩みを抱えている音楽教室の運営者もいるのではないでしょうか。

予約システムなら、予約業務の効率化が可能です。
業務効率化が実現すれば、レッスンの準備など本来の業務に集中できるため、顧客満足度向上にもつながります。

本コラムでは音楽教室が予約システムを導入するメリットやおすすめのシステムについて解説します。

音楽教室で予約システムを導入するメリット

音楽教室は予約システムを導入することで、以下のメリットが得られます。

• レッスンに集中できる
• 生徒側が欠席や予約変更がしやすくなる
• 顧客情報の一元管理でセキュリティとレッスン品質が向上する
• 月謝管理が簡単になる
• 新規顧客が獲得しやすくなる
• 顧客情報をマーケティングに役立てやすくなる

予約システムはさまざまな業種で導入されています。
メインとなるレッスン以外の、予約対応や事務作業などの業務負担が増えやすい音楽教室も、予約システムの導入がおすすめです。

レッスンに集中できる

予約システムを導入することで得られるメリットが、レッスンに集中できることです。

レッスン予約や入会受付といった対応を、電話やメール、対面のみで行っていると、どうしても人の手がかかってしまいます。

音楽教室の規模によっては事務専門スタッフを雇用できないことから、講師が全て担当しなければならないケースもあるでしょう。

小規模運営であるほど講師の業務負担が大きくなり、レッスンの準備に影響が出てしまいかねません。

予約システムがあれば予約受付や管理の手間が省けるため、本来の業務に割く時間が増えます。
準備や練習などに充てられる時間を増やすことで、質の良いレッスンの実現も可能となるでしょう。

生徒側が欠席や予約変更がしやすくなる

電話やメールなどで受け付けていた欠席連絡・予約変更も、予約システム内で完結できる点もメリットです。

欠席や予約変更の受付では、予約枠を空ける・希望の振替日の空きを確認する必要があり、音楽教室側ですると手間も時間もかかりがちです。

「紙やExcelなどで、予約管理するのが大変」「日程調整に負担を感じている」などの悩みを抱えている人も、予約システムを活用すれば、業務を大幅に減らせるでしょう。

24時間いつでも欠席やレッスン日の変更ができるので、予定に合わせて音楽教室を利用できる「通いやすさ」も実感してもらえるでしょう。

欠席や変更の連絡でありがちな聞き間違いや、連絡忘れなどのトラブル対策にもなります。

顧客情報の一元管理でセキュリティとレッスン品質が向上する

指導プランやレッスンの進捗、顧客との会話などを一元管理することより、きめ細やかな情報管理を実現できます。

レッスンのスケジュール表と各生徒のレッスン進捗状況を分けて管理している音楽教室も多いでしょう。

予約システムは、予約と顧客情報を一元管理できます。
レッスンの履歴を確認できるだけでなく、管理する顧客情報をカスタマイズし、細かい内容をメモすることも可能。

同じツールで管理すれば、複数の講師が担当するレッスンにおいても情報共有がしやすくなるでしょう。

「クラウド上で管理ってセキュリティの問題は？」と心配になるかもしれません。
しかし、多くの予約システムはセキュリティ対策に力をいれており、情報の流出や持ち出しが起こらないように尽力しています。

例えば、閲覧者権限を付けることで担当者以外は確認できないようにすることも可能です。
クラウド上でのハッキングや流出にも備える対策も、各予約システムは行なっております。

顧客情報管理合わせてセキュリティ対策に力を入れられる点も、予約システムの魅力と言えるでしょう。

月謝管理が簡単になる

予約システムの中には、月謝管理機能が搭載されている予約システムであれば、毎月の月謝管理の負担が軽減されます。

月初や月末に手渡しで渡すシステムでは、現金の持参が必要となり生徒側も不便さを感じるはずです。支払い有無の確認や未払いの生徒への連絡も必要となります。

予約システムによって違いはありますが、月謝管理機能によって以下が可能になります。

• クレジットカードで毎月自動に徴収する
• 受けられるレッスン回数を月・週単位で制限できる
• コースごとに月謝額が違っても管理できる

回数制を取り入れている場合、「今月はあと何回受られるのか」といった確認もミスなくできるでしょう。

新規顧客が獲得しやすくなる

予約システムは、新規顧客が獲得しやすくなるというメリットもあります。

音楽教室に通ってみようと考える人のほとんどは、ネット検索で「通えそうなところ」「興味のあるレッスン内容」を探します。

興味を持ち予約してみようと考えたときに、受付時間が限られていたり、電話受付のみだったりすると顧客側は手間に感じてしまうこともあります。

「やってみたい」と思ったときに、すぐに予約できる環境をつくることで新規顧客の取りこぼしを防げます。

最近では電話での会話が苦手と感じる人も珍しくありません。
ネット上で完結できる予約システムは、顧客にとっても嬉しいサービスです。

顧客情報をマーケティングに役立てやすくなる

「リピート率が向上しない」「集客に課題を抱えている」といった悩みも、予約システムで解決できます。

予約システムは予約時に得たデータを蓄積しています。
蓄積しているデータを活用すれば、以下のような情報分析も可能となるでしょう。

• 顧客の年齢層
• 予約が多い時間帯
• キャンセル率
• 人気のレッスン内容

感覚ではなく、実際のデータを用いることで効果的なマーケティングにつなげられます。

音楽教室で予約システムを導入する際の選び方

予約システムを選ぶ際に注目するべきポイントは次の6つです。

• 音楽教室の規模感と合っているか
• 簡単に操作できるか
• マルチデバイス対応か
• 顧客情報のカスタマイズができるか
• トライアル期間があるか
• セキュリティ対策は万全か

多岐にわたる業務をサポートしてくれる予約システムは、とても便利です。
しかし、自身の音楽教室にマッチした予約システムを選ばなければ、利便性は実感しにくいでしょう。

種類が多いため、各システムをポイントごとに比較しながら慎重に選んでください。

音楽教室の規模感と合っているか

予約システムの機能と自社の音楽教室の規模感がマッチしているかも重要な判断基準です。

予約システムは機能が豊富であれば便利、というわけではありません。
必要な機能がなければ使いづらくなります。一方、不要な機能が多いと、使いこなしきれなくなるでしょう。

自社の課題と予算を明確にし、課題解決のために必要な機能が搭載されているかを確認してください。

複数のプランがある予約システムでは、管理できる顧客の人数や登録上限、使用できる機能数が異なるケースが多いので、チェックすることが大切です。

簡単に操作できるか

予約システム導入後は毎日使用するものなので、直観的に操作できるシンプルさも、導入後スムーズに運営するために必要です。

操作に手間取るスタッフがいる、慣れるまでに時間がかかるなどがあると、導入によって手間を増やしかねません。

タッチパネルやマウスだけで操作できるか、見てすぐに情報を把握できるかなどの点を確認しましょう。

管理側だけではなく、顧客側にとっても操作しやすい点も重要です。

予約時に「わかりにくい」「操作しにくい」という印象を持たれてしまうと、新規予約の際の離脱にもつながるので、併せて比較してください。

マルチデバイス対応か

パソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスで操作できるようになると、予約システムの利便性は格段に高まります。

外出先や出張先でも予約状況をチェックできたり、イレギュラーが発生した際の対応もできたりとスムーズな業務遂行が可能となります。

マルチデバイスにすることでスムーズに利用できるようになるのは、管理側だけではなく顧客側も同様です。
予約時や欠席・変更連絡をしたいときに手軽に操作できるだけで、顧客満足度も高まります。

顧客情報のカスタマイズができるか

顧客情報管理のカスタマイズができるかも、予約システム選びでは大切です。

必要な項目を追加しながら、自社の音楽教室に合った顧客情報管理体制を整えられます。

顧客満足度を高めるためには、きめ細やかな情報管理が欠かせません。

情報管理がきちんとできると、前回までのレッスン内容を把握して今後のスケジュールを決めたり、「今月あともう1回受講できるよ」といったフォローをしたりも手間をかけずにできます。

管理している情報はクラウド上で保存されるため、知りたいときにすぐ検索できる点も便利です。
情報共有も簡単にできるため、担当する講師が変わっても質の高いレッスンを継続しやすくなります。

トライアル期間があるか

トライアル期間の有無も、予約システム比較の際に確認しましょう。

ホームページに掲載されている説明を読むだけでは、操作性や機能性を把握しにくいものです。
機能性も自社にマッチしているか、実際に使ってみないとわからないこともあるでしょう。

導入後に「使いづらい」「他の予約システムにすればよかった」と、後悔しないためにも、トライアル期間を積極的に使用してから検討することがおすすめです。

セキュリティ対策は万全か

予約システム比較の際は、セキュリティ体制についても確認しましょう。

予約システムによってはセキュリティ対策に差があるため、どのくらいのレベルで力を入れているのか比較検討する必要があります。

セキュリティ対策には以下のような内容が挙げられるので、公式サイト・問い合わせなどで確認してみましょう。

• プライバシーマーク
• ISMS認証
• 個人情報通信の暗号化
• 定期的なアップデート

不正アクセスや個人情報の流出は信用問題に関わるため、慎重に選ぶことが大切です。

音楽教室におすすめの予約システム5選

音楽教室におすすめの予約システムは、次の5つです。

• ResKa
• Goope
• SELECT TYPE
• リザエン
• EIPrO

それぞれの予約システムの強みなどを解説するので、ぜひ参考にしてください。

ResKa

操作しやすい予約システムを探している音楽教室におすすめのサービスが、ResKaです。

直感的に操作できるシンプルデザインのため、初めて導入する人でも安心して活用できます。

顧客情報の管理画面はカスタマイズが可能。
細やかな顧客管理が必要となる音楽教室にも柔軟に対応します。

世界最高峰のセキュリティシステムを保持するAWSを採用しているため、高いセキュリティを求めている人も満足できるでしょう。

まずは無料トライアルプランで、機能性や操作性を体感してみてはいかがでしょうか。

▼ResKaの詳細はこちら

Goope

Goopeは手軽に予約システムを導入したいと考えている音楽教室におすすめです。

ホームページ作成から考えている人に向けてのサポート体制が充実している点も魅力のひとつ。

作成しただけではなく、アクセス数や内容分析などの情報も入手できるため、マーケティングに力を入れたいときの戦力になります。

料金プランは2種類。サービス内容もシンプルなため、選択するときも頭を悩ませずに済むでしょう。

▼Goopeの詳細はこちら

SELECT TYPE

初めて予約システムを導入する音楽教室におすすめなのが、SELECT TYPEです。

登録してから最短1日で始められる手軽さも特徴のひとつ。
170種類以上の豊富なテンプレートの中から選び設定できるため、デザインにこだわりたいときにも満足できるでしょう。

SELECT TYPEはLINE公式アカウントとの連携も可能です。
より手軽にイベントの案内や予約受付もできるようになるため、サービスの質も高まります。

▼SELECT TYPEの詳細はこちら

リザエン

セキュリティ対策に力を入れたい音楽教室におすすめなのが、リザエンです。

200種以上の業種に対応しているリザエンの特徴は、24時間365日監視体制が整っている高いセキュリティ機能。
プライバシーマークやISMS認証の取得など、強固なシステムで大切な個人情報を守ります。

予約カレンダーは既存のホームページへ埋め込むことができるため、導入もスムーズに進められるでしょう。

▼リザエンの詳細はこちら

EIPrO

EIPrOは、月謝管理の課題を解決したい音楽教室におすすめの予約システムです。

回数制限予約・チケット予約に対応しており、会員によって異なる条件を付けられます。
初心者・上級者のように習熟度別に、コース・料金設定もできるので、生徒が多い音楽教室でも対応可能です。

月謝受領を予約システム内で完結できるうえに、決算方法が豊富なため双方の利便性が高まります。

予約時にはリマインドメールを自動配信。
予約ミスや予約忘れによる無断欠席などのトラブルも軽減できるでしょう。

蓄積された予約一覧をCVSでダウンロードすれば、顧客傾向の分析に役立てられます。
集客に課題を抱えている際の効果的なマーケティングを考えている際にも重宝します。

▼EIPrOの詳細はこちら

予約システムの導入でレッスンの質向上を

予約システムは、業務が煩雑化してしまい理想のレッスンを提供できないと悩んでいる音楽教室をサポートします。

事務業務を効率化させてレッスンの準備にあてる時間を増やすことで、サービスの質が向上し顧客満足度も高められるでしょう。

質の高いレッスンを提供できる音楽教室は、口コミで評判が広がり、将来の顧客獲得も期待できます。

多くのメリットをもたらす予約システムを導入して、課題解決を実現させましょう。
予約システムについては以下の記事で詳しく紹介しています。