予約管理システムの選び方！おすすめアプリもご紹介

インターネットで予約受付ができる予約管理システムは、業務効率が改善されるだけでなく、お客さまサービスの向上によって業績アップにもつながる便利なシステムです。
このページでは、予約管理システムアプリを導入するメリットから、選ぶ際のポイントを解説していきます。

おすすめの予約管理システムアプリもご紹介していますので、選ぶ際の参考資料としてぜひご活用ください。

 

予約システムアプリ導入のメリット

まず始めに、予約システムアプリ導入のメリットをご紹介します。

業務効率がアップする

予約システムアプリの導入による大きなメリットは、業務効率のアップが期待できることです。

これまで飲食店や美容室などの経営において顧客からの予約を受ける場合、店舗のスタッフが電話やメールで対応していたことで、通話や台帳への記入などに多くの時間がかかっていました。

忙しい店舗などでスタッフが通常業務を行いながら同時に予約対応を行うと、書き間違いやダブルブッキングといったミスが発生するケースも少なくありません。

予約システムアプリを使用すれば、スタッフが対応しなくても顧客がアプリから自由に予約できるようになるので対応に追われることもなくなり、データで管理を行う際にミスの軽減も期待できます。

導入した直後はシステムの操作に慣れる必要がありますが、店舗の状況に合わせた機能が搭載されたアプリを選んだり、スタッフが使いやすい設定にしたりと工夫することで、より業務をスムーズに行えるようになります。

機会損失が防げる

店舗で予約対応をする場合、基本的に営業時間内しか対応ができないことや、営業時間内であっても他の業務で電話に出られないということもあります。
顧客はすぐに予約が取れない場合、諦めてしまったり他の店舗に移ったりする可能性もあるでしょう。

オンライン予約システムを導入すれば24時間いつでも予約を受け付けられるため、様々なライフスタイルの顧客に柔軟に対応することができるようになるので、顧客サービスの向上と機会損失を防ぐことができます。

さらに、事前決済システムを導入すれば当日の支払いにかかる時間を省けるだけでなく、直前のキャンセルが発生するリスク軽減にもつながります。

 

予約システムアプリを選ぶ際のポイント

予約システムアプリには様々な種類があり特徴もそれぞれ異なるため、特に初めて導入する場合はどのような観点で選べば良いのか迷ってしまいますよね。
ここでは、予約システムアプリを選ぶ際のポイントをご紹介していきます。

欲しい機能があるか

まず、予約システムアプリに欲しい機能が付いているかどうかをチェックすることが大切です。

店舗の規模や運営状況によって必要な機能は異なってくるため、絶対に欲しい機能やあったら良い機能など、優先するポイントを検討した上で選んでいくことが大切です。

以下、予約システムアプリにあると便利な機能をご紹介していきます。

 

決済機能

顧客がアプリを通して予約をした際に、事前決済ができる機能です。
アプリによってはクレジットカード決済、コンビニ決済などに対応しており、事前に決済を終えていることでドタキャン率を減らすことができます。

店舗で決済する手間がなくなるため、顧客の対応がスムーズになるだけでなく、会計ミスなどの削減にもつながるといったメリットがあります。

 

システム連携機能

システム連携機能は、導入している予約システム以外の予約サイトなどからの受付もアプリで一括管理できる機能です。
複数の窓口から予約受付ができるようになるため、より多くの顧客を取り込めるようになります。

また、複数の受付窓口を台帳などで管理しているとダブルブッキングなどのミスが発生するリスクがありますが、システム連携機能を利用することでそのようなミスを防ぐことも可能です。

 

顧客管理機能

予約システムを利用した顧客の情報をデータ管理できる機能によって、売上集計の効率化やマネジメント戦略が立てやすくなるといったメリットがあります。

顧客が過去に注文した商品やサービス内容を記録しておくことで、それを元にした次回来店に対するアプローチ力が高まり、顧客サービスの向上と売上アップの両方が期待できます。

複数の機能を組み合わせることで来店頻度や買い上げ金額に応じたプロモーションを行えるシステムも便利です。

 

メッセージ機能

顧客とのメッセージのやり取りにはEメールやホームページのメッセージ機能を利用している店舗も多いと思いますが、予約管理システムのメッセージ機能があると、より効率的に業務を行うことができます。

メッセージ機能では、予約管理システムを利用した顧客のアクションに対して、自動メッセージを送信するなどの設定ができます。

顧客が予約を完了した際に、確認メールを自動的に送信できる機能は、最終的に予約ができたのかどうかわからないといった顧客の不安を取り除くことにも役立ちます。

また、予約を行った顧客は、予約までの時間が空いてしまうと来店日を忘れてしまうケースもあります。
顧客サービスの一環として、店舗がメールや電話などでリマインドの連絡を行っているところもあるかと思いますが、1件1件に対応するのはかなり手間のかかる業務です。

どのタイミングでどのような連絡をするのかをあらかじめ設定しておくだけで、自動的にリマインド連絡が可能になる機能が付いた予約管理システムによってこれまでの労力を大幅に削減することができます。

導入実績をチェック

予約システムの数はここ最近かなり増えており、評価が高いものや特定の業界に特化したものなど、様々な種類の中から選ぶことができます。

業界や業態よって使いやすい予約システムが異なるため、選ぶ際には同じような業界、形態の企業での導入実績があるかを事前にチェックするのがおすすめです。
実際に導入した企業のレビューを公開しているシステムもあるため、そのような導入事例も判断材料にすることができるでしょう。

操作のしやすさ

新たにシステムを導入する場合、操作のしやすさはその後の業務効率にも影響するため大切なポイントです。

操作が難しいと、せっかく導入したにも関わらずスタッフが負担に感じてしまったり、デバイス操作のための研修などが必要となり余計な時間がかかってしまったりと、逆効果になるリスクも考えられます。

また、システムが複雑すぎることによって手書きで行うよりも時間がかかる、ミスが増えてしまうという恐れもあるでしょう。

扱うスタッフ側の操作のしやすさはもちろんのこと、顧客が使いやすいかどうかもチェックしておく必要があります。
顧客の年齢層やデジタルデバイスに対する適応性など、ターゲット層に合わせたシステムを検討しましょう。

予約管理システムの中には試用版を提供しているサービスも多いので、本格導入する前に一定期間は試してみてから選ぶのがおすすめです。

セキュリティ

予約管理システムでは顧客情報を扱うため、セキュリティ面がしっかりしていることも重要です。

セキュリティ対策が甘いとハッキングのリスクが高まり個人情報流出などの問題を引き起こす可能性があるため、システムを選ぶ際にはそのような危険性を知った上で検討するようにしましょう。

具体的には、個人情報を暗号化してサーバーに送信するSSL対応のものや、不正アクセス対策、IP制限など、しっかりとしたセキュリティ体制が取られているシステムを選ぶと良いでしょう。

 

マルチデバイス対応と予約システムアプリはどちらがいいのか

予約管理システムには、パソコンをメインのデバイスとして管理するタイプとスマホやタブレットにインストールして利用するアプリのタイプがあり、どちらがいいのか悩まれる方も多いと思います。

それぞれにメリットがありますが、選ぶ際には店舗の営業形態に合った機能が備わっているかどうか、スタッフが使いやすいかどうかで判断するのがおすすめです。

持ち運びが簡単なスマホやタブレットで気軽に操作できるアプリは、移動が多い方やパソコン作業をする時間がしっかり取れない方などにおすすめのタイプです。
ただし、予約システムにはアプリがなくてもマルチデバイス対応になっているものも多く提供されており、このようなタイプであれば基本的に利便性上問題はありません。

逆に、特定のデバイスだけでしか利用できないと、場合によっては使いづらさを感じることもあるため、導入前にどのようなデバイスで利用することになるかイメージしておくと良いでしょう。

マルチデバイス対応の予約システムにはReskaがあります。こちらで詳しく紹介しているのでぜひ参考にしてください

 

おすすめの予約システムアプリ７選

ここでは、おすすめの予約システムアプリをご紹介していきます。

tol（トル）

tolは、アポロ合同会社が運営する予約システムアプリです。

スマホやタブレットを使い、アプリからすぐに予約専用Webページを作れるため、気軽に導入できるのがメリットです。
いつでも簡単に予約管理が可能で、忙しい店舗や外出が多い方でも扱いやすく、業務の効率化が図れます。

プランは、 Starter 、 Business 、 Shop 、 Companyの4種類が用意されています。

無料で利用できるStarterプランは試用期間におすすめです。

2つ目のBusinessプランは、 Starterプランの機能に加えてSNSリンク設定や顧客管理機能などが利用できるようになります。

3つ目のShopプランは複数スタッフ管理機能やスタッフ指名機能などが追加されるため、複数のスタッフが在籍している場合に便利です。

最後のCompanyプランでは、複数店舗一括管理機能やアナリティクス機能が加わり、複数の店舗で一括管理を行いたい場合に向いています。

tolの場合、プランによる予約件数の上限がなく使える機能にも制限がないため、より多くの顧客獲得とスムーズな運営に最適なアプリと言えます。

TORETA（トレタ）

TORETAは、株式会社トレタが運営する予約管理や顧客管理、データ分析などを行える予約・顧客台帳サービスです。

操作性に優れており、予約を入力していくだけで自動的に予約台帳に反映されるので、パソコンが苦手な人でも扱いやすいのが特長です。
様々なグルメサイトやホームページ、SNSなどの連携に対応しているため、 TORETAを通して管理を一元化し、効率的に業務を行うことができます。

また、POSシステムとも連携可能なので、顧客が過去に注文したメニューを簡単に記録することができ、接客サービス向上に活かせます。

ヨヤクノート

ヨヤクノートは株式会社カカクコムが運営するiPadアプリで、予約情報、顧客情報を簡単に整理することができます。

顧客の予約状況を、リストもしくはタイムテーブルで視覚的に確認できるためわかりやすく、業務効率が上がります。

また、ダブルブッキングが発生した場合に自動で知らせてくれる機能も付いており、ミスを防ぐことができます。

ヨヤクノートはアプリのダウンロードとユーザー登録をするだけで即日利用可能、すぐに導入をしたいという場合にもおすすめです。
料金は月額10000円ですが、無料で利用できるお試し期間もあるので、使い勝手を確かめてから本格導入することができます。

BrovalApp（ブローバルアプリ）

BrovalAppは、サンファースト株式会社が運営する業務効率アプリです。
有料プライベートクラウドサーバーのBrovalBoxを導入することで、無料でダウンロードができます。

予約受付を始め、POSレジ会計、在庫管理、アンケートなど、1つのアプリで様々な機能が利用できるため、業務の効率化はもちろんのこと、経費削減にもつながるのがメリットです。

会員証機能も付いており、会員の利用実績に応じてポイント・クーポン発行などが行えるため、新規顧客獲得やリピート化など、様々な顧客に対するアプローチが可能です。

Orange Reserve（オレンジリザーブ）

Orange Reserveは、株式会社フォーバルが運営する予約管理システムで、手間のかかる予約業務を効率化し業績アップにつなげることができます。

片手でも操作できるわかりやすいデザインが特徴で、電話対応をしながら入力作業を進めていけるなど、スタッフの負担を軽減しミスを防げるような工夫がされています。

予約管理機能以外にも、会計機能、EC連動機能など、店舗運営に役立つ機能が複数用意されているため、必要に応じてカスタマイズできます。
料金は導入店舗に応じて専門スタッフが見積もりをしてくれるため、希望に沿ったシステムをセットアップすることが可能です。

Restaurant BOARD（レストランボード）

株式会社リクルートが運営するRestaurant BOARDは、飲食店の予約や空席状況、顧客情報を一括管理することができる予約台帳アプリです。

グルメサイトから予約されたデータも自動的にアプリに反映されるようになっており、ダブルブッキングなどのミスを最小限に抑えることで、業務改善が見込めます。

基本的な機能は無料で利用できるため気軽に導入でき、必要に応じてオプション機能の追加も可能です。
例えば、毎日の予約状況や来店状況などの集計機能を活用することで、長期的なマネジメント戦略もできるようになり業績アップに効果的です。

Goope（グーぺ）

GMOペパボ株式会社は、ホームページ作成サービスのGoopeを展開しています。

初めての方でも簡単にホームページを作成できるのが特長で、予約フォームを設置することで予約機能を利用することができるようになります。

現在は、利用できる機能の範囲に応じて月額1000円の「ライト」プランと、月額3300円の「スタンダード」プランの2種類から選ぶことができ、それぞれ1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月、12ヶ月の契約期間が設けられています。

豊富なテンプレートと様々な機能から店舗に合ったシステムを作れるため、様々な業種に対応できるのも特長です。